مقاومت سازمانی و علت مقاومت سازمان ها مقابل تغییرات اتوماسیون اداری

مقاومت سازمانی چیست؟ همان‌طور که می‌دانید با پیشرفت تکنولوژی و به میدان آمدن نرم افزارهای جدید، تغییرات زیادی در روند کاری اداره‌ها و سازمان‌ها اتفاق می‌افتد. ولی در این بین، گاهی اوقات همین تغییرات به یک چالش بزرگ تبدیل می‌شود. چه وقت‌هایی؟ دقیقاً زمانی که با مقاومت سازمان‌ها و کارکنان در مواجهه با این تغییرات رو به رو هستیم.

مقاومت سازمانی به شکلی است که یک جورهایی پیاده کردن فرایندهای فناوری به خصوص در سازمان‌های سنتی و دولتی به چالشهای جدی بر می‌خورد و اصلاً فکر کردن به آن و رسیدن به هسته تغییرات سخت می‌شود. یکی از این موارد، مقاومت در برابر استفاده از اتوماسیون‌های اداری است، نرم‌افزاری که تقریباً کاغذ بازی‌ها را کنار می‌زند و مزایای زیادی دارد.

البته دلایل مقاومت سازمانی سازمان‌ها را در برابر استفاده از اتوماسیون می‌شود در زمینه‌های مختلفی بررسی کرد و بعد از آن به سمت شکستن این سد مقاومت، قدم برداشت. اگر می‌خواهید درباره مقاومت سازمانی در برابر پیاده‌سازی اتوماسیون اداری و راه‌های غلبه بر آن‌ها بیشتر بدانید حتماً با شرکت نرم افزاری یگانه همراه باشید که مطالب مفیدی را ارائه خواهیم داد.

دلایل مقاومت سازمان‌ها در برابر تغییرات و اتوماسیون اداری

ایجاد تغییر و استفاده از اتوماسیون در اداره‌ها و بخش‌های خصوصی راحت‌تر است. چرا؟ چون مجاب کردن کارکنان در استفاده از اتوماسیون اداری و تغییرات ساختاری و کنار زدن روش‌های سنتی و کاغذی راحت‌تر است. حالا سازمان‌های دیگر چرا بیشتر مقاومت می‌کنند؟ شاید این مورد برگردد به این موضوع که کارکنان کلاً به روش قدیمی و سنتی عادت کرده‌اند، با این‌که این روش انرژی بر است و سلسله مراتبی را طی می‌کند، نبود الزامات قانونی برای گردش مکانیزه اطلاعات هم تأثیرگذار است. ولی به طور کلی یک سری عوامل دست به دست هم می‌دهند تا مقاومت سازمانی شکل بگیرد.

عوامل درونی:

مرتبط با افراد یا گروه‌ها است. عواملی مثل سن، جنسیت، سابقه، خصوصیات و… که در برابر فناوری سد می‌شوند.

عوامل بیرونی:

مقاومت سازمانی به علت عوامل بیرونی که در داخل سیستم است، ایجاد می‌شود. چه عواملی؟ عوامل فنی در عملکرد، رابط کاربری، سهولت استفاده و…

عوامل تعاملی:

همان‌طور که از اسمش مشخص است مقاومت سازمانی به دلیل عدم تعامل اتفاق می‌افتد تعامل بین عوامل درونی و بیرونی. به طور مثال ترس کارکنان در از دست دادن قدرت یا رشد اجتماعی.

۶ دلیل برای مقاومت سازمانی در برابر پیاده‌سازی اتوماسیون اداری

دلیل اول ترس از بیکاری:

خب مشخص است که استفاده از اتوماسیون اداری باعث افزایش بهره وری و کارایی و کاهش هزینه‌ها می‌شود و همین مورد ترس از بیکاری را به وجود می‌آورد. در اصل ترس و واهمه از این‌که امنیت شغلی به خطر بیفتد، ریشه و منشأ مقاومت خیلی از کارکنان در برابر این سیستم جدید و در فرایندهای تجاری محسوب می‌شود. البته شاید حق دارند. اما این را نمی‌دانند که در خیلی از موارد، ترس نا به جا و بی‌اساسی دارند. باید زمینه را ایجاد کرد و اطمینان لازم را به کارکنان داد که همه چیز آن‌طوری نیست که آن‌ها از ورود سیستم‌های جدید دریافت و درک می‌کنند.

دلیل دوم، ترس و واهمه کارکنان از کم شدن ارزش آنها:

اگر فرض را بر این بگیرید که اصلاً کارکنان و کارمندان ترسی با عنوان از دست دادن شغل ندارند اما این وسط ممکن است که ترسی به وجودشان بیفتد که دیگر مثل قبل کارایی ندارند و به دنبال آن احساس کنند دیگر ارزشی برای سازمان ندارند. یک جور حس سرخوردگی که به وجود می‌آید.

فرض کنید تا یک مدت بیشتر زمان و وقت خود را برای جمع‌آوری و دسته‌بندی داده‌ها و اطلاعات و نامه‌ها، همچنین ارزیابی یک سری داده‌ها و پاسخ به نامه‌‌های اداری گذاشته‌اید؛ حالا یک سیستم بیاید و این‌ها را به سرعت انجام بدهد. معلوم است که حس خطر به همراه دارد. اما خب با یک برنامه درست از طرف مدیریت و رفع ترس و انرژی منفی به وجود آمده، می‌شود این احساس را از کارمندان دور کرد. البته این مورد را هم باید در نظر گرفت که نقش و کار آن‌ها تغییر خواهد کرد ولی باید اطمینان ایجاد شود که ارزش آن‌ها سر جایش می‌ماند.

دلیل سوم، ترس از کنترل نکردن فرایندها:

شاید دیده‌اید یا شنیده‌اید که بعضی از کارمندان در بعضی از فرایندهای کاری و تجاری، مهارت بیشتری دارند و از پس انجام وظایف به خوبی بر می‌آیند و به دنبال آن به این مورد افتخار می‌کنند‌. همین مورد یکی از دلایل مقاومت سازمانی در برابر اتوماسیون می‌شود چون به احتمال زیاد انجام آن وظایف دیگر به دست کارمند انجام نخواهد شد.

دلیل چهارم، عادت و تکرار در انجام کارها:

مشخص است که وقتی هر روز یک کاری را از سر عادت انجام بدهیم، به مرور زمان هم به آن خو می‌گیریم و اصلاً روز به روز هم آن را بهتر پیش می‌بریم و برایمان بسیار آسان می‌شود. حالا یکباره کنار گذاشتن عادت و تبدیل آن به یک روش دیگر معلوم است که سخت است و مقاومت ایجاد می‌کند.

دلیل پنجم، عدم شفافیت:

به طور کلی تغییر و تبدیل کاری به کاری دیگر نیاز به شفاف‌سازی دارد چون احتمال به وجود آمدن عدم اطمینان و جایگزینی موارد شناخته شده قبلی را دارد و به خودی خود باعث مقاومت سازمانی می‌شود‌.

دلیل ششم، نداشتن اطلاعات و آگاهی لازم:

مسلماً نداشتن آگاهی لازم از نکات مثبت تغییرات و از طرفی عدم شناخت و نداشتن اطلاعات کافی از مزیت‌ها و دستاوردها بعد از استفاده از اتوماسیون، باعث ایجاد مقاومت می‌شود.

باید دلایل مقاومت سازمانی را در پیاده‌سازی و استقرار اتوماسیون اداری جستجو و ارزیابی کرد و از طریق اعمال استراتژی‌های مناسب بر آن‌ها غلبه کرد.

چگونه میتوان بر مقاومت سازمانی جهت استقرار اتوماسیون اداری غلبه کرد

تا اینجا ما از دلایل مقاومت سازمانی سازمان‌ها و ارزیابی آن‌ها صحبت کردیم. بعد از مشخص کردن این موارد، حالا نوبت به‌کارگیری راهکارها و استراتژی‌های مناسب برای غلبه بر مقاومت سازمانی است که در ادامه به این موارد می‌پردازیم.

آگاه‌سازی و بیان مزایای اتوماسیون: یکی از راههای غلبه بر مقاومت سازمانی، آگاهسازی کارمندان در مورد تغییر پیش رو است. زمانی که اطلاعات، کافی نباشد مقاومت هم ایجاد می‌شود. حالا راه حل چیست؟

در گام اول باید ارتباطات را قوی کرد. چطوری؟ باید به آنها نزدیک شد. مزایا را گفت‌. نظرات آن‌ها را شنید تا مشخص شود از چه چیزهایی دقیقاً اطلاع ندارند. البته این کار شاید کمی زمان‌بر باشد. این ارتباط می‌تواند به شکل فرد به فرد، سخنرانی گروهی یا از طریق فرستادن پیام و ایمیل و درخواست بیان پاسخ به شکل ایمیل و پیام باشد‌.

حمایت و آموزش‌های لازم درباره اتوماسیون اداری: این مورد به افرادی برمی‌گردد که با ایجاد تغییر واقعاً اثر زیادی بر کار آن‌ها وارد خواهد شد. حالا چاره چیست؟ حمایت و رفع نگرانی. می‌پرسید چطوری این حمایت صورت می‌گیرد؟ جواب این است که این حمایت‌ها می‌تواند آموزش مهارت‌های جدید باشد یا حمایت‌های مشاوره‌ای‌. وقتی اتوماسیون وارد شود باید کسی هم باشد که با آن کار انجام بدهد. از طرفی فایل‌های آموزشی مربوط به استفاده از آن و مشاوره درباره کار با آن ضروری است.

کشاندن به سمت مشارکت و درگیرسازی: در این کار به طور مثال مدیر سازمان کارکنان و افرادی که در فرایند طراحی و پیاده‌سازی اتوماسیون قرار دارند، به مشارکت می‌کشاند و با درگیری آنها در موضوعات، از پیشنهادها و انتقادات آن‌ها برای رفع مقاومت سازمانی استفاده می‌کند.

صحبت و توافق: در این مورد مثلاً مدیر سازمان می‌تواند با افرادی که مقاومت بیشتری دارند و آشکارا پیاده‌سازی اتوماسیون اداری برای آن‌ها ضرر دارد، وارد صحبت بشود و تشویقی را مثل افزایش حقوق یا مزایا برای آنها در برابر تغییر در نظر بگیرد و با آن‌ها در این مورد توافق کند.

ایجاد انگیزه و به همکاری گرفتن: زمانی که روش‌های دیگر پاسخگو نبوده و هزینه بر باشد، مدیر می‌تواند به صورت انتخابی از اطلاعات استفاده کند و یک جوری زمینه را بچیند تا ضرورت تغییر را نشان بدهد. البته باید طوری باشد که کارمندان متوجه این سیاست نشوند. در واقع با این روش افراد مقاومت‌کننده را هنگام پیاده‌سازی اتوماسیون در نقشهایی که دوست دارند به کار می‌گیرند. البته این مشارکت نیست و همان‌طور که گفتیم یک نوع سیاست و ایجاد انگیزه است تا بر مقاومت سازمانی غلبه بشود.

ایجاد اجبار به شکل آشکار و پنهان: مسلماً زمانی که تغییرات ضروری باشد، مدیران هم قدرت بیشتری در دست دارند و می‌توانند کارکنان را با موضوعاتی تحت فشار و اجبار قرار بدهند، مثلاً با امکان ترقی، احتمال از دست دادن کار و موارد دیگر. البته این کار نباید به شکل دائم باشد.

کلام پایانی:

تغییرات در هر سازمان و شرکتی ممکن است آن سازمان را دچار چالش کند. بعضی از سازمان‌ها در برابر استفاده از اتوماسیون اداری مقاومت می‌کنند. این مقاومت سازمانی دلایل مختلفی دارد که ما در این مقاله تلاش کردیم این دلایل را ارائه بدهیم و همچنین به راهکارهایی برای غلبه بر استقرار اتوماسیون پرداختیم.