معرفی ارتباطات سازمانی و انواع آن

ارتباطات سازمانی شامل دو مفهوم ارتباطات و سازمان می‌باشد. ارتباطات به راه‌های انتقال پیام‌ها، داده‌ها، مفاهیم و معانی از یک گیرنده به فرستنده‌ای مشخص گفته می‌شود. نکته‌ای که درباره‌ی ارتباطات حائز اهمیت است، دریافت صحیح اطلاعات توسط فرستنده می‌باشد.

ارتباطات سازمانی چیست؟

فرآیند ارتباط می‌تواند بین دو نفر یا دو گروه به صورت مستقیم یا غیرمستقیم انجام گیرد. سازمان به گروهی از افراد اطلاق می‌گردد که برای دستیابی به اهدافی واحد، مسئولیت‌هایی را انجام می‌دهند. بر پایه دو تعریف بالا، ارتباطات سازمانی به فرآیند انتقال داده‌ها و مفاهیم، بین افراد یک سازمان یا افرادی که به صورت بالقوه با سازمان در ارتباط هستند گفته می‌شود. بدیهی است که هر سازمانی اهداف و منافع خودش را دنبال می‌کند که ارتباط مؤثر درون سازمانی به این امر کمک شایانی خواهد کرد.

ارتباطات سازمانی بر اساس نوع اطلاعات و مخاطب خود می‌تواند به سه دسته زیر تقسیم گردد:

• ارتباطات سازمانی کلامی
• ارتباطات سازمانی غیرکلامی
• ارتباطات سازمانی مکتوب

چرا ارتباطات سازمانی دارای اهمیت هستند؟

سازمانی می‌تواند به موفقیت دست پیدا کند که مدیران آن از اهمیت و تأثیر مثبت ارتباطات کاملاً آگاه باشند و اصول مدیریت را بدانند. یک مدیر لایق، سیستم ارتباطات سازمانی را به گونه ای طراحی و مدیریت می‌کند که در آن اطلاعات و پیام‌ها به ‌صورت کارآمد بین فرستنده‌ها و گیرنده‌ها ردوبدل گردند.

ارتباطات سازمانی به کارمندان کمک می‌کند که از وظایف خود و نحوه انجام آن‌ها به صورت کامل، آگاه شوند و بدون وجود ابهام مسئولیت‌های خود را به سرانجام برساند. همین امر باعث بالا رفتن انگیزه در رفتار کارمندان می‌شود.

این نوع ارتباط، به افراد امکان می‌دهد که با گفتگو راجع به مسائل و دغدغه‌های شغلی، راندمان کاری خود را بالا نگه دارند. ارتباطات سازمانی کارکنان را از انزوا خارج کرده و آن‌ها را به سمت پویایی سوق می‌دهد.

ارتقا سطح فکری و نگرش افراد درنتیجه یک ارتباط سازمانی کارآمد به وجود می‌آید. افراد در معاشرت و تبادل اطلاعات با دیگران رشد کرده و اثربخشی بهتری خواهد داشت.

ارتباطات سازمانی دسترسی کارمندان به منابع اطلاعاتی را آسان می‌کند. منابع اطلاعاتی در روند تصمیم گیری به افراد کمک کرده و از وقوع بسیاری هزینه‌ها جلوگیری خواهد کرد.

هر سازمانی مقرراتی دارد و اعضا موظف به پیروی از این قوانین می‌باشند. کار هر عضو بر عملکرد عضوی دیگر تأثیر می‌گذارد همچنین آن‌ها باید گزارش کاری خود را به مافوقشان ارائه دهند. همه این امور در بستر ارتباطات سازمانی صورت می‌گیرد و درواقع ارتباطات سازمانی به روند نظارت و کنترل مدیریتی هم کمک می‌کند.

ارتباطات سازمانی ناکارآمد ناشی از چیست و چه عواقبی برای سازمان دارد؟

عواملی مانند ضعف در قواعد سازمانی، عدم پیروی درست از مقررات سازمانی، برنامه ریزی نادرست، عدم بهره وری از روش‌های ارتباطی متناسب یا ایجاد اشتباه در رساندن پیام، می‌تواند یک ارتباط سازمانی را ناکارآمد و سست کند.

همان طور که ارتباطات سازمانی مؤثر، کارساز و مفید می‌باشد؛ ارتباط سازمانی ناکارآمد هم مخرب است و عواقبی دارد. تأثیرات منفی آن می‌تواند شامل آسیب به روابط بین افراد، از بین رفتن اعتماد، ایجاد هیجانات منفی و گسترش سوءتفاهم شود. اما در این بین استفاده از نرم افزارهای تحت وب مانند نرم افزار اتوماسیون اداری می تواند از این آسیب ها تا حدودی جلوگیری کند.

ارتباطات شامل چه عناصری می‌باشند؟

فرستنده: شروع کننده ارتباط است و پیام یا اطلاعاتی را برای فرستنده‌ای می‌فرستد.

رمز پیام: شامل نشانه‌ها و علائمی است که مفهوم پیامی را قابل ارسال می‌کنند.

پیام: هسته اصلی ارتباط و مفهومی است که باید بی کم و کاست به دست گیرنده برسد.

مجاری پیام: روش و ابزاری که برای انتقال پیام از آن استفاده می‌شود.

دریافت کننده پیام: یکی از حلقه‌های اصلی ارتباط است که پیام باهدف رسیدن به او ارسال می‌گردد.

کشف رمز پیام: تعبیر و تفسیر نشانه‌ها به زبانی قابل درک برای گیرنده است؛ به طوری که منظور فرستنده به طور صحیح منتقل شود.

اختلال یا پارازیت: هر اشکال یا مانعی که از رسیدن پیام جلوگیری کند، پارازیت محسوب می‌شود. پارازیت‌ها می‌توانند ادراکی، فنی یا تجهیزاتی باشند.

بازخورد: جوابی که گیرنده پس از دریافت پیام ارسال می‌کند.

ارتباطات سازمانی مؤثر از چه تکنیک‌هایی استفاده می‌کنند؟

با اعضای سازمان قرار ملاقات گروهی داشته باشید.

در ملاقات‌های گروهی فضایی ایجاد می‌گردد تا افراد افکار و ایده‌های خود را باهم در میان بگذارند. همچنین آن‌ها می‌توانند نظرات دیگران بشنوند، تحلیل کنند و اگر پیشنهاد یا مخالفتی داشتند، به طور آزادانه مطرح کنند. این جلسات رشد و شکوفایی سازمان را در پی خواهد داشت.

ارتباطات سازمانی را به صورت آنلاین ادامه دهید.

به دلیل استراتژی‌های سازمان، امکان کار کردن همه کارکنان در یک محیط مشترک وجود ندارد. از طرفی ضرورت ارتباط کارمندان شعبه‌های مختلف ایجاب می‌کند که ارتباطات سازمانی حتی به صورت آنلاین هم ادامه یابد؛ بنابراین همه‌ی اعضا باید برای این نوع ارتباط آموزش دیده باشند.

از نظرات مثبت و منفی همکاران و مشتریان خود استقبال کنید.

یک مدیر موفق و آینده نگر باید بستری را ایجاد کند تا کارمندان و مشتریانی که از خدمات سازمان استفاده می‌کنند، نظرات و انتقادهای خود را به راحتی مطرح کنند. ترتیب اثر دادن این نظرات به بهبود عملکرد و افزایش کارایی سازمان کمک خواهد کرد. سازمان باید افراد را در بیان دیدگاه‌هایشان تشویق کند تا اطلاعات و ارزیابی‌های اعضا را بدون کمترین هزینه به دست آورد.

رویدادهای گروهی تدارک ببینید.

برای اینکه اعضا ارتباطی مؤثر و کارآمد را تجربه کنند، بهتراست رفتار نزدیک‌تر و صمیمی‌تری باهم داشته باشند. برگزاری رویدادهای گروهی داخل و خارج از سازمان و تشویق کارمندان برای شرکت در آن‌ها، می‌تواند روابط باکیفیت، حرفه‌ای و سالمی را بین اعضا ایجاد کند.

از سویی دیگر مدیران سازمان در این رویدادها می‌توانند به ایدئولوژی اعضا جهت داده و رسیدن به اهداف سازمان را جزو اولویت‌های رفتاری کارکنان قرار دهند.

از اهمیت ارتباطات غیرکلامی غافل نشوید.

ارتباطات غیرکلامی و استفاده درست از زبان بدن بسیار مهم و کلیدی هستند. روزانه تعداد زیادی از پیام‌ها از طریق ارتباطات غیرکلامی منتقل می‌شود و می‌تواند حس احترام و باارزش بودن یا در مقابل حس نادیده گرفتن و کافی نبودن را به اعضا منتقل کند. هرکدام از مفاهیم بالا می‌توانند در راندمان کاری کارمندان تأثیر مثبت یا منفی‌ای بگذارد و به آن‌ها انگیزه یا رکود تزریق کنند. ارتباط چشمی، تن صدا، نحوه تکان دادن دست‌ها و غیره، در زبان بدن بسیار حائز اهمیت می‌باشند.

شخصیت مخاطبان خود را به درستی بشناسید.همان طور که در قسمت‌های قبل ذکر شد در یک ارتباط، فرستنده و گیرنده پیام نقش مهمی را ایفا می‌کنند. مخاطبان سازمان به عنوان گیرنده پیام، باید به درستی شناخته شود. خصوصیات رفتاری، علایق و ترجیحات آن‌ها اطلاعات زیادی را در زمینه ارتباط با آن‌ها به شما می‌دهد. شاید بهترین روش این باشد که از خود مخاطبانتان بخواهید تا خصوصیاتشان را برای شما شرح دهند و خواسته‌هایشان را مطرح کنند تا شما هم طبق آن بهترین تصمیم را اتخاذ کنید.

مهارت خوب گوش دادن داشته باشید.

ارتباط سازمانی مؤثر، تشکیل شده از مهارت‌های متنوعی است که گوش دادن صحیح یکی از اصلی‌ترین آن‌هاست. مدیرانی موفق هستند که بتوانند به صحبت‌های مخاطبان خود باحوصله گوش دهند. آن‌ها در ازای زمانی که در اختیار مشتریان و کارمندان خود قرار می‌دهند تا حرف‌هایشان را بزنند، اطلاعات زیادی را درباره‌ی کارکرد سازمان، ضعف‌ها و قدرت‌های آن به دست می‌آورند.

مسئولیت پذیر باشید.

هر سازمانی بسته به نوع عملکردش، وظایفی در مقابل مشتریان و همچنین اعضای درون سازمان خود دارد. هنگامی که مخاطبان موضوعی را بازگو می‌کنند و از سازمان توقع تغییر یا حرکت مثبتی دارند، وعده دادن صرف به آن‌ها مانند قرص مسکنی است که مشکل را فقط برای چند روز حل می‌کند. اگر به آن وعده‌ها عمل نشود اعتماد بین مدیران و مخاطبان درهم شکسته می‌شود و این برای سازمان یک نکته منفی به حساب می‌آید. مدیران باید در مقابل حرف‌ها و وعده‌های خود پاسخگو و مسئولیت پذیر باشند.

انواع ارتباط سازمانی

ارتباطات رسمی

در شبکه‌های ارتباط رسمی، پیام‌ها و اطلاعات استاندارد و طراحی شده در یک ساختار سازمانی مشخص انتقال می‌یابند. در این دسته بندی، پیام‌ها در کانال‌های رسمی ردوبدل می‌شوند و همه چیز طبق برنامه ریزی‌های مدیران پیش خواهد رفت. مدل ساختاری ارتباطات رسمی همان نمودار تشکیلاتی سازمان است و همه پیام‌ها و منابع آن‌ها، از مبدأ تا مقصد قابل پیگیری می‌باشند.

ارتباطات غیررسمی

ارتباطات غیررسمی شامل تعاملات کارمندان باهم یا کارمندان با مشتریان می‌باشد. در این نوع ارتباطات جریان آزادی از پیام‌ها و اطلاعات در جای جای سازمان رخنه می‌کند و مدیران نمی‌توانند کنترل خاصی روی آن‌ها داشته باشند. از ارتباطات غیررسمی به نام درخت انگور نیز یاد می‌شود؛ زیرا پیام‌ها مانند شاخه‌های درخت انگور رشد کرده و توانایی این را دارند که به هر قسمتی از سازمان ورود کنند.

ارتباطات غیر رسمی اغلب می‌توانند قدرتمندتر از ارتباطات رسمی عمل کنند و آن‌ها را تحت‌الشعاع خود قرار دهند. سرعت انتقال داده‌ها در این روش زیاد است و این می‌تواند موجب انتقال پیام‌های اشتباه یا ناقص شود.

ارتباط جهت دار: روبه پایین

این نوع از ارتباط به ارتباطی اشاره دارد که از طرف مدیران ارشد سازمان به سمت مدیران میانی، کارمندان یا کارگران خط تولید برقرار می‌شود. در ارتباط رو به پایین، عموماً استراتژی‌ها و دستورالعمل‌ها به صورت مکتوب به دست طبقه‌های پایین‌تر می‌رسد؛ البته تشکیل جلسات حضوری یا برقراری تماس تلفنی نیز مرسوم است. هدف این دسته از ارتباطات، آگاهی رسانی به کارمندان، مدیریت، هدایت و ارزیابی عملکرد آن‌ها می‌باشد.

ارتباط جهت دار: افقی

ارتباط افقی بین کارمندان سازمانی در یک سطح مشخص ایجاد می‌گردد. آن‌ها اغلب به صورت غیررسمی و در غالب ارتباط کلامی، پیام‌های خود را به یکدیگر منتقل می‌کنند. هنگامی که آنان با بیان احساساتشان، متوجه می‌شوند که از طرف اعضای هم ردیف خود درک می‌شوند، انگیزه و روحیه کاری آن‌ها تقویت شده و بالطبع عملکردشان بالا می‌رود.

معایبی هم به ارتباط‌های افقی وارد است؛ ازجمله این که وحدت بین کارمندان یک بخش و توجه بیش از حد به منافع خود ممکن است در رسیدن منافع و توجه به سطوح دیگر خللی وارد کند. همچنین امکان دارد این همبستگی‌ها بیش از نیاز کل سازمان باشد و اهداف سازمان را به مخاطره بی اندازد. نقص دیگر این سیستم ایجاد مشکل در روند ارزیابی عملکرد کارمندان از طرف مدیریت می‌باشد.

ارتباط جهت دار: روبه بالا

ارتباط رو به بالا دقیقاً مخالف ارتباط رو به پایین عمل می‌کند. در این ارتباط کارمندان خط میانی یا خط تولید پیام‌هایی را برای مافوقشان یا مدیران ارشد سازمانی ارسال می‌کنند. داخل پیام‌هایی که در سازمان رو بالا حرکت می‌کنند مطالبی از قبیل گزارش‌های عملکرد، ارائه ایده برای پروژه‌های جدید، پیشنهادات، درخواست مساعده و غیره مطرح می‌شود.

این ارتباط دید بهتری به مدیران می‌دهد تا در تصمیم ‌گیری‌های خود از نقطه نظرات کارمندان و کارگران که در جریان اصلی کار هستند، استفاده کنند.

ارتباط شفاهی

یکی از انواع ارتباطات سازمانی ارتباط شفاهی است. این ارتباط در نظر اول ممکن است غیررسمی و کم ارزش جلوه کند، ولی در واقعیت این گونه نیست. ارتباط شفاهی بین دو نفر یا گروهی از افراد سازمان برقرار می‌گردد. در سطوح بالاتر این ارتباط به صورت جلسه‌های ایده پردازی یا بررسی عملکرد سازمان برگزار می‌گردد که با یک برنامه ریزی مشخص می‌توان به آن سامان داد و از تأثیرات آن نهایت استفاده را برد.

ارتباط کتبی

ارتباط کتبی نوعی ارتباط رسمی، مکتوب و مدون است که طی آن اطلاعات مهم و طبقه بندی شده‌ای در یک سازمان منتقل می‌شوند. البته این قاعده گاهی می‌تواند تغییر کند ایمیل‌ها و پیام‌هایی که از طریق یک برنامه پیام رسان بین دو کارمند جا به جا می‌شود هم یک ارتباط کتبی محسوب می‌گردد که کارمندان برای تسهیل در ارتباط و برای امور مربوط به خود یا کارهای کوچک از آن بهره می‌برند.

ارتباطات کتبی جز اولین ارتباطات ثبت شده در یک سازمان است. تدوین استراتژی‌های کلی سازمان یا چارت‌های تفویض مسئولیت برای اطلاع رسانی به دیگر اعضا و کارمندان پایانی جزو ارتباطات کتبی محسوب می‌شوند.

ارتباط با (و میان) کارکنان

ارتباطات سازمانی به دو بخش درون و برون سازمانی طبقه بندی می‌شوند. کارکنان یک سازمان رکن اصلی ارتباطات درون سازمانی به حساب می‌آیند. این مخاطبان درون سازمانی، باید اول از طرف مدیریت در جریان اعلامیه‌ها، سیاست‌های جدید و تغییرات سازمانی قرار گیرند.

سپس این افراد نیاز دارند تا با کارکنان هم سطح خود یا در سطوح دیگر وارد رابطه شوند. برای رسیدن به یک ارتباط آسان و مستمر، کارکنان نیاز به ابزار و وسایلی دارند که عبارت‌اند از:

• دسترسی به اینترنت برای استفاده از پورتال سازمانی
• اطلاعیه‌های پرسنلی
• شبکه‌های اجتماعی پیام رسان مانند واتساپ
• کتابچه‌های پرسنلی
• ارتباط با سرمایه ‌گذار

سرمایه گذاران هم مانند کارمندان جزو اعضای داخلی سازمان محسوب می‌شوند و ارتباط با آن‌ها از نوع ارتباط درون سازمانی است. به همین خاطر ارتباط با سرمایه گذار بسیار مهم و تعیین کننده است. سازمان طی برنامه‌ی زمانی مشخص، موظف است که اطلاعاتی را برای سرمایه گذارانی ارسال کند.

اطلاعاتی مانند صورت جلسه‌های هیئت امنا، گزارش‌های مالی سالیانه و ماهیانه، اطلاعیه‌های مربوط به ارزش یا افزایش سهام شرکت، آپدیت‌های مربوط به ارزش سهام در بازارهای مالی، آنالیز بازار و غیره در ارتباط با سرمایه گذاران به آن‌ها منتقل می‌شوند.

ارتباط از راه بازاریابی

ارتباط از راه بازاریابی وظیفه مهمی را بر دوش می‌کشد و به دلیل این که مخاطبان آن افراد خارج از سازمان هستند، یک ارتباط برون سازمانی محسوب می‌گردد. شاید به جرئت بتوان گفت که همه سازمان‌های بازرگانی و خدماتی بخش ارتباط بازاریابی مخصوص خود را دارند و از این طریق مخاطبان هدف را به سمت خود جذب می‌کنند.

برای تعریف دقیق‌تر بازاریابی این طور می‌توان گفت که به بخشی از سازمان که مسئول تعریف و توصیف از خصوصیات قابل قبول کالا یا خدمات سازمان است به طوری که مشتریان را برای خرید و استفاده از آن ترغیب کند، بخش بازاریابی گفته می‌شود. بازاریابی می‌تواند از طریق بیلبورد، تبلیغات رسانه‌ای یا یک بسته بندی خاص صورت پذیرد.

روابط با دولت

روابط با دولت به آن بخش از روابط اطلاق می‌شود که سازمان با قانون گذاران، تیم‌های نظارت بر عملکرد، مذاکره کنندگان یا خود دولت وارد معاشرت‌های حرفه‌ای و تأثیرگذار شوند. این نوع از روابط جزو روابط خارجی سازمان است و اکثر سازمان‌ها برای این بخش، هزینه‌هایی را در نظر گرفته و از افراد متخصص و باتجربه در زمینه قوانین، استراتژی‌ها و مذاکره با دولت بهره می‌برند.

ارتباط سازمانی

روابط با دولت و سرمایه گذاران، ارتباط با کارکنان و ارتباط از راه بازاریابی، همه زیرمجموعه‌ی ارتباطات سازمانی می‌باشند. اهمیت تک تک این موارد در ارتباط سازمانی متمرکزشده و نیاز به توجه ویژه نسبت به آن را کاملاً نشان می‌دهد. هر سازمانی بسته به اهداف، اولویت‌ها، چگونگی ساختار تشکیل دهنده آن و وسعت کاری خود بخش‌هایی را به ارتباطات سازمانی اختصاص می‌دهد. گاهی متناسب با نوع فعالیت یک سازمان بر بخش ویژه‌ای از ارتباطات، تمرکز بیشتری می‌شود.

برای ارتباطات داخلی سازمان از چه ابزاری استفاده می‌شود؟

ویدئو

ویدیو یکی از ابزارهای مدرن ارتباطی و بستری مناسب برای بروز خلاقیت مدیران می‌باشد. ویدیوها علاوه بر انتقال مطالب و اطلاعات، به مخاطبان هدف احساسات و هیجانات فرستنده پیام را نیز منتقل می‌کنند. از مزایای استفاده از این تکنولوژی می‌توان به علاقه افراد به استفاده از آن، بهره‌مندی از ویدیو در بخش تبلیغاتی و ضبط سخنرانی‌ها و کنفرانس‌ها برای ایجاد ارتباط با همه اعضای سازمان به خصوص آن‌هایی که دور کار هستند و امکان شرکت در جلسات حضوری را ندارند، اشاره کرد.

اینترنت

سازمان‌ها همواره با حجم بسیار بالایی از اطلاعات و داده‌ها مواجه هستند که روز به روز در حال افزایش است و همه‌ی اعضا برای ادامه فعالیت کاری خود به آن‌ها نیاز دارند. اینترنت این فرصت را ایجاد کرده است که اطلاعات طبقه بندی و حفاظت شوند به آن‌ها خاصیت جستجو شوندگی داده است.

برنامه‌های تلفن همراه

امروزه برنامه‌های تلفن همراه پیشرفت چشمگیری داشته‌اند و بسیاری از سازمان‌ها به این فکر افتاده‌اند که برنامه موبایلی مخصوص به خود را داشته باشند. این پلتفرم به کارمندان این امکان را می‌دهد تا مسئولیت‌ها و وظایف خود را در حالت دورکاری هم انجام دهند و پیگیری کنند.

علاوه بر این، شرایط برقراری ارتباط با دیگر کارمندان و انتقال تجربه بین آن‌ها هم به وجود می‌آید.

اسکرین سیورها

اسکرین سیورها هرروز بر روی صفحات رایانه کارمندان خودنمایی می‌کنند و فرصت مناسبی برای انتقال مفاهیم و پیام‌های موردنظر سازمان می‌باشند. طراحی‌های جذاب و نوشته‌هایی که می‌تواند در ذهن اعضا حک شود و روزانه چیزی را به او گوش زد کند از ویژگی‌های جذاب اسکرین سیورها می‌باشد.

مدیریت ارتباطات

در سازمانی که اعضای آن تعداد زیادی پیام و اطلاعات را هرروزه جا به جا می‌کنند و ورودی داده‌ها، بسیار پرکار است، یک سیستم مدیریت ارتباطات نقش حیاتی و تعیین کننده‌ای را ایفا می‌کند. ممکن است هرکسی کار خود را به خوبی و روی نظم انجام دهد ولی نیاز است که سیستمی عملکرد کلی همه‌ی اعضا را نشان دهد تا در صورت بی نظمی منبع آن مشخص شود و چیزی از اطلاعات ناپدید نگردند.

نظرسنجی‌ها

پیگیری نظرات اعضای سازمان می‌تواند دید خوبی به مدیران بدهد تا بدانند سطح فکری و دانش عملی کارمندانشان در چه سطحی است؛ از طرف دیگر کارمندان از چه چیزهایی در سازمان رضایت دارند یا برعکس چه مواردی آن‌ها را آزرده می‌کند. نظرسنجی‌های حضوری احتمالاً کارایی خوبی ندارند زیرا افراد ترجیح می‌دهند که هویتشان مخفی بماند تا بتوانند نظرات خود را آزادانه و به دور از مصلحت اندیشی بیان کنند.

انجمن‌ها

در انجمن‌ها به اعضا امکان داده می‌شوند تا باهم در ارتباط نزدیک‌تری باشند و نظرات و ایده‌های خود را درباره بهبود عملکرد کاری سازمان حتی در بخش خود مطرح کنند. وجود انجمن‌ها به سازمان کمک می‌کند تا از پتانسیل‌های اعضا به نحو احسن استفاده کند و اتاق فکری کم هزینه را تشکیل دهد. نکته‌ای که حائز اهمیت است این است که باید با نظارتی مراقب باشند که بحث‌های اعضا به حاشیه کشیده نشوند. برای تشکیل انجمن‌های سازمانی، می‌توان از شبکه‌های اجتماعی پیام رسان یا برنامه‌های موبایلی مخصوص سازمان بهره برد.

وبلاگ‌ها

بستری که به مدیران رده بالای سازمانی امکان این را می‌دهد که خود را به طور کامل معرفی کنند وبلاگ‌ها هستند. مدیران در وبلاگ‌ها می‌توانند از نوع نگرش و دیدگاه‌های خود و هدفی که برای سازمان در نظر دارند صحبت کنند.

پادکست‌ها

پادکست‌ها ابزاری نوبنیاد هستند که توجه افراد زیادی را به سمت خود جلب کرده‌اند. سازمان می‌تواند اطلاعات و نگرش‌هایی را که نیاز است در ذهن اعضا نقش ببندد را در قلب پادکست‌هایی به آن‌ها عرضه کند. این پادکست‌ها می‌توانند انگیزشی یا شامل گزارشی از عملکرد کارکنان یا مقاله بررسی وضعیت سازمان در بازارهای مالی باشد.

انعطاف پذیری و امکانات خوبی که این ابزار دارد دست مدیران را کاملاً باز گذاشته است. پادکست‌ها می‌توانند در بازه زمانی مشخص مثلاً بازه ماهانه منتشر شوند.

علامت‌های دیجیتال

پیام‌های سازمانی در بهترین حالت باید همواره در معرض دید همه کارکنان سازمان باشند. برای کارگرانی که در خط تولید هستند یا در مکان‌هایی مشغول به فعالیت هستند که از کامپیوتر و برنامه‌های ارتباط جمعی استفاده نمی‌کنند، باید تابلوهای الکترونیکی نصب گردد که با نشانه‌های دیجیتال پیام‌های متناسب را دریافت کنند. این تابلوهای دیجیتال قابلیت این را دارند که اطلاعات را در قالب ویدیو، نوشته یا عکس منتقل کنند.

ابزارهای همکاری

نیاز به ابزارهای همکاری زمانی بیشتر احساس می‌شود که پروژه‌ای در سازمان از مکان‌های مختلف یا در زمان‌های متفاوت مدیریت و پیگیری شود. این ابزارها به کاربران امکان می‌دهند وظیفه خود را انجام دهند، درباره‌ی آن با دیگران صحبت کنند، نظرخواهی کنند و از همکاری دیگر کارمندان بهره ببرند.

خبرنامه‌ها

خبرنامه‌ها همان طور که از نامشان مشخص است رسالت انتقال آخرین خبرهای درون سازمانی را برای افزایش آگاهی کارمندان و به روز نگه داشتن آن‌ها بر عهده دارند. درگذشته خبرنامه‌ها به صورت کاغذی چاپ می‌شدند و در اختیار اعضا قرار می‌گرفتند ولی امروزه این روش منسوخ شده و خبرنامه‌ها به صورت دیجیتال منتشر می‌شوند. خبرنامه‌ها در قالب ویدیو، عکس یا پاورپوینت در وب سایت یا پورتال سازمانی بارگذاری می‌شوند.

شبکه اجتماعی

کاربرد شبکه‌های اجتماعی ازنظر هیچ کس پوشیده نیست. در سازمان‌ها هم این شبکه‌ها جایگاه ویژه‌ای دارند و زمینه ارتباط نزدیک‌تر و خلاق‌تر کارکنان را مهیا می‌کنند. گرچه این شبکه‌ها نظرات کارمندان را به گوش مدیران و دیگر اعضا می‌رسانند و به آن‌ها انگیزه کاری می‌دهد، ولی به دلیل اینکه نمی‌توان مدیریت خوبی روی انتقال پیام‌ها در این شبکه‌ها داشت ازنظر برخی نقض می‌شود.

ارتباطات سازمانی در یک سازمان با چه موانعی رو به رو می‌باشد؟

فقدان اعتماد به نفس در کارکنان

کارکنانی که اعتماد به نفس ندارند نمی‌توانند ارتباط موفقی با دیگران برقرار کنند آن‌ها در بیان نظرات ایده‌ها و خواسته‌های خود ضعیف هستند و این چرخه اطلاعات را در سازمان معیوب می‌کند.

پیش داوری و استفاده از کلیشه‌ها

استفاده از کلیشه‌ها به کارکنان اجازه تحلیل و بررسی نمی‌دهد و خلاقیت را از آن‌ها می‌گیرد. نباید اجازه داد کارکنان درگیر پیش داوری‌ها شوند و باید به آن‌ها میدان داد تا در موقعیت‌های مختلف فکر کنند و بهترین تصمیم را بگیرند.

فقدان گفتار صریح

اعضای سازمان باید بتوانند با صراحت و شفافیت با یکدیگر صحبت کنند تا معانی و مفاهیم را به طور کامل و صحیح به گیرنده برسانند. صحبت کردن در پوشش ابهام باعث کج فهمی و آسیب به ارتباطات سازمانی می‌شود.

زبان بدن

زبان بدن می‌تواند یک مانع برای انتقال درست پیام‌ها باشد. هنگامی که فردی صحبت می‌کند باید حرکت بدنش با مضمون حرفش مطابقت داشته باشد تا طرف مقابل گیج و سردرگم نشود و پیام به صورت صحیح انتقال یابد.

تعاملات نامنظم

تعاملات و جلسات وقتی تأثیرگذار هستند که مستمر و منظم باشند. مکالماتی که ماهی یک بار و پراکنده هستند، نمی‌توانند اعتماد و توجه مخاطبان را جلب کنند و عملاً هیچ کارایی‌ای ندارند.

گوش ندادن صحیح

این موضوع آن قدر مهم است که باید در جلسات کاری آموزش داده شود. افراد باید به حرف یکدیگر بدون پیش داوری و قبل از جواب دادن خوب گوش دهند. این فرآیند به طرف مقابل حس خوبی می‌دهد و باعث می‌شود اطلاعات درست مبادله شوند.

عدم صداقت

وقتی فردی متوجه شود که شما در صحبت‌هایتان صداقت ندارید اعتمادش نسبت به شما کاهش می‌یابد و دیگر ارزشی برای اطلاعات شما حتی به درست قائل نیست حفظ صداقت و اعتماد طرفین به انتقال پیام‌های درست کمک شایانی خواهد کرد.

آنچه در این مطلب مطالعه کردید نگرشی کامل به موضوع ارتباطات سازمانی بود. چنانچه در این خصوص پرسش‌هایی دارید که به آن ها پاسخ داده نشده است در بخش نظرات مطرح کنید تا متخصصین ما در اسرع وقت به آن پاسخ دهند.