کارگزینی چیست؟ وظایف واحد کارگزینی ، حکم کارگزینی + {دانلود رایگان نمونه حکم}
کارگزینی چیست؟ همان‌طور که می‌دانید برای استخدام شدن در یک سازمان یا شرکت باید ابتدا مراحل استخدامی را بگذرانید. کارجویان به منظور استخدام در یک سازمان، شرکت یا ارگانی باید برای ثبت درخواستشان به واحد کارگزینی مراجعه کنند. بسیاری از افراد این واحد را با مدیریت منابع انسانی اشتباه می‌گیرند. در حالی که این دو واحد با هم متفاوت هستند. کارگزینی در حقیقت زیرمجموعه‌ای از مدیریت منابع انسانی است. واحد کارگزینی طیف وسیعی از وظایف را شامل می‌شود که معمولاً به عنوان یکی از زیرمجموعه‌های واحد مدیریت منابع انسانی در یک سازمان فعالیت می‌کند. احتمالاً اکنون این سؤال در ذهن شما شکل گرفته که کارگزینی چیست؟ چه وظایفی برعهده دارد؟ و تفاوت آن با مدیریت منابع انسانی چیست؟
ما در این مقاله به شرح تعریف کارگزینی، وظایف آن، احکام کارگزینی و تفاوت آن با واحد مدیریت منابع انسانی می‌پردازیم. پس با شرکت نرم افزاری یگانه همراه باشید تا هر آنچه را که باید درباره کارگزینی بدانید، با هم مرور کنیم.
کارگزینی چیست؟
کارگزینی همان‌طور که اشاره کردیم یکی از زیرمجموعه‌های مدیریت منابع انسانی محسوب می‌شود که اهمیت بسیاری در یک سازمان دارد. در صورت نیاز یک سازمان به جذب نیروی جدید، افراد برای استخدام شدن در قدم اول باید از واحد کارگزینی عبور کنند. استخدام نیروی جدید تنها وظیفه این واحد نیست. بلکه این واحد طیف گسترده‌ای از وظایف را بر عهده دارد. اما قبل از بیان شرح وظایف این واحد لازم است تا معنی و تعریف شغل کارگزینی آشنا شوید.
معنی و تعریف شغل کارگزینی چیست؟
واژه کارگزینی در لغت‌نامه دهخدا به صورت انتخاب شغل، گزینش کار و استخدام معنی شده است. در این لغت‌نامه کارگزینی اداره‌ای است در وزارتخانه که به کار اعضا رسیدگی، شغل آن‌ها را تعیین و تغییر مأموریت آن‌ها را مطابق اطلاعات، نیاز سازمان و شایستگی تعیین می‌کند.
بنابراین کارگزینی واحدی است که روند جذب نیروی انسانی، آموزش آن‌ها، ارزشیابی عملکرد کارمندان، ارتقا سلامت محیط کار، ایجاد انگیزه در همکاران، پاداش دادن به کارکنان، مدیریت روابط پرسنل و … را برعهده دارد. در حقیقت پرونده‌های مربوط به نیروهای جدید ابتدا در اختیار این واحد قرار می‌گیرد و بررسی می‌شود. سپس اطلاعات مناسب آن‌ها استخراج و به واحد مدیریت ارجاع داده می‌شود. علاوه بر موارد گفته شده مدیریت اطلاعات کارکنان یک سازمان که شامل جمع‌آوری، نگهداری، به‌روزرسانی و استفاده از مجموعه‌ای منسجم از اطلاعات مرتبط با کارمند (پرونده پرسنلی) از دیگر وظایف مهم این واحد به شمار می‌رود.
مدیریت منابع انسانی چه تفاوتی با کارگزینی دارد؟
مدیریت منابع انسانی یک مفهوم بسیار گسترده است که اکثریت امورات مربوط به نیروی انسانی را در سازمان دربرمی‌گیرد. این در حالیست که کارگزینی به عنوان بخش یا زیرمجموعه‌ای از این واحد وسیع فعالیت دارد. در بخش مدیریت منابع انسانی علاوه بر استخدام، ارتقا دانش پرسنل و سلامت محیط کار، مسائل بیشتری نظیر: روابط سازمانی، ارزیابی عملکرد، سیاست‌گذاری مدیریت منابع انسانی و … را نیز شامل می‌شود. در حالی که بخش کارگزینی تنها بر روی سه موضوع جذب نیروی جدید، ارتقا دانش کارکنان و سلامت محیط کار تمرکز دارد. همچنین این واحد با گزارشاتی که مبنی بر عملکرد کارمندان به مدیریت منابع انسانی می‌دهد، نقش بسیار مهمی در تصمیم‌گیری، برنامه‌ریزی‌های مالی و شغلی پرسنل ایفا می‌کند.
بنابراین کارگزینی را می‌توان از سطوح اولیه و زیربنای بلوغ مدیریت منابع انسانی دانست. زیرا نقش بسیار مهمی در پیش‌برد فعالیت‌های اولیه مدیریت منابع انسانی ایفا می‌کند. به عنوان مثال: برنامه‌ریزی برای دوره‌های آموزشی در حیطه وظایف این بخش نیست. اما این که چه کارمندانی با معیارهای برنامه‌ریزی شده نیازمند شرکت در این دوره‌ها هستند، این که این برنامه‌ها چه تأثیری بر ارتقای شغلی دارند، مزایای دریافت برنامه‌ها و نحوه اعمال آن‌ها برعهده این واحد است.
وظایف اصلی واحد کارگزینی
حال که با مفهوم کارگزینی آشنا شدید، نوبت به شرح وظایف این واحد می‌رسد. از مهم‌ترین و اصلی‌ترین وظایف این واحد می‌توان به جذب نیرو و امور استخدامی، قرارداد نویسی، محاسبه حقوق و دستمزد، صدور حکم کارگزینی، ارتقاء، ترفیع و بازنشستگی کارکنان، آموزش و امور رفاهی و طراحی شیوه‌نامه‌های شغلی اشاره کرد که ادامه این بخش درباره آن‌ها را بیشتر توضیح می‌دهیم.
جذب نیرو و امور استخدامی
اصلی‌ترین و اولین وظیفه واحد کارگزینی استخدام و جذب نیروی انسانی جدید است. کارجویان در صورتی که قصد استخدام در یک شرکت یا سازمانی را داشته باشند، ابتدا اید از این بخش عبور کنند. از این رو اولین واحدی که متقاضیان کار با آن مواجه می‌شوند، بخش کارگزینی شرکت یا سازمان است. در حقیقت روند کار به این صورت است که سازمان در صورت نیاز به نیروی جدید، درخواست خود را به بخش کارگزینی ابلاغ می‌کند. سپس این واحد در راستای جذب نیرو از طرق مختلف مانند: روش‌های چاپی، اینترنتی، انتشار آگهی در نشریات، پلتفرم‌های کاریابی و … این موضوع را اطلاع‌رسانی می‌کند.
افراد جویای کار نیز به منظور استخدام در سازمان به بخش کارگزینی مراجعه کرده و رزومه خود را تحویل می‌دهند. کارکنان کارگزینی بعد از مطالعه رزومه افراد مناسب را به مدیران معرفی می‌کنند. در این مرحله کارجویان برای مصاحبه دعوت و در صورت تأیید به واحد کارگزینی ارجاع داده می‌شوند. در نهایت با ارائه مدارک هویتی، پرونده استخدامی آن‌ها در کارگزینی تشکیل می‌شود.
قرارداد نویسی
هر شرکت و سازمانی بسته به فعالیت خود در زمینه‌های مختلف نیازمند عقد قرارداد است. این قراردادها می‌تواند با اشخاص حقیقی یا حقوقی نوشته شود که هر کدام ویژگی‌های خاص خود را دارند. واحد کارگزینی باید محتوای قرارداد را بررسی کند تا از صحت اطلاعات مندرجه، رضایت طرفین، شفافیت مواد و انطباق متن با قوانین سازمان و کشور مطمئن شود. این واحد همچنین موظف است طبق الزامات حقوقی و پروتکل‌های اداری سازمان، با نیروی کار و مطابق با توافقاتی که با آن‌ها شده، قرارداد امضا کند. قردادهای مربوط به خاتمه همکاری نیز برعهده این واحد است.
محاسبه حقوق و دستمزد
برای محاسبه حقوق پرسنل باید قوانین بسیاری را رعایت کرد. این قوانین که توسط وزارت کار تعیین شده شامل: پایه حقوق، ساعت‌های کار، اضافه کاری، رده‌بندی شغلی، جمعه‌کاری و … است که در صورت عدم رعایت آن‌ها هنگام محاسبه، کارفرما با مشکلات بسیاری مواجه خواهد شد. به همین دلیل واحد کارگزینی باید حقوق و دستمزد کارکنان را کاملاً دقیق محاسبه کند. محاسبه حقوق کارکنان باید به گونه‌ای باشد که حق هیچ کدام از پرسنل ضایع نشود. البته امروزه به پیشرفت تکنولوژی این فرآیند توسط نرم‌افزارهایی تحت عنوان نرم‌افزار کارگزینی انجام می‌شود که احمال خطا در محاسبات را به شدت کاهش می‌دهند.
صدور حکم کارگزینی
حکم کارگزینی در حقیقت به منزله رابطه بین فرد با سازمان است که در آن مسئولیت‌های شخص مشخص شده است. صدور این حکم برعهده واحد کارگزینی است که شروع کار رسمی شخص را نشان می‌دهد.
ارتقاء، ترفیع و بازنشستگی کارکنان
در مدیریت منابع انسانی به منظور ارتقاء، ترفیع و بازنشستگی پرسنل برنامه‌هایی در نظر گرفته می‌شود که اجرای آن‌ها برعهده واحد کارگزینی است.
آموزش و امور رفاهی
همان‌طور که قبل‌تر اشاره کردیم، برنامه‌ریزی برای دوره‌های آموزشی از وظایف واحد منابع انسانی و اجرایی کردن آن برعهده کارگزینی است. این بخش موظف است دوره‌های آموزشی که واحد منابع انسانی برنامه‌ریزی کردن را برگزار کند. علاوه بر این انجام برخی امور رفاهی مانند: مسائل مربوط به بیمه، تسهیلات مالی، پاداش و … نیز در حیط وظایف این واحد است.
طراحی شیوه‌نامه‌های شغلی
کارگزینی باید برای آن که پرسنل درک درستی از حوزه فعالیت و وظایفشان در سازمان داشته باشند، شیوه‌نامه‌های شغلی را طراحی کند.
کارگزین کیست؟
کارگزین به شخصی گفته می‌شود که مسئولیت امور کارگزینی را برعهده می‌گیرد. این شخص تحت نظارت مافوق خود مسئولیت‌ها و وظایف خود را انجام می‌دهد. برای آن که بدانید فرد کارگزین چه مسئولیت‌ها و اختیاراتی دارد با ما همراه باشید. ما در این بخش به شرح وظایف، مهارت‌ها و اختیارات کارگزین می‌پردازیم.
کارمند کارگزینی چه وظایفی دارد؟
به صورت کلی حیطه وظایف کارگزینان بسیار گسترده است که هر یک از وظایف نیز خود به چند بخش مختلف تقسیم می‌شود. یک فرد کارگزین موظف است برای جذب نیروی جدید در سازمان اطلاع‌رسانی کند. در صورت تأیید نیروی جدیدی از سوی مدیران، برای آن شخص پرونده پرسنلی ایجاد کند. با کارکنان سازمان قرارداد کاری امضا کند. مسئول تکریم و پاسخگویی به ارباب رجوع است. باید احکام کارگزینی را تهیه و صادر کند. مدت زمان خدمت کارکنان را تعیین و آن‌ها را مورد ارزیابی قرار دهد. حقوق و دسمتزد پرسنل را به صورت دقیق و طبق قوانین وزارت کار محاسبه کند. از دیگر وظایف کارگزین می‌توان به انجام امور ارتقا پرسنل، اجرا و پیکیری طرح طبقه‌بندی مشاغل، اجرای قوانین کشوری استخدام و ارتباط با کارکنان، امور قطع همکاری با پرسنل، امور آموزش کارکنان، تهیه گزارشات امور پرسنل و ارائه آن به مقام مافوق، تهیه و ابلاغ آیین‌نامه‌های شغلی به کارکنان، پیگیری و اجرای امور رفاهی و انگیزشی، تنظیم قرارداد کار نیروهای جدیدالاستخدام، پیگیری امور بیمه‌ای شرکت و کارکنان، پیش‌بینی احتیاجات پرسنل و تأمین آن‌ها و … اشاره کرد.
کارگزین قراردادی به چه کسی گفته می‌شود؟
در هر سازمان و شرکتی کارمندانی وجود دارند که به صورت موقت استخدام شده‌اند. این افراد بر اساس نیاز کوتاه‌مدت سازمان استخدام می‌شوند به همین دلیل به آن‌ها کارمندان قراردادی گفته می‌شود. کارگزین قراردادی نیز به منظور انجام امور کارگزینی برای مدت کوتاهی مثلاً ۴-۲ ساله، استخدام می‌شوند. این موضوع اغلب در شرکت‌ها کوچک که استخدام و امور پرسنلی بسیار کمی دارند، اتفاق می‌افتد. گاهی اوقات نیز یک سازمان به منظور اطمینان از عملکرد مناسب یک فرد در مرحله اول اقدام به استخدام کوتاه‌مدت او می‌کند و در صورت مورد تأیید بودن رسمی می‌شود.
اطلاعات مورد نیاز برای شغل کارگزینی
افرادی که در سمت کارگزین استخدام می‌شوند باید مهار‌های و توانایی‌های خاصی داشته باشند. یک فرد کارگزین باید با مدیریت منابع انسانی، رفتار پرسنل، فرآیند جذب و استخدام، نحوه محاسبه حقوق و دستمزد و … آشنایی کامل داشته باشد. با روند انجام کار و رویه‌های اداری یک سازمان را آشنا باشد. بر نرم‌افزارهای کارگزینی تسلط داشته باشد. بتواند بر پرسنل نظارت کند و توانایی برقراری ارتباط با مشتریان و جلب رضایت آن‌ها را داشته باشد. همچنین بتواند عملکرد پرسنل را ارزیابی کند. افراد که این مهارت‌ها و توانایی‌ها را داشته باشند می‌توانند در بخش کارگزینی استخدام شوند.
استخدام کارشناس کارگزینی
افراد برای استخدام در سم کارشناس کارگزینی باید از مهارت‌ها و توانایی‌های ارتباطی و علمی مناسبی برخوردار باشند. اگر قصد فعالیت در این شغل را دارید، باید در رشته مدیریت یا رشته‌های مرتبط دیگر تحصیل کرده باشید. بر نرم‌افزارهای کارگزینی مسلط و با قوانین وزارت کار آشنا باشید.
اختیارات کارگزینی
واحد کارگزینی به منظور انجام مسئولیت‌های خود دارای اختیاراتی نظیر: بررسی کارکرد دوره‌ای پرسنل، نظارت بر عملکرد کارمندان، صدور احکام پرسنلی، صدور ابلاغیه‌های کاری، ثبت و تأیید مرخصی کارمندان و تهیه آمار ماهیانه است.
حکم کارگزینی چیست؟
حکم کارگزینی نوعی سند یا برگه رسمی است که توسط سازمان برای نیروهای جدیدالاستخدام صادر می‌شود. صدور این حکم به معنی شروع به کار رسمی افراد جدیدالورود به سازمان است. معمولاً حکم کارگزینی توسط بالاترین سمت در سازمان یا مافوق کارمند صادر می‌شود. محتویات مندرج در حکم نیز شامل تعهداتی مابین کارفرما و کارمند در قبال یکدیگر است. بر اساس این حکم نیروی انسانی موظف است مطابق با اختیاراتی که به او داده شده، وظایفی را برای سازمان انجام دهد. در مقابل کارفرما نیز وظیف دارد طبق تعهدات مندرج در حکم حق و حقوق او را به طور کامل پرداخت کند. به همین دلیل حکم از جنبه حقوقی بسیار بالایی برای طرفین برخوردار است.
حم کارگزینی در حقیقت وضعیت پرسنل را در شرکت یا سازمان نشان می‌دهد که قابل تغییر است. به این معنی که در صورت ارتقا شغلی فرد اطلاعات مندرج درون این حکم نیز تغییر می‌کند. در یک نگاه کلی، احکام نشان‌دهنده جایگاه افراد در چارت سازمانی هستند که ممکن است در طول زمان دچار تغییر شده که به دنبال آن نیز وضعیت کارمند تغییر خواهد کرد. کارمندان همچنین می‌توانند با استفاده از حکم خود برای برخورداری از امتیازات زیادی مانند: دریافت تسهیلات یا اخذ ویزای خارج از کشور نیز استفاده کنند.
چه اطلاعاتی در احکام کارگزینی ثبت می‌شوند؟
در حکم کارگزینی اطلاعات و نکات بسیار مهمی ذکر می‌شود که طرفین قرارداد باید حتماً به آن‌ها دقت کنند. این اطلاعات شامل موارد زیر هستند:
- اطلاعات هویتی کارمند
اطلاعات هویتی شامل: نام، نام خانوادگی، شماره ملی و شناسنامه، وضعیت تأهل، محل تولد، تحصیلات، سوابق و سایر اطلاعات مورد نیاز است.
- اطلاعات مزایا، حقوق و دستمزد کارمند
بعد از اطلاعات هویتی، مزایا، حقوق و دستمزد کارمند ذکر می‌شود. مواردی مانند: حقوق ثابت، پاداش، حق مسکن، حق اولاد، سختی کار، حق سرپرستی، اضافه کاری و دیگر مواردی که در محاسبه حقوق و دستمزد تأثیر دارند، درج می‌شوند.
- اطلاعات هویت شغلی و سازمانی کارمند
در این بخش اطلاعات پرسنلی کارمند مانند: پست، جایگاه سازمانی، محل جغرافیایی خدمت سازمانی، عنوان، ردیف و رسته شغلی، واحد سازمانی محل خدمت، نوع استخدام، مدت زمان اجرای حکم و … ثبت می‌شوند.
در حالت کلی اطلاعات مندرج در حکم کارگزینی بسته به نوع خصوصی یا دولتی بودن سازمان در خصوص وضعیت رابطه فرد با کارفرما متفاوت است. با این حال اطلاعاتی که در بالا ذکر شد، در تمامی احکام درج می‌شوند و احتمالاً در برخی موارد باهم متفاوت باشند. در حقیقت هدف اصلی از صدور حکم غالباً پرداخت حقوق و دستمزد کارمندان است که یک نسخه از آن جهت پرداخت به واحد حسابداری سازمان ارسال می‌شود. در برخی موارد نیز یک نسخه به خود فرد و نسخه‌ای نیز به واحد مدیریت منابع انسانی تحویل داده می‌شود.
حکم کارگزینی بازنشستگان
طبق قوانین وزارت تعاون، کار و رفاه افرادی که خدمت آن‌ها در سازمان‌ها و ادارات به پایان رسیده، ماهیانه مبلغی را به عنوان مستمری بازنشستگی دریافت می‌کنند. حکم کارگزینی این افراد به راحتی از طریق سایت صندوق بازنشستگی کشور قابل دریافت است. بنابراین بازنشستگان برای دریافت حکم کارگزینی خود نیازی به مراجعه حضوری به صندوق ندارند.
حکم کارگزینی فرهنگیان
فرهنگیان نیز به علت یکپارچه بودن سیستم کارگزینی آموزش و پرورش به منظور اخذ حکم خود نیازی به مراجعه حضوری ندارند. کافیست به سامانه مربوطه (سامانه پرینت حکم کارگزینی فرهنگیان) مراجعه کرده و حکم خود را دریافت کنند.
حکم کارگزینی کارمندان رسمی
کارمندان رسمی دولت بسته به ارگان و سازمانی که در آن مشغول کار هستند می‌توانند با مراجعه به واحد کارگزینی سازمان خود جهت اخذ حکم اقدام کنند. حکم کارمندان رسمی در ادارات به صورت دوره‌ای صادر می‌شود.
دستورالعمل کارگزینی
دستورالعمل‌های کارگزینی در حقیقت نشان‌دهنده روش‌هایی برای چگونگی انجام وظایف کارگزین و شرایط استفاده از خدمات سازمان است. مثلاً در دستورالعمل‌های مربوط به استخدامی، شرط استخدام در سازمان داشتن حداقل سن ۱۸ و حداکثر ۴۰ سال است. در این دستورالعمل‌ها شرایط و روش‌های استفاده از مأموریت، مرخصی، هزینه‌های ایاب و ذهاب، تعلق حقوق و دستمزد، تقدیم استعفا، غیبت و … را بیان می‌شود. البته این نکته را نیز در نظر بگیرید که هر سازمان و هر بخشی دستورالعمل مختص به خود را دارد که با دیگر سازمان‌ها متفاوت است. در ادامه نمونه‌ای از دستورالعمل مربوط به استخدام در شبکه بهداشت و درمان را ارائه می‌دهیم.
مثلاً دستورالعمل‌های لازم برای استخدام در شبکه بهداشت و درمان شهرستان بوانات شامل: حداقل سن ۱۸ و حداکثر ۴۰ سال سن، تابعیت ایران، انجام خدمت زیر پرچم یا معافیت قانونی در صورت مشمول بودن، عدم سابقه محکومیت جزائی مؤثر، عدم محکومیت به فساد عقیده و عدم اعتیاد به استعمال افیون، حداقل داشتن گواهینامه پایان دوره ابتدایی و داشتن توانایی انجام کاری که برای آن استخدام شده، است.
نمونه حکم کارگزینی
برای آن که با حکم کارگزینی بیشتر آشنا شوید، در این بخش نمونه‌های مختلفی از حکم های مختلف را ارئه می‌دهیم.
نمونه فرم خام حکم کارگزینی
نمونه حکم کارگزینی شرکت‌های خصوصی
محتوا و اطلاعات مندرج در حکم شرکت‌های خصوصی معمولاً تفاوت چندانی با هم ندارند. در ادامه نمونه‌ای از حکم کارگزینی رکت‌های خصوصی را ارائه می‌دهیم تا بیشتر با آن آشنا شوید.
نمونه حکم کارگزینی کارمندان
نمونه حکم کارگزینی کارمندان رسمی
حکم کارگزینی کارمندان رسمی با کارمندان دولت تفاوت چندانی ندارند. در اغلبموارد این احکام مشابه هستند فقط در بالای حکم نوع استخدام کارمند ذکر می‌شود. به عنوان مثال در بالای حکم نوشته می‌شود: «حکم کارگزینی کارمندان رسمی دولت یا کارمندان قراردادی».
نمونه حکم کارگزینی کارگران
حکم کارگزینی کارگران مربوط به شرکت‌ها و کارگاه‌های خصوصی است که اطلاعات کاری و حقوقی آن‌ها بسته به شرایط هر کارگر و شرایط پرداختی آن شرکت یا کارگاه تهیه و تعیین می‌شود.
قوانین کارگزینی
واحد کارگزینی همان‌طور که در این متن اشاره کردیم موظف به رعایت و اجرای قوانین داخلی سازمان و خارجی آن است. قوانین وزارت کار و بیمه تأمین اجتماعی جزء قوانین خارجی سازمان هستند. از طرفی هر سازمان یا شرکتی برای جذب نیروی جدید و ارتباط با کارمندان یکسری قوانین داخلی دارد که مسئولیت اجرای تمامی آن‌ها برعهده واحد کارگزینی است. برخی از قوانین مربوط به حقوق در حکم نشان داده می‌شوند.
پرسش‌های مهم کارگزینی
واحد کارگزینی را می‌توان یک بخش دو جانبه دانست، زیرا از یک سو با مدیران و از طرف دیگر با کارمندان عادی سازمان در ارتباط است. در فرآیند جذب نیرو، افرادی که قصد فعالیت در این واحد را دارند نیز باید ابتدا از واحد کارگزینی عبور کنند. ما در این بخش به سؤالاتی که ممکن است در ذهن شما شکل بگیرد، پاسخی می‌دهیم.
نحوه اعمال مدرک تحصیلی در حکم کارگزینی چگونه است؟
مدرک تحصیلی از مهم‌ترین و تأثیرگذارترین موارد در احکام کارگزینی است. همان‌طور که می‌دانید در سازمان‌ها و ادارات طبق قوانین داخلی هر چه مقطع تحصیلی کارمندی بالاتر باشد، حقوق و دستمزد بالاتری نیز نسبت به سایرین دریافت خواهد کرد. به همین دلیل در برخی سازمان‌ها امکان ادامه تحصیل برای پرسنل خود فراهم می‌شود. اما باید در این زمینه به قوانین داخلی سازمان توجه کرد. زیرا در برخی سازمان‌ها برای ارتقا مدرک تحصیلی قوانینی وضع شده که عدم توجه به آن‌ها ممکن است کارمند را با مشکل مواجه کند. مثلاً در برخی سازمان‌ها قوانینی مانند: ادامه تحصیل در مقاطع بالاتر باید در رشته مرتبط با شغل کارمند باشد، قبل از آغاز به تحصیل اخذ موافقت سازمان الزامی است، کلاس‌های دانشگاهی نباید در ساعات اداری سازمان باشد، هر کارمند تنها می‌تواند موافقت یک مقطع تحصیلی بالاتر از مدرک ارائه شده در بدو استخدام را دریافت کند و … وضع شده که کارمندان باید هنگام ادامه تحصیل به آن‌ها توجه کنند. عدم توجه به این قوانین ممکن است منجر به اخراج کارمند شود.
مزایای استفاده از نرم افزار بایگانی مدارک کارگزینی چیست؟
واحد کارگزینی یکی از مشاغل بسیار حساس در سازمان‌ها محسوب می‌شود که از جزئیات کاری بسیاری برخوردار است. از ارائه عملکرد پرسنل، ساعات ورود و خروج گرفته تا محاسبه ریالی و دقیق دستمزد و حقوق آن‌ها، مواردی هستند که دقت بسیار بالایی را طلب می‌کنند. بدون شک هر انسانی هنگام محاسبه و انجام امورات اداری دچار خطا و اشتباه می‌شود که به وفور نیز مشاهده شده است. اما امروزه با پیشرفت تکنولوژی و ورود ابزارها و نرم‌افزارهای کاربردی کار برای کارمندان بسیار راحت شده و میزان خطا نیز به شدت کاهش پیدا کرده است. در شغل کارگزینی نیز که نیازمند دقت بسیار بالاست، استفاده از نرم‌افزار بسیار کارآمد خواهد بود. در این نرم‌افزار تمامی امورات مربوط به شرح شغل کارگزینی وجود دارد. مواردی مانند: صدور احکام کارگزینی، شیوه‌های استخدامی، ازریابی عملکرد ماهانه و سالانه پرسنل، محسابه حقوق و پاداش، ه‌روزرسانی اطلاعات کارکنان، بایگانی مدارک و … با استفاده از نرم‌افزار بایگانی قابل انجام است.
نرم افزار بایگانی اسناد کارگزینی
نرم‌افزارهای بسیاری برای ارائه خدمات در بازار عرضه می‌شوند که می‌توان از آن‌ها استفاده کرد. اما هنگام تهیه نرم‌افزار کارگزینی دقت کنید که تمامی قابلیت‌های ممکن برای این شغل را داشته باشد. همچنین کارکنان بتوانند به سادگی از آن استفده کرد و در انجام امورات خود از آن کمک بگیرند. یک نرم‌افزار خوب باید مواردی مانند: تشکیل پرونده‌های کارگزینی، به‌روزرسانی اطلاعات پرسنل، ارائه خروجی‌های مورد نیاز، گزارشات دوره‌ای از عملکرد پرسنل، متناسب با شرکت‌های کوچک و بزرگ، قابلیت ادغام با دیگر بخش‌های شرکت، صدور خودکار حکم کارگزینی به درخواست مسئول واحد و دیگر امکانات مورد نیاز برای این سمت را دارا باشد. نرم افزار بایگانی یگانه یکی از این سیستم ها می باشد.
نتیجه‌گیری
در این مقاله ما سعی کردیم هر آنچه را که باید درباره شغل کارگزینی بدانید برای شما عزیزان ارائه دهیم. امیدواریم توانسته باشیم به سؤالاتی که در ذهن شما عزیزان در حوزه شغل کارگزینی شکل گرفته بود، به شکل جامع و کامل پاسخ داده باشیم.