بایگانی یعنی نگهداری اصولی و بلندمدت اسناد، مدارک و اطلاعات مهمی که دیگر استفاده روزمره از آن‌ها وجود ندارد، اما حفظ و دسترسی سریع به آن‌ها در مواقع ضروری حیاتی است. یک سیستم بایگانی کارآمد، اسناد را در محیطی ایمن، منظم و بر اساس استانداردهای حرفه‌ای نگهداری می‌کند.
فرآیند بایگانی تنها محدود به ذخیره‌سازی نیست؛ بلکه نیازمند طراحی ساختاری دقیق، طبقه‌بندی هوشمندانه و مدیریت مستمر است. اگر این مراحل به درستی انجام نشود، پیدا کردن اطلاعات در زمان موردنیاز دشوار و پرهزینه خواهد بود.
امروزه بایگانی به عنوان یک سرمایه‌گذاری راهبردی در مدیریت اطلاعات شناخته می‌شود که نقش کلیدی در بهبود بهره‌وری، حفظ امنیت اطلاعات و افزایش سرعت پاسخگویی سازمان‌ها ایفا می‌کند.

به همین دلیل است که در سازمان‌های مختلف و شرکت‌ها یک بخش خاص به اسم اتاق بایگانی وجود دارد. همچنین فرد یا افرادی در محیط این اتاق‌های بایگانی با دقت و حوصله بسیار و بر اساس نظم و استاندارد مشخصی همواره در حال مدیریت اسناد و مدارک هستند.

بایگانی؛ نظم‌بخشی حرفه‌ای به اسناد سازمانی

در یک تعریف ساده، بایگانی یعنی ایجاد نظم و دسته‌بندی هدفمند برای اسناد و مدارک، به گونه‌ای که دسترسی به آن‌ها سریع، آسان و مطمئن باشد. بایگانی بخش جدانشدنی از فعالیت هر سازمانی است و تقریباً تمام کارمندان، صرف‌نظر از واحدی که در آن فعالیت می‌کنند، به دانشی پایه‌ای از اصول بایگانی نیاز دارند.

شناخت صحیح از روش‌های بایگانی نه تنها به مدیران بلکه به تمام کارکنان کمک می‌کند تا اسناد خود را به شکلی اصولی نگهداری کنند و در زمان نیاز، بدون اتلاف وقت، به فایل یا اطلاعات موردنظر دسترسی داشته باشند.
در گذشته، بایگانی به صورت دستی و با پرونده‌های فیزیکی انجام می‌شد؛ روشی که زمان‌بر، پرهزینه و مستعد خطا بود. اما امروزه با ظهور نرم‌افزارهای تخصصی بایگانی اسناد، مدیریت اطلاعات به مراتب آسان‌تر، سریع‌تر و ایمن‌تر شده است. این ابزارها به کارمندان کمک می‌کنند تا اسناد را به شکلی استاندارد ذخیره، جستجو و بازیابی کنند و با فرآیند بایگانی ارتباط مؤثرتری برقرار کنند.

بایگانی یعنی چی؟

در لغت‌نامه معین، بایگانی به مکانی تعریف شده است که اسناد و مدارک در آن نگهداری می‌شود. همچنین واژه «بایگان» در این لغت‌نامه به معنای «ضبط‌کننده» آمده است؛ بنابراین می‌توان بایگانی را محل ثبت، ضبط و حفظ اطلاعات دانست.

در لغت‌نامه دهخدا، بایگانی به‌عنوان دایره‌ای در ادارات دولتی و مؤسسات ملی معرفی شده که مأموریت آن، نگهداری، سازماندهی و در صورت نیاز، ارائه پرونده‌ها و نامه‌ها به مراجعان است.

در مجموع، بایگانی چه در مفهوم لغوی و چه در تعریف سازمانی، به فرآیند ضبط، طبقه‌بندی و نگهداری اسناد، مدارک و سوابق — اعم از عمومی، تاریخی، سازمانی و حقوقی — توسط نهادهای دولتی یا خصوصی اطلاق می‌شود. امروزه این وظیفه به عنوان یکی از ارکان اصلی مدیریت اطلاعات و حافظه سازمانی اهمیت ویژه‌ای پیدا کرده است.

تعریف بایگانی

در یک سازمان انواع مختلفی از اسناد و مدارک تولید می‌شود. این اسناد می‌توانند مدارک، نامه‌ اداری، پرونده، روزنامه، فیلم، صوت، تصویر، گزارش و به طور کلی محتوای ارزشمندی باشند که در این سازمان تولید شده است. شرط این که به یک محتوا عنوان سند داده شود این است که فرآیند تولید و کارهای اداری آن به پایان رسیده باشد.

بعد از این مرحله این سند از چرخه جاری خارج شده اما هنوز دارای اهمیت است. یعنی ممکن است بعد از این هم بارها و بارها به این محتوا رجوع شود، اما این نیاز هر روزه نیست که بتوان به آن عنوان یک سند باز را داد.

در این صورت این محتوا در هر قالبی که باشد باید آرشیو یا بایگانی شود. همه فرآیندی که توضیح داده شد شرح چیستی بایگانی و تعریف این بود که بایگانی چیست؟

با توجه به تعریف ارائه شده در بالا می‌توان گفت که ما هر نوع سندی را بایگانی نمی‌کنیم. در واقع صرف اینکه تنها به اسناد قدیمی و تاریخی دسترسی داشته باشیم نیست که ما اسناد را بایگانی یا آرشیو می‌کنیم.

بلکه ما تنها اسناد با ارزش و دارای اهمیت را که در گذشته تولید شده اند و ممکن است در حال و آینده نیز مورد استفاده قرار بگیرند را بایگانی و آرشیو می‌کنیم. زیرا محتوای آن اسناد برای ما با اهمیت و ارزشمند هستند.

اگر برای بایگانی پرونده‌ها و مدیریت اسناد و مدارک سازمان خود به نرم افزار مناسب نیاز دارید صفحه نرم افزار بایگانی اسناد را مشاهده کرده و با امکانات نرم افزار مدیریت مستندات یگانه آشنا شوید. این نرم افزار بهترین روش برای مراقبت از اسناد، مدارک و محتوای ارزشمند سازمان شما را در اختیارتان قرار خواهد داد.

اصول بایگانی چیست ؟

بایگانی اصولی اسناد و مدارک، نیازمند رعایت استانداردهای مشخص و به‌روزی است که در بسیاری از سازمان‌ها به عنوان راهنمای اصلی عمل می‌کند. البته بسته به نوع فعالیت هر سازمان، ممکن است تغییراتی در این اصول ایجاد شود، اما در نهایت، پایبندی به یک سیستم بایگانی مدرن و استاندارد، علاوه بر افزایش بهره‌وری، احتمال خطا و اتلاف زمان را به شدت کاهش می‌دهد.

برخی از مهم‌ترین اصول بایگانی عبارتند از:

۱. ایجاد سند

فرآیند ایجاد سند شامل تولید محتوای ارزشمند در قالب اسناد سازمانی است. در این مرحله باید از تکثیر بی‌رویه سوابق جلوگیری شود، استانداردسازی فرم‌ها و مدارک رعایت شود و کنترل دقیقی بر دریافت سوابق صورت گیرد. استفاده از پوشه‌ها، کاغذها و قالب‌های استاندارد، یکی از کلیدهای موفقیت در این مرحله است.

۲. به کارگیری و استفاده

در این مرحله، هدف اصلی تسهیل دسترسی به اسناد ضروری است. اسناد باید بر اساس تاریخ ایجاد، میزان اهمیت و میزان استفاده طبقه‌بندی شوند. مدارک تازه‌تر و پرکاربرد باید در دسترس‌ترین بخش‌ها قرار بگیرند تا زمان بازیابی به حداقل برسد.

۳. تعیین تکلیف اسناد

تمامی اسناد موجود باید بر اساس ارزش اطلاعاتی و دوره نگهداری ارزیابی شوند. اسناد قابل آرشیو به بایگانی دائم منتقل شده و مدارک کم‌اهمیت‌تر می‌توانند برای امحا یا نگهداری موقت تعیین تکلیف شوند. داشتن آشنایی کافی با معیارهای ارزشیابی اسناد برای تمامی کارکنان درگیر در این روند الزامی است.

۴. اسکن و دیجیتالی‌سازی اسناد

در سازمان‌هایی که هنوز از مدارک کاغذی استفاده می‌شود، مرحله اسکن اسناد برای تبدیل بایگانی فیزیکی به آرشیو دیجیتال ضروری است. این کار هم می‌تواند به صورت داخلی و توسط نرم‌افزارهای تخصصی آرشیو اسناد انجام شود، هم از طریق همکاری با شرکت‌های حرفه‌ای اسکن اسناد.

۵. طبقه‌بندی دیجیتال و امنیت اطلاعات (مورد اضافه شده)

پس از دیجیتالی شدن اسناد، طبقه‌بندی دقیق فایل‌ها و اعمال سطح‌بندی دسترسی به اطلاعات اهمیت ویژه‌ای دارد. استفاده از نرم‌افزارهای آرشیو اسناد که امکان تعیین مجوز برای هر کاربر را فراهم می‌کنند، نقش مهمی در حفاظت از اطلاعات حساس و محرمانه ایفا می‌کند.

نکته:
اگر در سازمان خود از نرم‌افزار آرشیو اسناد یگانه استفاده کنید، انجام تمامی این مراحل بسیار ساده‌تر خواهد شد. با این نرم‌افزار می‌توانید بدون نیاز به مراجعه حضوری به بایگانی فیزیکی، اسناد خود را در محیطی امن ذخیره و مدیریت کنید و دسترسی همکاران را نیز طبق نیاز، مدیریت نمایید.

اصول بایگانی راکد 

در هر سازمان یا اداره‌ای، سوابق و مدارک مختلفی در جریان انجام وظایف ایجاد یا دریافت می‌شوند. این مدارک تا زمانی که فعالیت مربوط به آن‌ها به پایان نرسیده باشد، در جریان یا جاری محسوب می‌شوند. اما پس از اتمام عملیات و زمانی که اسناد دیگر به صورت روزمره مورد استفاده قرار نمی‌گیرند، به عنوان اسناد غیرجاری یا راکد طبقه‌بندی می‌شوند.

مدارکی که به دلیل عدم مراجعه یا استفاده مداوم، دیگر نقش فعالی در جریان کار ندارند، تحت عنوان سوابق راکد یا نیمه‌راکد شناخته می‌شوند. این مدارک اگرچه به طور روزانه مورد نیاز نیستند، اما همچنان ارزش حقوقی، مالی، قانونی یا تاریخی دارند و باید با دقت نگهداری شوند.

نگهداری فیزیکی اسناد راکد در گذشته نیازمند اختصاص فضای زیاد و صرف هزینه‌های بالا برای آرشیو و مدیریت آن‌ها بود. اما با ظهور فناوری‌های نوین و به ویژه با استفاده از نرم‌افزار بایگانی اسناد یگانه، امکان مدیریت بهینه این اسناد با هزینه‌ای بسیار کمتر فراهم شده است. این نرم‌افزار با ایجاد نظم و ساختار در ذخیره‌سازی مدارک راکد، دسترسی به آن‌ها را در مواقع نیاز سریع‌تر و ساده‌تر می‌کند.

اصول استفاده از بایگانی اسناد راکد به این ترتیب است که ابتدا کارمندان هدف از بازیابی یا بررسی مدارک را مشخص می‌کنند. سپس در صورت نیاز به هرگونه اطلاعات از اسناد راکد، می‌توانند از طریق سیستم بایگانی به سادگی به آن‌ها دسترسی داشته باشند. 

از آنجا که هر مدرک راکدی ممکن است در هر لحظه مورد نیاز قرار گیرد، لازم است تا بایگانی اسناد راکد به صورت مرتب مورد بازبینی و به‌روزرسانی قرار گیرد. به این ترتیب، اسنادی که ارزش نگهداری طولانی‌مدت خود را از دست داده‌اند می‌توانند از چرخه خارج شده و فقط مدارک مهم و ضروری حفظ شوند.

در نتیجه، رعایت اصول بایگانی اسناد راکد نه تنها به بهینه‌سازی فضای سازمان کمک می‌کند، بلکه با ساماندهی مناسب اسناد، ریسک از دست دادن اطلاعات حساس یا هدررفت زمان برای جستجو را نیز به حداقل می‌رساند.

اصول بایگانی پرونده های پرسنلی 

برخی از مدارک کارمندان و پرسنل یک اداره باید بایگانی شوند. طبیعتاً این مدارک مشخص بوده و باید به صورت منظم بررسی شوند.

در سیستم سنتی شما مجبورید تمامی آن مدارک را به صورت دستی تنظیم کنید. اما باید بدانید زمانی که آنها در نرم افزار بایگانی مدارک پرسنلی به ثبت برسند دیگر نیازی نیست اطلاعات آن‌ها را به صورت دستی وارد کنید بلکه خودشان به طور اوتوماتیک در سیستم ثبت می‌شوند. کافی است پرسنل این برنامه را در اتاق و سیستم خود داشته باشند.

برخی از مهم‌ترین مدارکی که مربوط به پرسنل بوده و باید در این بخش قرار گیرند عبارتند از:

اصول بایگانی پرونده‌ها به شرح زیر است:

1. فرم‌هایی که مربوط به مرخصی‌های روزانه، ساعتی، اضافه کاری‌ها و تعطیلی‌های کاری بوده است در این بخش قرار می‌گیرد. فرم‌ اداری های مربوط به ماموریت های برون شهری و درون شهری هم در این بخش قرار می‌گیرد و پرسنل می‌توانند به طور کامل آنها را مشاهده کنند.

2. قراردادهایی که مربوط به شخص هستند. تمامی قراردادها از زمانی که فردی مشغول به کار شده است را می‌توانید در این بخش مشاهده کنید.

3. فرم‌ها و نامه‌های اداری درخواست که به صورت ابلاغی هستند. باید از این مدارک یک کپی در بخش بایگانی وجود داشته باشد.

4. مدارکی که مربوط به حوادث ناشی از کار هستند هم در سیستم بایگانی پرونده پرسنلی قرار می‌گیرند. این مدارک شامل هزینه‌های درمانی است که فرد در طول حادثه کاری برایش به وجود آمده و باید آنها را به طور کامل در این بخش وارد کند.

5. مدارک دیگری که مربوط به دوران بیماری پرسنل هستند. به عنوان مثال اگر فردی بیماری داشته باشد و به علت بیماری خود به مرخصی برود باید برگه آن را تحویل دهد. این برگه به صورت کپی شده در این سیستم ثبت می‌شود.

بهترین ابزار برای ایجاد بایگانی دیجیتال استفاده از نرم افزار بایگانی پرونده‌های پرسنلی است.

اهمیت بایگانی صحیح اسناد حسابداری در سازمان

یکی از مهم‌ترین نشانه‌های حرفه‌ای بودن حسابدار یک سازمان، نحوه بایگانی و نگهداری صحیح اسناد و مدارک حسابداری است. اطلاعات مالی و حسابداری، شالوده تصمیم‌گیری‌های کلان در هر کسب‌وکار به حساب می‌آید؛ بنابراین حفاظت، نظم‌دهی و دسترسی سریع به این اسناد اهمیت بسیار زیادی دارد. تنها با رعایت استانداردهای دقیق بایگانی و استفاده از ابزارهای مناسب می‌توان این هدف را محقق کرد.

امروزه حجم اسناد مالی و حسابداری به شدت بالاست. در واقع تقریباً هر اطلاعاتی که وارد واحد حسابداری می‌شود یا از آن عبور می‌کند، به نوعی یک سند مهم به شمار می‌رود. اهمیت این مدارک ایجاب می‌کند که تمامی آن‌ها، از اسناد بیمه‌ای گرفته تا فاکتورها، قراردادها و مستندات حقوق و دستمزد، به صورت اصولی ذخیره و بایگانی شوند. در این میان، استفاده از نرم‌ افزار بایگانی اسناد مالی و حسابداری به عنوان ابزاری کارآمد، نه تنها سرعت و دقت کار را افزایش می‌دهد، بلکه احتمال بروز خطا یا گم شدن مدارک را به حداقل می‌رساند.

در گذشته بایگانی اسناد به صورت دستی انجام می‌شد که اغلب با مشکلاتی مانند حجم زیاد پوشه‌ها، سختی در جستجو و خطر بالای از بین رفتن اسناد به همراه بود. اما با الکترونیکی شدن فرآیند بایگانی، این مشکلات تا حد زیادی رفع شده‌اند و اکنون دسترسی سریع، بایگانی مرتب و امنیت اطلاعات به راحتی قابل تحقق است.

اصول بایگانی مدارک حسابداری مشخص و استاندارد شده است. برای مثال، اطلاعات بیمه کارکنان باید جدا از اسناد مربوط به پرداخت حقوق یا مزایای آن‌ها طبقه‌بندی شود. حسابدار حرفه‌ای کسی است که بتواند در کوتاه‌ترین زمان ممکن اسناد مورد نیاز را ذخیره‌سازی کند و در زمان نیاز، به سرعت و بدون اتلاف وقت آن‌ها را بازیابی و در اختیار مدیران یا مراجع ذی‌صلاح قرار دهد.

در این مسیر، بهترین راهکار استفاده از یک نرم‌افزار بایگانی دیجیتال است. نرم‌افزار بایگانی اسناد حسابداری یگانه با امکانات پیشرفته و کاربری آسان، کمک می‌کند تا بخش حسابداری بتواند بدون دغدغه از حجم بالای مدارک، تمامی سوابق مالی را طبقه‌بندی و آرشیو کند. این نرم‌افزار با قابلیت جستجوی پیشرفته، سطح دسترسی مشخص برای کاربران، امنیت بالا و سهولت در ثبت و ذخیره مدارک، به عنوان یک دستیار مطمئن در کنار تیم حسابداری شما خواهد بود.

بنابراین اگر به دنبال نظم بیشتر، صرفه‌جویی در زمان و هزینه، افزایش بهره‌وری و امنیت اطلاعات مالی سازمان خود هستید، استفاده از نرم‌ افزار بایگانی اسناد مالی و حسابداری یگانه بهترین انتخاب برای شما خواهد بود.

اصول بایگانی اسناد فنی

اسناد فنی از جمله مهم‌ترین اسنادی هستند که در یک اداره مورد استفاده قرار می‌گیرند. کاربران این اطلاعات در یک سازمان باید بتوانند آنها را به طور کامل در بخش بایگانی پیدا کنند.

کارهای فنی یک اداره به نسبت نوع کاری که در آن انجام می‌شود می‌تواند زیاد یا کم باشند. اما به طور کلی هر اداره ای اسناد فنی زیادی دارد که باید آنها را بر اساس سال و ترتیب مهم بودن ذخیره سازی کند. شما در هر بخشی از اداره که مشغول به کار هستید می‌توانید در این بخش اطلاعات فنی را وارد کرده تا دیگر افراد هم آنها را در صورت نیاز بتوانند مشاهده کنند.

بهترین ابزار برای این کار استفاده از نرم افزار مدیریت مستندات یا نرم افزار EDMS است.

 

اصول بایگانی پرونده های پزشکی

مدارک پزشکی اهمیت بسیار زیادی دارد و پزشک به آنها برای اینکه در مورد بیماری‌های و روش‌های درمان بیمار تصمیم گیری نماید نیاز دارد. هر بیماری که به پزشک مراجعه می‌کند باید پرونده ای مربوط به سلامتی و مشکلاتی که دارد را تکمیل نماید تا در سیستم بهداشتی آن را ثبت کنند.

در گذشته بیشتر مدارک مربوط به بیمار به صورت دستی پر می‌شد. ولی اکنون این اطلاعات در سیستم ذخیره سازی و بایگانی ثبت می‌شود تا پزشک هر زمانی که به آنها نیاز داشت بتواند به آنها دسترسی داشته باشد و آنها را مشاهده کند.

فرایند ذخیره سازی مدارک پزشکی به این ترتیب است که در ابتدا باید پرونده‌ها را به طور کامل مورد بررسی قرار گیرند. سپس بر اساس ویژگی‌هایی که بیمار داشته است آنها را در سیستم وارد نمایند. بعد از آن باید بعد از اینکه بیمار ترخیص شد یک بار دیگر مدارک آن را وارد کنند تا همه اطلاعات مربوط به پذیرش، روند درمان، کارهایی که در مدت درمان روی بیمار صورت گرفته است، علت فوت یا ترخیص به طور کامل وارد سیستم شود.

بهترین ابزار برای این کار استفاده از نرم افزار بایگانی پرونده‌ پزشکی است.

در طول درمان بیمار هرگونه دارو و روش‌های درمانی که روی آن انجام شده است را باید وارد نمایند تا پزشک در مراجعه بعدی دیگر از بیمار پرسش‌های تکراری را نپرسد. پزشک بعد از اینکه اطلاعات بیمار را به خوبی مورد بررسی قرار دهد راحت‌تر می‌تواند برای درمان تصمیم گیری کند.

در بخش نرم افزار بایگانی مدارک پزشکی دو دسته اطلاعات وجود دارد یکی از آنها اطلاعات فعال پزشکی است و دیگری اطلاعات غیر فعال پزشکی. هر یک از بخش‌ها فضای بسیار امنی دارد که هرگز اطلاعات در آن از بین نمی‌روند و مفقود نمی‌شوند.

نگهداری کردن از مدارک بیمار به کارهای پزشک سرعت بیشتری می‌بخشد و همچنین طول درمان بیمار را به خوبی متوجه می‌شود. دیگر پزشک داروهایی که برای بیمار تجویز کرده بوده را به خوبی می‌شناسد و آنها را به بیمار نمی‌دهد.

نکته دیگری که در خصوص بایگانی پرونده پزشکی وجود دارد این است که این اسناد حتماً باید اسکن شوند. چون روند کار در بیمارستان‌ها به دلایل مختلفی هنوز هم به صورت کاغذی انجام می‌شود. بنابراین باید ابتدا اسناد به شیوه درستی اسکن شوند، سپس آن‌ها را بایگانی کرد.

اسکن اسناد و مدارک پزشکی به این دلیل که این اسناد از اهمیت ویژه‌ای برخوردارند باید توسط یک تیم خبره و کارکشته در زمینه اسکن مدارک پزشکی بیمارستان انجام شود.

لزوم تهیه و خرید نرم افزار بایگانی اسناد

بدون شک بسیاری از اداره‌ها در تلاش هستند از بهترین و به روز ترین تکنولوژی‌هایی که سرعت و کیفیت کار آنها را افزایش می‌دهد استفاده کنند. نرم افزار بایگانی پرونده یکی از این برنامه‌ها است که شما می‌توانید از آن در اداره یا سازمان خود استفاده کنید. شاید برای عده‌ای این سوال پیش آید که چرا باید از این نرم افزار استفاده کنند؟ به همین دلیل در ادامه برخی از مواردی که اهمیت این نرم افزار را نشان می‌دهد را بیان می‌کنیم.

مدیریت زمان

یکی از مهم‌ترین مواردی که نشان دهنده لزوم خرید این نرم افزار است این است که شما می‌توانید به طور کامل زمان را مدیریت کنید. وقتی بایگانی سازمان شما دیجیتالی است هم می‌توانید اسناد جدید را سریع‌تر بایگانی کنید و هم قادرخواهید بود که اسناد مورد نیاز را خیلی سریع‌تر در بایگانی خود بازیابی کنید.

کاهش کارهای تکراری و خسته کننده هم بخش دیگری از روند مدیریت زمان است که با استفاده از نرم افزار آرشیو یگانه به آن دست پیدا خواهید کرد. چون افراد سازمان شما به جای این که وقت ارزشمند خود را صرف مراقبت از اسناد و نظم دهی به آن کنند، صرف کارهای مهم و خلاقانه‌تر خواهند کرد.

افزایش بهره وری سازمان

بیشتر کشورهای پیشرفته مانند کشورهای اروپایی و آمریکایی از نرم افزار بایگانی مدارک استفاده می‌کنند. بر اساس نتایج و تحقیقاتی که انجام شده است این برنامه و نرم افزار برای آنها بسیار مفید بوده و بهره وری کارکنان آنها را تا حد بسیار زیادی افزایش داده است.

چابکی سازمان با این برنامه بسیار افزایش پیدا می کند و آنها می‌توانند از این برنامه در جهت بهبود کارهای خود استفاده کنند.

نرم افزاری که باید در کنار سایر نرم‌افزارها از آن استفاده کرد

یکی دیگر از مواردی که در لزوم خرید نرم افزار بایگانی وجود دارد این است که وجود آن در کنار دیگر نرم افزارهای اداری (نرم افزار اتوماسیون اداری، نرم افزار دبیرخانه، نرم افزار مدیریت مستندات EDMS) ضروری به شمار می‌رود. زمانی که یک سازمان و یا یک اداره این برنامه را داشته باشد نشان دهنده این امر است که آن سازمان و اداره بسیار حرفه ای است؛ بنابراین اگر شما می‌خواهید در نظر دیگران شرکت حرفه ای محسوب شوید باید این برنامه را داشته باشید.

رضایت شغلی کارکنان

بر اساس آماری که به دست آمده است، بسیاری از کارکنان مجبور هستند که اطلاعات را در بخش بایگانی به صورت منظم قرار دهند و در صورتی که بخواهند این روش را به صورت سنتی دنبال کنند باید زمان زیادی بگذارند. ولی اگر این سیستم و نرم افزار را داشته باشند در کمترین زمان می‌توانند فعالیت‌های خود را انجام دهند.

انواع نرم افزار بایگانی اسناد

به طور کلی نرم‌افزار بایگانی اسناد را می‌توانید در دو حالت اصلی خریداری کنید: نسخه ویندوزی (Windows Based) و نسخه تحت وب (Web Based). انتخاب میان این دو نسخه بستگی به نیازها، نوع کاربری و سیاست‌های امنیتی سازمان شما دارد.

نرم‌افزار بایگانی اسناد تحت ویندوز

نسخه ویندوزی نرم‌افزار بایگانی اسناد یگانه برای استفاده در محیط داخلی شرکت یا سازمان طراحی شده است. این نسخه به صورت لوکال (داخلی) نصب می‌شود و مناسب سازمان‌هایی است که نمی‌خواهند دسترسی به مدارک خارج از ساعات کاری یا خارج از شبکه داخلی شرکت صورت گیرد.

استفاده از نسخه ویندوزی امنیت بالایی را برای مدارک فیزیکی شما فراهم می‌کند، زیرا کنترل دسترسی به اطلاعات تنها از طریق سیستم‌های موجود در محل شرکت امکان‌پذیر خواهد بود. اگر امنیت شبکه داخلی برای شما اولویت دارد و نیازی به دسترسی از راه دور ندارید، این نسخه بهترین انتخاب است.

نرم‌افزار بایگانی اسناد تحت وب

نسخه تحت وب نرم‌افزار بایگانی اسناد یگانه، یک راهکار حرفه‌ای برای سازمان‌هایی است که نیاز دارند در هر ساعت از شبانه‌روز و از هر نقطه‌ای از دنیا به اسناد خود دسترسی داشته باشند.

در این نسخه، کاربران با وارد کردن نام کاربری و رمز عبور خود می‌توانند از طریق اینترنت به نرم‌افزار متصل شوند. درست مانند ایمیل، که از هرجا و هر زمان قابل دسترسی است. همچنین سطح امنیت در این نرم‌افزار بسیار بالا است و با تعریف دسترسی‌های مشخص و احراز هویت چند مرحله‌ای، خیال شما از بابت امنیت اطلاعات راحت خواهد بود.

نرم‌افزار بایگانی اسناد ترکیبی (Hybrid)

علاوه بر دو نسخه ذکر شده، برخی سازمان‌ها به یک راهکار ترکیبی نیاز دارند. نرم‌افزار بایگانی اسناد ترکیبی (Hybrid)، قابلیت نصب و استفاده همزمان به صورت داخلی (ویندوزی) و آنلاین (تحت وب) را فراهم می‌کند. این گزینه مناسب شرکت‌هایی است که بخشی از اسنادشان باید صرفاً در داخل شرکت قابل مشاهده باشد و بخشی دیگر نیاز به دسترسی از راه دور دارد. در این مدل می‌توانید سطح دسترسی کاربران را به صورت دقیق تنظیم کرده و ترکیبی از امنیت شبکه داخلی و دسترسی آنلاین را در اختیار داشته باشید.

مزایای نرم افزار بایگانی اسناد 

بدون شک هر نرم افزار بایگانی دیجیتال که در اداره‌ها و سازمان‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد دارای مزیت‌های بسیار زیادی است و همین مزیت‌ها موجب می‌شود که از آنها استفاده زیادی شود. برخی از مزیت‌های که نرم افزار بایگانی دارد شامل موارد زیر است:

• یکی از مهم‌ترین و اصلی‌ترین مزیت‌هایی که این نرم افزار دارد این است که، پرونده‌ها را ثبت و ذخیره می‌کند. ثبت و ذخیره سازی پرونده‌ها بر اساس اطلاعات اولیه ای است که وارد سیستم شده است. بنابراین شما باید زمان وارد کردن اطلاعات اولیه نهایت دقت را داشته باشید.
• یکی از دیگر مزیت‌های نرم افزار بایگانی این است که اسناد را بر اساس موضوع آنها به خوبی تنظیم می کند. هر موضوع در دسته و طبقه بندی مشخص شده خودش قرار می گیرد و این مسئله می‌تواند به کارمندان کمک کند که سریع مطالب مورد نظر خود را پیدا کنند.
• یکی دیگر از مزیت‌های این نرم افزار این است که شما می‌توانید پرونده‌ها را پیوست بزنید. در واقع اگر بخواهید این روش را به صورت سنتی انجام دهید باید تلاش بسیاری کنید تا کار خود را به درستی انجام دهید. ولی با نرم افزار بایگانی کار شما بسیار سریع و آسان انجام می‌شود.

سایر فواید بایگانی اسناد

• با استفاده از این نرم افزار هر بخش را که مربوط به ذخیره سازی است را به بهترین نحو ممکن می‌توانید مدیریت کنید. مدیریت کردن پرونده‌ها از اهمیت ویژه ای برخوردار است و شما باید نسبت به این مورد حساسیت‌های بیشتری داشته باشید. با استفاده از نرم افزار الکتریکی نظارت و مدیریت شما روی پرونده‌ها با دقت بیشتری انجام می‌شود.
• یکی از مزیت‌های مهمی که نرم افزار بایگانی اسناد وجود دارد این است که شما می‌توانید به وسیله آن با نرم افزار دبیرخانه هم ارتباط برقرار کنید. در واقع نرم افزار دبیرخانه و بایگانی نامه ارتباط تنگاتنگی با این بخش دارد، به همین دلیل طراحان این دو نرم افزار سیستم هماهنگی آنها را به بهترین نحو طراحی کرده اند. هر اداره ای که این دو نرم افزار را داشته باشد می‌تواند از آنها به بهترین نحو ممکن بهره برداری نماید.
• یکی از نکاتی که باید بدانید و به عنوان آخرین مزیت مهم می‌باشد این است که شما به وسیله سیستم بایگانی می‌توانید گزارش‌های آماری را تهیه کنید. گزارش‌های آماری انواع مختلفی دارند و هر یک از آنها دارای ویژگی‌های متنوعی است و شما به صورت الکتریکی می‌توانید هر یک از آنها را که مایل هستید؛ تهیه کنید و در سیستم مورد استفاده قرار دهید.

معایب نرم افزار بایگانی اسناد 

به طور کلی نرم افزار آرشیو اسناد و مدارک مزیت‌های بسیار زیادی دارد و افرادی هم که این سیستم و نرم افزار را تهیه می‌کنند به دلیل مزیت‌های آن است که روی این ابزار سرمایه گذاری می‌کنند. ولی معایبی را که برخی از طراحان نرم افزار برای این نوع از سیستم مشخص کرده اند عبارتند از:

• با استفاده از این نرم افزار دیگر نیازی نیست شما در محیط انسانی رفت و آمد داشته باشید و به تنهایی با سیستم کامپیوتر خود تمامی کارهای خود را انجام می‌دهید. اینکه افراد دیگر نیازی نیست با یکدیگر در ارتباط باشند شاید برای برخی از افراد یکی از معایبی این سیستم باشد. ولی به طور کلی هوز هم در اداره‌ها افراد با یکدیگر رابطه کاری و حضوری دارند.
• اگر اطلاعات درون سیستم مفقود شود و یا اینکه آنها از بین بروند بسیار خطرناک است و در این صورت دیگر اطلاعات شرکت و اداره از بین می‌رود. بر همین اساس طراحان برای این مشکل چاره ای اندیشیده اند و آن هم این است که از اطلاعات کپی می‌گیرند.

سایر معایب بایگانی اسناد

• اگر امنیت سیستم هم به خطر بیفتد امکان دارد که تمامی اطلاعات در دسترس افراد سودجو قرار بگیرد. بر همین اساس طراحان نرم افزار بایگانی تحت وب برای این مشکل هم چاره ای اندیشیده اند و آن هم این است که امنیت سیستم را به وسیله حریم‌های شخصی بسیار بالاتر برده اند.
• برخی از کارکنان امکان دارد به خوبی با این نرم افزار نتوانند کار کنند و بیشتر به صورت سنتی کارهای خود را انجام دهند. اما اگر آنها از این سیستم تنها عرض یک هفته استفاده نمایند به خوبی می‌توانند روش‌های آن را یاد بگیرند و در کمترین زمان کار خود را انجام دهند.
• تعدادی از کارمندان امکان دارد اشتباه‌های خود را به این نرم افزار و سیستم نسبت دهند، ولی باید بدانید که شما می‌توانید اشتباهات آنها را پیگیری کنید.

امکانات کلیدی نرم افزار بایگانی اسناد + ۵ امکان کلیدی نرم افزار بایگانی اسناد 

بهترین نرم افزار بایگانی ویژگی‌های بسیار زیادی دارد و این ویژگی‌ها موجب شده است که از آن استفاده بسیار زیادی شود. برخی از امکانات کلیدی که این نرم افزار دارد عبارت می‌باشد از:

آرشیو اسناد

یکی از مهم‌ترین امکاناتی که در بهترین نرم افزار بایگانی تحت وب وجود دارد این است شما در این برنامه می‌توانید آرشیو اسناد را داشته باشید. در واقع شما به وسیله این برنامه قادر خواهید بود که تمامی اسناد ار از نظر فیزیکی و یا الکترونیکی در سیستم قرار دهید و بعد از مدتی که به این اسناد نیاز داشتید از آنها را استفاده کنید.

تعریف نامحدود ذخیره سازی

شما زمانی که به صورت سنتی می‌خواهید اسناد را ذخیره سازی کنید، بدون شک باید کاغذهای زیادی را مورد استفاده قرار دهید و در هر کاغذ تنها برخی اطلاعات را می‌توانید ثبت کنید.

اما یکی از ویژگی‌های مهمی که بهترین نرم افزار آرشیو اسناد دارد ثبت و ذخیره سازی نامحدود آن است. شما به وسیله این نرم افزار می‌توانید اطلاعاتی را که مربوط به ثبت اسناد است را وارد کنید. هرچه که تعداد این اطلاعات زیاد باشد هیچ اشکالی ندارد و محدودیتی برای این نرم افزار تعبیه نشده است.

قابلیت ارجاع بخشی

از دیگر امکانات کلیدی که بهترین نرم افزار بایگانی اسناد دارد قابلیت ارجاع بخشی آن است. شما به وسیله این نرم افزار می‌توانید هرگونه اسنادی که دیگر بخش‌های اداره و یا سازمان‌ها به آن نیاز دارند را برایشان ارسال کنید.

در واقع باید بدانید زمانی که این نرم افزار در یک اداره و سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرد تمامی بخش‌ها و افراد می‌توانند از آن استفاده کنند. بنابراین شما دیگر نیازی نیست برای دریافت آن مدارک به بخش دبیرخانه و نگهداری اسناد مراجعه کنید بلکه درخواست می‌کنید تا آن را به سیستم شما بفرستند. از آنجایی هم که تمامی آنها به صورت منظم دسته بندی شده اند در کمترین زمان می‌توانید آنها را دریافت کنید.

مشاهده گردش اسناد

شما به وسیله این نرم افزار می‌توانید آن اسنادی را که نیاز دارید را در کمترین زمان پیدا کنید. همچنین قادر خواهید بود که گردش آن نامه را پیش از شما هم مشاهده کنید. اینکه چند نفر و چه کسانی پیش از شما از آن اسناد استفاده کرده اند را به وسیله این نرم افزار مشاهده کنید.

قابلیت مشخص نمودن زونکن

به وسیله بهترین نرم افزار بایگانی پرونده شما می‌توانید مشخص کنید که افراد در چه صورتی می‌توانند از مدارک و اسناد و استفاده کنند. حالت‌های مشخص کردن مشاهده اسناد متنوع است و یکی از آنها تنها خواندنی یا read only است. دیگری ثبت برای افراد است که شما هر یک را که مایل باشید می‌توانید تنظیم کنید تا اجرا شود.

ویژگی های نرم افزار بایگانی اسناد + ۷ ویژگی کلیدی نرم افزار بایگانی اسناد 

بهترین نرم افزار بایگانی اسناد و مدارک ویژگی‌های مختلفی دارد که برخی از مهم‌ترین آنها عبارتند از:

امکان ثبت پرونده با مشخصات اولیه

به وسیله این نرم افزار هر نوع اطلاعات اولیه که مربوط به پرونده می‌باشد را می‌توانید ثبت کنید. اطلاعات شامل تاریخ و ساعت ثبت، طبقه بندی پرونده‌ها، کاربر ثبت کننده و … از جمله اطلاعات مهم و ضروری به شمار می‌رود.

امکان دسته بندی پرونده‌ها بر اساس موضوع

هر کی از پرونده‌هایی که در یک اداره وجود دارد مربوط به بخش‌های خاصی است، به عنوان مثال بخشی از آنها مربوط به کارمندان، حسابداری، فنی و غیره است. شما به وسیله این نرم افزار می‌توانید تمامی این دسته بندی‌ها را بر اساس موضع انجام دهید تا پیدا کردن آنها هم آسان باشد.

امکان الصاق دادن پیوست‌های مختلف به یک پرونده

از دیگر ویژگی‌های بهترین نرم افزار آرشیو این است که شما به وسیله آن می‌توانید پیوست‌های گوناگون یک اسناد را به یک پرونده ارتباط دهید.

امکان امانت دهی یک سند

هر سندی که در این نرم افزار ثبت شده باشد را می‌توانید به افراد دیگر امانت دهید و تاریخ آن را که امانت داده شده است را وارد کنید. تاریخ بازگشت هم باید در کنار آن مشخص شود تا فرد آن را بازگرداند.

تعریف فرمت پیوست‌ها

پسوند فایل، عنوان‌ها و غیره را می‌توانید به وسیله این نرم افزار به درستی مشخص کنید و همچنین نوع آن را تغییر دهید.

امکان دسته بندی پرونده‌ها در زونکن‌های گوناگون

هر یک از پرونده‌ها ویژگی‌های مختلفی دارند و شما می‌توانید آنها را در زونکن‌های مختلفی به وسیله بهترین نرم افزار بایگانی اسناد تحت وب قرار دهید.

مدیریت حجم فایل‌ها

یکی از ویژگی‌های مهمی که این نرم افزار دارد این است که حجم فایل‌های وارد شده به سیستم را به خوبی مدیریت می‌کند تا شما به تعداد نامحدودی بتوانید فایل درون آن قرار دهید.

استفاده از هوش مصنوعی در بایگانی اسناد

هوش مصنوعی همان ابزاری است که کمک می‌کند روندهای تکراری امور ساده شوند و کارهای روتین از مدار کارهایی که افراد به صورت دستی باید انجام دهند، خارج شوند. کار آرشیو اسناد هم از آن دست اموری است که باید از ابزار هوش مصنوعی برای افزایش سرعت و بهبود کارایی در آن استفاده کرد. به طور مثال هوش مصنوعی می‌تواند:

• اسناد را به محض اسکن شدن شناسایی کرده و آن‌ها را در پوشه‌های مخصوص به خود قرار دهد.
• محتوای اسناد را به شیوه خاصی کد گذاری کند که فقط افراد مجاز به آن دسترسی داشته باشند.
• شیوه دسته بندی اسناد را به صورت هوشمندانه‌ای تنظیم کند که فضای کمتری اشغال کند یا دسترسی به آن‌ها ساده‌تر باشد.

البته موارد فوق بخشی از نقش هوش مصنوعی در نرم افزار آرشیو اسناد و مدارک یگانه است که همین حالا هم مورد استفاده قرار گرفته. به طور مثال شرکت یگانه بخشی از این امکانات را با استفاده از هوش مصنوعی در آرشیو خود به کار برده است و روی بهبود این ویژگی‌ها تمرکز جدی دارد.

قیمت و مشخصات نرم افزار بایگانی اسناد 

قیمت نرم افزار بایگانی اسناد بر اساس مشخصاتی که بیان کردیم بسیار به صرفه است. به دلیل مزیت‌های زیادی که این نرم افزار دارد شما با پرداخت هزینه برای نصب آن بدون شک رضایت بسیاری از آن خواهید داشت. در واقع باید بدانید قیمت آن نسبت به بسیاری از نرم افزارهای دیگر کمتر است و به همین دلیل تمامی اداره‌ها و سازمان‌ها از این نرم افزار استفاده می‌کنند.

بهترین نرم افزار بایگانی اسناد + چک لیست انتخاب نرم افزار بایگانی اسناد:

چک لیست انتخاب نرم افزار بایگانی اسناد 

تمامی ویژگی‌ها و امکاناتی که برای این نرم افزار در بخش بالا بیان نمودیم را نرم افزار یگانه برای مشتریان خود فراهم کرده است. بنابراین اگر بخواهیم بهترین نرم افزار بایگانی الکترونیک را به شما معرفی کنیم بدون شک بر اساس ویژگی‌های بسیار زیادی که این نرم افزار دارد آن را معرفی می‌کنیم.

می‌توانید چک لیست انتخاب نرم افزار بایگانی را دانلود کنید.

کلام آخر:

اکنون که متوجه شدیم بایگانی چیست؟ و با اصول بایگانی و انواع بایگانی آشنا شدیم. وقت آنست که برای راه اندازی سیستم بایگانی در سازمان اقدام کنیم. برای اینکار ابتدا شرح نیازمندی‌های خود را تهیه نمایید. از بین نرم افزارهای موجود برای بایگانی دموهای مختلف را بررسی کنید. و همینطور با مشاوران یگانه (۲۲۴۶۶۷۴۸-۲۲۴۶۹۴۹۰-۰۲۱) تماس بگیرید و مشاوره بگیرید. بی شک نرم افزار بایگانی یگانه یک از قدیمی‌ترین و بهترین نرم افزارهای موجود در بازار است. با دموی رایگان آن این موضوع به اثبات می‌رسد.

پرسش و پاسخ متداول در مورد اصول بایگانی اسناد و مدارک

1. چرا و به چه دلیل اسناد و اطلاعات بایگانی می کنیم؟
   برای سر و سامان دادن به اسناد و مدارک و اطلاعات سازمان آنها را دسته بندی و بایگانی می نماییم.همچنین برای جلوگیری از بودجه، اتلاف زمان و برای برنامه ریزی مناسب تر از بایگانی استفاده می کنیم.
2. سند چیست؟ یا سند به چه معناست؟
   هر چیزی که بتوان به آن استناد نمود را سند گویند. نمونه برخی اسناد شامل: قرارداد، فاکتور، فیش واریز، مدارک شناسایی، و…
3. وظایف بایگانی چیست؟
   مدیریت، کنترل و نظارت بر روند بایگانی و مدیریت اسناد جزء وظایف بایگانی می باشد. نحوه شماره و کدگذاری اسناد، نام گذاری اسناد، مهر زنی بر روی اسناد، برگ شمار کردن اسناد، نوسازی اسناد و مدارک جزء وظایف بایگانی می باشد.

4. اهمیت بایگانی دیجیتال چیست؟

   بایگانی دیجیتال باعث افزایش امنیت اطلاعات، دسترسی آسان از هرجا، کاهش هزینه‌های نگهداری فیزیکی و مدیریت بهتر سوابق در سازمان‌ها می‌شود.