امنیت بایگانی اسناد | همه چیز درباره افزایش امنیت اسناد و مدارک

مهم ترین قسمت هر سازمان واحد بایگانی اسناد و مدارک می باشد. از آنجایی که در این واحد اسناد و مدارک مهم سازمان نگهداری و بایگانی می شوند تامین امنیت بایگانی اسناد برای سازمان ها حائز اهمیت می باشد.

یکی از راه های تامین امنیت اسناد فیزیکی راه اندازی بایگانی دیجیتال با استفاده از نرم افزار بایگانی اسناد می باشد. اما اگر بایگانی دیجیتال ندارید می توانید با رعایت برخی نکات امنیت بایگانی اسناد فیزیکی را تامین کنید. میزان خطرات احتمالی را به حداقل برسانید.

امنیت بایگانی اسناد:

به کلیه فعالیت ها و اقداماتی که در راستای حفظ و نگهداری اسناد و مدارک انجام می شود گویند. عواملی چون میزان سرمایش و گرمایش اتاق بایگانی، میزان نم اتاق بایگانی، عدم وجود حشرات موذی در اتاق بایگانی و… به ما در حفظ امنیت بایگانی اسناد کمک می کند. با اطلاع از موارد زیر می توانیم اقدامات و پیش بینی های لازم در جهت بهبود شرایط نگهداری اسناد انجام دهیم.

بر اساس آمار بیشترین میزان از بین رفتن اسناد و آسیب دیدن آنها در بایگانی اسناد براساس آتش سوزی و رطوبت می باشد. محل بایگانی که قصد نگهداری اسناد را دارید باید در برابر آتش سوزی و رطوبت دسترسی های غیرمجاز ایمن باشد.

در این مقاله قصد داریم به برخی از موارد مهم در خصوص تامین امنیت بایگانی اسناد و مدارک اشاره کنیم.

 

فاکتورهای کلیدی در امنیت بایگانی اسناد

 

عوامل محیطی (رطوبت، تهویه هوا و دما)

برای بایگانی اسناد و مدارک یا پرونده ها جتما باید محل نگهداری آنها جداگانه باشد. محل بایگانی باید کاملا خشک و خنک باشد.افزایش یا کاهش ناگهانی دمای اتاق بایگانی یک نوع تهدید برای اسناد و مدارک به حساب می آید. تغییرات در میزان حرارت هوا باعث افزایش سرعت از بین رفتن اسناد می شود. کپک یکی از عوامل مهم در تخریب اسناد و مدارک می باشد که توسط افزایش رطوبت در اتاق بایگانی ایجاد می شود.

راه حل موجود برای کنترل دمای اتاق بایگانی اسناد و کنترل رطوبت از سیستم تهویه استفاده می شود. سیستم تهویه رطوبت و گرد و خاک را به بیرون منتقل می کند و به کنترل دمای هوا کمک می کند.

 

آتش سوزی

آتش سوزی یکی از عوامل مهم در از بین رفتن اسناد و مدارک می باشد. برای حفظ امنیت بایگانی اسناد باید مسائل ایمنی در این خصوص رعایت شود. برای مثال باید نسبت به ایمن سازی در و پنجره ها اقدام شود تا در برابر نفوذ آتش ایمن شوند.

• نسبت به ایمن سازی سقف، دیوار . کفپوش ها در برابرآتش اقدام شود.
• نسبت به تهیه کپسول های آتش نسانی در اتاق بایگانی اقدام شود.
• نسبت به تهیه سطل شن در اتاق بایگانی اقدام شود.
• نسبت به تهیه قفسه های ریلی مدرن و هوشمند اقدام شود.
• نسبت به تعبیه آب پاش سقف و زنگ هشدار آتش سوزی اقدام شود.
• و…

آب

یکی از عواملی که باعث از بین رفتن اسناد می شود آب می باشد. برای حفظ امنیت بایگانی اسناد باید پیش بینی های لازم در خصوص تاسیسات ساختمان و لوله های انتقال آب مربوط به محل بایگانی انجام شود. تا جایی که امکان دارد باید سعی شود لوله های انتقال آب از اتاق بایگانی دور باشند. محل بایگانی نباید نزدیک موتورخانه ها و دیگ های بخار باشند.

برای دور ماندن اسناد از رطوبت و نم باید اتاق بایگانی و قفسه های بایگانی طوری طراحی شوند که هوا یان آن ها جریان داشته باشد. همینطور قفسه های بایگانی باید با دیوار فاصله داشته باشند و به جای پیچ شدن به دیوارها به سقف یا کف پیچ شوند.

روشنایی

یکی از مورادی که باعث ازبین رفتن اسناد می شود نورهای مصنوعی و نور خورشید است. نور محیط اتاق بایگانی باید فاقد اشعه ماورا بنفش یا مادون قرمز باشد. برای حفظ امنیت بایگانی اسناد و حفظ روشنایی اتاق بایگانی می توانید از روشنایی های LED استفاده کنید که میزان مصرف برق آنها نیز پایین تر است.

 

دسترسی

یکی از مورادی که باعث ازبین رفتن اسناد می شود سرقت اسناد است. برای این امر باید مسائل امنیتی را در محل بایگانی افزایش دهید.

• استفاده از قفسه های بایگانی هوشمند و مدرن در اتاق بایگانی
• استفاده از قفل و درب های صد سرقت برای اتاق بایگانی
• استفاده از حفاظ های فلزی
• استفاده از دوربین مداربسته

علاوه بر موارد بالا عوامل مهم دیگری نیز برای حفظ امنیت بایگانی اسناد وجود دارد. بهترین روش برای حفظ امنیت در بایگانی اسناد راه اندازی بایگانی دیجیتال یا استفاده از نرم افزار بایگانی اسناد می باشد.

برای این کار چک لیست ارزیابی نرم افزار بایگانی اسناد را مطالعه فرمایید.