معرفی سازمان خلاق و ویژگی ها و نحوه ایجاد
خلاقیت سازمانی برای سازمان‌هایی که به دنبال رقابت در محیط کسب و کار پویای امروزی هستند حیاتی است. سازمان خلاق معمولاً با ایجاد فضایی امن برای ارائه ایده‌ها و تشویق به خطا کردن، از خلاقیت افراد بیشترین استفاده را می‌کند و باعث ایجاد ارزش‌های مثبت و سرمایه فکری در سازمان می‌شود. از جمله مزایای ایجاد یک سازمان خلاق، افزایش نوآوری، رشد تجاری و در نتیجه توسعه سازمان، جذب استعدادهای خلاق و نوآور و افزایش رضایتمندی کارمندان از کار خود است.
سازمان خلاق چیست؟
یک سازمان خلاق سازمانی است که خلاقیت را در میان اعضای خود پرورش داده و تشویق می‌کند تا ایده‌ها، محصولات یا راه‌حل‌های نوآورانه و تازه تولید نماید. این نوع سازمان معمولاً به اصالت، آزمایش و تفکر خارج از چارچوب ارزش می‌دهد. به طور کلی، یک سازمان خلاق دارای فرهنگ و محیط است که افراد را پرورش داده و توانمند می‌سازد تا خلاقانه فکر کنند و از طریق ایده‌ها و راه‌حل‌های نوآورانه به موفقیت سازمان کمک نمایند.
اهمیت خلاقیت در سازمان
امروزه سازمان‌ها در یک محیط جهانی و بسیار رقابتی کار می‌کنند که نیاز شدیدی به خلاقیت دارند. خلاقیت چیزی است که به ایده‌های بزرگ دامن می‌زند، طرز تفکر کارکنان را به چالش می‌کشد و دری را به روی فرصت‌های تجاری جدید باز می‌کند. خلاقیت در کسب و کار اولین گام مهمی است که باید در اولویت اول مدیر ارشد سازمان باشد. یک نظرسنجی توسط IBM از بیش از 1500 مدیر اجرایی این نکته را تأیید می‌کند: خلاقیت به عنوان اولویت شماره یک برای موفقیت تجاری سازمان رتبه بندی می‌شود که مقدم‌تر از نظم و انضباط مدیریتی، یکپارچگی و حتی چشم انداز سازمان است.
چنانچه سازمانی بتواند این اولویت‌بندی را تحقق بخشد، می‌تواند مطمئن باشد که نه تنها از گردونه رقابت جهانی خارج نمی‌شود، بلکه می‌تواند جایگاه خود را محکم‌تر نماید. به همین دلیل، «خلاقیت» و «نوآوری» اغلب به جای هم استفاده می‌شوند، اما دو مفهوم مجزا هستند.
ویژگی‌های یک سازمان خلاق
تا به امروز تحقیقات و مطالعات وسیعی درباره سازمان خلاق انجام شده است که نشان می‌دهند این نوع سازمان‌ها ویژگی‌های زیر را دارند:
کارکنان خلاق: اولین و مهم‌ترین ویژگی سازمان‌های خلاق این است که دارای افرادی با استعداد، خلاق ، دارای ایده‌های خاص و ظرفیت تفکر و همچنین درک گسترده‌تری از تقریباً همه حوزه‌ها هستند.
شناخت کافی: این نوع سازمان افراد خلاق و کمک‌های انجام شده توسط آنها را به اندازه کافی به رسمیت می‌شناسد. علاوه بر این، این سازمان‌ها با استفاده از پاداش یا ارتقاء شغلی در سمت‌های چالش برانگیز، باعث می‌شوند کارکنان انگیزه پیدا کنند تا در آینده نیز کمک‌های بهتری به سازمان ارائه دهند.
رویکرد بی طرفانه و عینی: در یک سازمان خلاق، کارآفرین رویکردی بی طرفانه و عینی نسبت به کارکنان خود دارد. ایده‌های کارکنان بر اساس سودمندی آنها ارزیابی می‌شود؛ نه بر اساس موقعیت ارائه دهندگان ایده.
دارای ارتباطات باز و گسترده: در این گونه سازمان‌ها، ارتباطات بین کارکنان گسترده است؛ مانند ارتباطات دو طرفه، تبادل آزاد افکار، استفاده از روش‌های ارتباطی مناسب و ارتباط منظم. علاوه بر آن، رازداری در چنین سازمانی بسیار محدود است.
خودمختاری در تمام سطوح سازمان: استقلال در سازمان خلاق ممکن است در همه سطوح مشاهده شود. از این رو اعضای سازمان به جای ایده‌های قدیمی و منسوخ، ایده‌های مدرن ارائه می‌کنند و اجرا نیز بر همین اساس است. اعضا و افراد نیز دارای آزادی کامل در شروع و انتخاب وظایف خود هستند تا تصمیمات مطابق با شرایط حاکم اتخاذ شود. بنابراین، ساختار سازمان خلاق بسیار خودمختار است.
اتخاذ ابعاد اضافی: در سازمان خلاق، علاوه بر روش‌ها و تکنیک‌های مورد استفاده قدیمی، ابعاد و تکنیک‌های دیگری مانند سیستم پیشنهادات، طوفان فکری، روش‌های حل مسئله و … نیز اتخاذ می‌شود.
تحمل راحت شکست‌ها: شکست برای سازمان خلاق یک اتفاق عادی است. علاوه بر این، این گونه سازمان‌ها به ایده‌های ابراز شده توسط افراد مختلف احترام می‌گذارند و آنها را غیرعملی و بی‌ارزش تلقی نمی‌کنند تا در آینده ایده‌های بیشتری ارائه شود.
تشویق برای تماس‌ها و روابط: سازمان‌های خلاق، کارکنان، مدیران و افسران خود را تشویق می‌کنند تا با مدیران سازمان‌های خارجی و مؤسسات رقیب ارتباط برقرار کنند. زیرا ایده‌های مفید افراد خارجی نیز قبلاً اجرا شده است و می‌تواند مناسب باشد.
پذیرش کامل تغییرات:کارکنان سازمان‌های خلاق نه تنها آماده پذیرش تغییرات جدید هستند، بلکه آنها را کاملاً می‌پذیرند.
اتخاذ سیاست پرسنلی ناهمگون: سازمان‌های خلاق یک سیاست شخصی ناهمگون را اتخاذ می‌کنند:
- پذیرش سنت‌های موجود، تصمیمات گذشته و روش‌های کاری تعیین شده الزام آور نیست.
- تلاش می‌شود راه حل‌های مشکل سازمان با روش‌های غیر اختصاصی حل شود.
- این خط مشی سرگرمی، لذت و ابتکارات را تشویق می‌کند.
چارچوب سازمانی غیرمتمرکز: در سازمان خلاق یک چارچوب سازمانی غیرمتمرکز اتخاذ می‌شود. به همین منظور، کارکنان آزاد هستند فعالیت‌های خود را برنامه‌ریزی کنند و همچنین فرصت‌های گسترده و کافی برای رفتار و مشارکت خلاقانه نیز دارند.
اساس ترفیع: به طور معمول دو مبنا برای انتخاب و ارتقای افراد در سازمان‌ها وجود دارد: ارشدیت و شایستگی یا کیفیت. اما در سازمان‌های خلاق، انتخاب‌ها و ترفیعات فقط بر اساس شایستگی یا کیفیت است.
مزایای یک محل کار خلاق
بر کسی پوشیده نیست که رهبران سازمانی در قرن بیست و یکم باید با مسائل پیچیده سازمانی کنار بیایند و به آنها پاسخ دهند. گاهی اوقات، این مسائل و مشکلات را می‌توان با استفاده از یک فرمول استاندارد یا مجموعه‌ای از اقدامات حل کرد. این اقدامات عبارتند از: تجزیه و تحلیل دقیق شرایط و محرک‌ها، اعمال منطق برای تعیین مسیر عمل یا دنبال کردن آنچه قبلاً انجام شده است. در مواقع دیگر، به‌ویژه زمانی که این موضوع چیزی است که سازمان قبلاً با آن مواجه نشده است، برای حل مشکلات و جلب رضایت ذینفعان به نوآوری واقعی نیاز است.
در بیشتر تنظیمات سازمانی، از رهبران انتظار می‌رود که بتوانند خلاقانه فکر کنند و راه حل‌های نوآورانه‌ای برای مشکلات مبتنی بر کار ارائه دهند. اما پرورش و به کارگیری توانایی‌های خلاقانه یک تیم احتمالاً مجموعه‌ای غنی‌تر از ایده‌ها و راه‌حل‌های خلاقانه برای وظایف و مشکلات کاری ایجاد می‌نماید. زیرا اعضای مختلف گروه به طور جمعی دارای دانش و دیدگاه‌های متنوعی هستند که فقط در یک فرد یافت نمی‌شود.
مزایای خاص خلاقیت در محیط کار عبارتند از:
- کار و پیوند تیمی بهتر.
- افزایش مشارکت و تعامل در محل کار.
- بهبود توانایی جذب و حفظ کارکنان با کیفیت.
- افزایش روحیه کارکنان، سرگرمی و شادی.
- افزایش حل مسئله و بهره وری در محل کار.
در نظر داشته باشید که یک مدیر که اصول مدیریت را می داند، می تواند در این راستا به مدیریت و ارزیابی عملکرد بپردازد و شرایط و جو بسیار خوبی برقرار کند.
نحوه ایجاد یک سازمان خلاق
ایجاد فرهنگ نوآوری و خلاقیت در محیط کار می‌تواند یک کار چالش برانگیز برای شرکت‌ها باشد. با این حال، چندین استراتژی و روش وجود دارد که سازمان‌ها می‌توانند برای تشویق نوآوری و خلاقیت در محل کار خود اتخاذ کنند:
- تشویق به آزمایش و ریسک پذیری: شرکت‌ها باید کارکنان خود را تشویق کنند تا ایده‌های جدید را آزمایش کنند. آنها باید به کارمندان اجازه دهند پروژه‌های جدید را در یک محیط امن و راحت پیگیری کنند و از اشتباهات خود درس بگیرند.
- تقویت همکاری و ارتباطات: همکاری و ارتباطات اجزای اساسی فرهنگ نوآوری هستند. شرکت‌ها می‌توانند با ایجاد تیم‌های متقابل و ایجاد فرصت‌هایی برای کارمندان در پروژه‌های خارج از بخش یا رشته خود، همکاری بیشتری با سایر کارکنان داشته باشند.
- تأمین منابع و پشتیبانی: شرکت‌ها باید منابع و حمایت‌های لازم را برای نوآوری در اختیار کارکنان قرار دهند، که می‌تواند شامل دسترسی به برنامه‌های آموزشی و توسعه، ابزارها و تجهیزات، و بودجه برای تحقیق و توسعه باشد.
- نوآوری را بشناسید و به آنها پاداش دهید: شرکت‌ها باید کارکنان را برای ایده‌ها و مشارکت‌های نوآورانه‌شان بشناسند و به آنها پاداش دهند. این امر را می‌توان از طریق جوایز، تبلیغات و به رسمیت شناختن عمومی انجام داد.
- رهبری با مثال: رهبران باید با پذیرش نوآوری و خلاقیت خود، الگوی کارمندان باشند.
- ایجاد فرهنگ یادگیری: شرکت‌ها باید فرهنگ یادگیری و توسعه مستمر را ایجاد کنند. این مرحله را می‌توان از طریق برنامه‌های آموزشی، فرصت‌های مربیگری و ارائه منابع مورد نیاز کارکنان برای به روز ماندن با روندهای صنعت و بهترین شیوه‌ها به دست آورد.
- تنوع کارکنان: تنوع و شمول مؤلفه‌های اساسی فرهنگ نوآوری هستند. شرکت‌ها باید برای ایجاد یک محیط کاری متنوع و فراگیر تلاش کنند که در آن کارکنان احساس ارزشمندی داشته باشند و ایده‌های آنها شنیده شود.
نقش نرم افزار مدیریت مستندات و نرم افزار بایگانی اسناد در سازمان های خلاق
نرم افزار بایگانی اسناد و نرم افزار مدیریت مستندات در سازمان‌های خلاق و نوآور دارای نقش مهمی است. سازمان‌ها به کمک این نرم افزارهای تحت وب می‌توانند به بهبود فرایندهای داخلی، کاهش هزینه‌های مربوط به مدیریت اسناد، افزایش امنیت اطلاعات، بک آپ و پشتیبان گیری و ایجاد فضای کاری مرتب و منظم دست یابند و روی خلاقیت تمرکز کنند. نقش این نرم‌افزارها به صورت زیر تعریف می‌شود:
- مرکزیت اطلاعات: با استفاده از نرم‌افزار بایگانی اسناد و مدیریت مستندات، سازمان‌ها می‌توانند به ایجاد یک مرکزیت در مدیریت اطلاعات دست یابند. این مرکزیت باعث کاهش اشتباهات در مدیریت اطلاعات و ایجاد رویکرد متمرکز در ارتباط با مستندات و اسناد سازمان می‌شود.
- مشارکت در کار: کارکنان سازمان با کمک این نرم‌افزارها می‌توانند به ایجاد یک فضای کاری مشترک دست یابند. این فضا به کارکنان امکان می‌دهد تا به صورت هماهنگ با یکدیگر کار کنند، اسناد و مستندات را به صورت مشترک مدیریت نمایند و در نتیجه، به بهبود کارایی، افزایش بهره وری و افزایش تولید دست یابند.
- کاهش هزینه‌های مدیریت اسناد: این نرم‌افزارها به کاهش هزینه‌های مربوط به ایجاد فضای ذخیره‌سازی برای اسناد، مدیریت کاغذی و ارتباط با سایر سیستم‌های مرتبط کمک می‌کنند.
- افزایش امنیت اطلاعات: این نرم‌افزارها به کاهش خطرات مربوط به افشای اطلاعات، دسترسی غیرمجاز و از دست دادن اسناد کمک می‌کنند.
در کل، نرم‌افزار آرشیو اسناد و نرم افزار EDMS در سازمان‌های خلاق و نوآورباعث بهبود فرایندهای داخلی، کاهش هزینه‌های مربوط به مدیریت اسناد، افزایش امنیت اطلاعات و ایجاد فضای کاری مرتب و منظم می‌شود.
سؤالات متداول
آیا داشتن ایده‌های خلاق به تنهایی برای سازمان کافی است؟
خیر، ایده تا زمانی که تنها به شکل ایده باقی بماند، کارایی برای سازمان و پیشرفت آن نخواهد داشت. بنابراین، مدیر یک سازمان خلاق نباید از شکست بترسد و باید منابع و شرایط اجرای آن ایده را فراهم نماید. می‌توان گفت، مرحله پایانی برای به کار انداختن خلاقیت، تصمیم گیری درباره نحوه عملی کردن یک ایده است.
مدیریت خلاق چیست؟
مدیریت خلاق سیستمی از اصول، روش‌ها، تکنیک‌ها، شیوه‌ها و ابزارهای مدیریت خلاقیت کارکنان است که به‌منظور کسب حداکثر نتیجه برای سازمان با توجه به اهداف، مقاصد، شرایط کارکنان و منابع موجود به کار می‌روند.