اتوماسیون اداری چیست؟

اتوماسیون اداری یا Office Automation  به معنای مکانیزه کردن فعالیت‌ها و فرایندهای سازمان و گردش کار است. حالا سازمان‌ها برای مکانیزه کردن فعالیت و فرایندهای خود از نرم افزار مربوط به آن حوزه استفاده می‌کنند. اتوماسیون اداری هم برای مکانیزه کردن فعالیت‌ها، فرایندهای سازمان و گردش کار حوزه اداری به کار می‌رود. اگر برای مدیریت نامه‌ها و گردش کار دبیرخانه سازمان خود به نرم افزار مناسب نیاز دارید. صفحه نرم افزار اتوماسیون اداری را مشاهده نمایید و با امکانات اتوماسیون اداری یگانه آشنا شوید.

تعریف اتوماسیون اداری :

نرم افزار اتوماسیون اداری یکی از سیستم‌های اطلاعاتی می‌باشد که اطلاعات درون آن مبتنی بر کامپیوتر است. وظیفه اصلی این سیستم الکترونیکی جمع آوری کردن پیام‌های الکترونیک و ذخیره مستندات خواهد بود و همچنین دیگر فرم‌های اداری را بین سازمان‌ها و گروه‌های کاری توزیع می‌کند. بخش‌هایی از این سیستم شامل تصویربرداری مستندات، پردازش کلمه، تقویم و … می‌باشد.

اگر شما به عنوان یک مدیر بخواهید کارهای روزمره و جاری خود را با سرعت بیشتری انجام دهید، بدون شک به سیستم اتوماسیون اداری نیاز خواهید داشت. از آنجایی که زمان زیادی صرف نوشتن نامه‌ها و مکاتبات اداری می‌شود، سازمان‌ها و شرکت‌ها در روند کاری خود امکان دارد با کمبود زمان مواجه شوند. به همین دلیل به سیستم اداری مناسبی نیاز دارند تا به وسیله آن برای رفع مشکلات خود در کمترین زمان نرم اقدام نمایند. اتوماسیون اداری برای ایجاد مکانیزاسیون و حذف کاغذ در سازمان استفاده می‌شود.

اهمیت اتوماسیون اداری :

بسیاری از افراد شاید در مورد اهمیت تهیه اتوماسیون اداری تحت وب اطلاعاتی نداشته باشند و به همین دلیل این سیستم را برای خود تهیه نکنند. ولی باید بدانید استفاده کردن از یک سیستم اداری علاوه بر اینکه در زمان صرفه جویی بسیاری برای شما دارد، هزینه‌هایتان را هم تا حد بسیاری کاهش می‌دهد. تمامی سازمان‌ها و اداره‌ها برای اینکه ابلاغیه‌ها و نامه را به کارمندان خود برسانند باید از کاغذ استفاده کنند که استفاده بیش از حد کاغذ برای محیط زیست بسیار ضرر دارد و به جامعه آسیب وارد می‌کند.

با توجه به این مسئله که حجم نامه‌ها و مکاتبات اداری در سازمان‌ها روز به روز بیشتر می‌شود، بهتر است یک سیستم اداری مناسب برای سازمان تهیه کنید تا هزینه‌ها را کاهش دهید. در واقع تنها یک سیستم سریع و مناسب می‌تواند حجم بسیار عمده از پاسخ‌های سازمان‌های اداری را کاهش دهد و برای صرفه جویی اقتصادی مناسب باشد.

در هر یک از سازمان‌ها و شرکت‌هایی که از اتوماسیون اداری استفاده کرده و به طور کامل آن را پیاده سازی می‌کنند، عکس العمل های آن سازمان رشد کرده و در روند صحیح خود پیش روی می‌نماید. زمانی که شما از یک سیستم الکترونیکی مناسب استفاده کنید بدون شک انرژی و زمان زیادی را حفظ خواهید کرد.

سیستم‌های اتوماسیون اداری قدرتمند داده‌های زیادی را در فضای کوچک ذخیره می‌کنند و در عین حال کار دستی را کاهش می‌دهند. آن‌ها علاوه بر ساده سازی وظایف روزانه، بازیابی اطلاعات را نیز سرعت می‌بخشند.

انواع ابزارهای اتوماسیون اداری:

ابزارهای اتوماسیون اداری مجموعه متنوعی از برنامه‌های کاربردی را در بر می‌گیرند که برای ساده‌سازی و بهبود جنبه‌های مختلف عملیات روزانه در محل کار طراحی شده‌اند. در ادامه با این ابزار کلیدی آشنا می‌شوید:

• ابزارهای ارتباطی: تسهیل تبادل اطلاعات کارآمد از طریق مشتریان ایمیل و پلتفرم‌های پیام‌رسانی فوری، افزایش همکاری بین اعضای تیم.
• ابزارهای مدیریت اسناد: ایجاد، ویرایش، ذخیره سازی و به اشتراک گذاری سند را ساده می‌کند و از همکاری روان و کنترل نسخه اطمینان می‌دهد.
• نرم افزار مدیریت پروژه: وظایف را سازماندهی می‌کند، منابع را تخصیص می‌دهد و پیشرفت پروژه‌های پیچیده را پیگیری می‌کند و به اجرای مؤثر آنها کمک می‌نماید.
• صفحه گسترده و ابزار تجزیه و تحلیل داده‌ها: اطلاعات عددی را پردازش و تفسیر کرده و به تصمیم گیری مبتنی بر داده کمک می‌کند.
• نرم افزار مدیریت مالی: به بودجه بندی، صورتحساب و ردیابی هزینه‌ها برای عملیات مالی ساده کمک می‌کند.
• سیستم‌های مدیریت ارتباط با مشتری (CRM): تعاملات مشتری را مدیریت کرده و فرآیندهای فروش را برای افزایش تعامل با مشتری بهینه می‌کند.
• برنامه‌ریزی و برنامه‌های تقویم: از مدیریت زمان و هماهنگی مؤثر بین اعضای تیم اطمینان حاصل می‌نماید.
• ابزارهای اتوماسیون منابع انسانی: وظایف مدیریت پرسنل، از استخدام تا ارزیابی عملکرد آنها را ساده می‌کند.
• ابزارهای امنیتی: از دارایی‌های دیجیتال و اطلاعات حساس در برابر تهدیدات بالقوه محافظت می‌نماید.
• ابزارهای دورکاری و جلسات مجازی: همکاری در تنظیمات کار از راه دور از طریق جلسات مجازی و بسترهای ارتباطی را آسان می‌کند.

فواید استفاده از اتوماسیون اداری :

اگر  می‌خواهید از اتوماسیون اداری در سیستم سازمان‌ها و شرکت‌های خود استفاده کنید باید با مزایای اتوماسیون اداری آشنایی داشته باشید که برخی از مهمترین مزیت‌های آن عبارتند از :

حذف کاغذ در اتوماسیون اداری :

یکی از مهمترین و اصلی‌ترین ویژگی‌هایی که اتوماسیون اداری دارد این است که، حجم قابل ملاحظه‌ای از نامه‌ها و مکاتبه‌های اداری را حذف می‌کند. در گذشته بایگانی‌های هر یک از سازمان‌های دولتی و یا خصوصی همیشه سراسر از دفاتر و مدارک بوده است که باید بین آنها چندین ساعت می‌گشتید تا نامه و مدرک مورد نظر خود را پیدا کنید. اما با وجود این سیستم الکترونیکی شما می‌توانید تمامی نامه‌ها و مدارک خود را در این سیستم ذخیره کرده و کار بایگانی‌ها را بسیار  راحت‌تر کنید.

دسترسی نامحدود به داده‌های اداری:

یکی از دیگر مزیت‌هایی که می‌توانیم برای اتوماسیون اداری بیان کنیم این است در هرکجا و هر زمانی می‌توانید به تمامی مکاتبات و داده‌های اداری خود دسترسی داشته باشید و آنها را پیگیری کنید. برخی از افرادی که مایل هستند به صورت دورکاری به انجام امور شغلی خود بپردازند، می‌توانند از این سیستم استفاده کنند.

استفاده بهینه از زمان :

از دیگر مزیت‌هایی که این اتوماسیون دارد این است که تمامی فرآیندهای اداری در کمترین زمان انجام می‌شود. در واقع از آنجایی که در محیط کاری بهینه سازی از زمان اهمیت زیادی دارد، باید به عملیات خودکار سازی فرآیندهای اداری هم توجه زیادی داشته باشید و با استفاده از این سیستم این امکان برای شما فراهم خواهد شد

نگهداری و ذخیره سازی داده‌ها:

بدون شک در سازمان‌ها اطلاعات بسیار مهمی وجود دارد و نیاز است که این اطلاعات به خوبی حفظ و بایگانی شود. با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب شما می‌توانید آن اطلاعات را درون حافظه سیستم خود نگهداری کنید. همچنین باید بدانید ایمنی این سیستم بسیار بالا است و به همین دلیل شما با خیالی آسوده می‌توانید اطلاعات خود را درون آن قرار دهید. اطلاعات هر چقدر که سنگین هم باشد در این سیستم با حجم کمتری ذخیره می‌شود و مراجعه کردن به آن بسیار آسان است.

تعامل الکترونیکی :

شما زمانی که از این سیستم در سازمان خود استفاده می‌کنید، می‌توانید با دیگر سازمان‌ها به راحتی تعامل داشته باشید. بسیاری از سازمان‌های اداری هستند که با یکدیگر رابطه زیادی دارند و برای اینکه بخواهند سرعت اطلاع رسانی خود را با یکدیگر بیشتر کنند، می‌توانند از اتوماسیون اداری استفاده نمایند.

در گذشته سازمان‌هایی که با یکدیگر در تعامل بودن مکاتبه‌هایشان بیشتر به نامه‌های اداری خلاصه می‌شد و همین مسئله به محیط زیست آسیب جدی وارد می‌کرد. ولی با وجود این سیستم اداری دیگر نیازی نیست آنها نامه نگاری کنند و زمان خود را صرف ارسال آن نمایند.

راحتی ارباب رجوعان :

در گذشته بسیاری از ارباب رجوعان برای پیگیری کارهای اداری خود مجبور بودند دوندگی‌های بسیاری را انجام دهند و از یک اتاق به اتاق دیگری مراجعه کنند. اینکه ارباب رجوعان با کارکنان شرکت و سازمان‌ها مواجه می‌شدند مشکلات زیادی را در پی داشت.

امروزه ارباب رجوعان به وسیله اتوماسیون اداری به راحتی می‌توانند به اسناد و مدارک مربوط به خودشان در سازمان‌ها دسترسی داشته باشند و هر مشکلی در آنها وجود دارد رفع نموده تا روند پیگیری کارهای اداری آنها به سرعت انجام شود. آن‌ها می‌توانند هر لحظه از شبانه روز که مایل هستند پرونده خود را مشاهده کنند تا از روند پیگیری کارهای خود اطلاع بیشتری پیدا نمایند.

مدیریت دقیق :

از دیگر مزیت‌هایی که در نرم افزار اتوماسیون اداری آنلاین وجود دارد این است که مدیریت سازمان به خوبی می‌تواند عملکرد کارکنان خود را مورد بررسی قرار دهد و اگر آنها در روند کاری خود دچار وقفه و یا اشتباهی شده باشند به آنها گوشزد دهد. دیگر نیازی نیست مدیریت مانند گذشته برای بررسی روند کارهای کارکنان، به سرکشی در اداره بپردازد؛ بلکه تنها در اتاق خود می‌نشیند و با استفاده از سیستم آنها را مورد نظارت قرار دهید و به طور دقیق شرکت و سازمان را مدیریت می‌کند.

به حداقل رسیدن اشتباهات:

از دیگر مزیت‌هایی که برای اتوماسیون اداری می‌توانیم معرفی کنیم این است که، به دلیل الکترونیکی بودن آن، درصد خطای انسانی کاهش پیدا می‌کند. زمانی که عملیات ثبت اسناد و مدارک در سیستم به درستی انجام شود، میزان خطای انسانس در وارد کردن و یا گم کردن اطلاعات بسیار کم خواهد شد.

چالش‌های اتوماسیون اداری :

هر نوع اتوماسیون اداری در کنار مزیت‌های بسیار زیادی که دارد و برای رسیدن به بهبود و توسعه اهداف سازمانی از آن استفاده می‌شود، امکان دارد که دارای چالش‌هایی هم نیز باشد. پیچیدگی و سختی کار کردن با سیستم و یا نادیده گرفتن روابط اجتماعی از جمله مهم‌ترین این چالش‌ها است.

البته پیش از اینکه چالش‌های نرم افزار اتوماسیون اداری را بیان کنیم باید بدانید با کمی تحقیق و آگاهی، می‌توانید آنها را از بین ببرید. برخی از مهمترین معایبی که در سیستم‌های اتوماسیون وجود دارد عبارتند از :

1. در محیط انسانی و یا همان محیط کاری امکان دارد که تغییراتی ایجاد شود و این تغییرات در سیستم‌های سنتی وجود ندارد.
2. برخی از کاربران امکان دارد بعد از اینکه اتوماسیون اداری را خریداری کردند، به راحتی نتوانند با آن کار کنند و پیچیدگی‌های زیادی را درون آن مشاهده نمایند. آن‌ها می‌توانند مطالعه بیشتری در مورد این سیستم داشته باشند تا به راحتی بتوانند با آن کار کنند.
3. امکان دارد در کار کردن با رایانه و سیستم‌های الکترونیکی دچار مشکلات جسمی شوند که البته اگر نحوه نشستن آنها روی صندلی استاندارد باشد مشکلی برای آنها به وجود نمی‌آید.
4. برخی از کارکنانی که نمی‌توانند با سیستم‌های الکترونیکی کار کنند، امکان دارد مشکلات خود را که در کار برایشان به وجود می‌آید را به اتوماسیون اداری نسبت دهند.
5. برخی از روابط انسانی و اجتماعی امکان دارد نادیده گرفته شوند، چرا که فعالیت‌های اداری به طور کلی مکانیزه می‌شود. با اینکه سیستم‌های اداری به صورت الکترونیکی در بسیاری از سازمان‌ها به کار می‌رود، هنوز هم بسیاری از سازمان‌ها به رابطه اجتماعی خود اهمیت می‌دهند.

ویژگی‌های اتوماسیون اداری یگانه چیست؟

نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب یگانه علاوه بر امکانات و مزایی که اکثر نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری دارند، برخی امکانات کلیدی و بسیار مهم دیگری دارد که عبارتند از :

• یادآوری قرارهای کاری در نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب یگانه
• مدیریت قراردادها
• مدیریت فرآیندها و پروژه‌ها
• گزارش گیری هوشمند در نرم افزار اتوماسیون اداری 
• دارا بودن نرم افزار چاپ چک

عواملی که در باید پیش از اجرای سیستم‌های اتوماسیون اداری در نظر بگیرید:

نباید در پیاده‌سازی سیستم اتوماسیون اداری عجول باشید. عوامل حیاتی وجود دارند که باید قبل از خرید و راه‌اندازی این نرم‌افزار در نظر بگیرید. این عوامل عبارتند از:

ارزیابی نیازهای سازمانی

اولاً، درک کنید که تمام ادارات و شرکت‌ها مانند هم نیستند. از این رو، نیازهای شما از اتوماسیون متفاوت است. ساختار سیستم خود را به دقت ارزیابی کنید و بخش‌های مهمی که نیاز به بهبود دارند یا مواردی که مستعد خطای انسانی هستند را بررسی کنید.

شناسایی راه حل‌های الکترونیکی مناسب برای وظایف یا فرآیندهای خاص

پس از اینکه فهمیدید کدام بخش‌ها  در کسب‌وکارتان مشکل دارد، تمرکز خود را به شناسایی راه‌حل‌های قدرتمند متناسب با این آنها معطوف کنید. شاید نیاز باشد از ابزار یکپارچه‌سازی نرم‌افزار مدیریت پروژه برای تفویض وظایف به کارکنان استفاده کنید یا برای افزایش امنیت، داده‌ها را رمزگذاری کنید. به یاد داشته باشید هدف تقویت عملکرد اجرایی کارکنان و در عین حال کاهش هر گونه خطای انسانی است.

آموزش ابزارها و بسترهای جدید به کارکنان

کاربران نهایی این سیستم الکترونیکی، کارکنان و کارمندان اداری هستند. حتی اگر بهترین اتوماسیون اداری را بخرید، اگر کارکنان دانش کافی در مورد نحوه عملکرد آن نداشته باشند، به طور بالقوه به جای پیروزی، زمینه را برای شکست فراهم می‌کنید. قبل از اجرای کامل سیستم اداری خودکار انتخابی خود، اقدام به آموزش جامع کارکنان خود کنید. از کتابچه‌های راهنمای کاربر پسند یا مربیان حرفه‌ای برای آموزش‌های عملی بهره ببرید. این یک روش پایدار است که اطمینان می‌دهد کارمندان نحوه کار با سیستم‌های جدید را یاد می‌گیرند و در نتیجه شانس استفاده موفقیت آمیز از اتوماسیون اداری را افزایش می‌دهند.

سخن پایانی

حال که با اتوماسیون اداری و فواید بی‌شمار آن به خوبی آشنا شدید، لازم است بدانید هزینه و قیمت خریداری این اتوماسیون چندان بالا نیست و به همین دلیل هر سازمانی می‌تواند آن را تهیه و خریداری نماید. در مورد قیمت اتوماسیون اداری  هم باید بدانید که هزینه پرداختی آن بستگی به نوع سازمان و شرکت شما دارد. اینکه شما از چه امکانات درون این سیستم بخواهید استفاده کنید اهمیت بسیاری دارد و باید زمانی که می‌خواهید این نوع سیستم الکترونیکی را انتخاب نمایید، با تمامی امکانات آن آشنایی داشته باشید و سپس سفارش خود را ثبت کنید. اگر نمی‌خواهید هزینه بالایی را پرداخت نمایید، بهتر است از امکانات کمتری استفاده کنید. برای خرید نرم افزار اتوماسیون اداری بهتر است با افرادی که در این زمینه تخصص بیشتری دارند مشورت کنید.