چگونه در سازمان ها مصرف کاغذ را کاهش دهیم؟
کاغذها بیشترین میزان ضایعات زباله‌های بازیافت نشده‌ایست که در ادارات و سازمان‌ها تولید می‌شوند. همین جمله کافیست تا تلاش کنیم که دفترکار ما جزو این خالقان زباله نباشد. چون هر کاغذی که دور ریخته می‌شود، پیش از آن‌که بی مصرف شود، درختی بوده که برای زمین اکسیژن و زیبایی تولید می‌کرده است. حذف کاغذ از سازمان، فارغ از این که چقدر منجر به صرفه جویی در هزینه‌های ما می‌شود، باعث سلامتی خود ما و نسل‌های پس از ماست. بنابراین مصرف کاغذ را کاهش دهیم.
شاید تبدیل شدن به یک سازمان بدون کاغذ در ابتدا سخت یا حتی غیرممکن به نظر برسد. البته کمی زمان می‌برد که کاغذهای غیر ضروری از چرخه عملکرد سازمانی ما حذف شوند. اما به مدد استفاده از برنامه‌هایی نظیر نرم افزار بایگانی، نرم افزار دبیرخانه، نرم افزار اتوماسیون اداری و اجرای پروژه‌هایی نظیر اسکن اسناد، می‌توان به این هدف مهم دست یافت. برای کار با این ابزار باید نحوه نوشتن نامه اداری را در این نرم افزار ها یاد بگیرید.
معرفی چند راهکار برای کاهش مصرف کاغذ در سازمان
۱- قبل از پرینت گرفتن، چند ثانیه بیشتر فکر کنید
مطمئن شوید که این برگه را واقعاً نیاز دارید. مثلاً باید حتماً روی آن چند امضای مهم بگیرید یا این یک سند رسمی است که مجبورید آن را در پرونده خاصی به صورت فیزیکی ثبت کنید. در آن چند ثانیه به این فکر کنید که آیا نمی‌توان محتویات این سند را ایمیل کرد؟ آیا روی پیام رسان‌ها قابل ارسال نیست؟
اگر قرار است در یک جلسه شرکت کنید و فایل مذبور را برای همه حاضران در جلسه نیاز دارید، مطئمن شوید که هیچ راه دیگری برای این که آن را به دستشان برسانید، وجود ندارد. چون چاپ صورتجلسات برای مجموعه‌ها به یک عادت تبدیل شده است. اما کم کم می‌توان این عادت را به استفاده از فایل‌های دیجیتالی تغییر داد. شما باید رمز و پسورد این صورتجلسات دیجیتالی را با آنها به اشتراک بگذارید. این یکی از روش هایی است که رضایت شغلی کارکنان را به همراه دارد.
اگر اطلاعاتی که قرار است در جلسات مطرح کنید، روی نمایشگر قابل ارائه است، آن را پرینت نکنید. یک نسخه را برای همه حاضران ارسال کنید و بعد در جلسه به آنها بگویید که اصل فایل را در ایمیلشان دارند.
در آن چند ثانیه که راجع به آن حرف زدیم، کلی ایده تازه وجود دارد که مانع از چاپ کاغذ می‌شود.
۲- یادداشت‌های بدون کاغذ بنویسید
اگر یادداشت برداری می‌کنید، از نرم افزارهای پرشماری که برای این کار وجود دارند، استفاده کنید. Microsoft Onenote و Google keep برای این کارعالی بوده و امکانات بسیاری دارند. مثلاً Google Keep حتی امکان ثبت یادداشت‌های صوتی و تصویر هم دارد. اگر کاربر Apple هستید از نرم افزار Apple Notes استفاده کنید.
۳- از فضای آنلاین یا ابری برای نگهداری از اطلاعات خود استفاده کنید
بسیاری از کسب و کارها از برنامه‌های ذخیره سازی فایل آنلاین استفاده می‌کنند. می‌توانید از DropBox یا Google Drive به جای مصرف کاغذ استفاده کنید. Google Drive به طور گسترده در سرتاسر جهان مورد استفاده قرار می‌گیرد. احتمالاً به این دلیل که می‌توانید در آن چندین فرمت را ذخیره کنید، با استفاده از عملکردهای قالب بندی آشنا شده و فایل‌های خود را به صورت آنلاین ویرایش کنید و اسناد یا پوشه‌ها را با تیم خود یا همکار دیگرتان به اشتراک بگذارید. Google Drive 15 گیگابایت فضای ذخیره‌سازی ابری رایگان به شما می‌دهد که برای ذخیره چند هزار سند متنی کاملاً کافی است.
۴- در صورت امکان هر هفته میز کارمندان را عوض کنید
اگر کارمندانی دارید که زیاد پرینت می‌گیرند و مصرف کاغذ زیادی دارند و به نظر شما بی دلیل این کار را می‌کنند، میزکارشان را چرخشی کنید. یعنی ترتیبی بدهید که هرهفته از یک میز دیگر استفاده کنند. چون جا به جا کردن کاغذهای زیاد برایشان سخت است، به تدریج عادت می‌کنند که از فایل‌های دیجیتالی استفاده کنند. این اصطلاحی است که به آن صندلی داغ گفته می‌شود. یعنی صندلی که برای مدتی نمی‌توان روی آن نشست و باید هرازگاهی کوچ کرد.
۵- حمایت و تشویق فرهنگی کارمندان
برای صرفه جویی در مصرف کاغذ داشتن یک فرهنگ داخلی که پیام “بدون کاغذ کار کنید” را تقویت می‌کند، حیاتی است. همه افراد باید به فکر کاهش ضایعات کاغذ باشند تا از محیط زیست خود مراقبت کنند. به کارمندانی که کمتر پرینت می‌گیرند توجه تشویقی نشان دهید.
یک راه دیگر نمایش اهمیت کارکردن بدون کاغذ در سازمان با راه اندازی پروژه اسکن اسناد است. پروژه‌ای که در طی آن یک تیم متخصص اسکن اسناد و مدارک فعلی که در سازمان وجود دارد را با دستگاه‌های اسکنر مخصوصی که سرعت و کیفیت بالایی دارند، اسکن می‌کنند. به این ترتیب به نسخه کاغذی این مدارک دیگر نیازی نخواهد بود. این پروژه به کارمندان شما نشان می‌دهد که آنچه اهمیت دارد، محتوای اسناد و مدارک است و این محتوا از طریق PC، لپ‌تاپ و حتی گوشی موبایل در دسترس است. پس: ” کمتر پرینت بگیرید“.
یک راه عالی برای این که افراد تیم خود را تشویق کنید که کمتر پرینت بگیرند، این است که عملاً به آنها نشان دهید که هر میزان کاغذی که صرفه جویی می‌کنند، چقدر درخت را نجات می‌دهد؟ چقدر در مصرف آب صرفه جویی می‌کند؟ چه میزان مصرف انرژی را کاهش داده و مانع گرم شدن زمین می‌شود؟ و چقدر مانع از ایجاد گازهای گلخانه‌ای می‌شود؟ کافی است در ماشین حساب سایت https://c.environmentalpaper.org/about.htm شوید. سپس در آن وارد کنید که امروز چقدر از انواع کاغذ کمتر استفاده کرده‌اید. این ماشین حساب لطف شما به طبیعت را در کسری از ثانیه محاسبه کرده و نمایش می‌دهد. دیدن این اعداد بسیار جذاب است و یک عامل تشویقی عالی است.
۶- سطل‌های بازیافت مصرف کاغذ را در دسترس قرار دهید
همیشه محصولات کاغذی نیاز به دفع مناسب دارند و باید سطل‌های بازیافت کاغذ زباله برای این کار در دسترس قرار بگیرند. یادتان باشد برای این که کارمندان انواع زباله را با هم قاطی نکنند، سطل زباله مخصوص کاغذ باید متمرکز باشد و نیازی نیست هر فردی یک سطل زباله مجزا داشته باشد.
اهمیت صرفه جویی در مصرف کاغذ
جلوگیری از قطع درختان فقط یکی از مواردی است که با صرفه جویی درمصرف کاغذ می‌توان به آن دست یافت. با صرفه جویی در مصرف کاغذ می‌توان جلوی هدر رفت هزاران لیتر آب را که در طی فرآیند تولید کاغذ مصرف می‌شود را گرفت. علاوه بر آن میزان تولید گازهای گلخانه‌ای به طرز چشمگیری کاهش پیدا می‌کند. کارخانه‌های تولید کاغذ، کمتر انرژی صرف کرده و منجر به گرم شدن زمین می‌شوند. همچنین میزان مصرف مواد شیمیایی خطرناکی که برای تولید کاغذ مورد نیاز است، کاهش پیدا می‌کند.
البته کاهش مصرف کاغذ یعنی سازمان شما هزینه کمتری هم بابت خرید کاغذ، پرینتر، زونکن، لوازم التحریر و … صرف می‌کند که طبیعتاً به نفع شماست.
چرا سازمان‌های ایرانی در مصرف کاغذ رکورد زدند؟
بروکراسی پیچیده و طولانی اداری، عدم انطابق پذیری سازمان‌های همکار با یکدیگر، جبهه‌گیری برخی از سازمان‌ها در برابر مکانیزاسیون، عدم پذیرش امضای دیجیتالی در نظام اداری کشور، عدم استفاده از نرم افزارهایی نظیر بایگانی اسناد، ترس از دست رفتن اطلاعات دیجیتالی و عدم اجرای پروژه اسکن اسناد جزو شاخص‌هایی است که باعث شده سازمان‌های ایرانی در مصرف کاغذ رکورد بزنند.
نقش اتوماسیون اداری در کاهش مصرف کاغذ
نرم افزارهای اتوماسیون اداری مانند سیستم اتوماسیون اداری یگانه، آنقدر قدرتمند و همه فن حریف هستند که همه پروسه‌های کاری را مکانیزه و بدون نیاز به کاغذ کنند. همه فرآیندهای کاری که در حالت سنتی با کاغذ انجام می‌شدند، به واسطه این نرم‌افزارها کاملاً دیجیتالی و خیلی سریع‌تر و دقیق‌تر انجام می‌شوند.
کافی است مدتی از آنها استفاده کنید تا ببینید که چقدر راحت و به مرور زمان می‌توانید کاغذهای غیر ضروری را پرینت نکنید. حتی بعد از مدتی از پرینت گرفتن اسناد مهم هم بی‌نیاز خواهید شد. به شرطی که بپذیرید این نرم افزارها را استفاده کنید و از مدرن کردن سازمان خود، هراسی نداشته باشید.
نقش نرم افزار بایگانی اسناد در کاهش مصرف کاغذ
حذف کاغذ به معنی بی اهمیت شدن مراقبت از محتوای اسناد نیست. بعد از حذف کاغذ نیز باید از مدارک و اوراق شرکت به خوبی مراقبت کرد. تنها فرق حفاظت از اسناد، بعد از حذف کاغذ، جایگزین کردن نرم افزار بایگانی دیجیتال با اتاق‌های عریض و طویل بایگانی است.
نرم افزار بایگانی اسناد ابزار قدرتمندی است که همه نیازهای اتاق‌های بایگانی در آنها دیده شده است. این نرم افزارها با توانایی و امکانات پرشماری که دارند، خیال شما را بابت مراقبت همه جنبه از اسناد و مدارکتان آسوده می‌کنند.
کافی است یکبار از این نرم افزارها استفاده کنید و امکاناتی نظیر قدرت بایگانی، جستجو، زونکن سازی، گزارش گیری، تعیین سطح دسترسی به اسناد برای افراد مختلف، امکان آرشیو هرنوع فایل اعم از متنی، صوتی، تصویری و مواردی از این دست را تست کنید. مطمئن خواهید شد که برای بایگانی اسناد خود به هیچ کاغذی نیاز نخواهید داشت. حتی باید اسناد و مدارک فعلی را اسکن و دیجیتالی کنید و در چنین ابزاری، آرشیو کنید.
بایگانی دیجیتال و کاهش مصرف کاغذ
آمارها نشان می‌دهد که سازمان‌هایی که از بایگانی دیجیتالی استفاده می‌کنند، تا چه اندازه در کاهش مصرف کاغذ موفق عمل کرده‌اند. بایگانی دیجیتالی به سازمان‌ها اثبات می‌کند که صرفه‌جویی در کاغذ اصلاً کار سختی نیست و منجر به حذف موارد مهمی مانند سلسله مراتب، چارت سازمانی، اهمال کاری در توجه به قوانین، ایجاد نقص در تشکیل پرونده‌ها و اسناد و مواردی از این دست نمی‌شود.
معرفی خدمات اسکن اسناد یگانه
اگر برای حذف کاغذ از سازمان خود آماده‌اید و همه تمهیدات لازم برای این کار را فراهم کرده‌اید، فقط یک کار دیگر باید انجام دهید و آن اسکن اسناد موجود است.
بدیهی است که تا کنون کوهی از اسناد و مدارک را جمع آوری کرده‌اید و حتماً برایتان سخت است که به چگونگی مراحل اسکن اسناد این همه کاغذ فکر کنید. اما نگران نباشید. چون تیم اسکن اسناد یگانه متشکل از تعدادی متخصص کارکشته این حوزه است. افرادی که تمامی مراحل اسکن اسناد و اوراق را به خوبی آموزش دیده‌اند. و از هرنظر برای انجام این کار، مناسبند.
اسکن اسناد در شرکت یگانه با تعداد زیادی اسکنر مدرن، پرسرعت و با کیفیت بالا انجام می‌شود. افراد تیم ابتدا پرونده‌ها را با رعایت استاندارد باز می‌کنند. آنها را اسکن کرده و نامگذاری می‌کنند، سپس دوباره پرونده را با رعایت قوانین مجموعه شما، بسته و تحویل می‌دهند.
اگر بخواهید می‌توانید اسناد اسکن شده را امحا کنید. در غیر اینصورت تا زمانی که به آنها نیاز دارید از آنها نگهداری کنید. اما فرق نگهداری از اسناد، بعد از اسکن اسناد و مدارک این است که حالا خیالتان بابت این که به این اسناد آسیبی وارد شود، راحت خواهد بود. چون یک نسخه دیجیتالی از این اسناد دارید که از بین نخواهد رفت و جایش همیشه امن است.