پورتال سازمانی (EIP) چیست؟ و با وبسایت چه تفاوتی دارد؟
پورتال اطلاعات سازمانی (EIP) ابزار قدرتمندی است که شیوه مدیریت و انتشار اطلاعات سازمان‌ها را متحول می‌کند و بر مدیریت رفتار سازمانی تاثیر می گذارد.. EIP با متمرکز کردن اطلاعات در پایگاه داده ها یا دیتابیس، افزایش کارایی، تقویت همکاری و حمایت از تصمیم‌گیری آگاهانه، به یک دارایی ارزشمند برای کسب‌وکارهایی تبدیل شده است که به دنبال شکوفایی در چشم‌انداز دیجیتال امروزی هستند. گنجاندن یک EIP در زیرساخت دیجیتال سازمان شما، پتانسیل اطلاعات شما را باز می‌کند، تیم‌های شما را به هم متصل می‌نماید و آنها را قادر می‌سازد کارآمدتر و مؤثرتر در جهت اهداف مشترک کار کنند. اگر شما نیز می‌خواهید از مزایای این بستر مدیریت اطلاعات سازمانی بهره ببرید، باید بدانید پورتال سازمانی چیست؟
پورتال سازمانی چیست؟
پورتال اطلاعات سازمانی (EIP) نوعی برنامه کاربردی است که سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا قفل اطلاعات ذخیره شده داخلی و خارجی را باز کنند و یک دروازه واحد برای اطلاعات مورد نیاز برای تصمیم‌گیری آگاهانه کسب‌وکار در اختیار کاربران قرار دهند. یکپارچه‌سازی پرتال برای هماهنگی، مدیریت، تجزیه و تحلیل و توزیع اطلاعات در داخل و خارج از یک شرکت کار می‌کند. یکپارچه سازی و ارائه اطلاعات دو عملکرد اصلی یک EIP هستند. پرتال سازمانی باید بتواند اطلاعات را از چندین منبع استخراج کرده و اطلاعات موجود در پورتال را تنظیم نماید.
ویژگی‌های پورتال سازمانی
پرتال اطلاعات سازمانی شامل ویژگی‌های زیر است:
- یکپارچه سازی: یک دروازه ناوبری یکپارچه برای سیستم‌ها و اجزای متعدد ارائه می‌دهد.
- سفارشی سازی: به افراد اجازه می‌دهد طراحی خاص خود را برای پورتال داشته باشند.
- کنترل دسترسی و امنیت: محدود کردن دسترسی به موارد و خدمات خاص در صورت نیاز. مدیر EIP می‌تواند کنترل‌های دسترسی را برای رفع نیازهای شرکت پیکربندی کند.
- Single Sign-on: می‌تواند به کاربران و سایر سیستم‌ها قابلیت احراز هویت یکپارچه اعطا کند.
- دسته بندی و همکاری: به کاربران اجازه می‌دهد تا تمام اطلاعات را دسته بندی کرده و بدون توجه به موقعیت فیزیکی با یکدیگر همکاری کنند.
- شخصی سازی: شخصی سازی بسته به نقش و کارکرد شغلی امکان پذیر است. به کاربران محتوای منطبق ارائه می‌شود و از خدمات منطبق استفاده می‌گردد.
پورتال‌های سازمانی چه امکاناتی برای کاربران خود فراهم می‌کنند؟
پورتال‌های سازمانی آمدند تا با امکاناتی که برای کاربران خود ایجاد می‌کنند، بهره وری و عملکرد سازمان را ارتقا بخشند. کاربردهایی که پورتال‌ها برای سازمان موردنظرشان ایجاد می‌کنند عبارتند از:
- ایجاد زمینه‌ای برای متمرکز کردن اطلاعات درون سازمانی و برون سازمانی
- بومی سازی اطلاعات برای کاربرانی که مستقیماً با سازمان در حال تعامل هستند؛ مانند کارمندان، مشتریان و سازمان‌های هم راستا
- برقراری ارتباط مؤثر میان تمامی کاربران
- تولید بستری مناسب و عملیاتی برای دسترسی به ابزارهای ویژه مدیریتی
- به وجود آوردن بانک بزرگی از اطلاعات سازمان دهی شده
- ایجاد شرایطی برای پیگیری کارها و تهیه گزارش عملکرد برای مدیریت و برنامه‌ریزی‌های سازمان و منابع انسانی
- دسترسی به پلتفرم‌های پیام رسانی بین کاربران؛ مانند ایمیل، اسناد صفحه گسترده و پیام‌های صوتی
- امکان تبادل داده‌ها با پشتیبانی گیری فرمت‌ها و سیستم عامل‌های مختلف
- دسته بندی و مدیریت اسناد و مدارک با اهمیت
- قابلیت جستجو و دسترسی آسان به اطلاعات مورد نیاز
- امکان وضع قوانین برای پورتال سازمانی موردنظر
- امکان تائید صلاحیت کاربران فقط در هنگام ورود اولیه به منظور راحتی در مراجعت‌های بعدی
- ایجاد شرایطی برای ارتباط مستقیم مشتریان با سازمان از طریق روابط مجازی
- مشارکت مشتریان در انجام کارهای مربوط به خود از طریق فرم‌های آنلاین و دسترسی به اعلامیه‌های سازمان
- ایجاد فرصت استفاده از شبکه‌های محلی اینترانت، اکس‌ترانت و اینترنت برای همه کاربران
- قابلیت استفاده در دستگاه‌های متنوع مانند تلفن، کامپیوتر، لپ تاپ و تبلت
چه تفاوتی بین پورتال و وبسایت وجود دارد؟
ممکن است بیشتر افراد میان وبسایت و پورتال فرقی قائل نشوند و این دو را از هم جدا ندانند، ولی در واقعیت این گونه نیست. درست است که پورتال‌ها نوعی از وب سایت‌ها هستند قابلیت‌ها و امکانات جامع‌تر دارند.
داده‌های بارگذاری شده روی یک وب سایت عموماً درباره یک موضوع خاص است و از منابع محدودی استخراج می‌شود. شاید بتوان گفت تمرکز موضوعی در وب‌سایت‌ها بالاست. در حالی که در پورتال‌ها اطلاعات در زمینه‌های مختلف و متنوعی بارگذاری می‌شوند تا کاربری که وارد این پلتفرم می‌شود بتواند موضوعات وسیعی را مطالعه کند. منابع مورد استفاده در این پلتفرم گسترده است و مانند چیزی شبیه به دایره المعارف عمل می‌کند.
پورتال سازمانی بستری برای متمرکز کردن اطلاعات، فرآیندها و کاربران است. برای مثال، پورتال سازمان شهرداری می‌تواند شامل اطلاعاتی درباره کارهای عمرانی، پیگیری عملکرد مسئولین توسط مردم، ثبت درخواست شهروندان یا ایجاد شرایط ثبت نام کاربران مثلاً برای دریافت امتیازی خاص برای منزل خود و… باشد. همان طور که متوجه شدید در این پلتفرم علاوه بر اطلاعات، شرایط دسترسی به فعالیت‌های مربوط به شهرداری هم وجود دارد.
برای درک بهتر این موضوع، قابلیت‌های پلتفرم وب سایت و پورتال را با هم مقایسه می‌کنیم.
وب سایت‌ها نوعی از صفحات اینترنتی و شامل حجم زیادی از اطلاعات هستند. در این صفحات با وجود این که امکان جستجو و دسته بندی اطلاعات را داریم، فقط اطلاعاتی است که روی خود وبسایت قرار گرفته در اختیار کاربر است و او به صفحه یا منبع دیگری انتقال داده نمی‌شود.
اما در پورتال شما با انواع اطلاعات رو به رو هستید و می‌توانید با کلیک بر روی هر کدام از آنها، به پورتال یا صفحه‌ای دیگر لینک شوید؛ به عبارت دیگر پورتال‌ها مانند یک دفترچه راهنما عمل می‌کنند و همین موضوع باعث می‌شود که برخی به آنها صفحات راهنمای اینترنتی هم بگویند.
وب سایت‌ها با هدف گردآوری مطالب در باب یک موضوع خاص ایجاد می‌شوند و موضوع محور هستند. در هر وب سایت با توجه به زمینه فعالیت آن، اطلاعاتی قرار داده می‌شود که افراد علاقه‌مند، به صورت خودکار به این بستر جذب شده و از مطالب آن استفاده می‌کنند. درست است که وب‌سایت‌ها هم شرایط برقراری ارتباط بین کاربران را ایجاد کرده‌اند، ولی این مهم هیچ گاه برای یک وبسایت هدف اصلی نبوده است.
پورتال‌ها ولی این گونه عمل نمی‌کنند و تمرکز اصلی خود را روی جذب کاربران قرار داده‌اند. پلتفرم پورتال امکاناتش را برای به دست آوردن توجه کاربران به کار می‌گیرد و با ایجاد مطالبی مطابق سلیقه‌های طبقه‌های اجتماعی، سنین و مشاغل مختلف راهی برای جذب مخاطبان بیشتر می‌یابد. یکی دیگر از روش‌های پورتال‌ها برای جذب مخاطب ایجاد سالن‌های مجازی بحث و گفتگو و انجمن‌های آنلاین بین کاربران است. پورتال‌ها همه تلاششان را می‌کنند تا پای کاربر را به صفحات خود باز کنند و او را وفادار خود نگه دارند.
استفاده از پورتال‌های سازمانی چه مزیت‌هایی می‌تواند برای سازمان داشته باشد؟
پورتال‌های سازمانی در کنار نظم، تمرکز و مدیریت یکپارچه‌ای که برای سازمان به ارمغان می‌آورد، دارای مزیت‌های ویژه‌ای هستند که در ادامه به شمردن آنها می‌پردازیم.
- مشتریان کمتر نیاز است که به صورت حضوری به سازمان مراجعه کنند و نیاز به ارسال نامه های اداری بین بخش‌های مختلف به شدت کاهش می‌یابد.
- کاهش مصرف کاغذ در سازمان ها
- هزینه‌های عملیاتی و مدیریتی سازمان را کاهش می‌دهد.
- افزایش رضایت مشتریان به دلیل سرعت انجام کارها قابل توجه است.
- فعالیت‌های غیرضروری و تکراری کارمندان عملاً حذف می‌شود و باعث صرفه جویی در وقت و افزایش بهره‌وری آنها می‌گردد.
- اطلاعات درست، بدون دست کاری و با کیفیت در اختیار قسمت‌های مختلف سازمان قرار می‌گیرد. همواره صحت داده‌های دریافتی، یکی از دغدغه‌های مهم سازمان‌ها بوده است.
- هر کاربر می‌تواند در هر لحظه، چکیده‌ای از اطلاعات سازمانی یا فعالیت‌هایی که کارمندان قبلی انجام داده‌اند را در اختیار داشته باشد.
- اطلاعات سازمانی مخصوص مدیران و کارمندان در هر دوره‌ای برای شرکت متمرکز می‌شود.
- ضرورت وجود واحد کنترل‌گر از میان می‌رود و هر کاربر خودش وظیفه امنیت و بررسی اطلاعاتش را بر عهده می‌گیرد؛ که این خود باعث تمرکز زدایی می‌شود.
پورتال سازمانی به چند دسته تقسیم می‌شوند؟
پورتال سازمانی با توجه به ویژگی‌ها و قابلیت‌های مورد نیاز سازمان‌ها به سه دسته تقسیم بندی می‌شوند. هرکدام از این دسته بندی‌ها برای سازمان‌های خاصی طراحی و اجرا می‌گردند.
پورتال سازمانی تجاری یا Business area portals
طراحی پورتال‌های تجاری به صورتی است که زمینه تحلیل و بررسی یکی از عملکردهای داخل سازمان را به صورت خاص و ویژه برای کاربران فراهم می‌آورد. به بیان دیگر این دسته از پورتال‌ها به کارمندان اجازه می‌دهند تا به نوع خاصی از اطلاعات درون سازمانی دسترسی داشته باشند و آن را در جهت پیشبرد اهداف سازمان استفاده نمایند.
این نوع از پورتال‌های سازمانی، خود به سه بخش کوچک‌تر تقسیم می‌گردند:
- بخش مدیریت منابع انسانی
- بخش برنامه ریزی منابع انسانی
- بخش بازاریابی و فروش
پورتال سازمانی هوشمند یا Business intelligence portals
پورتال سازمانی هوشمند با قابلیت جمع آوری، طبقه بندی و ذخیره داده‌های درون سازمانی، سطح دسترسی هرکدام از کارمندان را به این اطلاعات پردازش شده، مشخص می‌کند. در این نوع از پورتال سازمانی، کارمندان علاوه بر استفاده از اطلاعات طبقه بندی شده، این امکان را دارند که اطلاعات جدیدی را به پوشه اصلی داده‌ها اضافه کنند تا بقیه کارمندان از آن بهره‌مند گردند. قابلیت دسترسی به این بانک اطلاعاتی به کاربران و سازمان اجازه می‌دهد تا در جهت پیشرفت و بهره وری بالاتر در حرکت باشند.
پورتال‌های نقش تجاری یا Role Portals
پورتال‌های نقش تجاری در واقع وظیفه پشتیبانی و حمایت از فعالیت‌های سه مدل خدماتی را بر عهده دارند. این سه مدل عبارتند از:
- مدل خدمات B2B: این مدل به منظور کنترل انتقال اطلاعات و فعالیت‌های تجاری مابین سازمان، تولیدکننده‌ها، سازمان‌های هم کار و توزیع کنندگان طراحی شده است و جریان چرخش داده‌ها بین این ارگان‌ها را مدیریت می‌کند.
- مدل خدمات B2C: هدف این مدل ایجاد بستر ارتباطی مناسب بین سازمان و مشتریان خود است و قابلیت‌هایی مانند ثبت سفارش مشتری، صدور صورت حساب، پیگیری خرید و سیستم پشتیبانی از خریدار را دارا می‌باشد.
- مدل خدمات B2E: این مدل با هدف رساندن اطلاعاتی خاص و مشخص به کارمندان طراحی و اجرا گردیده است.
برخی از نمونه‌های پرتال سازمانی:
- نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب
- پورتال‌های سیستم مدیریت محتوا (CMS)
- نرم افزار مدیریت مستندات (DMS)
- نرم‌افزارهای مشارکتی (شامل ابزارهای مدیریت تیم مانند: Trello)
- نرم‌افزارهای مدیریت ارتباط با مشتری
- پورتال مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS)
- پورتال کارکنان سازمان
- پورتال هوش تجاری
- پورتال دانشنامه سازمانی
سؤالات متداول
چگونه پورتال سازمانی را برای شرکتم پیاده‌سازی کنم؟
قبل از اینکه تصمیم نهایی در مورد انتخاب یک پورتال سازمانی بگیرید، چندین جنبه حیاتی وجود دارد که باید در نظر داشته باشید:
- الزامات تجاری و فنی
- پورتال برای چه مواردی استفاده خواهد شد
- الزامات فنی
توسعه یک پورتال سازمانی چقدر طول می کشد؟
مدت زمان توسعه و ادغام این پورتال بستگی به عملکردها و مشخصاتی دارد که شما برای شرکت خود می‌خواهید. تقریباً، فرآیند توسعه یک پورتال سفارشی بیش از 2000 ساعت طول می‌کشد.
چه نوع پورتال سازمانی بهترین نوع برای سازمان من است؟
انواع مختلفی از پورتال‌های سازمانی وجود دارد: اطلاعات، برنامه کاربردی و تخصص. برای انتخاب نوع خود، باید با تحلیلگران وبسایت یگانه سافت تماس بگیرید تا الزامات و مشخصات حوزه تجاری خود و به ویژه شرکت شما را تعریف کنند.
نظرات بسته شده است.