آرشیو دیجیتال یا الکترونیک چیست؟ ۰ تا ۱۰۰ مراحل ایجاد بایگانی دیجیتال (الکترونیک)
آرشیو دیجیتال یک راه حل عالی برای بایگانی کردن اسناد است. این ساده‌ترین توضیحی است که می‌توان در مورد چیستی آرشیو دیجیتالی داد. اما این که چطور می‌توان بایگانی دیجیتال ایجاد کرد؟ آیا آرشیو دیجیتال با بایگانی دیجیتال و آرشیو الکترونیک یکی است یا خیر؟ موضوعاتی است که در این مطلب در مورد آنها صحبت خواهیم کرد.
آرشیو دیجیتال چیست؟
آرشیو کردن اسناد و مدارک، به معنی نگهداری از آنها برای این که ممکن است. بعداً به آنها نیاز داشته باشیم یا همین حالا از محتوای آنها استفاده می‌کنیم، موضوع جدیدی نیست. از زمان اختراع کاغذ تا همین حالا که اغلب اسناد به صورت فایل‌های دیجیتالی هستند، آرشیو کردن اسناد و مدارک رایج بوده است.
اما با افزایش حجم اطلاعات و داده‌ها، فضای بیشتری برای این آرشیوها مورد نیاز است. خوشبختانه آرشیو دیجیتال راه حلی فوق العاده برای یک مشکل قدیمی ارائه می‌دهد.
داشتن آرشیو دیجیتال برای سازمان‌ها موضوع بسیار مهمی است که اصلاً نباید به آن بی‌توجهی کرد. آرشیو دیجیتال یک روش تجاری مهم است که به بیزینس‌ها کمک می‌کند تا جلوی از دست رفتن داده‌ها را بگیرد و مانع گم شدن اطلاعات مهم در اثر بروز بلایای طبیعی شوند.
آرشیو دیجیتالی تضمین می‌کند که سوابق و مدارک به طور کامل حفظ شده و در هر زمان می‌توان به آنها دسترسی داشت.
بایگانی دیجیتال چیست؟
در حال حاضر بایگانی دیجیتال رایج‌ترین شیوه بایگانی اسناد در سازمان‌های پیشرو است. فارغ از این که سازمان شما چه ابعادی داشته باشد، می‌توانید به جای بایگانی فیزیکی اسناد و اوراق، آنها را به صورت بایگانی دیجیتالی کنید.
بایگانی دیجیتال که معنای دیگر اصطلاح آرشیو دیجیتال است، یعنی اسناد به جای این که به صورت کاغذی در زونکن و اتاق‌های مخصوص نگهداری شوند، آنها را به صورت فایل در هارد دیسک‌ها، سرورها یا فضای ابری ذخیره کنیم. به این ترتیب همیشه، در هر ساعتی از شبانه روز و در هرجایی از نقطه جغرافیایی که اینترنت داریم، به اطلاعات مدارک دسترسی خواهیم داشت.
چه چیزهایی را می‌توان به صورت دیجیتال آرشیو کرد؟
هر اطلاعاتی را که بتوان آن را به فایل دیجیتالی تبدیل کرد، قابلیت نگهداری در آرشیو دیجیتالی را دارد. متن، عکس، صدا و ویدیو قابلیت ذخیره در آرشیو دیجیتالی را دارند.
در برخی شرایط حتی ایمیل‌ها، اسناد Word، تقویم‌ها، موسیقی، وب سایت‌ها یا تعاملات رسانه‌های اجتماعی هم در آرشیو دیجیتالی نگهداری می‌شود.
آیا آرشیو دیجیتال با بایگانی دیجیتال و آرشیو الکترونیک یکی است؟
شاید عنوان این موارد بسیار شبیه به هم باشد و عملکرد آنها نیز شبیه به نظر برسد، اما آرشیو دیجیتال به ذخیره سازی اسناد در یک حامل داده دیجیتالی قابل خواندن توسط کامپیوتر اشاره دارد. این می‌تواند شامل اسناد مبتنی بر کاغذ باشد. اما اسنادی که از قبل به صورت دیجیتالی وجود دارند نیز می‌توانند بایگانی شوند، به عنوان مثال، ایمیل. به این بایگانی الکترونیکی نیز گفته می‌شود.
مزایای آرشیو دیجیتال چیست؟
داشتن آرشیو دیجیتال مزایای بسیاری دارد از جمله آن می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
۱- افزایش کارایی
یکی از مهم‌ترین مزایای آرشیو دیجیتال، توانایی افزایش کارایی عملیاتی است.
بایگانی دیجیتال می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا با خودکارسازی فرایندها و وظایف مرتبط با مدیریت سوابق کاغذی، مانند بایگانی، بازیابی و از بین بردن سوابق، کارآمدتر شوند.
۲- بهبود سطح دسترسی به اسناد
آرشیو دیجیتال می‌تواند در هر زمان و هر مکان دسترسی به اسناد و مدارک را فراهم کند. این ویژگی می‌تواند یک مزیت بزرگ برای سازمان‌هایی باشد که نیاز به اشتراک گذاری سوابق با کارمندان یا مشتریان مستقر در مناطق جغرافیایی مختلف را دارند. البته باید اسناد دیجیتالی در یک ابزار قدرتمند مانند نرم افزار بایگانی نگهداری شوند که تحت وب باشد.
۳- افزایش امنیت
امنیت یکی از مهم‌ترین مزایای آرشیو دیجیتال است. چون می‌تواند به محافظت از سوابق و مدارک در برابر آسیب فیزیکی یا تخریب محیطی و همچنین دسترسی غیرمجاز کمک کند.
۴- صرفه جویی در هزینه‌ها
صرفه جویی در هزینه ها یکی از بهترین مزایای آرشیو دیجیتال است. چون می‌تواند با کاهش نیاز به فضای ذخیره سازی و همچنین هزینه‌های مرتبط با مدیریت سوابق کاغذی، در هزینه بایگانی سازمان‌ها صرفه جویی کند.
بزرگ‌ترین صرفه جویی در هزینه ناشی از عدم نیاز به چاپ اسناد است. چاپ اسناد ممکن است گران باشد، به خصوص اگر نیاز به چاپ رنگی داشته باشید.
۵- افزایش بهره وری
مهم‌ترین دستاورد استفاده از آرشیو دیجیتالی، افزایش بهره وری ناشی از عدم نیاز به جستجو برای اسناد است. اگر بتوانید اسناد را به سرعت پیدا کنید، می‌توانید کار را سریع‌تر انجام دهید. این امر به ویژه در صورتی که نیاز به یافتن اسنادی داشته باشید که در دفتر شما نیستند، بسیار مهم است. مثلاً یک هلدینگ را در نظر بگیرید که در بخش مدیریت آن همیشه نیازمند دسترسی به اطلاعات سایر شرکت‌هاست. حالا اگر این اسناد کاغذی باشند چقدر زمان تلف می‌شود تا یک مدرک پیدا شود؟ این زمان در قیاس با زمانی که در نرم افزار آرشیو دیجیتالی اسناد و مدارک صرف می‌شود خیلی زیاد است.
۶ – بهبود خدمات به مشتریان
یکی از مهم‌ترین مزایای آرشیو دیجیتال، توانایی بهبود خدمات دهی به کاربران اسناد است. کاربران می‌توانند در ۲۴ ساعت شبانه روز و ۷ روز هفته به اسناد دسترسی داشته باشند.
معایب آرشیو دیجیتال چیست؟
در مقایسه با مزایایی که آرشیو دیجیتالی دارد، معایب این روش بایگانی واقعاً ناچیز است. اما به هر حال مواردی مانند گزینه زیر را می‌توان جزو معایب آرشیو دیجیتالی دانست:
- ویروس‌های رایانه‌ای
- استاندارد نبودن اطلاعات دیجیتالی
- پذیرفته نبودن اسناد دیجیتالی در برخی از ارگان‌ها به عنوان اسناد و مدارک معتبر مانند امضاهای دیجیتالی که در ادارات ایران پذیرفته نیست
مراحل ایجاد بایگانی و آرشیو دیجیتال (۰تا۱۰۰)
برای این که یک آرشیو دیجیتالی داشته باشید، باید مراحل زیر را طی کنید.
۱- انتخاب کنید
اطلاعات، اسناد و مدارکی را که می‌خواهید در طولانی مدت نگه دارید را شناسایی کنید. فهرستی از انواع فایل‌های دیجیتالی که می‌خواهید نگه دارید را تهیه کنید.
وقتی تصمیم می‌گیرید چه چیزی را ذخیره کنید، به سؤالات زیر توجه کنید:
- اگر فردا همه دستگاه‌های الکترونیکی شما خراب شود، از نداشتن چه چیزی بیشتر پشیمان می‌شوید؟
- کدام اسناد و مدارک اطلاعات غیر قابل تعویض، رویدادهای مهم یا کارهای خلاقانه ارزشمند را نشان می‌دهند که نمی‌توان آنها را دیجیتالی کرد؟
- کدام اسناد اطلاعاتی را بیان می‌کنند که برای زندگی شما حیاتی هستند؟
۲- جمع آوری کنید
در قدم بعدی باید برای دیجیتالی شدن اسناد و مدارک، آنها را جمع آوری کنید. هرآنچه را که می‌خواهید در بایگانی دیجیتالی خود داشته باشید در یک مکان مخصوص که صرفاً برای این کار تعیین شده است قرار دهید.
اگر فایل‌های شما هم اینک دیجیتالی است، یک وسیله مانند یک هارد مخصوص را برای جمع آوری این اطلاعات در یک‌جا اختصاص دهید. همه دستگاه‌های الکترونیک خود، اعم از گوشی، لپ‌تاپ، تبلت و هرچیزی که ممکن است در مجموعه شما حاوی اطلاعات باشد را روی یک حافظه جانبی جمع کنید. در این مرحله می‌توانید برای اطمینان از این که در این پروسه فایلی از روی هارد شما پاک نمی‌شود، یک نسخه را هم روی فضای ذخیره سازی ابری قرار دهید.
۳- اسناد کاغذی را اسکن کنید
این یکی از سخت‌ترین مراحل کار است. به ویژه اگر تصمیم گرفته باشید که اسناد و مدارک موجود و قدیمی را هم به بایگانی اسناد بسپارید. در این صورت باید مدت طولانی وقت خود را صرف اسکن اسناد کنید. البته می‌توانید این مسیر را بسیار ساده‌تر و مطمئن‌تر طی کنید.
به این ترتیب که پروژه خدمات اسکن اسناد خود را به شرکت یگانه بسپارید. یعنی این مرحله را به جای این که خودتان انجام دهید، به شرکتی اطمینان کنید که صدها پروژه اسکن اسناد و مدارک را با موفقیت انجام داده است. شرکتی که انواع اسکنرهای قدرتمند برای اسکن هرنوع سندی، از جمله اسناد کاغذی، عکس، نقشه، پارچه و … را دارد.
همچنین افراد آموزش دیده و خبره‌ای دارد که در قالب تیم‌های اسکن می‌تواند آن را به محل مجموعه شما بفرستد تا پروژه اسکن اسناد را برای شما پیاده سازی کنند. چه بهتر که خودش مجهز به یک نرم افزار آرشیو دیجیتال تحت وب قوی هم باشد و بتواند همان دم که اسناد شما را اسکن می‌کند، آنها را وارد سیستم هم بکند.
۴- سازمان دهی کنید
حالا وقت آن است که با یک نرم افزار مجهز مانند نرم افزار آرشیو دیجیتال یگانه، فایل‌های خود را سازماندهی کنید.
بدون استفاده از نرم افزار آرشیو اسناد یگانه که:
- قدرت ذخیره و بایگانی هرنوع سند،مدرک و فایلی را دارد
- به قابلیت زونکن سازی مجهز شده است
- می‌توانید برای اسناد خود هر جلد یا پوشهای الکترونیک با هر اطلاعاتی که مایل باشید را بسازید
- بر اساس قوانین بایگانی اسناد در ایران طراحی شده است
- تحت وب است
- هر نوع گزارش با هر تعداد فیلدی و در هر قالبی می‌توانید از آن تهیه کنید
- قابلیت OCR فارسی دارد
- و …
سازماندهی و بایگانی اسناد عملاً برای شما امکان پذیر نخواهد بود. این‌ها فقط برخی ویژگی‌های یک سامانه آرشیو دیجیتال خوب است و بیش از این‌ها را در نرم افزار آرشیو دیجیتال یگانه خواهید یافت.
۵- نسخه پشتیبان تهیه کنید
مهم است که وقتی فایل‌های خود را دیجیتالی می‌کنید یا آنها را در آرشیو دیجیتال نگهداری می‌کنید، حتماً از آنها نسخه پشتیبان هم تهیه کنید.
از آن مهم‌تر این است که ذخیره سازی خود را سالانه بررسی کنید. منتظر نمانید تا سرانجام سیستمی که آرشیو دیجیتال شما در آن است از کار بیفتد و متوجه شوید که فضای ذخیره سازی شما نیز از کار افتاده است. البته این مشکل را با نرم افزار تحت وب نخواهید داشت.
هر سال، به رسانه ذخیره سازی خود متصل شوید و چند فایل تصادفی را باز کنید تا بررسی کنید که هنوز در دسترس هستند.
هر ۵ تا ۷ سال یکبار فضای ذخیره سازی خود را رفرش کنید. حافظه دیجیتال خود را در رسانه‌های جدید کپی کنید تا خطرات ناشی از پیری فناوری را کاهش دهید. همچنین، ممکن است بخواهید از افزایش ظرفیت ذخیره سازی درایوهای جدیدتر با تکامل سخت افزار استفاده کنید.
سخن آخر:
آنچه در این مطلب راجع به آن صحبت کردیم در خصوص آرشیو دیجیتال بود. این که داشتن یک آرشیو دیجیتال تا چه اندازه می‌تواند در بهبود کارایی یک سیستم نقش موثری داشته باشد و در عین حال امنیت اسناد را بالاتر ببرد. البته تمایل به داشتن آرشیو دیجیتال زمانی خیال شما را بابت آرشیو فیزیکی راحت می‌کند که هم زمان از یک نرم افزار آرشیو دیجیتالی عالی هم استفاده کنید.