آشنایی با OKR و ساختار آن + انواع و ویژگی های OKR
تصور کنید که سازمان شما یک برنامه جذاب و کمی بلند پروازانه ترتیب داده است. مثلاً قرار است در مجموعه شما زمان انتظار مشتری کاهش پیدا کند. خب این ایده عالی و کاربردی است. اما یک مشکل بزرگ وجود دارد. هیچ سیستمی برای اجرای مؤثر این ایده وجود ندارد. در واقع شما نمی‌دانید که باید کار را از کجا شروع کنید. حتی نمی‌دانید که اهداف کلیدی شما چطور و بر چه اساسی باید تیک بخورند. در این صورت است که رویکردی به اسم OKR پدید می‌آید و وارد عمل می‌شود. حال سؤال اینجاست که OKR چیست؟
OKRها دارای هدف یا چشم اندازی هستند که باید قابل اندازه گیری، انعطاف پذیر و شفاف باشد. این اهداف معمولاً توسط مدیریت ایجاد می‌شوند و هرگز درگیر جبران کم‌کاری یا بررسی عملکرد نیستند. این رویکرد به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا اهداف بلندپروازانه‌ای تعیین کنند و سپس بر روی دستیابی به نتایج در طول یک فصل تجاری تمرکز نمایند.
OKR چیست ؟
OKR سرواژه عبارت Objectives and Key Results است و در واقع چارچوبی را برای کسب و کارها فراهم می‌کند تا از طریق هدف گذاری ساده و استراتژی مشخص به آن اهداف دست پیدا کنند. در واقع نوعی سیستم مدیریت فرایند کسب و کار است. این رویکرد یک چارچوب هدف گذاری است که به سازمان ها کمک می کند تا اهداف را تعریف کنند و به جای صبر کردن به مدت چندین ماه برای دیدن نتایج، آن را در همان روز پیگیری نمایند.
دهه 1970 میلادی، اولین باری بودکه مدیرعامل وقت شرکت Intle، آقای اندرو گروو به همراه یکی از موفق‌ترین فروشندگان این شرکت به نام جان دوئر، متدولوژی OKR را توسعه دادند. آقای اندرو بعداً به عضویت در هیئت مدیره Google در آمد. به این ترتیب توانست متدولوژی OKR را در این شرکت در سال 1999 میلادی به اجرا دربیاورد. جالب است بدانید که از همان سال تا به امروز این متدولوژی هر سه ماه یک بار در گوگل دوباره استفاده می‌شود.
ساختار OKR چگونه است ؟
ساختار OKR از دو بخش اصلی تشکیل شده است.
- هدفی که می‌خواهید به آن برسید یا Objectives: این بخش شامل توصیف‌ها و تشریح‌های ساده و کاملاً کیفی از هدفی است که می‌خواهید به دست آورید. اهداف باید کوتاه، الهام بخش و جذاب باشند. یک هدف باید باعث ایجاد انگیزه واقعی و چالش در تیم شود.
- نتایج کلیدی یا key results: در واقع مجموعه‌ای از معیارها هستند که پیشرفت شما را به سمت هدف، اندازه‌گیری می‌کنند. برای هر هدف، باید مجموعه ای از دو تا پنج نتیجه کلیدی داشته باشید. اگر اهداف بیش از این باشند، تقریباً کاربرد خود را از دست می‌دهند.
در این ساختار چند نکته بسیار کلیدی وجود دارد. اول این که هدف اصلاً نباید پیچیده و غیرقابل درک باشد. این هدف باید آنقدر ساده و ملموس باشد که همه اعضای تیم به راحتی آن را به خاطر بسپارند. نکته دوم این که باید معیارهای کمی برای ردیابی نتایج کلیدی وجود داشته باشد و البته این که معیارها باید چیزی باشند که بتوانید آن را به موقع اندازه گیری کنید.
انواع OKR چیست؟
OKRها به طور کلی به دو نوع متعهد و آرزومند تقسیم می‌شوند که از نظر طراحی مشابه هستند، اما در استراتژی بسیار متفاوت خواهند بود:
- OKRهای متعهد: این اهداف به عنوان “اهداف کششی” نیز شناخته می‌شوند و نتایجی هستند که واقع‌بینانه بوده و باید برای تیم قابل دستیابی باشند. آنها مهمترین اهداف شرکت هستند؛ اهدافی که همه موافق هستند که باید به آنها دست یافت.
- OKRهای آرزومند: اینها اهداف رؤیایی و بلندپروازانه‌ای هستند که به احتمال زیاد به سختی به دست می‌آیند. با OKRهای آرزومند، باید انتظار شکست را داشته باشید و به جای نتیجه، هدف و تلاش را مورد تجلیل قرار دهید.
یک برنامه OKR خوب چه ویژگی‌هایی دارد؟
موارد زیر چند ویژگی کلیدی هستند که OKR های خوب آنها را دارند:
قابل اندازه‌گیری باشد
هسته اصلی یک OKR خوب این است که قابل اندازه‌گیری است. اگر OKR های شما به وضوح قابل اندازه‌گیری نیستند، تشخیص موفقیت کار دشوار خواهد بود. باید بتوانید پیشرفت را در جهت حرکت به سمت هدف پیگیری کنید. فرقی نمی‌کند که این اندازه‌گیری در سطح افزایش تعداد فالوورهای پیج لینکدین شما باشد یا افزایش فروش تا یک عدد مشخص. به هر حال باید بتوانید آن را با یک واحدی (لزوماً پول یا عددی نیست) اندازه بگیرید.
چالش برانگیز باشد
قرار نیست OKR یک هدف ساده و بدون چالش را نشانه بگیرد. اصلاً نمی‌خواهیم در OKR توقعات خود را پایین بیاوریم. چیزی که ریسک ندارد، آورده‌ای هم ندارد. به عنوان مثال، در بسیاری از تیم‌ها، OKRهایی کار می‌کنند که شامل اهداف بلندپروازانه باشند. اینها اهدافی هستند که کمی فراتر از چیزی هستند که شما و تیمتان به آن فکر می‌کنید یا حتی به نظر می‌رسد که قادر به انجام آنها هستید. البته حتماً قادر به انجام آن هستید، اما هنوز خودتان را به درستی نمی‌شناسید یا کمتر ریسک کرده‌اید.
واضح و مشخص باشد
هیچ کدام از اعضای تیم نباید در مورد OKR تردیدی داشته باشند. پیغام OKR و اهداف آن باید کاملاً روشن و واضح باشد و افراد آن را به خوبی درک کنند. هدف باید ساده باشد و نتایج کلیدی باید نشان دهند که دقیقاً چه چیزی را دنبال می‌کنید و چگونه آن را بدون نیاز به توضیح ردیابی می‌نمایید.
به طور مداوم بررسی شود
اگر کسی OKR های شما را به خاطر نیاورد، کار کردن روی آن بسیار دشوار خواهد بود. به خاطر داشته باشید که مهمترین بخش نوشتن OKR نحوه نوشتن آنها نیست؛ بلکه نحوه استفاده شما از آن است. باید بتوانید OKR را مرور کنید تا مفاد و جزئیات آن در ذهن شما و همه اعضای تیم نقش ببندد. به این ترتیب افراد تیم می‌دانند که چطور پیشرفت می‌کنند. توصیه ما این است که به صورت هفتگی OKR را مرور کنید و قدم‌هایی که به آن نزدیک می‌شوید را بر شمارید.
اما شاید بپرسید که این موارد را چگونه در کسب و کار خود پیاده کنید. باید بگوییم اصول مدیریت در پیشبرد این روند، موثر است. یک مدیر خوب میداند بر چه اساسی و با استفاده از چه ابزاری این راه را هموار کند. یکی از راههای پیاده کردن این روش استفاده از نرم افزار های تحت وب مانند نرم افزار اتوماسیون اداری، نرم افزار دبیرخانه و … است.
چگونه از OKR در کسب‌وکار خود استفاده کنید؟
نحوه اجرای OKR در کسب‌وکار به این صورت است که اهداف و نتایج کلیدی استراتژیک معمولاً برای 1 سال و اهداف تاکتیکی برای سه ماه تنظیم می‌شوند. در پایان هر چرخه، همه اعضای تیم در کنار هم نتایج را تجزیه و تحلیل می‌کنند و در صورت نیاز OKR های استراتژیک را تنظیم می‌نمایند. برای شرکت‌های جوان‌تر، شاید بهتر باشد که چرخه تاکتیکی کوتاه‌تری در OKR اتخاذ شود، مثلاً یک تاکتیک بین 6 یا 8 هفته‌ای.
توصیه می‌کنیم برای هر تیم یا فرد حداقل 2-4 هدف داشته باشید و برای هر هدف بیش از 3-5 نتیجه کلیدی مشخص نکنید. هر چیزی که در مورد اهداف فعلی نباشد، می‌تواند به برنامه مراحل بعدی اضافه شود. با این حال، میانگین نمره برای دستیابی به هرکدام از این اهداف نباید بالاتر از 70 تا 80٪ باشد.
مزایای استفاده از مدل OKR چیست؟
به لطف رویکرد منحصر به فردی که در OKR طراحی شده است، استفاده از این روش به شکل مثبتی بر نحوه تعیین و پیگیری اهداف تیم تأثیر می‌گذارد. در ادامه مزایای کلیدی OKR آورده شده است:
همسویی اعضای تیم با یکدیگر
این مهمترین هدف و فایده OKR است. استفاده از این متد می‌تواند اهداف و فعالیت‌های تیمی و فردی را به سمت مأموریت استراتژیک شرکت ببرد. مدیران ارشد باید OKR های شرکت را تنظیم کنند؛ البته آنها اغلب قبل از نهایی کردن این برنامه‌ها، آن را با همه تیم همگام سازی می‌نمایند. بر اساس برنامه مشخص شده در OKR، هر تیم یا هر بخش OKR های خود را برای کمک به دستیابی به اهداف کل شرکت تعیین می‌کند.
بر اساس اهداف تیم است که هر فردی اهداف خود را تعیین می‌کند؛ بنابراین، اهداف و نتایج کلیدی تضمین می‌کنند که همه در یک جهت حرکت می‌نمایند و آن جهت اهدافی است که رسیدن به آنها اولویت دارد.
انعطاف پذیری
OKRها برخلاف برنامه‌ریزی استراتژیک بلندمدت به شیوه سنتی، چرخه‌های اهداف کوتاه‌تر را ترجیح می‌دهند. این مدل برنامه ریزی به تیم‌ها اجازه می‌دهد تا خود را با تغییرات وفق دهند و به این واسطه خطرات و ضایعات کاهش پیدا کند.
تمرکز تیم
سادگی استراتژی در OKR و کاهش تعداد اهداف و نتایج کلیدی به اعضای تیم اجازه می‌دهد تا بر اهدافی که واقعاً مهم است، تمرکز کنند.
استقلال و مسئولیت پذیری اعضای تیم
تنظیم هدفی که از پایین به بالا تعیین شده است، به شرکت‌ها اجازه می‌دهد تا از تخصص اعضای خط مقدم خود در برخورد با مشکلات در جهت بهبود وضعیت و حل چالش‌ها استفاده کنند. واقعیت این است که مدیران ارشد در بهترین حالت فقط حدود 4 درصد از مشکلات خط مقدم را می‌دانند. به همین دلیل است که استفاده از استراتژی OKR به آب شدن این کوه یخ جهل کمک می‌کند.
یک ویژگی خوب در مورد OKRها این است که حداقل 60٪ از آنها توسط خود اعضای تیم تنظیم می‌شوند، نه توسط مدیران. با چنین رویکردی، همه افراد نسبت به اهداف خود مسئولیت شخصی دارند و انگیزه بیشتری برای دستیابی به آنها پیدا می‌کنند.
کارمندان متعهد
شفافیت اهداف و همسویی افراد، احساس مشارکت شخصی در رسیدن به هدف بالاتر را ایجاد می‌کند که باعث افزایش تعامل و انگیزه در اعضای تیم می‌شود. مشارکت بیشتر منجر به رضایت شغلی کارکنان می شود باعث افزایش بهره وری بالاتر می‌گردد.
دستیابی به نتایج فراتر از انتظار
اهداف مشخص و واضح همه را تشویق می‌کند تا فراتر از مرزهای آنچه ممکن به نظر می‌رسد، فکر کنند. در این شرایط است که افراد راه حل‌های خلاقانه و نوآورانه پیدا می‌کنند و به نتایج قابل توجهی دست می‌یابند. OKR ها به گونه‌ای ساختار یافته‌اند که به تیم‌ها کمک می‌کند تا خارج از چارچوب مشخص فکر کنند.
سؤالات متداول
تفاوت بین KPI و OKR چیست؟
همانطور که از بحث این مقاله پیداست OKR استراتژی مدرنی است که برای تنظیم و پیگیری پیشرفت به سمت اهداف استراتژیک و گاهی غیر استراتژیک از آن استفاده می‌شود. این در حالی است که KPI ها عملکرد را در برابر اهداف و معیارهای خاص اندازه گیری می‌کنند.
از طرفی OKRها یک چارچوب جهت دهی برای سازمان ارائه می‌کنند، در حالی که KPI ها اندازه گیری کمی از پیشرفت به سمت اهداف سازمان را ارائه می‌دهند.
یک نمونه OKR برای کسب و کارهای ایرانی مثال بزنید؟
به دلیل پررونق بودن بازاریابی دیجیتالی ترجیح دادیم که ایجاد یک نمونه OKR را در تیم‌های فعال در این حوزه مثال بزنیم:
مثال OKR در تیم بازاریابی محتوا:
- ایجاد مقالات آموزنده در بلاگ
- مصاحبه با 10 رهبر حوزه صنعت
مثال OKR در تیم سئو:
- هدایت 100هزار ترافیک ارگانیک به سمت سایت تا تاریخ مشخص
- 400 بار دانلود شدن PDF تا تاریخ مشخص
- بهبود وضعیت سایت در سئو
- قرار دادن حداقل 7 لینک داخلی در هر صفحه بلاگ