سند محرمانه چیست؟ طبقه بندی نامه های اداری و سندها در اتوماسیون اداری یگانه
طبقه بندی نامه ها چگونه است؟ در تمامی سازمان‌ها، شرکت‌ها یا مجموعه‌های کاری همواره نامه و اسنادی وجود دارند که محتویات آنها به قدری حساس و مهم است که فقط افراد خاصی به آن دسترسی دارند. اطلاعات موجود در این اسناد آن‌قدر مهم است که لو رفتن آنها آینده یک شرکت را به شدت تحت تاثیر قرار می‌دهد.
مراقبت از چنین اسنادی بسیار مهم است. آن‌قدر مهم که گاهی لازم است قوانین و روش‌های دیگری به جز آنچه برای مراقبت از اسناد عادی به کار گرفته می‌شود، در مورد آنها اعمال شود. مثلاً سند محرمانه نباید به شیوه عادی بایگانی شود یا نباید توسط هر شخصی اسکن و دیجیتالایز شود.
این مطلب را بخوانید تا به طور جامع در خصوص طبقه بندی نامه ، سند محرمانه، اصول بایگانی، نگهداری و مراقبت از این دست اسناد و طبقه بندی نامه های اداری و اسناد و مدارک نرم افزارها اطلاعات جامعی در اختیار شما قرار دهیم.
سند محرمانه چیست؟
همان‌طور که از نام این نوع سند پیداست، سند محرمانه نوعی سند خاص با امنیت بالاست. این یک طبقه بندی نامه‌های اداری است. بر اساس قوانین دولتی و قوانین داخلی هر سازمان وقتی سندی در گروه “محرمانه” قرار می‌گیرد؛ یعنی سطح دسترسی آن تنها برای افراد خاصی مجاز است.
محتویات چنین اسنادی بسیار خاص و افشای آن به هر نحوی منجر به آسیب رسیدن به افراد خاص یا یک مجموعه خواهد شد. اکثر سازمان‌ها با استفاده از سیستم‌های نرم افزاری به روز مانند نرم افزار بایگانی و نرم افزار دبیرخانه سندهای محرمانه را نگهداری می کنند. این سیستم ها طبقه بندی اسناد و مدارک و نامه را بسیار ساده کرده است.
معمولاً بالاترین رده‌های سازمانی به اسناد محرمانه در یک مجموعه دسترسی دارند. در ضمن اگر کسی بخواهد به این اسناد دسترسی داشته باشد، فقط با اجازه رسمی افراد رده بالای سازمانی که خودشان اجازه دسترسی به این اسناد را دارند، این امر امکان پذیر خواهد بود.
چه سندهایی در گروه اسناد محرمانه قرار می‌گیرند؟
این که چه اسنادی در طبقه بندی نامه قرار داشته باشند به عهده هر سازمان است. گاهی حتی پرونده‌های پرسنلی هم در این طبقه بندی قرار می‌گیرند.
اما برخی ازمهم‌ترین اسناد محرمانه که در اغلب سازمان‌ها وجود دارد، شامل قراردادها و اسناد تجاری می‌شوند. اکثر قراردادهایی که بین افراد یا مجموعه‌ها بسته می‌شود شامل بند محرمانه هستند.
انواع مختلف اسناد محرمانه در ایران
سند محرمانه سطح بندی مختلفی دارند. یعنی اسناد می‌توانند محرمانه باشند؛ اما از نظر اهمیت، درجه‌بندی متفاوتی داشته باشند. این سطح بندی در ویژگی “محرمانه” بودن می‌تواند نوع دسترسی افراد به اسناد را تعیین کند.
این دسته بندی به شکل زیر است:
• به‌کلی سری
سند “به کلی سری” اسنادی هستند که افشای غیر مجاز آنها از نظر سیاسی، اجتماعی، اقتصادی و… ضررهای جبران ناپذیری به صاحب اسناد وارد می‌کند.
• سری
این‌ها اسنادی هستند که از نظر محرمانه بودن در درجه دوم اهمیت قرار دارند. افشای غیر مجاز چنین اسنادی به پیشرفت‌های فنی، علمی یا موقعیت‌های خاص لطمه وارده کرده و به منافع عمومی کشور آسیب می‌رساند.
• خیلی محرمانه
خیلی محرمانه اسنادی است که آگاهی همگان از آن به موقعیت‌های شخصی و اداری افراد لطمه وارد می‌کند.
• محرمانه
این اسناد در پایین‌ترین درجه محرمانه بودن قرار دارند. اما اسنادی هستند که باید از محتوای آنها مراقبت کرد. وقتی سندی محرمانه است و به طور فیزیکی در حال جابه جایی است با مهر و لاک مخصوص روی آن عبارت ” محرمانه” درج می‌شود.
به طور کلی طبقه بندی و اسکن اسناد و مدارک و نامه های محرمانه باید توسط اشخاص خاصی در هر سازمان انجام شود.
طبقه بندی سطح محرمانگی نامه‌های اداری چطور انجام می‌شود؟
تصمیم این که هر سند چه دسته بندی داشته باشد بر عهده مقام مجاز در هر مجموعه است. چنین فردی اغلب تهیه کننده نامه است. اما برای اجتناب از اشتباه در تشخیص درجه محرمانگی یک سند باید اعضای عالی رتبه در هر مجموعه نسبت به تعیین میزان و نوع محرمانه بودن سند تصمیم گیری کنند.
انواع روش‌های طبقه بندی نامه‌های اداری و اسناد و مدارک چیست؟
انواع طبقه بندی نامه و اسناد و مدارک فارغ از این که سطح نامه‌های یک سازمان از نظر امنیت و محرمانگی چه باشد؟ نامه‌های اداری در یک سازمان به ۴ شیوه طبقه بندی می‌شوند. این طبقه بندی شامل موارد زیر است:
۱- نامه‌های خبری
این‌ها نامه‌هایی هستند که در آن اطلاعات معمولی یا خبر خاصی به اطلاع افراد مختلف می‌رسد.
۲- نامه‌های بازدارنده
نامه‌های بازدارنده نامه‌هایی هستند که محتوای آن باز داشتن یا ممنوعیت از انجام کاری است. اغلب این نامه‌ها زمانی ارسال می‌شوند که کاری در حال شکل گیری و انجام دادن است. در واقع در این نامه‌ها از بروز حادثه یا انجام کاری جلوگیری می‌شود.
۳- نامه‌های درخواستی
نامه‌هایی که حاوی تقاضا و درخواستی از واحد یا مقام مسئول یا غیر آن هستند در این دسته بندی قرار می‌گیرند. این گروه از نامه‌ها معمولاً بیشترین تعداد نامه‌های اداری را تشکیل می‌دهند. سطح محرمانگی در آنها پایین است و از سمت‌های پائین مدیریتی به سطوح بالاتر نوشته می‌شوند.
۴- نامه‌های هماهنگی
این نامه‌ها در بردارنده پیامی برای هماهنگی در کار و برنامه ریزی هستند. مشخص است که چنین نامه‌هایی بین دو یا چند واحد در سازمان مبادله می‌شوند. بخشنامه‌ها و دستورالعمل‌ها در این طبقه بندی نامه ها قرار می‌گیرند.
انواع طبقه بندی مکاتبات اداری کدام است؟
اما نوع دیگری از طبقه بندی نامه های اداری و اسناد و مدارک وجود دارد. درک این دسته بندی به افرادی که قرار است در واحدهایی نظیر بایگانی یا دبیرخانه کار کنند، در بهبود سرعت و روند کار موثر است.
نامه‌های وارده
نامه‌های وارده به دو دسته زیر تقسیم بندی می‌شوند:
۱- نامه‌های وارده درون سازمانی: همه مکاتبات و مراسلاتی که مطابق با شیوه نامه اتوماسیون اداری در داخل سازمان و بین واحدهای مختلف آن انجام می‌گیرد در این دسته بندی قرار دارد.
۲- نامه‌های وارده برون سازمانی: این‌ها نامه‌ها و مکاتباتی هستند که از خارج سازمان وارد چرخه مکاتباتی می‌شوند.
نامه‌های صادره
۱- نامه‌های درون سازمانی: نامه‌هایی هستند که بین واحدهای سازمانی رد و بدل می‌شوند. این نوع نامه اداری طبق دستورالعمل اجرائی اتوماسیون تحت عنوان نامه داخلی یا ارجاعی شناخته می‌شوند.
۲- نامه‌های برون سازمانی: به نامه‌هایی که به خارج از سازمان ارسال می‌شوند، نامه‌های برون سازمانی گفته می‌شود. مسیر رفت و برگشت این گروه از نامه‌ها در دو اداره مختلف یا وابسته به دو وزارتخانه، شرکت یا سازمان متفاوت است.
چطور می‌توان امنیت اسناد محرمانه را حفظ کرد؟
برای مراقبت از داده‌های موجود در اسناد محرمانه، روش‌های مختلفی وجود دارد. این روش‌ها از رمزگذاری روی داده‌های اسناد محرمانه (در شرایطی که اسناد دیجیتالی باشند) تا ایجاد قانون دسترسی چند سطحی متغیر است. البته بیشتر سازمان‌ها برای مراقبت از سند محرمانه، چندین روش را با هم به کار می‌گیرند.
به هر حال آنچه باید در خصوص حفظ امنیت اسناد محرمانه به کار گرفته شود، مجموعه‌ای از عملکردهای زیر است:
- محدودیت دسترسی به سند، چه این اسناد دیجیتالی و در نرم افزار بایگانی ذخیره شده باشند و چه اسناد کاغذی باشند.
- رمزگذاری سند دیجیتالی در برنامه‌هایی مانند نرم افزار مدیریت مستندات یگانه که امکان این کار را فراهم کرده‌اند.
- واترمارک کردن سند برای جلوگیری از کپی برداری‌های غیر قانونی. کافی است همین کلمه “محرمانه” در پس زمینه سند به صورت واتر مارک درج شود.
- حفاظت از رمز عبوری که برای اسناد محرمانه در نظر گرفته شده است. بدیهی است که خود رمز عبور نباید ساده و قابل حدس زدن باشد. رمز عبور انتخابی باید به اندازه کافی پیچیده باشد و از خود این رمز عبور به خوبی محافظت شود.
- انقضای خودکار سند یا دوره مشاهده محدود در شرایطی که سند محرمانه به صورت دیجیتالی در اختیار فرد مطمئنی قرار داده شده است. یعنی ممکن است شما به واسطه استفاده از نرم افزار مدیریت مستندات خوبی امکان امانت دهی دیجیتالی سند را داشته باشید. اما بهتر است تنظیماتی را روی سند اعمال کنید که بعد از مدت مشخصی به صورت اتوماتیک از دسترس خارج شود. همچنین به هیچ عنوان امکان کپی برداری یا پرینت گرفتن از آن وجود نداشته باشد.
- ردیابی اسناد که باید روی اسناد دیجیتالی اعمال شود. به این معنی که باید اسناد محرمانه دیجیتالی خود را طوری تنظیم کنید که یک رمز خاص یا کد ردیابی داشته باشند. اطلاعاتی که مشخص کند سند در حال حاضر در دست چه کسانی است؟ روی کدام سیستم‌ها باز است؟ چه کسانی اجازه دسترسی به آن را دارند؟ اکنون به چه افراد قرض داده شده است؟ و به طور کلی هر اطلاعاتی که در مورد یک سند محرمانه حیاتی به نظر می‌رسد باید قابل ردیابی باشد.
دلایل استفاده از طبقه بندی نامه‌ها
اصلی‌ترین دلیلی که به واسطه آن از طبقه بندی نامه ها و طبقه بندی اسناد و مدارک استفاده می‌شود این است که شیوه برخورد با هر نامه متفاوت است. یعنی وقتی نامه اداری درخواست دریافت می‌کنیم باید به شیوه خاص خودش به آن واکنش نشان دهیم. چنین نامه‌هایی باید در اسرع وقت پاسخ داده شوند و زمانی که به دست گیرنده می‌رسند یعنی اغلب نیازمند یک واکنش یا عملکرد خاص هستند. این در حالی است که وقتی نامه‌ای در طبقه نیمه رسمی یا اجتماعی ارسال می‌شود؛ یعنی احتمالاً زمان کافی برای عملکرد روی آن وجود دارد.
با این اوصاف شاید بهتر باشد با نوع دیگری از روش طبقه بندی نامه هم آشنا شوید تا بدانید نسبت به هر نوع نامه چه واکنشی باید صورت گیرد.
نامه رسمی
نامه‌ای که با رعایت مقررات و تشریفات رسمی در هر سازمانی نوشته می‌شود را نامه رسمی می‌گویند. این نوع نامه‌ها معمولاً برای اهداف سازمانی یا تجاری نوشته می‌شود. زمان واکنش به این نوع نامه، بلافاصله پس از دریافت است.
نامه غیر رسمی
نامه‌ای که از هیچ قاعده‌ای پیروی نمی‌کند، بلکه بر اساس شکل رابطه‌ای که بین فرستنده و گیرنده وجود دارد، نوشته می‌شود. از طریق این نامه، موضوعات مختلف شخصی مانند احساسات شخصی، عواطف، علاقه‌مندی‌ها، نظرات و غیره رد و بدل می‌شود. از آنجایی که این نامه بیشتر حاوی اطلاعات شخصی است، به آن نامه شخصی نیز می‌گویند. در مورد این نوع نامه فورسی روی واکنش وجود ندارد.
نامه نیمه رسمی
زمانی که یک نامه رسمی حاوی اطلاعات شخصی باشد به آن نامه نیمه رسمی می‌گویند. این نامه معمولاً با ترکیبی از لحن پیام‌های رسمی و شخصی نوشته می‌شود. در نوشتن این نامه‌ها قوانین، رویه‌ها و ساختار رسمی به رسمیت شناخته شده رعایت نمی‌شود. اگرچه این نامه شامل اطلاعات شخصی است؛ اما تمرکز اصلی آن روی اطلاعات رسمی است. در سازمان‌ها معمولاً افرادی که موقعیت و سمت‌های مشابه دارند ای مدل نامه‌ها را برای یکدیگر ارسال می‌کنند. معمولاً دبیرخانه‌ها این نامه را در درجه دوم اهمیت قرار می‌دهند.
نامه تجاری
نامه‌ای که در بین تجار برای تبادل اطلاعات مربوط به تجارت نوشته می‌شود در این گروه قرار داده می‌شود. چنین نامه‌هایی بیشتر تنظیم اطلاعات طرفین با هم است؛ اما واکنش به آن باید سریع باشد.
نامه اجتماعی
نامه‌ای که برای اهداف اجتماعی نوشته می‌شود به عنوان نامه اجتماعی شناخته می‌شود. این نامه تا حدودی شبیه نامه شخصی است. دعوت نامه، تبریک نامه، تشکر نامه، تسلیت نامه و غیره از مصادیق نامه اجتماعی هستند. هر زمان که امکان پاسخگویی به این نامه وجود داشته باشد می‌توان نسبت به آن واکنش نشان داد.
نامه شخصی
نامه‌ای که برای تبادل امور شخصی یا خانوادگی نوشته می‌شود به نام نامه شخصی شناخته می‌شود. این نامه‌ها حاوی پیام‌هایی مانند خواسته‌های شخصی، احساسات، عشق، محبت و غیره است و عموماً بین اعضای خانواده، بستگان، دوستان، عاشقان، معلمان و دانش‌آموزان و غیره رد و بدل می‌شود. این نامه‌ها معمولاً با مزه شیرینی قلب نویسنده برای بیان افکار، احساسات یا مقاصد پنهانی آنها تهیه می‌شود. تصمیم برای پاسخگویی به این نامه‌ها بر عهده خود شخص است.
روش های طبقه بندی اسناد و مدارک و نامه های اداری محرمانه در اتوماسیون اداری یگانه
یکی از ویژگی‌های بسیار مهم نرم افزار اتوماسیون اداری این است که به راحتی می‌توانید اسناد را از نظر محرمانگی در آن طبقه بندی کنید. این طبقه‌بندی کمک می‌کند با هر سند به اندازه محرمانه بودن آن برخورد کنید. خود نرم افزار نیز روش خاصی را برای مدیریت اسناد محرمانه به کار می‌گیرد. به‌طوری‌که اسناد محرمانه:
- در دسترس همه افراد نیستند.
- دسترسی به آنها نیاز به اجازه مدیران بالادستی دارد.
- اسناد به راحتی به هرکسی به امانت داده نمی‌شوند.
- اجازه جابه‌جایی، پاک کردن یا امحای اسناد دیجیتالی با درجه محرمانگی بالا برای افراد خاصی فراهم است.
البته موارد فوق بخش بسیار جزئی و محدودی از امکاناتی است که نرم افزار اتوماسیون اداری یگانه برای مدیریت اسناد محرمانه فراهم کرده است. می‌توانید باقی این امکانات را در جلسه دموی رایگان نرم افزار اتوماسیون اداری یگانه مشاهده کنید.
کلام آخر
آنچه در این محتوا در خصوص آن سخن گفتیم در خصوص اسناد محرمانه بود. این که طبقه بندی نامه از نظر درجه محرمانگی چقدر است؟ و نامه و اسناد و مدارک سازمانی از این نظر چطور دسته بندی می‌شوند؟ بدون تردید اگر نرم افزار قدرتمندی مانند اتوماسیون اداری یگانه را برای مجموعه خود تهیه کنید، خواهید دید که مدیریت اسناد و مدارک، فارغ از درجه محرمانگی که دارند با این ابزار تا چه اندازه ساده خواهد بود.