صورت جلسه چگونه نوشته می شود؟ + نمونه صورت جلسه معمولی
هر جلسه به دو بخش تقسیم می شود؛ بخش اول، که به عنوان دستور جلسه شناخته می شود، حاوی توضیحاتی درباره برنامه های اجرایی جلسه می باشد. این بخش، شامل جزئیات مربوط به زمینه و هدف جلسه است. بخش دوم که به عنوان صورت جلسه شناخته می شود، خلاصه ای از اتفاقات جلسه را فراهم می کند و نتایج و تصمیمات ارزشمندی که از جلسه به دست آمده است را بیان می کند. این گزارشات اجتماعی مورد توجه ترین مرجع برای ارتباطات داخلی و خارجی درباره فعالیت ها و تصمیمات سازمانی محسوب می شوند. در ادامه، به طور دقیق تر به موارد مذکور پرداخته خواهد شد.
صورت جلسه چیست؟
صورت جلسه به عنوان یک گزارش کتبی از گفتگوها و تصمیماتی که در جلسه گرفته شده است، برای گروه های مختلف در یک سازمان، از جمله هیئت مدیره، تیم های مدیریتی و سرمایه گذاران، اهمیت زیادی دارد. ضروری است که برای هر جلسه ای که به ثبت رسمی نیاز دارد، صورت جلسه تهیه و منتشر شود. این گزارش کتبی سه نقش اساسی را دارد:
- اطلاع رسانی به افراد غایب: اطلاع رسانی از اتفاقات و تصمیماتی که در جلسه اتخاذ شده است به افرادی که در آن جلسه شرکت نکرده اند.
- پیگیری تصمیمات: ارائه ابزاری برای پیگیری تصمیمات و تدابیری که ممکن است نیاز به بازبینی داشته باشند.
- سند تاریخی : ارائه یک منبع کتبی برای تصمیم گیری های آینده و ایجاد یک سابقه کتبی از فعالیت ها و تصمیمات سازمانی.
توجه به تهیه و انتشار صورت جلسه موجب بهبود ارتباطات داخلی و خارجی سازمان و تسهیل در فرآیند تصمیم گیری و پیگیری اقدامات می گردد. بعضی از سازمان ها که به طور معمول ملزم به ثبت صورت جلسه می باشند، عبارتند از:
- سازمان های غیرانتفاعی: این نوع سازمان ها از جمله انجمن ها، بنیادها و سازمان های مربوط به موارد خیریه و اجتماعی است که معمولاً جلسات مجمع عمومی و هیئت مدیره را برگزار می کنند.
- نهادهای دولتی: نهادهایی همچون شوراها، سازمان ها و ادارات دولتی که فعالیت های خود را در حوزه های مختلف اداری و خدماتی انجام می دهند و معمولاً به دستور دولت و مقررات قانونی فعالیت می کنند.
- مدارس: مدارس عمومی و خصوصی که از تشکیل جلسات مدیریتی، جلسات هیئت مدیره و جلسات مجمع عمومی برای برنامه ریزی منابع سازمانی و مدیریت آموزشی و اداری خود استفاده می کنند.
- شرکت های دولتی: شرکت ها و موسساتی که متعلق به دولت هستند و در بخش های مختلف اقتصادی و صنعتی فعالیت دارند، اغلب نیازمند ثبت و رونوشت صورت جلسات می باشند.
- اتحادیه های کارگری: اتحادیه ها و سازمان های نمایندگی کارگران که در مذاکرات مربوط به شرایط کاری و حقوقی کارگران نقش دارند، نیاز به ثبت و رونوشت صورت جلسات دارند تا تصمیمات گرفته شده و موارد مطرح شده در جلسات مورد پیگیری قرار گیرد.
تمامی این سازمان ها و نهادها، به واسطه داشتن گردش کار اداری، به صورت معمولی از فرآیند ها و روند های مشخصی برای انجام وظایف خود استفاده می نمایند. از این رو، استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری می تواند بهبود قابل توجهی در روند نوشتن صورت جلسه، ثبت و بایگانی آن ایجاد نماید. این ابزار های نرم افزاری، با فراهم نمودن امکاناتی برای اتمام سریع و دقیق فعالیت های مرتبط با صورت جلسات، به بهبود کارایی و اثربخشی سازمان ها کمک می نمایند. از این روش ها برای مدیریت بهتر اطلاعات و ایجاد روند کاری سازمانی موثرتر استفاده می گردد.
دانلود رایگان فرم صورتجلسه اداری
با استفاده از لینک زیر می‌توانید یک فرم خام صورتجلسه اداری را دانلود کنید.
نمونه صورت جلسه معمولی برای مشاغل مختلف
انواع متن صورت جلسه
صورت جلسه یک ابزار مهم در مدیریت سازمان ها و گروه هاست که برای ثبت و دسته بندی اطلاعات مربوط به جلسات استفاده می شود. این صورت جلسه ها می توانند بر اساس نوع و هدف جلسه، متنوع باشند. برخی از انواع معمول صورت جلسه عبارتند از:
- صورت جلسه عادی: که شامل موارد معمولی و روزمره مورد بحث در جلسه است.
- صورت جلسه استراتژیک: که در آن موضوعات و تصمیماتی ارتباطی با استراتژی ها، اهداف و راهبرد های سازمان مورد بحث و بررسی قرار می گیرد.
- صورت جلسه تصمیم گیری: که در آن تصمیمات مهم و استراتژیکی برای سازمان گرفته می شود و جلسه به صورت خاص برای این هدف برگزار می گردد.
- صورت جلسه اجرایی: که مرور اقدامات اجرایی و پیشرفت پروژه ها و برنامه های عملیاتی سازمان را در بر می گیرد.
- صورت جلسه تحلیلی: که در آن اطلاعات و داده ها تحلیل و بررسی می شوند تا تصمیماتی بر اساس آنها گرفته شود.
این انواع صورت جلسه معمولاً به منظور تبیین موضوعات مختلف و تصمیم گیری های مربوط به آنها در جلسات مختلف برگزار می شوند.
نحوه نوشتن صورتجلسه
نوشتن یک صورت جلسه می تواند فرآیندی ساده باشد اما نیازمند دقت و سازماندهی است. در زیر یک راهنمای کلی برای نوشتن یک صورت جلسه آورده شده است:
- عنوان: ابتدا عنوان صورت جلسه را بنویسید، که باید خلاصه ای از موضوع و هدف جلسه باشد.
- تاریخ و زمان: تاریخ و زمان برگزاری جلسه را ثبت کنید.
- حضور و غیاب: لیستی از افراد حاضر و غایب در جلسه را ایجاد کنید.
- دستور جلسه: توضیحی مختصر درباره موضوعاتی که در جلسه مورد بحث و بررسی قرار می گیرد و اهداف و تصمیمات مورد انتظار را بنویسید.
- جلسه: موضوعات مورد بحث در جلسه را به تفصیل و به ترتیب زمانی که مورد بحث و بررسی قرار گرفته اند، ذکر کنید.
- تصمیمات و اقدامات: هر تصمیم گرفته شده و اقدامی که در جلسه تصویب شده است را به دقت ثبت کنید، همچنین مسئولیت اجرای هر تصمیم را مشخص کنید.
- توضیحات و پیوست ها: اگر هر گونه توضیحات یا مستنداتی در مورد موضوعات مورد بحث و بررسی وجود دارد، آنها را در انتهای صورت جلسه ضمیمه کنید.
- امضا و تایید: آخرین قسمت از صورت جلسه می تواند شامل امضای رئیس جلسه یا اعضای حاضر برای تایید محتوای جلسه باشد.
نوشتن یک صورت جلسه چه به صورت آنلاین و با استفاده از نرم افزار های تحت وب و چه به صورت استفاده از کاغذ، کمک می کند تا اطلاعات مربوط به جلسه به دقت ثبت و آرشیو الکترونیک یا… شود و در تصمیم گیری های آینده و پیگیری اقدامات سازمانی استفاده شود.
سوالات متداول
صورت جلسه چیست؟
صورت جلسه، یک سند رسمی است که جزئیات مربوط به یک جلسه را شامل می شود، از جمله موضوعات مورد بحث، تصمیمات گرفته شده و وظایف مشخص شده برای افراد حاضر در جلسه. این سند برای ثبت و آرشیو کردن اطلاعات جلسات و ارجاع به آنها در آینده بسیار مفید است.
آیا جلسات متفاوت مستلزم داشتن صورت جلسات متفاوت هستند؟
هر جلسه با موضوعات و اهداف خاص خود، نیازمند داشتن یک صورت جلسه منحصر به فرد است تا جزئیات و تصمیمات مربوط به آن جلسه به دقت ثبت و آرشیو شود. صورت جلسه با توجه به موضوع و هدف جلسه تهیه شده و شامل جزئیات مختلفی می شود که به موضوعات و تصمیمات خاصی که در آن جلسه بحث می شود، اشاره دارد. بنابراین، داشتن صورت جلسه متفاوت برای هر جلسه، امری ضروری است تا اطلاعات جلسات به دقت ثبت و بروزرسانی شود و مرجع مناسبی برای ارجاع به تصمیمات گذشته فراهم شود.