مزایای نرم افزار بایگانی اسناد | ۱۰ مزیت راه اندازی بایگانی دیجیتال
اگر از حجم زیاد اسناد و مدارک در سازمان، خسته شده اید. یا اگر به دنبال راهی برای سر و سامان دادن به اسناد و مدارک و پرونده ها در سازمان هستید. یا اگر قصد ایجاد و راه اندازی بایگانی دیجیتال در سازمان خودتان را دارید. تنها راه حل موجود برای شما خرید یک نرم افزار بایگانی اسناد با کیفیت می باشد. در این مطلب قصد داریم تا از مزایای نرم افزار بایگانی اسناد بگوییم.
در مطالب قبلی هم تلاش کردیم تا ویژگی های بهترین نرم افزار بایگانی اسناد و چک لیست ارزیابی نرم افزار بایگانی را در اختیار شما قرار دهیم. در این مطلب قصد داریم به ۷ مزیت مهم نرم افزار بایگانی اسناد اشاره کنیم و ببینیم چه تاثیری روی سازمان شما خواهد داشت.
مزایای نرم افزار بایگانی اسناد:
اسناد و مدارک و پرونده ها جزء جدایی نا\ذیر سازمان ها هستند. در برخی سازمان ها وابستگی به این اسناد و مدارک آن چنان مهم و حیاتی است که برای نگهداری از این اسناد و مدارک یک واحد جداگانه ایجاد می شود. واحدی به نام بایگانی اسناد و مدارک که وظیفه اصلی آن حفظ و نگهداری مدارکی است که روزانه در سازمان تولید می شود.
اما مساله اساسی زمانی است که این حجم اسناد به مرور زمان زیاد می شود و مدیریت و حراست از این اسناد به راحتی امکان پذیر نیست. از طرفی هم سازمان در زمانی که نیاز فوری به این اسناد دارد امکان جستجوی سریع و یافتن این اسناد برایش سهل و آسان نیست. همانطور که قبلا اشاره کردیم نرم افزارهای بایگانی اسناد یا مدیریت مستندات به کمک سازمان ها می آیند.
از مزایای نرم افزار بایگانی اسناد می توان به:
- کاهش فضای نگهداری و ذخیره سازی اسناد
- کاهش حجم کاری
- کاهش هزینه ها
- افزایش سطح امنیت اسناد و مدارک
- دسترسی در هر زمان و مکان
- صرفه جویی در زمان و منابع سازمان
- جستجو و بازیابی آسان اسناد
- مدیریت و کنترل بر روی اشتراک گذاری اسناد
- پشتیبانی گیری از اسناد
- مزایای ناملموس دیگر
۱- کاهش فضای نگهداری و ذخیره سازی اسناد:
با توجه به حجم بالای اسنادی که در سازمان ها وجود دارد قاعدتا فضایی برای نگهداری از آنها در سازمان اشغال می شود. از طرف دیگر با توجه به افزایش هزینه ها برای سازمان بسیار با اهمیت است که به شکل بهینه از فضاهای موجود در سازمان استفاده کنند.
یکی از مزایای نرم افزار بایگانی اسناد این است که به سازمان ها کمک می کند تا بتوانند فضاهایی که توسط اسناد و مدارک اشغال شده است را کاهش داده و به صفر نزدیک کنند. نرم افزار های بایگانی اسناد با استفاده از قابلیت اتصال به انواع اسکنر توانایی تبدیل اسناد و مدارک کاغذی را به فایل های با کیفیت دیجیتالی دارند.
۲- کاهش حجم کاری:
راه اندازی بایگانی دیجیتال بطور قطع حجم کاری سازمان را کاهش می دهد. به شما کمک می کند تا تعداد نیروی انسانی مربوط به بایگانی اسناد را کم کنید و آنها را در سمت های سازمانی دیگر به کار گمارید. صرفه جویی در زمان موجب خلق ایده های خلاقانه و تصمیم گیری های به موقع خواهد شد که در افزایش سطح عملکرد نیروی انسانی تاثیری شگرف خواهد داشت.
۳- کاهش هزینه ها:
از مزایای نرم افزار بایگانی اسناد می توان به کاهش هزینه ها اشاره کرد. برای مثال با راه اندازی بایگانی دیجیتال در سازمان دیگر نیازی به تخصیص منابع برای مدیریت پرسنل یا واحد بایگانی نیست. زیرا در نرم افزار بایگانی تمام امور قابل رهگیری و کنترل می باشند.
۴- افزایش سطح امنیت اسناد و مدارک:
در نرم افزار بایگانی اسناد شما کنترل بیشتری بر روی اسناد و مدارک خواهید داشت. در سیستم های بایگانی دیجیتال شما می توانید سطوح دسترسی مختلفی برای کاربران تعیین کنید. همچنین می توانید بر روی اسناد خاصی یک سری شرط یا میمزی های خاص برای مشاهده قرار دهید. یا شروطی برای تغییر یا ویرایش اسناد تعیین کنید تا هر کسی توانایی مشاهده یا ویرایش اسناد را نداشته باشد.
اسناد و مدارکی در نرم افزار بایگانی اسناد ثبت و مدیریت میشوند قابل رهگیری و ردیابی هستند. می توان در لجظه کنترل کرد چه کاربرانی در چه زمان هایی چه فعالیت هایی را انجام داده اند.
۵- دسترسی در هر زمان و مکان:
یکی از مزایای نرم افزار بایگانی اسناد می توان به در دسترس بودن آن در هر زمان و مکانی اشاره کرد. همانطور که در مقاله نرم افزار بایگانی اسناد خوب اشاره کردیم یکی از ویژگی های اصلی یک نرم افزار بایگانی اسناد تجت وب بودن آن است.
در چنین شرایطی شما نیاز به یک اینترنت و یک دستگاه (تلفن هوشمند، تبلیت، لپ تاپ و …) دارید تا بتوانید به اسناد و مدارکی که لازم دارید دسترسی داشته باشید.
۶- صرفه جویی در زمان و منابع سازمان:
نرم افزار بایگانی اسناد وظایف پیچیده ای را که نیازمند صرف زمان و منابع بودند را ساده سازی می کند. برای مثال با استفاده از نرم افزار بایگانی تحت وب شما دیگر نیاز نیست برای مشاهده یک سند تا محل کار مراجعه فرمایید. تنها با چند کلیک اسناد و مدارک مورد نظر دسترسی خواهید داشت.
۷- جستجو و بازیابی آسان اسناد:
زمان بسیار ارزشمند است و به عبارت دیگر معادل پول است. از مزایای نرم افزار بایگانی اسناد می توان به ایجاد شناسنامه اطلاعاتی برای انواع اسناد و مدارک اشاره کرد. با استفاده از این امکان شما می توانید با جستجوی یک عبارت یا یک کلمه در مدت زمان کوتاهی و در هر مکانی به آن سند دسترسی یابید. به عبارت دیگر راه اندازی بایگانی دیجیتال در سازمان به شما این امکان را می دهد تا بتوانید گزارش های متنوعی از اسناد و مدارک سازمان خود تهیه کنید. در سیستم بایگانی سنتی امکان تهیه این گزارشات یا وجود نداشت یا خیلی خیلی سخت بود.
۸- مدیریت و کنترل بر روی اشتراک گذاری اسناد:
نرم افزار بایگانی اسناد با استفاده از امکاناتی چون ارجاع اسناد یا امانت دهی اسناد می توانند اسناد و مدارک را با شرایط و سطح دسترسی هایی خاص با سایر کاربران آن به اشتراک بگذارند. در نظر بگیرید در سازمان شما کارشناس واحد مالی نیاز به پرونده پرسنلی یک شخص دارد. برای این کار می توند درخواست خود را از طریق سیستم بایگانی اساد به واحد منابع انسانی ارسال کند. واحد منابع انسانی هم پس از بررسی درخواست اقدام به امانت دهی الکترونیکی شخص مورد نظر می نماید.
این یک نمونه کوچک از اشتراک گذاری اسناد در سیستم بایگانی اسناد بود.تمام مراحل اشتراک گذاری در سیستم ثبت می شود و قابل رهگیری می باشد.
۹- پشتیبانی گیری از اسناد:
سازمان هایی که فاقد بایگانی دیجیتال هستند همواره بابت سرقت، مفقود شدن، سیل، آتش سوزی و … در خصوص اسناد نگران هستند. یکی از مزایای نرم افزار بایگانی اسناد تهیه فایل پشتیبان از اطلاعات و اسناد و مدارک می باشد.
۱۰- سایر مزایای ناملموس:
برخی دیگر از مزایای نرم افزار بایگانی اسناد عبارتند از:
- انعطاف پذیری
- رقابت پذیری
- بهبود روابط با مشتریان