میکروفیلم یا Microfilm و انواع میکروفیلم اسناد و مدارک

میکروفیلم چیست؟ سازمان‌ها و ادارات مختلف دولتی و خصوصی روزانه با حجم زیادی از اسناد و مدارک سروکار دارند. ذخیره درست و اصولی این اسناد می‌تواند روند کاری سازمان را بهبود بخشد. ذخیره تصاویر دیجیتال در سرورهای رایانه در حال حاضر راه حلی کم هزینه برای ذخیره اسناد است. با این حال، همیشه اینطور نبوده است. برای چندین دهه، میکروفیلم رسانه انتخابی ذخیره سازی بود. امروزه بسیاری از شرکت‌ها هنوز کتابخانه‌های بزرگ میکروفیلم دارند. این رسانه‌های ذخیره‌سازی سنتی‌تر هنوز به مراقبت بیشتری احتیاج دارند.

در ادامه با شرکت نرم افزاری یگانه همراه باشید تا با انواع میکروفیلم و سایر ویژگی های آن آشنا شوید.

میکروفیلم Microfilm چیست؟

میکروفیلم یک رسانه ذخیره سازی آنالوگ است که از قرقره‌های فیلم استفاده می‌کند. میکروفیلم معمولاً برای ذخیره اسناد کاغذی مانند نشریات، اسناد قانونی، کتاب‌ها و نقشه‌های مهندسی مورد استفاده قرار می‌گیرند. ماهیت آن فشرده است، هزینه تولید و نگهداری آن کم است و به فضای ذخیره سازی بسیار کوچک‌تری نسبت به اسناد کاغذی نیاز دارند. بنابراین، فرم آرشیوی بسیار خوبی محسوب می‌شود.

مشاهده میکروفیلم به میکروفیلم خوان نیاز دارد که دستگاه‌های ساده‌ای هستند که از منبع نور و بزرگنمایی تشکیل شده‌اند. میکروفیلم را می‌توان به فرمت الکترونیکی تبدیل کرد تا در دسترس کامپیوتر باشد. انواع مختلفی از میکروفیلم‌ها مانند فیلم ژلاتین نقره‌ای، فیلم vesicular و فیلم diazo وجود دارد. فیلم ژلاتین نقره‌ای برای رکوردهایی که نیاز به نگهداری دائمی دارند یا برای تصاویر با کیفیت بالا استفاده می‌شود. دو نمونه دیگر به رطوبت یا دمای بالا بسیار حساس هستند. میکروفیلم برای رکوردهایی که کمتر به آن‌ها دسترسی پیدا می‌کند، اما حفظ آن‌ها همچنان ضروری است، بهترین در نظر گرفته می‌شود.

استفاده از میکروفیلم مزایای زیادی دارد. در مقایسه با فیلم سنتی، بسیار قوی‌تر و قابل اعتمادتر است. همچنین یک رسانه استاندارد ذخیره‌سازی تصویر خوب در نظر گرفته می‌شود و برای نیازهای ذخیره‌سازی طولانی‌مدت استفاده می‌شود. هزینه نگهداری آن کمتر از تصاویر دیجیتال است و استانداردهای آرشیوی شناخته شده را برآورده می‌کند.

امروزه، ذخیره‌سازی اسناد دیجیتال به طور کلی با میکروفیلم ترجیح داده می‌شود، زیرا محتویات ذخیره‌شده در دسترس‌تر و قابل توزیع‌تر هستند و از هرگونه آسیب فیزیکی مصون هستند.

آشنایی با سیر تحول میکروفیلم

در ادامه تاریخچه مختصری از میکروفیلم را معرفی می‌کنیم.

قبل از دهه ۱۹۲۰

اگرچه تا دهه ۱۹۲۰ به عنوان یک نوآوری در نظر گرفته می‌شد، اما میکروفرم‌ها خیلی خیلی قبل‌تر از آن به وجود آمدند. جان بنجامین دانسر، دانشمند انگلیسی، معروف به “پدر میکروفتوگرافی”، از اوایل سال ۱۸۳۹ شروع به آزمایش و ساخت متون جدید ریز تولید کرد. در سال ۱۸۵۳ او با موفقیت میکروعکس‌ها را به صورت اسلاید ساخت تا با میکروسکوپ مشاهده شوند. با استفاده از تکنیک‌های Dancer، یک بینایی‌شناس فرانسوی، رنه داگرون، اولین حق ثبت اختراع میکروفیلم را در سال ۱۸۵۹ دریافت کرد. او همچنین اولین شرکت تجاری میکروفیلم، تولید و فروش ریزه کاری‌های میکروفوتوگرافی را آغاز کرد. داگرون، در پاییز و زمستان ۱۸۷۰-۱۸۷۱، در طول جنگ فرانسه و پروس، هنگامی که از کبوترهای حامل برای انتقال پیام‌های میکروفیلم‌شده در خطوط آلمانی به شهر تحت محاصره پاریس استفاده می‌شد، کاربرد عملی میکروفرم‌ها را نشان داد.

دهه ۱۹۲۰

اولین استفاده عملی از میکروفیلم تجاری توسط یک بانکدار شهر نیویورک به نام جورج مک کارتی در دهه ۱۹۲۰ ایجاد شد. او در سال ۱۹۲۵ برای دستگاه چکگراف خود که برای کپی دائمی از تمام سوابق بانکی طراحی شده بود، حق اختراع صادر کرد. در سال ۱۹۲۸ ایستمن کداک اختراع مک کارتی را خرید و شروع به بازاریابی آن تحت بخش رکوردک کداک کرد.

دهه ۱۹۳۰

Recordak در سال ۱۹۳۵ با یک دوربین میکروفیلم کامل ۳۵ میلی‌متری گسترش یافت و شروع به فیلمبرداری و انتشار نیویورک تایمز در میکروفیلم کرد. دو رویداد مهم در سال ۱۹۳۸ استفاده از میکروفرم‌ها را برای حفظ آرشیو در کتابخانه‌ها و مؤسسات آمریکایی تسریع کرد. به دلیل زوال سریع کاغذ روزنامه اصلی و مشکلات متعدد در نگهداری و استفاده از روزنامه‌ها، کتابخانه دانشگاه هاروارد پروژه روزنامه خارجی خود را آغاز کرد. امروز این پروژه ادامه دارد و اسناد در مرکز مطالعات تحقیقاتی در شیکاگو ذخیره می‌شوند. در همین سال شاهد تأسیس دانشگاه میکروفیلمز، شرکت (UMI) توسط یوجین پاور بودیم.

دهه ۱۹۴۰

در طول جنگ جهانی دوم، میکروفوگرافی به طور گسترده برای جاسوسی و پست‌های نظامی معمولی استفاده می‌شد. نامه‌هایی که به خارج از کشور می‌رفتند روی میکروفیلم فرستاده می‌شدند و یک نامه الکترونیکی یا “نسخه چاپی” تهیه و در سمت دریافت کننده ارسال می‌شد. جنگ همچنین خطر نابودی را برای پرونده‌های قدیمی به همراه داشت. این تهدید الزامی را برای میکروفیلم کردن سوابق، اسناد، آرشیوها و مجموعه‌ها اضافه کرد. در طول سال‌های پایانی جنگ و سال‌های بلافاصله پس از جنگ، هجوم فیلمبرداری میکروفیلم توسط کشورهای اشغالگر وجود داشت.

دهه ۱۹۵۰ و ۱۹۶۰

پس از جنگ، ایده استفاده از میکروفیلم‌ها برای سیستم‌های اطلاعاتی فعال و صرفاً برای حفظ مواد مطرح شد. پیش‌بینی می‌شد که کتابخانه‌ها از میکروفیلم‌ها به عنوان منابع اطلاعاتی فعال و همچنین استفاده برای رسانه‌های ذخیره‌سازی استفاده کنند. افزایش بودجه و بهبود فناوری در اواخر دهه ۵۰ و ۶۰، کتابخانه‌های دانشگاهی و کتابخانه‌های تحقیقاتی را تشویق کرد تا به گسترش فعالیت‌های خود در حوزه میکروفیلم‌ها ادامه دهند.

دهه ۱۹۷۰

در دهه ۱۹۷۰، انفجار اطلاعات، کتابخانه‌ها و مؤسسات و کاربران آن‌ها را مجبور به استفاده از ریزفرم‌ها به عنوان جایگزینی برای مواد چاپی گران قیمت کرد. بهبود فیلم، خوانندگان، بینندگان، خواننده-چاپگرها، و ظهور دستگاه‌های قابل حمل، این انتخاب کم هزینه را قابل قبول‌تر کرد.

دهه ۱۹۸۰ و ۱۹۹۰

فن آوری بهبود یافته در دهه ۱۹۷۰ برنامه‌های میکروفیلم خروجی کامپیوتر را افزایش داد. میکروفیلم‌هایی که مستقیماً از رایانه تولید می‌شوند برای تولید کاتالوگ‌های قطعات، سوابق بیمارستانی و بیمه، فهرست‌های تلفن، کاتالوگ‌های دانشگاه، سوابق ثبت اختراع، کاتالوگ‌های ناشر و کاتالوگ‌های کتابخانه استفاده می‌شوند. اگرچه این تکنیک به طور گسترده‌ای مورد استفاده قرار می‌گیرد، ماندگاری میکروفیلم برای اکثر کتابخانه‌ها و برنامه‌هایی است که در آن حفظ و نگهداری مشکل دارند. میکروفیلم‌ها نه تنها در کوتاه مدت بلکه احتمالاً در آینده‌ای دورتر نیز کاربردهای بسیار زیادی خواهند داشت.

معرفی انواع میکروفیلم به همراه قیمت

در ادامه برخی از نمونه میکروفیلک را معرفی می‌کنیم:

• رول فیلم (میکروفیلم ۱۶ میلی متری)

رول فیلم در عرض‌ استاندارد ۱۶ میلی‌متر و طول آن ۱۰۰ یا ۲۱۵ اینچ است. معمولاً ۴ یا ۵ میلی‌متر ضخامت دارد و بیشتر قرقره‌ها یا باز هستند یا در قالب کارتریج یا کاست قرار می‌گیرند.

• رول فیلم (میکروفیلم ۳۵ میلی متر)

رول فیلم در عرض استاندارد ۳۵ میلی‌متر و طول آن ۱۰۰ یا ۲۱۵ اینچ است. معمولاً ۴ یا ۵ میلی متر ضخامت دارد و معمولا به صورت باز یا حالت قرارگیری در قالب کارتریج هستند.

• کارتریج ANSI

کارتریج‌های ANSI اساساً رول فیلم ۱۶ میلی‌متری در یک جعبه پلاستیکی مربعی و سخت (یک کارتریج) هستند. کارتریج‌های ANSI به غیر از فرمت کارتریج‌شان، از نظر نوع تصاویری که معمولاً برای ذخیره‌سازی استفاده می‌شوند، با رول فیلم ۱۶ میلی‌متری معمولی یکسان هستند.

• میکروفیش جاکت

جاکت‌‌هایی که نوارهای رول ۱۶ یا ۳۵ میلی‌متری یا ترکیبی از هر دو را نگه می‌دارند، در یک محفظه شفاف ذخیره می‌شوند. آن‌ها معمولاً ۴ اینچ در ۶ اینچ هستند و می‌توانند تا ۵ نوار فیلم را به طور معمول در جهت افقی نگه دارند. یک قسمت نوار عنوان در بالای آن معمولاً عنوان میکروفیش را دارد و محتویات آن را نشان می‌دهد.

• COM Fiche (میکروفیلم خروجی کامپیوتر)

ورق‌های ۱۰۵ میلی‌متر در ۱۴۸ میلی‌متر که دارای قاب‌های مجزا هستند و در یک الگوی شبکه‌ای دائمی چیده شده‌اند. این نوع توسط فرآیندهای رایانه‌ای تولید می‌شوند، از این رو این نام را به خود اختصاص داده‌اند. هر برگه دارای یک ناحیه در بالای خود با عنوان قابل خواندن به کمک چشم است که محتویات آن را نشان می‌دهد. فیش‌های COM معمولاً از نسبت کاهش بالاتری برخوردار هستند (معمولاً ۴۲ برابر کاهش اندازه نسبت به آنچه در نسخه چاپی به نظر می‌رسد). یک برگه از این فیش می‌تواند تا ۳۰۰ فریم را در خود جای دهد.

• کارت دیافراگم

کارت‌های دیافراگم مشابه کارت‌های پانچ بسیار قدیمی IBM هستند، اما دارای یک سوراخ (دیافراگم) بوده که یک فریم میکروفیلم ۳۵ میلی‌متری در آن نصب شده است. کارت‌های دیافراگم به طور سنتی در کاربردهای مهندسی مورد استفاده قرار می‌گیرند.

مهم‌ترین مزایا و معایب میکروفیلم

استفاده از میکروفیلم به عنوان رسانه‌ای عالی برای نگهداری دائمی منبع، مزایای زیر را ارائه می‌دهد:

• یک سند میکروفیلم شده یک کپی یکسان از منبع اصلی را بازتولید می‌کند که بدون امکان خرابی قابل ویرایش نیست.
• استفاده از میکروفیلم ۳۵ میلی‌متری به ما امکان می‌دهد تا از مواد با فرمت بزرگ در پرسپکتیو تصویر کلی فیلمبرداری کنیم که امکان قرارگیری بسیاری از اسناد را در یک رول فیلم فراهم می‌کند.
• استفاده از میکروفیلم‌های متصل به میکروفیلم خوان، اسکنر یا چاپگر آسان است و قابلیت چاپ، فکس و ارسال ایمیل را دارند.
• میکروفیلم یکی از ارزان‌ترین راه‌های به دست آوردن اطلاعات آرشیوی است.
• دسترسی به میکروفیلم هرگز توسط سیستم‌های الکترونیکی محدود نمی‌شود.
• اسناد بسیار زیادی را می‌توان در فضای بسیار کمتری در مقایسه با نمونه چاپی نگهداری کرد.
• امکان اسکن اسناد از یک منبع دیجیتال به میکروفیلم وجود دارد و بدین ترتیب یک کپی یکسان ارائه می‌شود که می‌تواند به طور دائم بایگانی شود.

ازجمله معایب میکروفیلم این است که سرعت بازیابی آن کند است، به روز رسانی آن بسیار سخت است و تنها یک نفر در یک زمان می‌تواند تصاویر پوشش داده شده توسط رول فیلم را ببیند.

نرم افزار مدیریت اسناد

مدیریت اسناد همواره یکی از مهم‌ترین دغدغه‌های سازمان‌های مختلف است. استفاده از ابزارهای سخت افزاری و نرم افزاری مختلفی که بتواند اسناد را در فضای کمتر و بدون از دست رفتن اطلاعات ذخیره کند بسیار مهم است. مشکلات مختلفی در این زمینه برای سازمان‌ها و ادارات مختلف وجود دارد تا بتوانند به راحتی تمام اسناد و مدارک را به صورت ایمن ذخیره کنند. استفاده از نرم‌افزار مدیریت مستندات یگانه در این زمینه بسیار مفید است. این نرم افزارها باعث حذف اتاق‌های بایگانی بسیار بزرگ در محیط‌های مختلف می‌شوند. همچنین اسناد را به صورت دقیق و با امنیت بالا ذخیره می‌کنند.

از این نوع نرم‌افزارها می‌تواند در تمام بخش‌های سازمان استفاده نمود و روند فعالیت سازمان را بهبود بخشید. به همین دلیل تا حد امکان توصیه می‌شود تمام سازمان‌ها از این نرم‌افزارها استفاده کنند.

جمع‌بندی

ذخیره اسناد و مدارک و نگهداری از آن‌ها در طول زمان امری بسیار مهم است. روش‌های مختلفی در طول سال‌ها برای این منظور مورد استفاده قرار گرفته است. استفاده از میکروفیلم یکی از روش‌هایی است که در ادارات و سازمان‌های مختلف مورد استفاده قرار گرفته است. در این مقاله به طور مفصل در مورد میکروفیلم، مزایا و معایب آن صحبت کردیم.

منابع:

https://www.techopedia.com/definition/8337/microfilm

https://www.srlf.ucla.edu/exhibit/text/briefhistory.htm

https://tierfive.com/imaging/types-of-microfilm/

https://microform.digital/img/en/archival-preservation/microfilming/