شرکت‌ها به‌طور روزانه با انبوهی از اسناد مانند فاکتورها، انعقاد قراردادها و غیره سروکار دارند. در این اسناد، مهمترین اطلاعات شرکت‌ها ذخیره می‌شوند و از دست رفتن آنها می‌تواند منجر به خسارت مالی گزافی شود؛ اما نه تنها از بین رفتن اسناد کاغذی مشکل‌ساز است، بلکه جستجویشان نیز کاری زمان‌بر و خسته‌کننده خواهد بود. در چنین شرایطی، ممکن است بپرسید: «آیا راه‌حلی وجود دارد که در زمان و هزینه صرفه‌جویی کند و بهره‌وری را افزایش داد؟» پاسخ در «نرم افزار DMS» است. در این بررسی از شرکت نرم افزاری یگانه به‌طور کامل در مورد سیستم مدیریت اسناد دی‌ام‌اس صحبت می‌کنیم.
نرم افزار DMS چیست؟
نرم افزار مدیریت اسناد یا به‌اختصار DMS، سیستمی است که به شما در مدیریت و پردازش مدارک کمک می‌کند. این نرم افزار یک بایگانی دیجیتالی است که در آن می‌توانید اسناد کاغذی را مانند دبیرخانه، در قفسه‌ها با برچسب‌ها و پوشه‌های مخصوص نگهداری کنید؛ بنابراین امکان سازماندهی، مدیریت، مشاهده و ویرایش اسناد به‌صورت دیجیتالی در یک سیستم واحد وجود دارد.
نرم افزار DMS عملکردهایی دارد که کارهای روزانه را در مقایسه با بایگانی فیزیکی ساده‌تر می‌کند. پس می‌بینید که چقدر یک نرم افزار بایگانی اسناد می‌تواند کار کردن با حجم زیادی از مدارک را راحت‌تر کند. فقط کافیست، اسناد کاغذی را به فایل‌های دیجیتالی تبدیل کنید و آنها را در نرم افزار مدیریت اسناد دی‌ام‌اس قرار دهید.
نحوه کار نرم افزار DMS چگونه است؟
بگذارید نحوه کار این سیستم را به یک مثال تعریف کنیم. تصور کنید، شما به‌دنبال پرونده پرسنلی یک از کارکنان سابق شرکت هستید. این کار زمان‌بر است و شما دقیقاً نمی‌دانید فایل را کجا و چگونه ذخیره کرده‌اید. مزیت سیستم مدیریت اسناد DMS این است که به شما امکان می‌دهد با روش‌های مختلفی به پرونده دسترسی پیدا کنید. این روش‌ها می‌توانند بر اساس نام، شماره پرسنلی، عنوان شغلی یا سایر ویژگی‌هایی باشند که فایل مورد نظر را با آن برچسب‌گذاری کرده‌اید.
نرم افزار DMS حتی این قابلیت را دارد که پرونده‌های پرسنلی یا هر نوع سند دیگری را بعد از مدت زمان مشخصی و طبق آنچه شما به سیستم دستور می‌دهید، به‌طور خودکار حذف کند. همچنین می‌توانید سطح دسترسی را مشخص کنید. برای مثال، مسئول حسابداری شرکت بالاترین سطح دسترسی را دارد یا کارکنان بخش فروش، دسترسی محدودی به بخش‌های مربوط به خود خواهند داشت. درحقیقت، همه این کارها تنها در عرض چند دقیقه قابل برنامه‌ریزی و اجرا هستند.
در چه شرایطی از نرم افزار DMS استفاده کنیم؟
نرم‌افزار DMS به حل اکثر مشکلات و چالش‌های مدیریت اسناد کمک می‌کند. پس اگر شرایط زیر را دارید، بهتر است سیستم را تهیه کنید:
- احساس می‌کنید که از اطلاعات خود نهایت استفاده را نمی‌برید.
- اغلب مجبورید مدت زیادی به‌دنبال اطلاعات مناسب بگردید.
- نمی‌دانید کدام اطلاعات را کجا پیدا کنید، زیرا پراکنده هستند.
- متوجه می‌شوید که جستجو و پردازش اطلاعات زمان زیادی می‌برد.
- بهره‌وری کارکنان پایین است و مشتریان از خدمات ناراضی هستند.
با سیستمی کردن فرآیند ذخیره‌سازی، مدیریت و پردازش اسناد، می‌توانید مقداری زیادی از مشکلات تیم‌های منابع انسانی، فروش و بازاریابی و حسابداری و سایر بخش‌های سازمان را رفع کنید.
مزایای نرم افزار مدیریت اسناد DMS
با برخی از فواید استفاده از نرم افزار دی‌ام‌اس آشنا شدید، حالا در جدول زیر به مزایای دیگر این سیستم اشاره می‌کنیم:
| مزیت | توضیحات |
| افزایش امنیت | ویژگی‌های امنیتی پیشرفته‌ای دارد. فقط کاربران مجاز، به اسناد خاص دسترسی داشته باشند و محرمانگی بالا برود. |
| بهبود همکاری | امکان همکاری در لحظه را فراهم می‌کند. چندین کاربر می‌توانند به‌طور همزمان روی یک سند کار کنند. |
| پیشگیری از خطا | جلوی خراب شدن، گم شدن یا از بین رفتن اسناد را می‌گیرد. خطای دستی را در ثبت و پردازش کاهش می‌دهد. |
| ادغام با نرم افزارها | امکان ادغام با نرم‌افزارهای سازمانی مثل نرم‌افزار حسابداری و CRM و نرم افزارهای اسکن اسناد را دارد. گردش کار را بهبود می‌دهد. |
| فرآیند اتوماسیون | وظایف دستی خسته‌کننده را از دوش کارکنان برمی‌دارد. کارهایی مانند تایید فاکتور یا نگهداری سوابق را به‌صورت خودکار انجام می‌دهد. |
| صرفه‌جویی در فضا | نیاز به ذخیره‌سازی فیزیکی اسناد از بین می‌برد. منجر به صرفه‌جویی در هزینه نگهداری و آزاد شدن فضا می‌شود. |
ویژگی‌های مهم نرم افزار مدیریت اسناد DMS
تا اینجای که متوجه شدید که نرم افزار DMS چقدر می‌تواند گردش کارتان را در بایگانی، مدیریت و پردازش اسناد راحت کند. حالا بیایید ویژگی‌هایی مهم این سیستم را بررسی کنیم:
مخزن اسناد و فضای ذخیره‌سازی
مخزن جایی است که اسناد و داده‌های مرتبط ذخیره می‌شوند. مخزن ممکن است در فضای ابری (Cloud) یا در محل به‌صورت فیزیکی در محل قرار گیرد. گزینه‌های ابری معمولاً مقیاس‌پذیرتر و ارزان‌تر هستند، اگرچه ممکن است مقررات شرکت شما، الزام کند که اسناد باید در سرورهای محلی ذخیره و نگهداری شوند.
قابلیت ذخیره انواع مختلف فایل
اگر سیستم شما فقط از تعداد کمی از انواع فرمت‌های فایل پشتیبانی کند، ممکن است به سیستم اضافه دیگری نیاز پیدا کنید؛ اما با انتخاب یک نرم افزار دی‌ام‌اس پیشرفته، می‌توانید انواع مختلف فرمت‌های فایل مانند مایکروسافت آفیس، PDF، TIFF، JPG، PNG، ZIP، RAR، نقشه‌های CAD و غیره را وارد سیستم کنید.
جستجو برای مکان‌یابی سریع
یکی از قابلیت‌های اصلی سیستم DMS، دسترسی راحت و سریع به اسناد است؛ به این صورت که می‌توانید فایل مورد نظرتان را براساس نام، تاریخ، شماره یا سایر موارد پیدا کنید. این موضوع باعث می‌شود انعطاف‌پذیری در جستجوی سند، به‌ویژه در شرکت‌های بزرگ که در ارتباط با مشتری هستند، بسیار راحت و سریع باشد.
تاریخچه اسناد و امکان حسابرسی
نرم افزار DMS به شما امکان می‌دهد تا تغییرات اعمال شده روی اسناد را ببینید و از آنها مطلع شوید. این موضوع به‌خصوص در حسابرسی و اطمینان از تغییرات مورد نیاز اهمیت دوچندانی دارد. درحقیقت، امکان نظارت و مدیریت اسناد طبق قوانین داخل شرکت وجود دارد؛ بنابراین هرگونه دستکاری غیرمجاز به‌سرعت قابل شناسایی است.
بازیابی اسناد و پشتیبان‌گیری از اسناد
سیستم مدیریت اسناد می‌تواند به شما یک گزارش از تاریخچه فعالیت‌ها، تغییرات و سایر موارد بدهد. این موضوع نظارت بر کل روند پردازش اطلاعات را راحت می‌کند. شما نه‌تنها می‌بینید چه کسی فایل‌ها را تغییر داده است، بلکه می‌توانید فایل مربوط را به نسخه قبلی بازیابی کنید. همچنین گرفتن نسخه‌های پشتیبان از اطلاعات راحت است.
کاربردهای نرم افزار DMS
نرم افزار مدیریت اسناد دی‌ام‌اس را می‌توان در سازمان‌های مختلف با هر مقیاس (بزرگ یا کوچک) استفاده کرد. کاربردهای اصلی این سیستم عبارتند از:
- شرکت‌ها و مؤسسات: کسب‌وکارهای کوچک، متوسط و بزرگ از سیستم مدیریت اسناد برای مدیریت کارآمد اسناد، همکاری موثر بین تیم‌ها و داشتن دسترسی راحت به اطلاعات استفاده می‌کنند.
- مراقبت‌های درمانی: از نرم‌افزار برای مدیریت سوابق پزشکی، گزارش‌ها و اسناد اداری استفاده می‌شود. ذخیره ایمن و قابل دسترس اطلاعات بیماران برای بهبود گردش کار مراکز درمانی اهمیت زیادی دارد.
- موسسات آموزشی: مدارس، دانشگاه‌ها و سایر مؤسسات آموزشی از نرم‌افزار DMS برای سازماندهی و اشتراک‌گذاری مطالب آموزشی، مقالات تحقیقاتی و اسناد اداری استفاده می‌کنند.
- بخش حقوقی: شرکت‌های حقوقی از این سیستم برای مدیریت متمرکز اسناد و پرونده‌های حقوقی و دسترسی سریع به آنها استفاده می‌کنند تا بتوانند پروندها را به‌درستی مدیریت و پردازش کنند.
- بخش مالی: بانک‌ها و مؤسسات مالی از نرم‌افزار برای مدیریت اطلاعات مالی، قراردادها و گزارش‌های حسابداری استفاده می‌کنند تا یک سیستم قوی برای حسابرسی با افزایش دقت در کار داشته باشند.
نرم افزار مدیریت اسناد یگانه یک راه حل نهایی برای مدیریت اسناد اداری
در زمانی که اطلاعات نیروی محرکه تصمیم‌گیری هستند و یک مزیت رقابتی محسوب می‌شوند، نرم افزار DMS می‌تواند سنگ بنای مدیریت کارآمد اطلاعات باشد. «سیستم مدیریت اسناد یگانه»، ابزاری ضروری برای سازمان‌های امروزی است. این نرم افزار ویژگی‌هایی مانند ذخیره‌سازی امن، دسترسی سریع، استفاده از الگوریتم‌های هوش مصنوعی و امکان اتصال به نرم افزار حسابداری و CRM را در اختیارتان قرار می‌دهد؛ پس چه چیزی بهتر از این می‌خواهید! با داشتن سیستم دی‌ام‌اس یگانه می‌توانید در بازار پررقابت امروز، به موفقیت‌های بیشتری برسید.
بدون دیدگاه