منابع انسانی (HR) ستون فقرات هر سازمانی است و مسئولیت مدیریت افراد، پرورش فرهنگ محیط کار و همسو کردن استعدادها با اهداف تجاری تمرکز را بر عهده دارد. وظایف منابع انسانی برای استخدام نیروهای مورد نیاز و تلاش برای آموزش، توسعه و حفظ رضایت و تعهد کارکنان است. در نهایت، این وظایف منجر به این می‌شود که سازمان به اهداف خود در بازار می‌رسد. در این مقاله از شرکت نرم‌افزاری یگانه، در مورد وظایف و مسئولیت‌های منابع انسانی صحبت می‌کنیم.
مسئولیت‌های منابع انسانی
منابع انسانی وظیفه مدیریت کارکنان یک سازمان را بر عهده دارد. این حوزه تخصصی شامل تمام جنبه‌های مدیریت افراد برای دستیابی به اهداف سازمان است. نقش HR در کسب‌وکارهای کوچک و بزرگ، فراتر از وظایف اداری است. این نقش رابطه مستقیمی با پرورش کارکنان و مدیریت نیروهای کار در یک سازمان دارد. پس بخش منابع انسانی چه کاری انجام می‌دهد؟ مسئولیت‌های زیادی هستند که به‌طور خاص بر عهده HR است یا در آنها دخل و تصرف دارند. در ادامه به وظایف منابع انسانی اشاره می‌کنیم:
- استخدام و جذب نیرو
- یادگیری و توسعه
- مدیریت حقوق و دستمزد
- مدیریت مزایا
- طراحی و توسعه سازمانی
- مدیریت عملکرد کارکنان
- پرورش فرهنگ سازمانی
- رسیدگی به روابط و اختلافات نیروها
- سیاست‌گذاری در محل کار
- به‌روزرسانی سوابق کارکنان
- اطمینان از رعایت مقررات
از آنجا که لیست مسئولیت‌های منابع انسانی به‌طور مداوم در حال تغییر است، شاید موارد فوق شامل حال همه تیم‌های HR نشود. همه چیز به نیازها و ابعاد سازمان بستگی دارد. مطمئنا، یک سازمان بزرگ به یک تیم کامل از HR برای مدیریت کارکنان همه بخش‌های شرکت از جمله فروش، بازاریابی، محتوا و غیره نیاز دارد؛ بنابراین وظایف چنین کسب‌وکاری بیشتر و گسترده از یک استارتآپ نوظهور است.
مهمترین وظایف منابع انسانی
بخش منابع انسانی نقش‌ها و مسئولیت‌های متعددی در چرخه عمر کارکنان دارد و تاثیر مثبتی بر موفقیت سازمانی خواهد داشت. بیایید مسئولیت‌های اصلی این بخش را یک به یک بررسی کنیم:
1. استخدام کارکنان
یکی از وظایف اصلی منابع انسانی، استخدام و به‌کارگیری کارکنان برای موقعیت مورد نیاز است. بسته به نیاز سازمانی، HR بر استخدام نیروهای کاری تمرکز دارد. تیم منابع انسانی به جستجوی نیروی مناسب برای یک پوزیشن شغلی خاص می‌گردد. برای این کار، شرح موقعیت‌های شغلی متناسب با نیازهای فعلی سازمان را تهیه می‌کنند.
سپس این شرح موقعیت‌ها در وب‌سایت شرکت، مراکز کاریابی، آژانس‌های استخدام و شبکه‌های اجتماعی مانند لینکدین منتشر می‌شوند. پس از آن، منابع انسانی رزومه را دریافت، بررسی و سپس با کاندیدهای بالقوه مصاحبه می‌کند.
۲. مدیریت مرخصی
متخصصان منابع انسانی مسئول تسهیل مدیریت مرخصی کارکنان هستند. نیروهای سازمان مرخصی سالانه یا مرخصی استحقاقی دارد. همچنین میزان مرخصی ممکن است هر سال بر اساس قوانین کار و تصمیم HR متفاوت باشد.
منابع انسانی همچنین مسئول آنالیز تعداد کل مرخصی‌های نیروهای کاری، از جمله مرخصی‌های با حقوق و مرخصی‌های از دست رفته هستند. استفاده از سیستم اتوماسیون اداری و استقرار آن در سازمان می‌تواند گزینه‌ای عالی برای پردازش سریع اطلاعات نیروهای کاری باشد. علاوه‌براین، منابع انسانی مسئول تدوین و ابلاغ سیاست‌ها و رویه‌های روشن در مورد مرخصی کارکنان هستند.
۳. مدیریت سوابق
یکی از وظایف مهم منابع انسانی، تأمین امنیت اطلاعات شخصی، حقوق و دستمزد، مزایا، بررسی عملکرد، مسائل انضباطی و سایر اطلاعات مهم نیروهای کاری است. تیم HR با استفاده از سیستم‌های مختلف مدیریت پایگاه داده، اطلاعات کارکنان را ثبت، ذخیره و سازماندهی می‌کند. همچنین سوابق را برای نیازهای آینده در مکانی امن نگهداری می‌کند.
منابع انسانی با آنالیز داده‌های کارکنان، می‌تواند نیازهای آنها را برای آموزش، استخدام و سایر موارد درک کند. مدیریت سوابق کارکنان می‌تواند اطلاعات مفیدی در مورد نیازهای فعلی، عملکرد و اهداف آینده ارائه دهد.
۴. آموزش و توسعه
یکی از مسئولیت‌های مهم منابع انسانی، آنالیز عملکرد کارکنان است. در صورت وجود هرگونه مانع، HR باید آموزش‌های مرتبط را برای نیروهای کاری ترتیب دهد. یک برنامه توسعه فردی و شغلی می‌تواند بر بهره‌وری کارکنان تأثیر بگذارد و عملکرد آنها را افزایش دهد.
همان‌طور که کارکنان فرصتی برای توسعه فردی پیدا می‌کنند، احتمالا با فرهنگ شرکت نیز تعامل سازنده‌ترری برقرار خواهند کرد. آموزش و توسعه شامل استفاده از پایگاه دانش، به‌روزرسانی فناوری و ادغام روندهای جدید صنعت است.
5. انطباق با قوانین
طبق مقررات کار کشور، شرکت‌ها نسبت به قوانین آپدیت باشند.. منابع انسانی مسئول آشنایی و اجرای قوانین در محل کار هستند. علاوه‌براین، HR با وکلا برای حل مسائل پیچیده حقوقی و راهنمایی کارکنان در مشکلات قانونی همکاری می‌کنند.
در مجموع، منابع انسانی پلی بین نیروهای کاری و سازمان ایجاد می‌کند و ضمن ترویج فرهنگ منصفانه و فراگیر در محل کار، از رعایت قوانین نیز اطمینان می‌دهند. اگر روند کار سازمان مطابق با قوانین نباشد، این موضوع ممکن است به اعتبار شرکت لطمه وارد کند. همچنین هزینه‌هایی را برای عدم تطبیق با قوانین به همراه دارد.
۶. مدیریت حضور و غیاب
تیم منابع انسانی به تنهایی مسئول مدیریت حضور و غیاب کارکنان است. با استفاده از نرم افزار حضور و غیاب که ویژگی‌هایی مانند اسکن بیومتریک اثر انگشت یا شبکیه چشم دارند، HR اطلاعات دقیقی در مورد ورود و خروج نیروهای کاری دارند. به‌این‌ترتیب، می‌توانند روندها را آنالیز کنند تا مشکلات را بهتر بفهمند.
بخش مهمی از مدیریت حضور و غیاب، تطبیق روند کار کارکنان با قوانین سازمان است. برای مثال، شاید شرکتی از نیروهای خود بخواهد سر ساعت 8 در محل کار باشند، وگرنه با هر 5 دقیقه تاخیر، با کاهش دستمزد روبرو می‌شوند.
۷. مدیریت ریسک
یکی از وظایف منابع انسانی، مدیریت خطرات بالقوه و اجرای استراتژی‌هایی برای کاهش آنهاست. خطرات مربوط به محل کار شامل سیاست‌های نادرست، سوء رفتارها، نژادپرستی، آزار جنسی و آزار روانی هستند. HR سیاست‌ها و رویه‌هایی را برای رسیدگی، شناسایی، درک و مهار خطرات تدوین می‌کند.
این سیاست‌ها اغلب با استفاده از پروتکل‌های ایمنی، اقدامات امنیتی و آموزش‌های مربوط به فرهنگ سازمانی اجرا می‌شوند. با یک فرآیند دقیق مدیریت ریسک، منابع انسانی می‌توانند یک محیط کاری امن و مطمئن را هم برای کارکنان و هم سازمان فراهم کنند.
8. رفاه کارکنان
حفظ رفاه کارکنان یکی از عناصر مهم افزایش بهره‌وری در سازمان است. متخصصان منابع انسانی با حفظ فضای کاری مثبت و برقراری تعادل بین کار و زندگی، از سلامت روان نیروهای کاری مراقبت می‌کنند.
با ترویج فرهنگ سلامت در محل کار، تیم HR کمپین‌های مرتبط با سلامت روان را به‌صورت آموزشی در اختیار کارکنان قرار می‌دهند. با انجام نظرسنجی‌ها و ارزیابی‌های منظم سلامت روان، منابع انسانی می‌تواند یک محیط کاری حمایتی برای بهبود روحیه، بهره‌وری و حفظ نیروهای کاری ایجاد کند.
9. پردازش خروج کارکنان
اگر منابع انسانی فرآیند خروج کارکنان را به‌درستی مدیریت نکند، این موضوع می‌تواند بسیار مخرب باشد. وقتی نیروهای کاری باتجربه از یک شرکت خارج می‌شوند، شکافی در سازمان ایجاد می‌شود. این شکاف می‌تواند در عملیات اجرایی خود را نشان دهد. تیم HR باید به سرعت نیروی مناسب را جایگزین کند.
دریافت بازخورد برای دلایل خروج، یکی دیگر از وظایف HR در این بخش است. این بازخورد می‌تواند مشکلات مربوط به نیروهای کار را نشان دهد که تا کنون از دید منابع انسانی به دور بوده‌اند. همچنین تجلیل از کارکنان موفق در زمان خروج، کاری است که یک تیم منابع انسانی قوی انجام می‌دهد.
کلام آخر
از استخدام نیروهای جدید گرفته تا مدیریت روابط کارکنان، جبران خسارت و رعایت قوانین کار، منابع انسانی نقشی محوری در یک سازمان دارد. تیم HR با استخدام کاندیدهای مناسب، آموزش نیروهای کاری و حمایت از اهداف سازمانی، به موفقیت کلی و پایداری یک کسب‌وکار در بازار پررقابت امروز کمک می‌کند. وظایف منابع انسانی در جهت رضایت کارکنان، بهره‌وری و رشد سازمان نهفته است.
سوالات متداول
۱. وظیفه اصلی واحد منابع انسانی چیست؟
وظیفه اصلیHR جذب، آموزش، نگهداری و توسعه کارکنان برای بهبود عملکرد سازمان است.
۲. منابع انسانی چه نقشی در استخدام دارد؟
منابع انسانی مسئول جذب نیروهای مناسب، انجام مصاحبه، ارزیابی توانمندی‌ها و انتخاب بهترین فرد برای موقعیت شغلی است.
۳. آیا منابع انسانی فقط به استخدام مربوط می‌شود؟
خیر، علاوه بر استخدام، وظایف منابع انسانی شامل آموزش، ارزیابی عملکرد، مدیریت حقوق و مزایا، رسیدگی به روابط کاری و حفظ رضایت کارکنان نیز می‌شود.
بدون دیدگاه