امروزه با وجود پیشرفت هرچه سریع‌تر فناوری، اتاق بایگانی یا آرشیو هنوز هم امن‌ترین و پرکاربردترین روش برای ذخیره و بایگانی اسناد و مدارک مهم است. اصلاً خیلی از شرکت‌ها، سازمان‌ها، بیمارستان‌ها و حتی اشخاص با موقعیت کاری مختلف علاوه بر آرشیو دیجیتالی و استفاده از نرم افزار آرشیو اسناد هنوز پایبند آرشیو سنتی هم هستند. اتاق بایگانی اسناد، در واقع مکانی با قفسه های بزرگ است که اسناد و مدارک مرتبط به هر بخش، به صورت جداگانه در آن نگه داری می شود. بیایید بیشتر به این مسئله رسیدگی کنیم.
اتاق بایگانی چیست؟
اتاق بایگانی، فضایی اختصاصی برای نگهداری اسناد کاغذی، پرونده‌های حساس و مدارک محرمانه‌ای‌ست که بنا به الزامات قانونی، ارزش حقوقی یا سطح امنیت اطلاعات، نمی‌توان آن‌ها را صرفاً در نسخه دیجیتال ذخیره کرد. این اسناد ممکن است شامل قراردادهای امضا شده، سوابق پرسنلی، فاکتورهای رسمی، یا داده‌هایی باشند که روی DVD یا فلش ذخیره شده‌اند و نیاز به حفاظت فیزیکی دارند.
در بسیاری از سازمان‌ها حتی در صورت وجود نسخه دیجیتالی یک سند، نسخه فیزیکی آن به دلایل حقوقی یا دستورالعمل‌های داخلی، اصلی‌تر تلقی می‌شود. به همین دلیل، اتاق بایگانی باید شرایط استانداردی برای نگهداری بلندمدت این مدارک داشته باشد—از جمله قفسه‌بندی مناسب، کنترل دما و رطوبت، و امنیت فیزیکی بالا.
به‌دلیل وزن بالای پرونده‌ها و افزایش تدریجی حجم آن‌ها، مکان‌یابی این فضا اغلب در طبقات پایین ساختمان (مثل زیرزمین یا طبقات همکف) انجام می‌شود تا هم ایمنی رعایت شود و هم دسترسی آسان‌تری در زمان نیاز فراهم باشد.
مهم‌ترین استانداردهای طراحی اتاق بایگانی اسناد
طراحی و تجهیز اتاق بایگانی نیازمند رعایت مجموعه‌ای از استانداردهای فنی و محیطی است تا از حفظ سلامت فیزیکی اسناد و دسترسی‌پذیری آسان آن‌ها اطمینان حاصل شود. در ادامه، به مهم‌ترین الزامات و استانداردهای یک اتاق بایگانی حرفه‌ای اشاره می‌کنیم:
-
فضای کافی و تفکیک‌شده
اتاق بایگانی باید فضای کافی برای طبقه‌بندی پرونده‌ها و اسناد هر بخش داشته باشد. قفسه‌بندی اصولی و تفکیک اطلاعات باعث سرعت در دسترسی و کاهش احتمال گم شدن مدارک می‌شود. -
تهویه و شرایط آب‌وهوایی مناسب
رطوبت، گرما یا سرمای بیش از حد می‌تواند موجب پوسیدگی کاغذ یا آسیب به رسانه‌های ذخیره‌سازی مانند DVD یا فلش شود. استفاده از تهویه مناسب و تجهیزات کنترل دما و رطوبت ضروری است. -
دسترسی آسان و کنترل‌شده
اتاق باید در محلی قرار گیرد که دسترسی به آن برای افراد مجاز ساده، اما برای افراد غیرمجاز محدود باشد. نصب قفل‌های امنیتی و کنترل دسترسی الزامی است. -
امکان نظارت و حفاظت فیزیکی
اتاق بایگانی باید به دوربین‌های مداربسته، سیستم‌های ضدسرقت و در صورت نیاز هشداردهنده‌های ضدحریق مجهز باشد تا امنیت اسناد تضمین شود. -
استاندارد ارتفاع و تحمل وزن
ارتفاع مناسب برای فضای بایگانی بین ۲ تا ۲.۳۰ متر در نظر گرفته می‌شود. همچنین کف اتاق باید تحمل حداقل ۱۰۰۰ کیلوگرم وزن را داشته باشد؛ این رقم با توجه به تعداد، نوع و حجم پرونده‌ها تعیین می‌شود. -
کف‌پوش مقاوم و بهداشتی
کف‌پوش اتاق بایگانی باید از موادی مانند سنگ، سرامیک یا موکت ضدسایش انتخاب شود که قابل شستشو و مقاوم در برابر آلودگی باشند. برای جلوگیری از ورود گردوغبار، بهتر است ورود به این فضا بدون کفش انجام شود. -
عایق‌بندی کامل و ایمن
تمام دیوارها، سقف و کف اتاق باید با مواد ضدآتش و ضد رطوبت عایق‌بندی شوند. این موضوع از مهم‌ترین اصول حفاظت بلندمدت اسناد به شمار می‌رود.
اتاق بایگانی مهم‌ترین بخش از ساختمانی است که به موضوع حفظ و نگهداری سوابق، اختصاص داده می‌شود، چون یک سری پرونده‌ها به دلیل محرمانه بودن و اعتبار بیشتر باید به شکل فیزیکی و کاغذی نگهداری بشوند.
نحوه نگهداری اسناد در اتاق بایگانی
موقعیت مکانی و شرایط محیطی در بایگانی اسناد تأثیر زیادی دارد. ابعاد محیط، رطوبت و آب، آلایندگی و گرد و خاک و حرارت و آتش دقیقاً به امنیت اتاق بایگانی هم مرتبط است. به طور کلی شما باید:
به کم نور بودن اتاق توجه کنید.
نور و روشنایی اتاق بایگانی نباید زیاد باشد. همچنین اتاق نباید نورگیر باشد چون نور خورشید باعث از بین رفتن و پوسیدن پرونده‌ها می‌شود. اگر اتاق بایگانی پنجره نورگیر دارد نگران نباشید. چاره آن استفاده از پرده و کرکرههای ضد نور است. حواستان باشد برای جلوگیری از انعکاس نور، پوشش داخلی اتاق بایگانی را به رنگ روشن در بیاورید و برای لامپ‌ها از تایمر استفاده کنید.
توجه لازم به میزان رطوبت اتاق بایگانی
- مهم‌ترین عواملی که مدارک بایگانی شده شما را از بین می‌برد، رطوبت و آتش هستند. پس در زمان ساخت و چیدمان اتاق بایگانی عوامل تشدیدکننده در این دو مورد را باید کنترل کنید.
- به طور کلی اتاق بایگانی شما باید به دور از لوله‌کشی‌های آب و یا سیم‌کشی‌های اصلی ساختمان باشد. از طرفی سیستم و تجهیزات تشخیص آتش‌سوزی و سیستم اطفای حریق برای اتاق بایگانی ضروری است.
- علاوه بر این، اگر فضا محدود است از قفسه‌های متحرک استفاده کنید البته اگر محدودیت در فضا ندارید و ابعاد و حجم اسناد و مدارک شما بزرگ یا سنگین هستند، منطقی‌تر این است که از قفسه‌های ثابت استفاده کنید.
- نگهداری محل بایگانی شبیه نگهداری بعضی از مواد غذایی است که باید کاملاً خشک و خنک باشد. بالا و پایین شدن یک‌باره دمای اتاق بایگانی یک آفت بزرگ برای اسناد و مدارک است. تغییرات در میزان حرارت هوا باعث بالا رفتن سرعت از بین رفتن اسناد می‌شود. فراموش نکنید که ۱۲ درجه سانتی‌گراد میزان دمای مناسب برای اتاق بایگانی است که اسناد بایگانی از جنس CD یا DVD و … هستند. ۱۸ تا ۲۰ درجه سانتی‌گراد هم میزان دمای محل اتاق بایگانی برای اسناد کاغذی است و این‌که استفاده و نصب ابزارهای سنجش میزان دما اتاق بایگانی اسناد و مدارک هم در این زمینه الزامی است.
- کپک هم یک آفت اساسی دیگر است که باعث تخریب اسناد و مدارک می‌شود. افزایش رطوبت در اتاق بایگانی مساوی است با ایجاد کپک. اینجاست که سیستم تهویه به داد می‌رسد. این سیستم، رطوبت و گرد و خاک را بیرون می‌ریزد و به کنترل دمای هوا کمک می‌کند. البته باید یک سری نکات رعایت شود که مهم‌ترین آن¬ها به شرح زیر است:
- باید از ابزارهای سنجش میزان رطوبت استفاده شود.
- از آنجایی که رطوبت مناسب برای کاغذ حدود ۵۵ درصد است، اگر این عدد کمتر یا بیشتر شد، حتماً فضا را بررسی کنید.
- در اتاق اسناد نباید لوله‌کشی آب سرد و گرم در دیوارها و سقف یا کف اتاق انجام شده باشد.
- بازدید و بررسی دوره‌ای و مستمر از طبقات بالایی یا پایینی محل نگهداری اسناد و مدارک هم جز کارهایی است که از بروز مشکلاتی چون انسداد لوله‌های فاضلاب یا نشت نم یا رطوبت از سایر طبقات جلوگیری خواهد کرد.
- نسبت به ایمن‌سازی سقف، دیوار و کف‌پوش‌ها در برابر آتش به فکر باشید، یعنی نصب دستگاه آتش خاموش کن، آتش یاب و در واقع استفاده از کپسول‌های آتش‌نشانی و تهیه سطل شن در اتاق بایگانی اسناد و مدارک ضروری است.
- ممنوع بودن استعمال دخانیات در فضای اتاق بایگانی
- به تعبیه آبپاش سقف و زنگ هشدار آتش‌سوزی توجه کنید.
- از کلیدهای برق اصلی در خارج از فضای بایگانی اسناد و مدارک استفاده شود.
بایگانی دیجیتال بهتر است یا سنتی؟
تا اینجا ما درباره بایگانی به شکل فیزیکی و کاغذی مطالبی را گفتیم اما نباید از این موضوع گذشت که ذخیره‌سازی و بایگانی دیجیتالی امروزه رایج‌ترین شیوه آرشیو کردن است. خب در مورد انتخاب بایگانی سنتی یا دیجیتالی کاملاً بستگی به نوع مدارک و اهمیت نگهداری آن اسناد و مدارک دارد. اکثر مدارک را می‌شود به شکل دیجیتالی بایگانی کرد. شما به جای تلنبار کردن کلی مدارک و اسناد، می‌توانید از همه آن‌ها کپی‌های دیجیتالی بگیرید.
این فایل‌های دیجیتالی را می‌شود در سرورهای محلی، هاردها و فضای ابری یا هر سیستم دیگری دسته‌بندی و بایگانی کرد. مزایای جایگزینی آرشیو دیجیتالی نسبت به نوع سنتی آن در واقع به قابل‌دسترس بودن و کارآمدی بهتر آن است. البته در این نوع بایگانی هم باید حواستان باشد که چند کپی داشته باشید، زیرا ممکن است بنا به دلیلی پاک بشوند. از طرفی امروزه نرم‌افزارهایی که در بخش بایگانی کاربرد دارند کار را برای آرشیو بسیار راحت کرده‌اند. نمونه ای از آن ها نرم افزار بایگانی اسناد است. این نرم افزار تحت وب، کمک بزرگی به شما می کند تا مدارکتان را بهتر و به صورت امن تر آرشیو کنید.
امروزه آرشیو مدارک و اسناد بیشتر به شکل دیجیتالی انجام می‌شود. اما گاهی اوقات لازم است بعضی از اسناد و مدارک به شکل فیزیکی و کاغذی در اتاق بایگانی نگهداری بشوند. در این صورت باید در اتاق بایگانی شرایط مناسبی ایجاد شود. این شرایط نکاتی را از استانداردها تا ایمنی و حرارت در بر می‌گیرد.
بدون دیدگاه