امکانات کلیدی نرم افزار دبیرخانه که سازمان شما را از کاغذ بازی نجات می دهد!
به طور کلی در حوزه مکاتبات اداری مهمترین مشکل واحد دبیرخانه شرکت ها، مدیریت نامه ها و بایگانی آنها می باشد. در یک دبیرخانه سنتی عملیات ثبت نامه ها به صورت دستی و در دفتر اندیکاتور انجام می شود. همینطور بایگانی نامه ها و دسته بندی آنها در زونکن و قفسه های بایگانی انجام می شود. تا اینجای کار در دبیرخانه سنتی همه چیز خوب و قابل قبول است. مشکل زمانی به وجود می آید که می خواهیم یک نامه مربوط به گذشته را بین انبوه نامه ها پیدا کنیم. هرچه نامه قدیمی تر باشد پیدا کردن آن دشوارتر است.
تنها راه حل موجود تبدیل دبیرخانه سنتی به دبیرخانه الکترونیک می باشد. یک دبیرخانه الکترونیک را با یک نرم افزار دبیرخانه و بایگانی خوب می توان به راحتی ایجاد نمود. نرم افزار دبیرخانه و بایگانی یک سازمان، باید امکانات و قابلیت‌های فراوانی داشته باشد تا بتواند وظیفه ثبت نامه‌ها و مکاتبات اداری را به درستی انجام دهد. در مقالات قبلی تلاش کردیم امکانات و قابلیت های بهترین نرم افزار دبیرخانه را به شما معرفی کنیم. در این مقاله قصد داریم امکانات کلیدی نرم افزار دبیرخانه که باید از یک سیستم دبیرخانه انتظار داشته باشید را به شما معرفی کنیم پس در ادامه با ما همراه باشید.
امکانات کلیدی نرم افزار دبیرخانه
سازمان ها امروزه در تلاش اند تا همواره با افزایش سرعت و بهره‌وری، از سختی کار پرسنل خود کاسته و به کارایی آنان بیفزایند. در این راه از امکانات مختلف و تکنولوژی بهره می‌گیرند. یکی از ابزار مهم برای استفاده در این راه نرم افزار دبیرخانه است. از قابلیت و امکانات کلیدی نرم افزار دبیرخانه ۵ مورد را بررسی کرده و آن را با شما در میان می‌گذاریم. این ویژگی ها مهمترین قابلیت‌های یک نرم افزار دبیرخانه به شمار می‌آیند که بدون آنان نرم افزار دبیرخانه معنای خود را از دست خواهد داد.
ثبت نامه و اندیکاتور الکترونیک:
دفتر اندیکاتور در هر سازمانی، از اهمیت خاصی برخوردار است. این دفتر وظیفه دارد تا پرسنل را در ثبت، بایگانی و جستجوی نامه‌های موردنظر خود یاری کند. دفتر اندیکاتور خلاصه و شماره‌ای از انواع نامه‌های وارده و صادره سازمان را در خود جای داده است. در گذشته دفتر اندیکاتور به شکل سنتی و فیزیکی وجود داشته است و سازمان‌ها به صورت دستی اطلاعات را در آن وارد می‌کردند. پرسنل پس از ثبت شماره و اطلاعات مورد نیاز نامه در دفتر اندیکاتور، نامه را به صورت فیزیکی برای شخص مورد نظر در سازمان ارسال می کردند. نامه ممکن بود به صورت فیزیکی بین افراد مختلف در سازمان گردش پیدا کند و پاراف های مختلف برای آن درج شود. و در نهایت جواب نامه وارده توسط دبیرخانه آماده می شد و در دفتر اندیکاتور ثبت می گردید. در نهایت نامه برای سازمان مورد نظر ارسال می شد.
یک امکان کلیدی نرم افزار دبیرخانه و بایگانی: امکان ثبت نامه وارده، ثبت نامه صادره، ثبت نامه داخلی می باشد. با استفاده از این امکان ثبت نامه ها شرکت ها و سازمان ها از سختی کار با دفتر اندیکاتور خلاص شده و به راحتی می توانند نامه های خود را در نرم افزار دبیرخانه و بایگانی ثبت نمایند.
امکانات جانبی ثبت نامه ها در نرم افزار دبیرخانه بایگانی:
ثبت نامه در نرم افزار دبیرخانه، امکانات جانبی زیادی را در اختیار کاربران آن قرار میدهد که به برخی از آنها اشاره میکنیم:
- امکان ثبت اطلاعات نامه ها: فرستنده،گیرنده، شماره نامه، تاریخ نامه، موضوع نامه، خلاصه نامه، درجه اهمیت و اولویت نامه، محرمانگی نامه، نحوه دریافت نامه و…
- امکان درج عطف و پیرو برای نامه
- امکان پیوست تصویر و اسکن تصاویر برای هر نامه
- امکان پیوست فایل متنی WORD برای هر نامه
- امکان پیوست انواع فایل ها با فرمت های مختلف به تعداد نامحدود
- امکان درج شماره اندیکاتور نامه به صورت اتوماتیک
- امکان درج شماره نامه به صورت اتوماتیک
- و…
دسته بندی موضوعی و بایگانی نامه ها
مرحله اول از ایجاد یک دبیرخانه الکترونیک که ثبت نامه ها در سیستم دبیرخانه بود را پشت سر گذاشتیم. مرحله بعد ایجاد نظم و انظباط در سیستم دبیرخانه می باشد. در این مرحله باید نامه هایی که در دبیرخانه ثبت می شوند را منظم کنیم. این کار در نرم افزار دبیرخانه و بایگانی با استفاده از امکان بایگانی یا ایجاد زونکن های بایگانی انجام می شود و جزء امکانات کلیدی نرم افزار دبیرخانه می باشد.
هدف ما از ایجاد یک دبیرخانه الکترونیک، ایجاد نظم و تسهیل در انجام کار ها می باشد. بدیهی است که فقط با ثبت نامه در نرم افزار دبیرخانه به این هدف نمی رسیم و باید قدم های دیگری را در این راستا برداریم. نامه ها بعد از ثبت در دبیرخانه باید دسته بندی شوند و بر اساس دسته بندی ها بایگانی شوند. در نرم افزار دبیرخانه ما باید بتوانیم دسته بندی های مختلف برای نامه ها ایجاد کنیم تا بتوانیم آن ها را بر اساس دسته بندی ها بایگانی کنیم. برخی از امکانات مهم بایگانی نامه به شرح زیر است:
- امکان تعریف زونکن های مختلف بر اساس نیاز کاربران
- امکان ایجاد زیر شاخه برای هر زونکن
- امکان تعریف کد برای هر زونکن
- امکان تعیین سطح دسترسی برای هر زونکن
- امکان بایگانی یک نامه در چند زونکن
- و…
جستجوی نامه ها و گزارش گیری های پویا
پس از اینکه نامه ها و مکاتبات ما در نرم افزار دبیرخانه ثبت و بایگای شد، نوبت نحوه پیدا کردن و دسترسی به نامه ها می شود. این کار در سیستم دبیرخانه سنتی به صورت دستی و با استفاده از چشم انجام میشد و کارشناسان مجبور بودند برای یافتن یک نامه بین انبوهی از نامه ها مدت زمان زیادی را صرف کنند تا بتوانند نامه مورد نظر خود را پیدا کنند. در نرم افزار دبیرخانه این کار با استفاده از ابزارهای مختلف برای کاربران ساده تر شده و در مدت زمان کوتاهی کاربران می توانند به نامه های خود دسترسی یابند. این کار با استفاده از امکان جستجوی نامه و یا گزارش های متنوع انجام می شود.
بهترین نرم افزار دبیرخانه باید بتواند انواع گزارش ها را به صورت جدول یا نمودار در اختیار کارشناسان و مدیران قرار دهد. برخی از گزارش ها به شرح زیر می باشد:
- امکان جستجو و تهیه گزارش بر اساس: فرستنده، گیرنده، شماره نامه، تاریخ نامه، موضوع نامه، خلاصه نامه، درجه اهمیت و اولویت نامه، محرمانگی نامه، نحوه دریافت نامه و…
- امکان جستجو و تهیه گزارش بر اساس: نوع نامه ها وارده، صادره و …
- امکان جستجو و تهیه گزارش بر اساس: دسته بندی و زونکن های بایگانی
- و…
ارتباط مستقیم با فکس و ایمیل
شاید برای شما اتفاق افتاده باشد که هنگام دریافت یک نامه مهم از طریق فکس کاغذ دستگاه گیر کند و نامه به صورت ناقص دیافت شود، یا بعد از دریافت نامه از طریق فکس متن نوشته نامه کم رنگ یا پاک شود.
ارتباطات در دنیای امروز تفاوت بسیار زیادی با گذشته دارد. در گذشته افراد و سازمان‌ها از طریق نامه‌های پستی با یکدیگر در ارتباط بودند. اتفاق‌های بسیاری در این بین ممکن بود پیش بیاید، اعم از گم شدن نامه‌ها، دیر رسیدن و… . با گسترش تکنولوژی بشر متوجه شد که می‌تواند خیلی سریع، با استفاده از اینترنت، ایمیل و فکس، نامه‌های خود را ارسال کند. این امر آرام آرام بین سازمان‌ها گسترش یافت و مزایای زیادی به‌همراه خود آورد، که مهمترین آن سرعت ارسال نامه‌ها و جلوگیری از اتلاف وقت بود.
هر سازمان با ساخت یک ایمیل و یا اختصاص خط تلفن به فکس، می‌توانست به سرعت نامه‌هارا ارسال یا دریافت کند. پس کم کم به این فکر افتادند که باید دبیرخانه را نیز همگام با تکنولوژی ارتقا دهند. امروزه از قابلیت و امکانات کلیدی نرم افزار دبیرخانه می‌توان به این امر اشاره کرد که باید توانایی سازگاری با نامه‌هایی که به صورت ایمیل و فکس ارسال و وارد می‌شود را داشته باشد. همچنین این قابلیت را داشته باشد که این نوع نامه‌هارا در بایگانی خود ذخیره کند.برخی از قابلیت ها و امکانات فکس و ایمیل به شرح زیر می باشد:
- امکان ارتباط مستقیم با فکس و ایمیل های سازمان
- امکان دریافت نامه ها توسط دستگاه فکس از داخل سیستم دبیرخانه
- امکان ارسال نامه ها توسط دستگاه فکس از داخل سیستم دبیرخانه
- امکان تعیین سطح دسترسی برای نامه هایی که از طریق فکس و ایمیل دریافت می شوند
- و…
نرم افزار دبیرخانه تحت وب – دسترسی در هر زمان و مکان
- آیا پرسنل شما دور کار هستند؟
- آیا شرکت شما پروزه های مختلفی در مکان های مختلفی اجرا میکند؟
- آیا شرکت شما شعبه یا ساختمانهای دیگری دارد؟
- آیا مدیران سازمان شما دائم در سفرهای کاری هستند؟
اگر جواب سوال های بالا، بله می باشد، بیانگر این موضوع است که شرکت شما به یک نرم افزار دبیرخانه تحت وب نیاز دارد.
قابلیت مهمی که بسیار درباره آن حرف زده‌ایم. تحت وب بودن یک سیستم است. این امر امروزه بسیار کاربرد دارد. در دنیای امروز دورکاری جزئی از مشاغل محسوب می‌شود. بعضی پرسنل به صورت دورکار استخدام می‌شوند و حضور فیزیکی در سازمان ندارند. بعضی کارمندان و مدیران به علل مختلف، و در روزهای مختلف، نمی‌توانند در دفتر حضور داشته باشند. در صورت عدم حضور فیزیکی آنان، نباید خللی در امور کاری سازمان ایجاد شود. از همین رو بسیار مهم است که کارمندان از هرجا و هر زمان به اطلاعات سازمان دسترسی داشته باشند.
یک سیستم دبیرخانه تحت وب برای سازمان بسیار مهم است. پرسنل از هرجا و در هر زمان با ورود به پنل کاربری خود می‌توانند به میزانی که به آنان اجازه دسترسی داده شده، به اسناد و نامه‌های دبیرخانه دسترسی داشته باشند. همچنین این سیستم قابلیت ورود با تلفن همراه را نیز داراست. این امر از قابلیت و امکانات کلیدی نرم افزار دبیرخانه است، که نمی‌توان از آن چشم‌پوشی کرد. مورد مهم دیگر این است که هر ورود به دبیرخانه باید ثبت شود. در یک نرم‌افزار خوب تغییر در هر نامه، قابل تشخیص است، اینکه به دست چه کسی انجام شده و در چه تاریخی بوده است. این مورد امنیت بسیار زیادی برای سازمان به همراه خواهد داشت، که احتمال هرگونه کلاهبرداری و سرقت را به شدت کاهش میدهد.
کلام آخر:
در این مقاله تلاش کردیم که امکانات و قابلیت های مهم نرم افزار دبیرخانه را بیان کنیم. قطعا امکانات نرم افزار های دبیرخانه می تواند بیشتر از لیست بالا باشد اما هدف ما بیان امکانات اساسی و پایه و از همه مه تر کیفیت این امکانات بود. پیشرفت و گسترش نرم افزار‌ها متناسب با نیازهای سازمان‌ها همچنان ادامه دارد. یک نرم افزار دبیرخانه خوب نیز هم‌پا با تکنولوژی و سازمان‌ها پیش خواهد رفت. همواره در نظر داشته باشید این قابلیت‌هایی که ذکر کردیم جزء جدایی ناپذیر از یک سیستم دبیرخانه است.
برای مشاهده لیست امکانات کلیدی نرم افزار دبیرخانه یگانه و یا هماهنگی جلسه درخواست دمو روی لینک های مربوطه کلیک نمایید.