شاید برایتان پیش آمده باشد که در سازمانی کار کنید که همه‌چیز در SharePoint ذخیره می‌شود، اما پیدا کردن یک فایل قدیمی ساعت‌ها وقتتان را بگیرد. در مقابل، شرکت دیگری را دیده باشید که با نرم‌افزار بایگانی اسناد، فقط با چند کلیک به سندی از چند سال قبل دسترسی پیدا می‌کند.
هر دو سیستم برای مدیریت اطلاعات ساخته شده‌اند، اما فلسفه طراحی و نوع استفاده از آن‌ها زمین تا آسمان فرق دارد. در این مطلب قرار است دقیق‌تر ببینیم چه چیزی SharePoint را از نرم‌افزار بایگانی اسناد جدا می‌کند و کدام گزینه برای نیازهای سازمان شما کاربردی‌تر است.

تعریف نرم افزار بایگانی اسناد با سیستم share point

سیستم share point در حقیقت به عنوان یک پلتفرم مبتنی بر وب شناخته می شود. این نرم افزار از ابزارهای کاربردی مخصوص بایگانی اطلاعات برخوردار است. شما با استفاده از این نرم افزار می توانید پروسه و فرم سازی را با استفاده از یک رابط کاربری عالی داشته باشید. با استفاده از share point می توانید به فرم های سازمانی مورد نظرتان دسترسی داشته باشید. این فرم ها شامل: فرم هایی مربوط به ماموریت، مرخصی و …. می باشند. با استفاده از این سیستم می توانید به بایگانی همه اطلاعاتی که در سازمان جریان دارد بپردازید. شما فقط با یک مرورگر می توانید مدیریت مستندات را انجام دهید و بر آن ها نظارت و کنترل لازم را داشته باشید.

این سیستم به عنوان یکی از بهترین و پرکاربردترین برنامه ها جهت پیاده سازی سیستم های درون سازمانی به شمار می رود. با استفاده از شیرپوینت می توانید ایجاد فرم ها و فرایندهای مربوط به کسب و کار دسترسی داشته باشید. اما بیشترین کاربرد این سیستم در سازمان ها برای مدیریت و بایگانی فایل ها می باشد.

نرم افزار بایگانی به عنوان یکی از قدرتمند ترین برنامه ها در زمینه مدیریت Front-Office شناخته می شود. این برنامه در اصطلاح به عنوان خط مقدم سازمان ها به شمار می رود و ارتباط با مشتریان را ایجاد می کند. با استفاده از این نرم افزار می توانید به افزایش داده های ساختاری پیکربندی شده بپردازید. این برنامه به تیم های فروش اجازه می دهد تا به رصد روند فروش هر مشتری بپردازند. در کنار آن می توانند به قابلیت هایی مانند پیگیری و مدیریت فرصت فروش بپردازند. سپس بر اساس این موضوع استراتژی های مناسبی را برای فروش تدوین کنند.

بررسی تفاوت های میان این دو نرم افزار

معمولاً از SharePoint برای سامان‌دهی و اشتراک‌گذاری داده‌های بدون ساختار استفاده می‌شود؛ داده‌هایی مثل فایل‌های پروژه، مستندات کاری یا محتوای تیمی که در قالب پوشه و کتابخانه در فضای ابری ذخیره می‌شوند. این پلتفرم علاوه بر ذخیره‌سازی، برای ساخت پورتال‌های سازمانی، اینترانت و اکسترانت هم کاربرد دارد و به کاربران اجازه می‌دهد فایل‌ها را بر اساس نوع، پروژه یا کاربر دسته‌بندی کنند.
یکی از نقاط قوت SharePoint، جست‌وجوی هوشمند میان حجم زیادی از داده‌ها و همچنین خودکارسازی فرایندهای کاری (Workflow Automation) است که باعث افزایش سرعت همکاری درون سازمان می‌شود. به همین دلیل، بسیاری از سازمان‌ها از SharePoint به عنوان بستری برای مدیریت قراردادها، محتوا، پروژه‌ها و گزارش‌دهی عملکرد تیم‌ها استفاده می‌کنند.

در مقابل، نرم‌افزار بایگانی اسناد بیشتر بر کنترل و نگهداری ساختارمند اطلاعات تمرکز دارد. این نرم‌افزار نه‌تنها به ذخیره و طبقه‌بندی اسناد می‌پردازد، بلکه به شما کمک می‌کند ارتباطات داخلی و خارجی، فرایندهای بازاریابی، پیگیری مشتریان و پشتیبانی پس از فروش را نیز در قالبی منظم مدیریت کنید. به بیان ساده‌تر، نرم‌افزار بایگانی اسناد برای سازمان‌هایی مناسب است که نیاز دارند هم اسناد و هم فرایندهای مرتبط با مشتریان و تیم‌ها را به‌صورت یکپارچه کنترل کنند.

حوزه کارکرد

سیستم share point و نرم افزار بایگانی اسناد در واقع شباهت چندانی با هم ندارند. شیرپوینت به عنوان یک سیستم است که در زمینه دانش مدیریت به کمک سازمان ها آمده است. این سیستم مسئولیت مدیریت و نظارت بر مستندات و گردش کار را بر عهده دارد. با استفاده از آن می توانید به اشتراک گذاری، مقایسه، دسته بندی و در انتها انتشار موارد یاد شده بپردازید. در ایران از این سیستم به عنوان اتوماسیون مکاتبات نیز استفاده می شود.

سیستم بایگانی اسناد مواردی مانند ارتباط با مشتریان و مدیریت کمپین ها را به وجود می آورد. شما می توانید با استفاده از این نرم افزار قرارهای ملاقات و تماس ها را کنترل و یادآوری کنید. با پیگیری اطلاعات تماس از رضایت مشتریان اطلاع داشته باشید. از دیگر مسئولیت های این نرم افزار کنترل خرید و فروش و تراکنش های مالی می باشد.

پیچیدگی فرایندها

سیستم share point و نرم افزار بایگانی اسناد از لحاظ علم و کاربرد کاملا با همدیگر متفاوت هستند. در راستای این تفاوت باید بگوییم که نرم افزار بایگانی اسناد از پیچیدگی های زیادی در مقایسه با share point برخوردار است. استفاده از این نرم افزار احتیاج به آموزش، پشتیبانی و استقرار دارد.

مدیریت سند

جالب است بدانید که امکان ادغام کردن این دو نرم افزار وجود دارد. تعداد زیادی از شرکت ها از شیرپوینت برای مدیریت اسناد کمک می گیرند. این اسناد شامل همه اسناد تجاری، تماس های مشتریان و حساب ها می شود که نیاز به پیگیری دارند. در صورتی که سازمان ها این دو برنامه را با یکدیگر ترکیب کنند می توانند به راحتی بر مولفه های کسب و کار نظارت داشته باشند. از دیگر مزیت های ادغام سازی این دو نرم افزار ساده کردن بروزرسانی، مدیریت، اشتراک گذاری اسناد می باشد.

مدیریت اسناد با SharePoint بهتر است یا نرم‌افزار بایگانی اختصاصی؟

پرسشی که بسیاری از مدیران فناوری و واحدهای اداری با آن روبه‌رو هستند این است که برای مدیریت اسناد سازمانی، SharePoint انتخاب مناسب‌تری است یا باید سراغ نرم‌افزار بایگانی اختصاصی رفت؟ پاسخ کوتاه این است: بستگی دارد که از سیستم مدیریت اسناد چه انتظاری داشته باشید.

اگر هدف شما ایجاد بستری برای همکاری، اشتراک‌گذاری فایل‌ها و گردش اطلاعات میان تیم‌هاست، SharePoint می‌تواند گزینه‌ی کارآمدی باشد. این پلتفرم امکانات متنوعی مثل ساخت سایت‌های داخلی (Intranet)، تعیین سطح دسترسی، جست‌وجوی هوشمند و یکپارچگی با ابزارهای Microsoft 365 را ارائه می‌دهد. در واقع، SharePoint برای سازمان‌هایی طراحی شده که به کار تیمی و تبادل مستمر اطلاعات نیاز دارند.

اما اگر سازمان شما با حجم زیادی از اسناد رسمی، قراردادها، مکاتبات اداری یا پرونده‌های حساس سروکار دارد، نرم‌افزار بایگانی اختصاصی انتخاب منطقی‌تر و دقیق‌تری است. این سیستم‌ها برای آرشیو، کنترل نسخه‌ها، ردیابی تغییرات، تعریف سطوح دسترسی و نگهداری بلندمدت اسناد ساخته شده‌اند. علاوه بر این، امکان تهیه گزارش‌های مدیریتی، رعایت الزامات قانونی و خودکارسازی فرایندهای اداری نیز در آن‌ها فراهم است.

در نتیجه، می‌توان گفت SharePoint راهکاری مناسب برای سازمان‌های پویاست که به دنبال همکاری و اشتراک دانش هستند، در حالی‌ که نرم‌افزار بایگانی اختصاصی برای سازمان‌هایی ایده‌آل است که نظم، امنیت و دقت در نگهداری اسناد برایشان اولویت دارد. بهترین انتخاب زمانی حاصل می‌شود که بدانید کدام رویکرد با ساختار کاری و نیاز اطلاعاتی سازمان شما سازگارتر است.

سیستم share point

نرم افزار آرشیو اسناد و سیستم share point در صورت ادغام شدن می توانند به بهبود عملکرد سازمان ها در راستای ارتباط با مشتری و همکاری تیمی منجر شوند. هر شرکت برای ساده سازی و اتوماسیون اداری و اتوماسیون فرایندهای مربوط به بازاریابی و فروش به یک سیستم مدیریتی قدرتمندی نیاز دارد. دستبابی به این هدف مستلزم عملکرد کاربران است. آن ها موظف هستند که اسناد گوناگون را در بخش های مختلف نگهداری کرده و به اشتراک بگذارند.

در انتها باید بگوییم که این دو نرم افزار معمولا با همدیگر استفاده می شوند. این امر باعث می شود که امکان دسترسی به فضاها و عملکرد کارکنان بهبود پیدا کند. شما می توانید با استفاده از این اتوماسیون به کنترل و مدیریت محتوا بپردازید. در صورتی که به دنبال یک نرم افزار فوق العاده برای ادغام داده ها و همکاری تیمی هستید share point به عنوان یک گزینه مناسب است که به شما فرصت می دهد به شیوه ای موثر با مشتریان خود در ارتباط باشید.