برون سپاری اسکن اسناد چیست؟

برون سپاری اسکن چیست؟ هرچه سن سازمان شما بالاتر برود، تعداد اسناد و مدارکی که باید در بایگانی نگهداری شوند هم بیشتر می‌شود. شاید در سالهای اولی که سازمان یا مجموعه شما شروع به کار کرده، نگهداری از این اسناد کار مشکلی نبوده است. اما به تدریج حجم این پرونده‌های کاغذی آنقدر زیاد می‌شود که نگهداری از آن‌ها تبدیل به یکی از اصلی‌ترین دشواری‌های مجموعه می‌شود.

یکی از بهترین راه‌ها برای بایگانی اسناد و مدارک، دیجیتالی کردن و اسکن اسناد و نگهداری از آن‌ها در نرم افزار بایگانی دیجیتال است. اما همین مرحله دیجیتالی کردن اسناد بسیار مهم است.

اگر سازمان شما خودش مجهز به اسکنرهای بسیار قوی است و می‌توانید اسناد و مدارک موجود در بایگانی را به سرعت و با دقت بالا اسکن کنید، که مشکلی از این بابت وجود ندارد. اما اگر نمی‌توانید این کار را درون سازمان انجام دهید، بهترین راه برون سپاری اسکن اسناد و مدارک است.

شرکت‌های بسیاری وجود دارند که با در اختیار داشتن تیم‌های اسکن آموزش دیده و دستگاه‌های اسکنر پیشرفته، می‌توانند بایگانی فیزیکی سازمان شما را به بایگانی هوشمند دیجیتالی تبدیل کنند.

برون سپاری اسکن اسناد و مدارک چیست؟

برون سپاری اسکن اسناد و مدارک به معنی سپردن پروژه اسکن اسناد به مجموعه‌هایی است که به طور تخصصی این کار را انجام می‌دهند.

به طور مثال شرکت یگانه چند تیم خبره متشکل از افرادی دارد که زیر و بم کار با اسکنرهای حرفه‌ای را می‌دانند. همچنین به پروسه اسکن اسناد و مدارک مسلط هستند و صفر تا صد کار اسکن مدارک، از بازگشایی پرونده‌ها تا امحاء را به خوبی آموزش دیده‌اند. همچنین این شرکت مجهز به دستگاه‌های اسکنری است که هر چیزی اعم از اسناد و مدارک کاغذی، کتاب، پارچه، نقشه‌های ساختمانی و … را در هر ابعادی اسکن می‌کنند.

حالا شما می‌توانید به سادگی پروژه آرشیو دیجیتال یا دیجیتالی کردن بایگانی خود را، از همان مرحله ابتدایی که اسکن اسناد و اوراق موجود است، به شرکت یگانه بسپارید. تیم اسکن شرکت یگانه با توافقی که بین شما و مدیران این شرکت صورت می‌گیرد، در محلی که شما تعیین می‌کنید (این محل استاندارد خاصی دارد) پروژه اسکن را اجرا می‌کنند. این تیم قادر است بلافاصله فایل‌های اسکن شده را به نرم افزار بایگانی اسناد یگانه منتقل و در آنجا سازمان‌دهی کند.

به این ترتیب شما با برون سپاری اسکن اسناد و مدارک خود، بدون این که هیچ دردسری را در طی انجام آن متحمل شوید، یک بایگانی دیجیتالی خواهید داشت.

برون سپاری اسکن اسناد و پرونده چه مزایایی برای سازمان‌ها دارد؟

به میزان مشغله‌ای که امروز در سازمان متوجه شماست نگاه کنید. اگر آنقدر وقت خالی دارید که یک بایگانی مملو از قفسه‌های پرشده از کاغذ را اسکن کنید، به طوریکه هیچ کاغذی از دست نرود و از اسکن شدن جا نماند؛ همچنین اگر اسکنر پرسرعت و پیشرفته دارید که سرعت بالایی داشته باشد، در ضمن اگر می‌توانید افرادی را در مجموعه استخدام کنید یا کارمندان خود را به این کار بگمارید، پس می‌توانید اسکن اسناد و مدارک را خودتان انجام دهید. در غیر این صورت بهتر است با برون سپاری اسکن اسناد و مدارک خیال خودتان را از هر نظر راحت کنید.

چون:

• برون سپاری اسکن اسناد و مدارک ارزان‌تر تمام می‌شود

شما برای این کار به چندین نفر نیرو و ابزارهای زیادی احتیاج دارد. افرادی باید باشند که شما کار بازگشایی پرونده‌ها، اسکن و وارد کردن فایل‌های دیجیتالی به نرم افزار بایگانی دیجیتال، بستن مجدد پرونده‌ها بر اساس استاندارد تعیین شده و در نهایت امحای پرونده‌ها (این بخش به صلاحدید شما انجام می‌شود) را به آن‌ها بسپارید.

همچنین به چندین دستگاه اسکنر نیاز دارید که پروسه اسکن کردن اسناد با سرعت انجام شود.

در این حالت شما هم بودجه متنابهی را برای تربیت نیروهای اسکن نیاز دارید و هم باید اسکنر تهیه کنید. در چنین حالتی بهترین راه جایگزین، برون سپاری پروژه اسکن است. چون مجموعه‌هایی که چنین پروژه‌هایی انجام می‌دهند هم نیروی متخصص این کار را در اختیار دارند، هم مجهز به اسکنرهای پیشرفته هستند. بنابراین شما به جای تهیه همه مایحتاج چنین پروژه بزرگی، با مبلغی بسیار کمتر این کار را انجام خواهید داد.

• OutSource کردن پروژه اسکن سریع‌تر است

وقتی نیاز نباشد زمانی را صرف آموزش دادن به نیروهای اسکن کنید، فقط چند روز بعد از این که تصمیم به اسکن مدارک و اوراق شرکت خود بگیرید، می‌توانید آن را آغاز کنید. بنابراین در عصری که سرعت در انجام امور حرف اول را می‌زند، پروژه اسکن اسناد خود را برون سپاری کنید.

• برون سپاری اسناد ایمن‌تر است

آنچه قرار است اسکن شود، اسناد و مدارکی است که برای سازمان شما اهمیت دارد. این اسناد حاوی محتوایی است که احتمالاً نباید هرکسی در مورد آن‌ها بداند. اگر خودتان بخواهید این کار را انجام دهید، احتمالاً از افراد داخل شرکت یا کسانی استفاده می‌کنید که آن‌ها را نمی‌شناسید. کاری که ممکن است در نهایت به لو رفتن اطلاعات و سو استفاده از محتوای پرونده‌ها منجر شود.

شرکت‌هایی که کار اسکن اسناد را انجام می‌دهند. تیم‌هایی دارند که از نظر سطح اطمینان، رازداری و وفاداری پرسنل اسکن عالی هستند. افراد تیم اسکن به موضوع اهمیت اطلاعات و محتوایی که اسکن می‌کنند، واقف هستند. آن‌ها در این خصوص آموزش می‌بینند. ضمن آن‌که شرکت‌هایی که پروژه اسکن خود را به آن‌ها می‌سپارید. در خصوص عدم افشای اطلاعات به شما تعهد داده و خودشان را ملزم به حفاظت از اطلاعات شما می‌دانند.

چه نوع پرونده‌ها و اسناد و مدارکی را می‌توان برون سپاری کرد؟

هیچ فرقی نمی‌کند که سازمان شما در چه حوزه‌ای کار می‌کند. بیمارستان‌ها، دفاتر حقوقی، شرکت‌های مالی، بانک‌ها، اداره‌های دولتی، شرکت‌های خصوصی و به طور خلاصه هر مجموعه‌ای که سند تولید می‌کند. می‌تواند از مزایای بیشمار برون سپاری اسکن اسناد بهره ببرد.

شرکت‌هایی که کار اسکن اسناد را برای مجموعه‌های دیگر انجام می‌دهند، می‌توانند هر سندی را اسکن کنند. به همین دلیل است که برون سپاری اسکن پرونده‌های پزشکی بیمارانMRS ، اسکن پرونده‌های پرسنلی، برون سپاری اسکن اسناد مالی، اسکن پرونده های حقوقی و … در دستور کار سازمان‌های بسیاری قرار دارد.

تجهیزات مورد نیاز در برون سپاری اسکن اسناد

تجهیزاتی که برای برون سپاری اسکن اسناد نیاز دارید، بستگی به حجم اسنادی دارد که باید اسکن کنید. اگر حجم اسناد شما کم است، می‌توانید طبق قراری که با شرکت اسکن اسناد می‌گذارید، پرونده‌ها را برای آن‌ها ارسال کرده تا در محل خودشان آن را اسکن کنند. به این ترتیب شما به هیچ تجهیزاتی نیاز نخواهید داشت. چون اصل کار در خارج از محل شرکت شما انجام می‌شود.

اما اگر قرار است اسکن را در سازمان خودتان انجام دهید باید این موارد را تهیه کنید:

• یک اتاق منظم با تهویه مناسب، نور کافی و تمیز
• میز به تعداد کافی برای قراردادن کامپیوترها و اسکنرها
• صندلی
• قفسه به تعداد کافی برای سازمان‌دهی پرونده‌ها

درب اتاقی که برای این کار انتخاب می‌کنید باید حتماً قفل شود تا امنیت اسناد حفظ شود. همچنین چون افراد تیم اسکن نباید گوشی موبایل همراه داشته باشند. باید امکانی فراهم کنید که ابتدای روز گوشی موبایل از آن‌ها گرفته شود. و آخر ساعت کاری به ایشان پس داده شود.

برای رفاه حال تیم اسکن بهتر است. امکانات لازم برای استفاده از نوشیدنی‌های گرم و آب در اتاق اسکن فراهم باشد.

معرفی خدمات پروژه اسکن اسناد و مدارک یگانه

شرکت یگانه یکی از مجموعه‌های پیشرو در زمینه اسکن اسناد است. این مجموعه تجربه اسکن اسناد و دیجیتالی کردن بایگانی شرکت‌های خصوصی، سازمان‌های دولتی و بیمارستان‌های بسیاری را دارد.

تیم اسکن شرکت یگانه به زیر و بم پروسه اسکن مسلط است. و قادر است تمامی مراحل اسکن را بدون خطا و نشت اطلاعات انجام دهد.

این مجموعه می‌تواند اسکن اوراق و مدارک هر مجموعه‌ای را به صلاحدید آن‌ها در محل شرکت شما یا در ساختمان خود شرکت یگانه انجام دهد.