معرفی شماره نامه و قرار دادن آن در مکاتبات اداری

شماره نامه چیست؟ مکاتبات در ادارات و شرکتها اصلی ترین و همینطور رسمی ترین روش برای برقراری ارتباط به شمار می رود. شما برای اینکه کار خود را به صورت رسمی پیگیری کنید، تنها راهی که دارید وارد شدن به مکاتبات اداری است که در نگاه اول ممکن است کاری ساده و معمولی به نظر برسد. این معمولی بودن تا زمانی که فقط شما باشید پا برجا خواهد بود. اما وقتی پای هزاران نفر مانند شما و همینطور سازمان ها و بخش های داخلی اداره نیز به میان بیاید، دیگر معمولی نخواهد بود. مدیریت مکاتبات و نامه اداری یکی از اصلی ترین مسائلی است که میتواند امور اداری سازمان را از کار بیاندازد. تدابیر مختلفی در عصر فناوری برای مدیریت مکاتبات وجود دارد که یکی از آنها استفاده از شماره است. در ادامه این مطلب قرار است به بررسی این مهم بپردازیم پس با ما همراه باشید.

شماره نامه چیست؟

در پاسخ به این سوال میتوان گفت که شماره یک عبارت چند بخشی است که عموما فقط از اعداد تشکیل نشده است و می تواند حروف دیگری را نیز در خود جای داده باشد. شماره نامه در دبیرخانه ها و اداره ها این اجازه را می دهد که نامه ها را طبقه بندی کرده و منظم کنند. شماره یک نامه در واقع هویت آن نامه است.

به نحوی میتوان آن را مانند کد ملی و یا شماره دانشجو معرفی نمود. در هر دانشگاهی دانشجویان شماره دانشجویی خاص خود را دارند. اگر به شماره دانشجویی های دانشگاه دقت کرده باشید اشتراکاتی را بین آن ها متوجه خواهید شد. به عنوان مثال دو رقم اول آن ها همیشه سال ورودی خواهد بود. رقم های بعدی به دانشکده های مختلف اختصاص دارد. رقم های بعدی نیز بر اساس حروف الفبا چیده شده اند و یا تاریخ و نوبت ثبت نام در آنها دخیل بوده است.

وقتی صحبت از نامه های اداری به میان می آید، شما بدون شک یک کاغذ را تصور میکنید متنی روی آن تایپ شده است، در پایین آن مهر و یا چند امضا قرار گرفته و سربرگ نامه یک طراحی خاص با لوگوی سازمان و یا اداره مربوطه را دارد و در نهایت در بالا و گوشه سمت چپ یک وضعیت جدولی کوچک قرار دارد که شماره و تاریخ نامه نوشته شده است. موضوع اصلی ما همان شماره بالای نامه است که در صورتی که شما را از یک اداره دیگر آورده باشید ممکن است یک شماره دیگر توسط دبیرخانه اداره مقصد نیز روی مکاتبات اداری شما درج شود.

نحوه شمار گذاری در نامه اداری به چه صورت است؟

به طور کلی نحوه شماره گذاری در نامه اداری به 2 صورت است:

• شماره گذاری نامه اداری با فرمول
• شماره گذاری نامه اداری بدون فرمول

شماره گذاری نامه اداری با فرمول یا فرمول شمارگذاری نامه اداری

در شماره گذاری با فرمول از ترکیب المان های مختلف و بنا به صادر کننده و نویسنده تاریخ و اجزایی شبیه به آن استفاده می شود. در این روش شماره گذاری از همان المان های بخش قبل با تعیین یک ترکیب ثابت که به آن فرمول گفته می شود استفاده می شود. این فرمول به برنامه و سیستم دبیرخانه داده می شود و یا متصدی دبیرخانه آن را در اختیار مسئول بایگانی و ثبت نامه ها قرار می دهد، تا برای شماره گذاری از آن استفاده کند.

شماره گذاری نامه اداری بدون فرمول

در روش بدون فرمول شماره گذاری به این صورت خواهد بود که قاعده خاصی برای شماره گذاری وجود ندارد و عموما به صورت ترتیبی تمامی مکاتبات اداری شماره گذاری می شوند. در صورتی که از برنامه های دبیرخانه استفاده کنید، ممکن است برای این روش ها یک ترکیب ارائه شود اما معمولا از این روش برای زمانی که مکاتبه از اداره بالادستی وارد شده باشد و بخواهند ترتیب شماره گذاری توسط آن ها را رعایت کنند استفاده می شود.

بخش های مختلف شماره نامه

یک شماره می تواند چند بخش مختلف داشته باشد. این بخش ها عبارتند از:

تاریخ: یکی از مهمترین مواردی که می تواند در شماره گذاری نامه ها تاثیر داشته باشد تاریخ صدور نامه و یا تاریخ وارد شدن آن به اداره ی مقصد است. به اینصورت که علاوه بر ذکر تاریخ به صورت جداگانه بخشی از آن در شماره وارد می شود تا در صورت نیاز به پیدا کردن آن در بایگانی نامه ها بتوان راحت تر محدوده نامه و زونکنی که نامه مورد نظر در آن قرار دارد را بازیابی نمود.

صادر کننده نامه: بخش مهم دیگری که میتوان آن را از بخش های اصلی معرفی نمود بخش صادر کننده نامه می باشد. شما با مشاهده صادر کننده نامه می توانید به این نتیجه برسید که چه کسی آن را نوشته است. در بیشتر ادارت یک مراسلات خاص برای این بخش وجود دارد. این بخش که معمولا در ابتدای شماره نامه قرار میگیرد برای مدیر عامل شماره ۱، برای قائم مقام شماره ۲، مدیر داخلی شماره ۳ و به همین ترتیب ادامه پیدا می کند و به نحوی تعیین کننده سطح اهمیت نامه نیز می باشد.

شماره ردیف ثبت: شماره ردیفی که در دفتر اندیکاتور ثبت شده است نیز یکی دیگر از این موارد است. شما با استفاده از این بخش میتوانید به یک خلاصه خوب از نامه دسترسی داشته باشید.

به همین صورت موارد مختلفی هستند که می توانند به عنوان بخشی از نامه معرفی شوند و این ها همه بستگی به اداره ای دارد که نامه را صادر می کند و ممکن است از سیستم شماره دهی خاصی برای ایجاد و ثبت این شماره ها استفاده کند. اما این شماره ها از هر اجزایی که ایجاد شوند، دو روش کلی خواهند داشت، با فرمول و بدون فرمول که در ادامه به بررسی هر کدام خواهیم پرداخت.

فیلم آموزشی نحوه صحیح تعریف شماره نامه

در ویدیو آموزشی زیر نحوه صحیح شماره گذاری نامه یا تعریف یک قالب فرمول برای شماره گذاری اتوماتیک نامه ها در نرم افزار دبیرخانه یگانه بیان شده است.

نرم افزار دبیرخانه برای شماره گذاری نامه اداری

یک المان کار راه انداز و خوب که چند باری به آن اشاره کردیم نرم افزار دبیرخانه و نرم افزار اتوماسیون اداری است که برخی آن ها را با استفاده از پایتون می نویسند، میتواند کار شماره گذاری را انجام داده و مدیریت شماره نامه های مختلف را از زمان ایجاد این نامه ها تا زمانی که آنها کار خود را انجام داده و بایگانی شوند، به عهده می گیرد. نرم افزار دبیرخانه یگانه یکی از بهترین انواع این نرم افزار هاست که می تواند سیستم شماره گذاری بدون فرمول و با فرمول را به نحوی که خودتان آن را تنظیم می کنید برای شما پیاده سازی کند. . نرم افزار دبیرخانه یگانه در هر اداره ای با هر تعداد نامه میتواند یک گزینه بسیار ایده آل برای مدیریت دبیرخانه و تعیین شماره های شما باشد.