معرفی کامل سند و مدرک و بررسی آن ها

هر اطلاعاتی که در قالب‌های مختلف نگهداری و به آن استناد می‌شود، یک سند است. همین توضیح ساده در خصوص سند درست بوده، اما کامل نیست. سند انواع مختلفی دارد و در مواقع بسیاری این مفهوم با “مدرک” اشتباه گرفته شده یا به‌جای آن به کار می‌رود؛ بنابراین در صورتی که با انواع اسناد سروکار دارید، این مطلب را بخوانید. چون در ادامه قرار است به شما بگوییم که سند چیست؟ انواع آن کدام است؟ از دیدگاه‌های حقوقی، اسلامی و عمومی به چه چیزی سند گفته می‌شود و در نهایت با نحوه نگهداری و بایگانی اسناد آشنا خواهید شد.

تعریف سند چیست؟

ساده‌ترین تعریف در مورد آن این است که: هر چیزی که افراد به آن اعتماد کنند، یک سند است. در واقع چیزی سند است که در محتویات آن چیزی به اثبات می‌رسد. مهم است که سند یک “نوشته” یا به‌صورت “کتبی” باشد. البته در برخی از مواقع و از نظر بعضی از دیدگاه‌ها، مکتوب بودن سند مهم نیست و هر چیز که بتوان محتوا یا اطلاعاتی را از آن استخراج و بدان استناد کرد، یک سند است. موضوع مهم دیگر این است که چیزی در جرگه اسناد قرار می‌گیرد که ارزش نگهداری و بایگانی کردن داشته باشد.

سند از دیدگاه‌های مختلف، تعاریف متفاوتی دارد. البته این مفهوم در فرهنگ و قوانین ما تا این اندازه دقیق و کمی پیچیده تعریف شده است. اما به دلیل اهمیت موضوع ما نیز این مفهوم را از دیدگاه‌های مختلف مورد بررسی و توضیح قرار خواهیم داد.

تعریف سند از دیدگاه حقوق اسلامی

از دیدگاه اسلامی به حدیث، یک سند گفته می‌شود. در این دیدگاه طریق متن یک نوع از اسناد است. متن در اینجا به معنای حدیث است و برای این است که افراد بدانند که حدیث از قول چه کسی نقل می‌شود.

تعریف سند از دیدگاه قانونی

در این دیدگاه هر نوشته‌ای که در مقام دعوی یا دفاع قابل استناد باشد، یک سند است. همان‌طور که مشاهده می‌کنید در این تعریف نیز بر نوشته یا مکتوب بودن آن، تاکید شده است.

تعریف سند از نظر قوانین مالی ایران

از نظر قوانین مالی ایران یک تعریف کلی یا واحد برای آن وجود ندارد. به طور مثال بودجه دولت سندی است که معاملات دخل و خرج مملکتی برای مدت معینی در آن پیش بینی و تثبیت می‌شود. این مدت معین یک سال شمسی است.

دیدگاه اصول حسابداری در مورد سند

از منظر اصول حسابداری هر نوشته‌ای که شخص حقیقی یا حقوقی را به نحوی با سازمان طرف حساب یا طرف معامله کند، یک سند حسابداری محسوب می‌شود. بر اساس این تعریف اسناد حسابداری نشان دهنده یا اثبات کننده پرداخت وجهی برای خرید کالا یا دریافت خدمات است. همچنین در این تعریف سند حسابداری می‌تواند حاکی از عقد قرارداد بوده یا گواهی دهنده حقوق خاصی باشد. در این تعریف، اسناد باید امضا یا مهر معتبر داشته باشد تا اهدافی که سند به منظور آن تهیه شده، قابل اجرا باشد.

نظر قانون سازمان اسناد ملی ایران در مورد چیستی سند

از نظر سازمان اسناد ملی ایران هر نوع اوراق، نامه، دفاتر، پرونده، کلیشه، عکس، نقشه، نمودار، نوار، فیلم و هرچیزی که در دستگاه دولتی تهیه یا به دست آن رسیده باشد، یک سند است. بر اساس این تعریف بطور مداوم در تصرف دولت بوده و از لحاظ اداری، سیاسی، مالی، فرهنگی، قضایی، فنی، علمی یا تاریخی و به تشخیص سازمان اسناد ملی ایران، ارزش نگهداری کردن و بایگانی اسناد را دارد.

تعریف سند از دیدگاه علم کتابداری چیست؟

از منظر علم کتابداری هر نوع نوشته‌ای اعم از خطی، تصویر یا هر شی دیگری که بتوان از محتوای آن اطلاعاتی به دست آورد، سند است. اصطلاحی که درکتابداری به اسناد با این تعریف اطلاق می‌شود “دبیزه” یا “مدرک” است.

در اصطلاح حقوقی سند به چه معنی است؟

حقوق‌دانان به هر نوشته‌ای که در مقام اقامه دعوا یا طرح ادعا در مراجع قانونی طرح شده و قابل استناد باشد، سند می‌گویند. در تعریف کامل‌تر، نوشته‌ای است که دارای امضا، اثر انگشت یا مهر شخصی باشد که به او نسبت داده می‌شود. نوشته‌ای که در محاکم حقوقی به کار می‌رود در صورتی سند است که به وسیله اشخاصی امضا و تنظیم شده باشد که در ایجاد آن نقش داشته باشند.

معنی سند یا اسناد چیست؟

بر اساس همه دیدگاه‌هایی که بالاتر در خصوص چیستی اسناد به آن‌ها اشاره کردیم به چیزی می‌توان سند گفت که اولاً به لحاظ محتوایی و مفهومی ارزش نگهداری کردن داشته باشد، در ثانی حاوی اطلاعاتی باشد که صورت نوشتاری، دیداری یا شنیداری آن قابل درک باشد. در نهایت معنی اسناد اطلاعاتی است که توسط اشخاص حقیقی یا حقوقی ایجاد شده است.

سند چیست ویکی پدیا

اگر عبارت “سند چیست؟” را در ویکی پدیا سرچ کنید، به این تعریف می‌رسید: سند یک برگه، گواهی یا چیزی شبیه این است.

معنی سند در لغت‌نامه دهخدا

در لغت نامه دهخدا کلمه سند به معنی تکیه گاه، بالش یا آن چیزی که بدان تکیه دهند معنی شده است.

گرچه شاید این تعریف کمی عجیب یا دور از آنچه ما بدان سند می‌گوییم به نظر برسد، اما وقتی دقیق‌تر به آن نگاه می‌کنیم متوجه می‌شویم که چندان هم دور از معنی عام نیست. تکیه‌گاه در این مفهوم به معنی اعتبار یا اعتمادی است که به محتوای یک برگه، فایل صوتی یا تصویری داریم. با این دید آنچه در لغت نامه دهخدا تعریف می‌شود، کاملاً منطقی و قابل درک است.

مدرک چیست؟

کلمه مدرک اغلب در کنار سند به کار می‌رود. به همین دلیل ممکن است که این دو مفهوم یکسان در نظر گرفته شوند. گرچه سند و مدرک شباهت‌هایی به هم دارند، اما این دو مفهوم مستقل از یکدیگرند.

در لغت مدرک به معنی دریابنده، درک کننده، برهان، سجل یا شاهد است. مدرک در واقع نوشته‌ای است که دلیل چیز دیگری است. به طور مثال مدرک تحصیلی تایید می‌کند که شما دوره تحصیلات خود را به اتمام رسانده‌اید. یا مثلاً مدرک جرم ثابت می‌کند که جرمی در جایی رخ داده است.

تفاوت سند و مدرک چیست؟

وقتی گوینده یا نویسنده دو کلمه سند و مدرک را در کنار هم به کار می‌برد به این معنی است که مفهوم عام این دو واژه را در نظر دارد. از این رو به کاربردن آن‌ها با یکدیگر اشتباه نیست. چون به هر روی سند و مدرک دو واژه مترادف هم هستند.

ولی در بحث مفاهیم مدیریت اسناد و مدارک و یا مفاهیم حقوقی، سند و مدرک جدا از یکدیگر تعریف شده یا با یکدیگر متفاوت هستند. از این رو این دو واژه به این صورت تعریف می‌شوند:

• سند: هر نوشته‌ای که محتوای اطلاعاتی آن قابل استناد باشد. در این تعریف سند مفهومی محدود دارد.
• مدرک: مدرک یک مفهوم وسیع‌تر است. به مدرک نیز می‌توان استناد کرد اما مدرک فقط یک نوشته نیست. هرچیزی اعم از شی یا وسیله‌ای که قابل استناد بوده یا محتوایی داشته باشد که بتوان از آن استفاده کرد، مدرک است. با این توصیف مدرک هر جنس یا شی دارد و لزومی به ثبت امضا در آن نیست.

انواع سند کدام است؟

اسناد انواع و دسته بندی‌های زیادی دارد. در ادامه این دسته بندی‌ها را معرفی خواهیم کرد.

انواع سند از نظر اعتبار قانونی

نخستین دسته بندی انواع اسناد، میزان اعتبار آن‌ها از نظر عادی و رسمی بودنشان است. در این دسته بندی، اسناد به دو گروه زیر تقسیم می‌شوند:

• اسناد رسمی: هر سندی که در اداره ثبت اسناد و املاک یا دفا‌تر اسناد رسمی تایید شده باشد، سند رسمی است. سندی است که بر طبق مقررات قانونی تنظیم می‌شود.
• اسناد عادی: هر سندی که در دفاتر اسناد رسمی ثبت نشده باشد، عادی است.

البته این نکته را فراموش نکنید که اعتبار یک سند هرگز به رسمی یا عادی بودن آن نیست. هر سندی می‌تواند به اندازه لازم اعتبار داشته باشد.

انواع اسناد رسمی

• سند رسمی مدنی: به اسنادی که برای ثبت تعهدات، عقود و تصرفات قانونی ثبت می‌شود، سند رسمی مدنی گفته می‌شود.
• سند رسمی عمومی: به اسنادی که محتوای آن‌ها دستورات، تصمیمات اداری و معاهدات است، سند رسمی عمومی گفته می‌شود.
• سند رسمی قضایی: به اسنادی که در مورد تصمیمات قضایی، دادنامه، قراردادها و احکام است، سند رسمی قضایی گفته می‌شود.
• سند رسمی ثبتی: به سند مالکیتی که طی تشریفاتی در اداره ثبت اسناد و املاک تنظیم می‌شود، سند رسمی ثبتی گفته می‌شود.
• سند رسمی محضری: به اسنادی که در دفاتر اسناد رسمی یا دفاتر ازدواج و طلاق ثبت می‌شوند، سند رسمی محضری گفته می‌شود.

انواع سند از نظر چرخه زندگی

سند از نظر چرخه زندگی به معنی میزان استفاده و تعداد مراجعات به آن است. از این منظر اسناد به ۳ دسته زیر تقسیم می‌شوند:

• اسناد جاری: این‌ها اسنادی هستند که به طور مستمر مورد استفاده کاربر بوده و مدام استفاده می‌شوند.
• اسناد نیمه جاری: میزان مراجعه کاربر به این اسناد خیلی زیاد نیست؛ اما این اسناد بسته هم نیستند. یعنی کاربر گاهی به محتویات این سند نیاز پیدا می‌کند.
• اسناد راکد: همان‌طور که از نام این اسناد پیداست، اسنادی که کاربر به محتوای آن‌ها نیاز نداشته و به آن‌ها مراجعه نمی‌کند، در این دسته‌بندی قرار می‌گیرد.

انواع سند از نظر ارزش

بدیهی است که هر سند از نظر ایجاد کننده یا صاحب آن، ارزش‌های مختلفی دارد؛ بنابراین می‌تواند ارزش‌های اداری برای بایگانی مختلفی داشته باشد. از این دیدگاه اسناد به دسته بندی‌های زیر تقسیم می‌شوند:

• ارزش اولیه (اداری یا استنادی): در این اسناد ارزش محتوای سند وقتی است که سند در مرحله جاری و نیمه جاری باشد. مانند اسناد اداری، مالی، حقوقی و…
• ارزش ثانویه (بایگانی یا اطلاعاتی): ارزش محتوای این اسناد از نظر محققان، پژوهشگران و آرشیویست‌هاست.

زمانی که کلیه اقدامات لازم بر روی سند صورت گرفته و فعالیت یا عملی که باعث شده آن ایجاد شود، کامل شود و در صورتی که سند در مراجع قضایی و قانون مطرح نبوده و همچنین مورد نیاز دستگاه یا فرد ایجاد کننده آن نباشد “ارزش اولیه سند” تمام شده و دارای “ارزش ثانویه” می‌شود.

انواع سند از نظر درجه حساسیت

از این نظر اسناد به ۴ دسته زیر تقسیم می‌شوند:

• اسناد عادی: به سندی عادی می‌گویند که در اداره اسناد، املاک یا دفاتر اسناد رسمی و نزد مامورین رسمی تنظیم نشده باشد. بر این اساس اسنادی که در سازمان‌ها یا ادارات تهیه می‌شود، اسناد عادی هستند.
• اسناد محرمانه: سند محرمانه یا طبقه‌بندی شده، سند بسیار حساسی است دسترسی به آن بر پایه قوانین دولتی یا مقررات سازمان‌های مالک فقط برای گروه خاصی مجاز است. افشای غیرمجاز محتوای اسناد محرمانه به منافع اساسی برخی افراد یا سازمان آسیب می‌رساند.
• اسناد سری: اسناد سری در واقع اطلاعات طبقه‌بندی شده و حساسی است که دسترسی به آن بر پایه قانون یا مقررات داخلی بنگاه‌های مالک آن، برای گروه خاصی منع شده است.
• اسناد به کلی سری: اهمیت این اسناد از نظر محتوا، قوانین و محدودیت‌های دسترسی خیلی بیشتر از اسناد سری و محرمانه است. افراد بسیار کمی در یک سازمان به این اسناد دسترسی دارند.

انواع سند از نظر محتوا و موضوع

هر سند می‌تواند موضوع و محتوای خاصی داشته باشد. از این رو این دسته بندی محتوا بسیار بزرگ است. اما به هر حال هر سند به موضوع ویژه‌ای می‌پردازد و وظیفه روشن‌سازی مقوله خاصی را بر عهده دارد. اما به‌صورت کلی می‌توان اسناد را از نظر محتوا و موضوع به این دسته‌ها طبقه بندی کرد:

• اسناد اداری: سند اداری سندی است که ارزش اداری دارد. این اسناد کمک می‌کنند که یک سازمان وظایف قانونی و اداری خود را انجام دهد. خود اسناد اداری به دو دسته اسناد اداری کوتاه مدت و اسناد اداری بلند مدت تقسیم‌بندی می‌شوند که این دسته‌بندی بر اساس خدمتی است که اسناد به سازمان ارائه می‌کنند.
• اسناد علمی و فنی: گزارش‌های مربوط به پروژه‌های تحقیقاتی و عملیاتی سازمان‌ها جزو گروه اسناد علمی و فنی هستند. این اسناد دارای ارزش علمی و فنی بوده و حاوی اطلاعات بسیار زیادی هستند.
• اسناد قانونی: آئین نامه‌های دولتی و بخشنامه‌ها به جای کلمه قانون از متون قانونی یا اسناد قانونی استفاده می‌کنند. ویژگی اصلی اسناد قانونی این است که این اسناد لازم الاجرا هستند. معمولاً اصل این اسناد نخست در اختیار مدیر قرار می‌گیرد یا خود آنها آن را تنظیم می‌کند.

همچنین کلیه تصمیمات گرفته شده توسط مدیران سازمان حتماً باید منطبق با آن باشد. البته همه متون و اسناد قانونی اعتبار یکسانی ندارند و سلسله مراتبی بین متون قانونی یا اسناد قانونی وجود دارد. این سلسله مراتب شامل موارد زیر است:

1. قانون اساسی
2. قانون عادی
3. تصویب نامه‌های (مصوب دولت یا کمیسیون‌های مجلس یا تفویض اختیار از سوی مجلس)
4. عهدنامه‌های بین‌المللی
5. آئین نامه‌های دولتی

ادامه انواع اسناد از نظر محتوا و موضوع

• اسناد مالی: پای ثابت اسناد در سازمان‌ها، اسناد مالی هستند. مشخص است که پای اصلی این اسناد بخش مالی سازمان است. اما محتویات اسناد مالی عموماً تعیین بودجه و چگونگی اختصاص هزینه‌ها به امور مختلف سازمان است. ضمانت‌های مالی، پرونده‌های مالی افراد، هزینه‌ها به اشکال مختلف یا اسناد مربوط به پرداخت حقوق کارکنان در زمره اسناد مالی قرار می‌گیرند.
• اسناد نظامی: این‌ها اسنادی هستند که محتوای آن‌ها شامل جهت گیری‌ها و سیاست گذاری‌های نظامی کشورها در راستای تامین امنیت منطقه‌ای، ملی و بین‌المللی است. چون محتوای این اسناد می‌تواند در خصوص معاهدات نظامی بین کشورها باشد، می‌توان آن را در جرگه اسناد سیاسی نیز قرار داد.
• اسناد فرهنگی: این اسناد حاوی محتوای فرهنگی است. خالق چنین اسنادی معمولاً شخصیت‌های فرهنگی یا چهره‌های هنری از جمله شعرا، موسیقی دانان، نقاشان یا… است.
• اسناد تاریخی: این اسناد عموماً جزو اسناد راکد محسوب شده و اغلب مورد مراجعه مورخین و پژوهشگران قرار می‌گیرد.
• اسناد سیاسی: پروتکل‌ها، معاهدات، قراردادهای بین‌المللی، یادداشت‌های سیاسی، اولتیماتوم، اعلام جنگ و غیره که بیانگر نحوه برقراری روابط بین کشورها و استراتژی‌های سیاسی دولت‌هاست در دسته‌بندی این اسناد قرار می‌گیرد.
• اسناد اقتصادی/ عمرانی: اسنادی که دارای ارزش اقتصادی بوده و فعالیت‌های کشور را در امر توسعه اقتصادی بیان می‌کنند، جزو دسته بندی اسناد اقتصادی و عمرانی قرار می‌گیرند.

نحوه تبدیل اسناد کاغذی به اسناد دیجیتال با استفاده از اسکنر

همه آنچه در مورد اسناد گفتیم، در خصوص چیستی اسناد و تعاریف متفاوت در مورد آن بود. اما راجع به یک موضوع سخن نگفتیم و آن چالش همیشگی ذخیره سازی اسناد است. در حال حاضر بزرگ‌ترین مسئله سازمان‌های متوسط تا بزرگ یا ارگان‌های دولتی و خصوصی در سرتاسرجهان مسئله بایگانی اسناد و مراقبت کردن از آنهاست. حجم داده‌ها آن‌قدر زیاد است که یک تا چند نفر همواره باید در بخش بایگانی مشغول مدیریت اسناد باشند. اما یک راه حل بسیار کاربردی برای این موضوع، تبدیل اسناد کاغذی به اسناد دیجیتالی با استفاده از اسکنر است.

در حال حاضر پروژه دیجیتالی کردن همه اسناد یا تبدیل بایگانی فیزیکی یک مجموعه به بایگانی دیجیتالی توسط شرکت‌های معتبری همچون شرکت یگانه انجام می‌پذیرد. شرکت‌ها فارغ از ابعاد و نوع اسنادی که دارند می‌توانند اسکن اسناد خود را به شرکت‌های متخصص در این حوزه بسپارند. در این پروسه اسناد ابتدا باز شده، منظم می‌شوند و بعد توسط دستگاه‌های اسکنر قدرتمند، سریع و با کیفیت به فایل‌های دیجیتالی تبدیل می‌شوند. بدیهی است که مدیریت کردن اسناد دیجیتالی بسیار ساده‌تر و البته کم هزینه‌تر از اسناد کاغذی است. ضمن آن‌که مراقبت کردن از این اسناد ساده‌تر و دسترسی به اسناد راکد و قدیمی هم سریع‌تر صورت خواهد گرفت.

این پروژه‌ها در راستای تبدیل شدن سازمان‌ها به مجموعه‌های بدون کاغذ صورت می‌گیرد. دیری نیست که دیگر هیچ سازمانی برای مراقبت از اسناد و مدارک خود نیاز به هیچ کاغذی نداشته باشد و این هدف با حذف تدریجی کاغذ و تبدیل اسناد فعلی به اسناد دیجیتالی با اجرای پروژه اسکن اسناد، امکان پذیر می‌شود.

نحوه نگهداری و آرشیو اسناد در نرم افزار بایگانی اسناد

وقتی اسناد دیجیتالی می‌شوند، باید به کمک ابزار قدرتمندی آن‌ها را آرشیو کرد. این ابزار باید به امکاناتی نظیر سیستم گزارش گیری، امانت دهی اسناد، دسته بندی و زونکن سازی برای نظم دهی به اسناد، فرم ساز قوی، قابلیت آرشیو بی‌نهایت سند، ارتباط بین اسناد، امکان پیوست کردن انواع فایل به یک سند، درج بینهایت فیلد روی یک سند و مواردی از این دست مجهز باشد. البته کار در اینجا پایان نمیابد. مهم است که این نرم افزار تحت وب یا web based باشد تا در هر زمان و مکانی بتوان به آن دسترسی داشت.

لازم است نرم افزار بایگانی به سیستم پشتیبانی بسیار قوی مجهز باشد. به طوری که در صورت بروز هر مشکلی بتوان آن را با تیم پشتیبانی در میان گذاشت و از آن‌ها درخواست کمک در اسرع وقت کرد.

در عین حال نرم افزار منتخب باید قابلیت سفارشی سازی داشته باشد. یعنی کاربر قادر باشد علاوه بر آن که از امکانات تعریف شده در نرم افزار استفاده می‌کند، امکانات مورد نیاز خود را هم سفارش دهد تا به نرم افزار اضافه شود. در این راستا می‌توان گفت که نرم افزار بایگانی اسناد یگانه یکی از بهترین و به روز ترین نرم افزارهای موجود در بازار است. ابزاری که بر اساس قوانین بایگانی اسناد در ایران طراحی شده و حداقل ۳ هزار کاربر فعال دارد.

نمونه سند ثبت شده در نرم افزار بایگانی اسناد یگانه

کلام آخر

آنچه در این مطلب در مورد آن سخن گفتیم در خصوص چیستی اسناد بود. این که سند از دیدگاه‌های مختلف چه تعریفی دارد و چطور می‌توان به کمک اسکن اسناد و بایگانی آن‌ها در نرم افزار آرشیو اسناد و مدارک، آن‌ها را تا حد امکان کم حجم و مدیریت کرد.