شرکت ها و سازمان ها دائما نگران نگهداری و بایگانی فایل های بزرگ و چند رسانه ای خود هستند. این فایل های حجم زیادی از سرورهای سازمان را اشغال می کنند و اگر در یک نرم افزار بایگانی مناسب نگهداری و مدیریت نشوند سازمان ها با مشکلات زیادی رو به رو خواهند شد. هدف سیستم های بایگانی صرفا نگهداری از این فایلهای بزرگ نیست بلکه هدف علاوه بر نگهداری، بایگانی و مدیریت فایل های بزرگ می باشد.

بایگانی فایل های بزرگ در نرم افزار بایگانی اسناد چه فایده ای دارد؟

ماهیت نرم افزار بایگانی ابتدا نگهداری، مدیریت و بایگانی فایل های بزرگ و اسناد می باشد. که در ادامه مزایای استفاده از سیستم را ذکر میکنیم:

۱- ایجاد شناسنامه اطلاعاتی برای بایگانی فایل های بزرگ در نرم افزار بایگانی(نام فایل، موضوع، تاریخ، کد، خلاصه فایل، کلید واژه، و…). این شناسنامه کمک میکند که در هنگام جستجو و گزارش گیری از فایلهای بزرگ سریع تر به انها دسترسی پیدا کنیم.

۲- تعیین سطح دسترسی برای کاربران دیگر(دسترسی مشاهده، دسترسی ایجاد تغییرات و ویرایش فایل)

۳- تعیین میزان محرمانگی فایل های بزرگ

۳- تهیه فایل پشتیبانی از فایل ها و اطلاعات

۴- تعیین آلارم بر روی فایل ها و مدارک

۵- امکان امانت دهی برای فایل ها بایگانی شده

۶- افزایش امنیت نگهداری فایل های بزرگ در نرم افزار آرشیو

۷- و …

نرم افزار بایگانی یگانه توانایی بایگانی چه نوع فایل هایی را دارد؟

در این سیستم شما می توانید هر نوع فایلی با هر حجمی را بایگانی نموده و آنها را مدیریت نمایید. برای مثال فایلهای : JPG,TIFF, Gpeg, AI, PSD. DWG, Cat, Doc,DocX, PDF, Rar, ZIP, MP3, MP4, MPEG, … را دارد.

ذخیره سازی و بایگانی فایل های بزرگ توسط شرکت نرم افزاری یگانه چگونه است؟

ذخیره سازی فایل های بزرگ به دو روش قابل انجام می باشد. استفاده از هر کدام از این دو روش توسط مشتریان قابل انتخاب می باشد و بر اساس نوع بایگانی و اسناد و مدارک و فایل های آنها تعیین می شود.

۱- فایل استریم یا File Stream Data چیست؟

شرکت نرم افزاری یگانه با بهره گیری از قابلیت فایل استریم یا File Stream Data که در SQL Server وجود دارد توانسته است گام بلندی در ذخیره سازی و بایگانی فایل های بزرگ در سازمان ها و شرکت ها بردارد. با استفاده از فایل استریم دیگر دیتابیس SQL Server فایل ها را در داخل حافظه خود ذخیره و نگداری نمیکند. فقط آدرس نگهداری آنها در حافظه سرور را در خود نگهداری می نماید.

این کار باعث افزایش سرعت در جستجو و بازخوانی فایل ها و اطلاعات می شوذ.

۲- نگهداری فایل ها و اطلاعات در حافظه SQL:

میتوانیم تعریف کنیم که اطلاعات و فایل ها در داخل حافظه خود SQL کد شوند و ذخیره سازی شوند. با این کار چیزی خارج از دیتابیس نرم افزار نگهداری نخواهد شد. تمام اطلاعات حتی فایل ها به صورت کد شده روی دیتابیس ذخیر می شوند.

چالش‌های رایج در نگهداری فایل‌های حجیم در سازمان‌ها

نگهداری و مدیریت فایل‌های حجیم در سازمان‌ها با چالش‌های متعددی همراه است که در صورت عدم توجه به آن‌ها، می‌تواند به مشکلات جدی در روند کاری و امنیت اطلاعات منجر شود. یکی از اصلی‌ترین مشکلات، کمبود فضای ذخیره‌سازی است؛ فایل‌های بزرگ به سرعت ظرفیت سرورها و تجهیزات ذخیره‌سازی را پر می‌کنند و هزینه‌های خرید و نگهداری فضای بیشتر را افزایش می‌دهند.

از سوی دیگر، سرعت پایین دسترسی به فایل‌ها نیز دغدغه مهمی است. جستجو و بازیابی اطلاعات در میان حجم زیادی از داده‌ها بدون داشتن سیستم مدیریت مناسب، وقت‌گیر و ناکارآمد خواهد بود. علاوه بر این، عدم کنترل دقیق روی دسترسی کاربران می‌تواند باعث نشت اطلاعات حساس و مشکلات امنیتی شود.

همچنین، فقدان یک سیستم پشتیبان‌گیری منظم و مطمئن ریسک از دست رفتن داده‌ها در اثر حوادث غیرمنتظره مانند خرابی سخت‌افزار یا حملات سایبری را افزایش می‌دهد. در نهایت، نبود یک سامانه استاندارد برای طبقه‌بندی و بایگانی فایل‌ها باعث سردرگمی کارکنان و کاهش بهره‌وری در سازمان می‌شود.

با استفاده از نرم‌افزارهای بایگانی مدرن و تخصصی، بسیاری از این چالش‌ها قابل مدیریت و رفع هستند و به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا فایل‌های حجیم خود را به‌صورت بهینه و امن نگهداری کنند.

نکات مهم در انتخاب نرم‌افزار آرشیو برای فایل‌های حجیم

انتخاب نرم‌افزار مناسب برای آرشیو و مدیریت فایل‌های حجیم یکی از کلیدی‌ترین تصمیمات هر سازمان است که می‌تواند تاثیر مستقیم بر کارایی و امنیت داده‌ها داشته باشد. در این مسیر، باید چند نکته مهم را مدنظر قرار داد:

۱. توانایی پشتیبانی از فرمت‌ها و حجم‌های متنوع: نرم‌افزار باید قابلیت نگهداری انواع فایل‌ها با فرمت‌های مختلف (تصویری، صوتی، ویدئویی، اسناد متنی و…) و همچنین فایل‌های با حجم بسیار بالا را داشته باشد.

۲. امکان تعیین سطوح دسترسی و امنیت: قابلیت تعریف دسترسی‌های مختلف برای کاربران و حفظ محرمانگی فایل‌ها از جمله موارد ضروری است که از دسترسی غیرمجاز جلوگیری می‌کند.

۳. سرعت بالا در جستجو و بازیابی: نرم‌افزار باید امکان جستجوی سریع و دقیق میان حجم عظیمی از داده‌ها را فراهم کند تا کاربران بدون اتلاف وقت به فایل‌های مورد نیاز دسترسی پیدا کنند.

۴. امکان تهیه نسخه پشتیبان (Backup): داشتن قابلیت پشتیبان‌گیری منظم و مطمئن از اطلاعات، تضمین حفظ داده‌ها در شرایط اضطراری را فراهم می‌کند.

۵. سهولت استفاده و رابط کاربری کاربرپسند: نرم‌افزار باید به گونه‌ای طراحی شده باشد که کاربران با هر سطح دانش فنی بتوانند به راحتی از آن استفاده کنند.

۶. قابلیت یکپارچگی با سیستم‌های دیگر سازمان: نرم‌افزار آرشیو باید بتواند به صورت هماهنگ با سایر نرم‌افزارها و زیرساخت‌های IT سازمان کار کند.

۷. پشتیبانی فنی و به‌روزرسانی‌های منظم: داشتن تیم پشتیبانی قوی و ارائه آپدیت‌های مداوم، از بروز مشکلات احتمالی جلوگیری می‌کند و نرم‌افزار را همواره به‌روز نگه می‌دارد.

با توجه به این نکات، انتخاب نرم‌افزار آرشیو مناسب، سرمایه‌گذاری ارزشمندی برای سازمان‌ها در جهت حفظ و بهینه‌سازی مدیریت فایل‌های حجیم به شمار می‌آید.

کلام آخر:

در نهایت به انتهای مقاله بایگانی فایل های بزرگ و حجیم رسیدیم. در این مطلب سعی کردیم یک سری اطلاعات مفید از ویژگی های فوائد بایگانی در اختیار شما قرار دهیم تا بتوانید به راحتی نرم افزار بایگانی مناسب را تهیه کنید.

امیدوارم از مطالعه این مقاله لذت برده باشید. اگر سوال یا نکته ای در مورد هر کدام از مراحل وجود دارد آن را در بخش نظرات مطرح کنید تا سایر بازدید کنندگان هم استفاده کنند.