نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب یگانه
نرم افزار اتوماسیون اداری ثبت و گردش كلیه مكاتبات سازمان را بصورت الكترونیكی و بی نیاز از جا به جایی فیزیكی نامه انجام می دهد. نرم افزارهای اتوماسیون اداری با برچیدن روش های سنتی و سرعت بخشیدن به امور اداری باعث افزایش ضریب اطمینان، دقت، در جهت جلوگیری از اتلاف وقت و پراكندگی اسناد و همچنین موجب حركت به سوی استاندارد های فن آوری جهان در این رابطه گردیده اند.
یکی از امکانات ویژه این نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار BPMS می باشد.
مزیت های نرم افزار اتوماسیون اداری یگانه
- کاملا تحت وب
- فکس، ایمیل، پروتکل ECE و پنل پیامک
- کارتابل الکترونیک
- جستجو و گزارشهای پیشرفته
- خدمات پشتیبانی شامل نصب، آموزش رایگان
- قیمت بسیار منصفانه
- تضمین کیفیت و امنیت اطلاعات سازمان
بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری
- تفکیک نامه ارجاعی بهصورت: امروز، هفته گذشته، ماه و...
- ایجاد بایگانی و زونکنهای شخصی در کارتابل اتوماسیون اداری
- ثبت پیشنویس نامه صادره و پیوست نسخه Word نامه
- ثبت نامههای داخلی و ارجاع آن به کاربران کارتابل
- تعریف کلیدهای میانبر برای درج کلمات تکراری در پاراف
- یادداشتهای شخصی و تفکیک آنه بر اساس (امروز، دیروز و …)
- امکان مشاهده پیوستهای نامه از قبیل PDF و ...
- مجهز به سیستم تغییر رمز کاربری و نگهداری از آن
ویژگی های نرم افزار اتوماسیون اداری یگانه
ساده و کاربرپسند به همراه بسته نصبی راحت و طراحی تحت وب واکنشگرا
توانایی ساخت فرم های اداری و سازمانی پویا
دسترسی به نامه ها در هر زمان و مکانی
ازجلسات و صورتجلسات اداری در سازمان مطلع شوید
ارتباط با اتوماسیون اداری های مختلف
دریافت و ارسال نامه های اداری از طریق فکس
دریافت و ارسال نامه های اداری از طریق ایمیل
پیگیری نامه ها و کارهای شخصی
سازگار با مرورگرهای مختلف
ارتباط با سایر نرم افزارهای موجود در سازمان
فیلم دمو و آموزش نرم افزار اتوماسیون اداری
خرید نرم افزار اتوماسیون اداری یک سرمایه گذاری است نه هزینه!
مکانیزه کردن امور سازمانی به کمک نرم افزار اتوماسیون تحت وب یگانه به معنی افزایش دقت، بالا رفتن سرعت و صرفهجویی در زمان کارمندان شماست؛ پس این یک سرمایهگذاری بلند مدت با سودآوری قطعی برای مجموعه شماست.
امکانات نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب یگانه
امکانات ثبت نامه در نرم افزار اتوماسیون اداری
- ثبت اطلاعات نامه اداری: شماره اندیكاتور، شماره نامه، موضوع، کلید واژه، رونوشت و ….
- درج فرستنده و گیرنده نامه اداری: اشخاص، شركت ها، ادارات و …
- ثبت نامه های اداری و پیوست های آن: عطف، پیرو، و …
- امکان پیوست انواع فایل ها: PDF ، Word ، Excel و …
- تعریف چارت سازمانی درختی(درون و برون سازمانی)
- اصلاح اطلاعات پایه درج شده در سیستم اتوماسیون: نوع (فاكس،و …)، طبقه بندی (عمومی، عادی، محرمانه و … )، ارجحیت نامه ( عادی، فوری، آنی)، وضعیت ( اصل، كپی و … ) و …
طراحی قالب نامه اداری Word در نرم افزار اتوماسیون اداری یگانه
تایپ نامه توسط ویرایشگر Microsoft Office 2013 به بالا
امكان تعریف الگو های متنوع برای نامه ها در نرم افزار اتوماسیون
ذخیره قالب و متن فایل های Word در پایگاه داده
- گروه بندی الگوی نامه برای دسترسی سریع و اعطای مجوز به کاربران
- امكان تعریف الگوهای مختلف برای هر دبیرخانه
تایپ مستقیم از داخل اتوماسیون اداری
ارتباط با بانك های اطلاعاتی دیگر و درج اطلاعات در متن نامه
دریافت و ارسال نامه ها از طریق فکس در نرم افزار اتوماسیون اداری
ارسال و دریافت نامه از طریق فاکس و اعلام تعداد دریافتی
امکان مشاهده و مانیتورینگ فاکسهای ارسالی
قابلیت تبدیل فاکسهای دریافتی به نامه ی وارده
قدرت مجزاسازی فاکسهای دبیرخانه های مختلف
تعریف خطوط فکس و تعیین سطح برای دریافت و مشاهده
تفکیک فاکسهای دریافتی بر اساس خوانده شده / خوانده نشده
امکان تفکیک فاکسهای دریافتی بر اساس تعیین بازه زمانی
- قدرت دریافت و ارسال فاکس به طور مستقیم از داخل برنامه
مدیریت پست الکترونیک (ایمیل) در نرم افزار اتوماسیون اداری
- تعریف آدرس ایمیل سازمانی و قابلیت اتصال به Mail Server
مشاهده ایمیل دریافتی و ارسالی و حذف شده در اتوماسیون اداری
بازیابی ایمیل های حذف شده و تعیین دسترسی روی ایمیل ها
- مرتبسازی براساس:خوانده شده و خوانده نشده و ECE
- مرتبسازی ایمیلها براساس فرستنده، گیرنده، عنوان ایمیل و ...
- ایمیل نامهها از درون کارتابل از طریق ارسال نامه
ایمیل نامهها از داخل نرمافزار اتوماسیون اداری
تطابق نوع ارتباط با پروتکلهای POP3 وIMAP برای دریافت
تطابق نوع ارتباط با پروتکلهای Smtp برای ارسال
امکانات اسكن و بایگانی نرم افزار اتوماسیون اداری
- اتصال به اسکنرهای تکبرگ و دستهای و اسکن رنگی/ سیاه سفید
- Scan و چاپ تصاویر با فرمتهای Jpg و Tiff
- تعریف زونکنهای مختلف و بایگانی نامه در چند زونکن
- ویرایش تصاویر با استفاده از ابزارهای اختصاصی
- درج محل فیزیکی نامهها، پروندهها و زونکنهای بایگانی
- ایجاد کپی متعدد از یک نامه و بایگانی در زونکنهای مختلف
- بایگانی نامه و طبقهبندی نامه ها بر اساس دستهبندی مختلف
- قدرت خواندن تصاویر نامهها بهصورت گروهی با اسکنرهای Feeder
امکانات کارتابل نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب
تعریف کارتابل اتوماسیون اداری برای مدیران، کارشناسان و...
توزیع سریع نامهها بین گیرندگان داخلی(ارجاع سریع)
امکان ارجاع گروهی همزمان یک نامه به چندین واحد یا شخص
استفاده از قلم نوری جهت پاراف و صدور دستور (ارجاع)
- نمایش مشخصات نامههای ارجاعی بدون باز نمودن نامه
ارجاع نامه برای پرسنل دیگر با رعایت سلسله مراتب
مرتب سازی کارتابل براساس: تاریخ ثبت وارجاع، موضوع، شماره و…
پیگیری نامههای ارجاعی به افرادی که روی نامه اقدام نکردهاند
چند سازمانی (ویژه سازمان های بزرگ و هولدینگ)
تعریف یک یا چند دبیرخانه متمرکز و غیرمتمرکز
استفاده همزمان کاربران و تعیین سطح دسترسی آنها
- تعریف پیش کد برای دبیرخانه جهت شمارهگذاری نامههای اداری
پیگیری تغییرات توسط کاربران با تاریخ و زمان ثبت (Log)
انتقال و ارسال نامه از یک دبیرخانه به دبیرخانه دیگر
تهیه نسخه پشتیبان (Backup ) بهصورت دورهای و اتوماتیک
امکان تغییر رنگ پنجرههای پرکاربرد جهت کاهش خستگی چشم کاربر
قدرت تعیین گروه کاری در اتوماسیون اداری
ارجاع و گردش نامه توسط نرم افزار اتوماسیون اداری
ساختار درختی کارتابل برای هر دبیرخانه
مرتب سازی کارتابل: ارجاع شده، رونوشت و تعداد نامههاو...
سوابق ارجاع نامه از ابتدا تا انتها همراه با پارافهای متنی و تصویری
ارجاع نامه با پاراف متنی و با استفاده از قلم نوری
امکان نمایش و چاپ کاربران فعال
درج مهلت اقدام نامه و همچنین بایگانی نامه پس از ارجاع
پیگیری نامه ارجاع شده بهنحوی که افراد بعدی اقدامی کردهاند یا خیر؟
پاراف متنی و تصویری نامهها با استفاده از قلم نوری
امکانات نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب
- ارجاع، بایگانی و جواب نامه در اتوماسیون اداری
- مشاهده متن تایپی (Word) که به نامهها پیوست شده
- مشاهده لیست نامه به تفکیک شخص ارجاع دهنده
- امکان ارجاع محرمانه نامه و پیوست فایل هنگام ارجاع
- مشاهده جزئیات نامه با جابهجایی روی لیست نامه بدون باز نمودن نامه
- مشاهده پاراف متنی و تصویری آخرین شخص ارجاع دهنده
- نمایش امکانات جستجو در کنار لیست نامهها و جستجوی سریع
- تشخیص نامههای مشاهده شده و عکس آن
برخی از گزارش های نرم افزار اتوماسیون اداری یگانه
- گزارش پیرو و عطف هر نامه و زنجیره ارتباطی آنها
- گزارش نامه بر اساس صادره ، وارده و …
- جستجو بر اساس:موضوع، سازمان، مضمون نامه، تاریخ ثبت، شماره اندیكاتور، دبیرخانه مركزی و یا حتی بر اساس ارجاعات آن …
- گزارشگیری و جستجوی كامل در متن فایل های Word (مفهومی)
- گزارش پویا بر اساس تاریخ، فرستنده، گیرنده، رونوشت، شماره، موضوع و...
- صدور كلیه گزارش های پویا و آماری به نرم افزارهای Word و Excel
- تهیه گزارشات متنوع به صورت كلی، نموداری، آماری، جدولی
گزارشهای اختصاصی:
- گزارشگیری از مكاتبات وارده ، صادره، داخلی و گزارش از دفتر اندیكاتور
- گزارش از نامه ها به همراه چاپ و انتقال آنها به نرم افزار Wordو Excel
- مجزاسازی فاکسهای دبیرخانه های مختلف
- دریافت خروجی اکسل از فاکسهای دریافتی
- خروجی گرفتن از نامههای یک زونکن در فایل Excel و Word
- اجرا در کلیه سیستمعاملهای ویندوز (به بالا xp, 7, 8, 10, Server2008)
- پایگاهداده SQL Server (2008 به بالا)
- جستجوی کدی و عبارتی از چارت بایگانی و چارت سازمانی
امنیت نرم افزار اتوماسیون اداری
نرم افزار اتوماسیون یگانه در زمینه امنیت داده ها و اطلاعات مقوله های مختلف را رعایت کرده است. برخی از آنها: اعمال محدودیت برای ورود کاربران، رمزنگاری در تبادل اطلاعات، هش شدن رمز عبور، استفاده از کپچا، تعیین سطح دسترسی و... است. همچنین مجوزهای مربوطه درخصوص امنیت را دریافت کرده است.
چرا باید از نرم افزار اتوماسیون اداری یگانه استفاده کنیم؟
دسترسی در هر مکان و زمان (Web base)
نرم افزار اتوماسیون اداری یگانه، تحت وب یا Web Based است. به این معنی که کاربران در تمام 24 ساعت روز و 7 روز هفته در هر مکان و به کمک هر دستگاه متصل به اینترنتی اعم از کامپیوتر، تبلت یا تلفن هوشمند و بهواسطه یک مرورگر و با در اختیار داشتن نام کاربری و رمز عبور به بخشهای مختلف آن دسترسی دارند.
جستجو و گزارشات متنوع
نرم افزار اتوماسیون اداری دارای یگانه دارای سیستم گزارشگیری متنوع و قدرتمند از انواع مکاتبات اداری و گردش کارها است. کاربر قادر است نامههای وارده و نامههای صادر شده را بهآسانی ثبت و انواع گزارشها را تهیه کند. امکان بسیار کاربردی دیگری که در این نرم افزار وجود دارد، قدرت جستجوهای پیشرفته در فیلدهای اساسی است.
مدیریت هلدینگ و چند سازمانی
یکی از اصلیترین ویژگیهای نرم افزار اتوماسیون اداری شرکت یگانه، سهولت گردش مکاتبات اداری درون و برونسازمانی است. این ویژگی مهمی است که در سازمانهای دارای چندین شعبه و نمایندگی با پراکندگی جغرافیایی اهمیت بسیاری دارد. این نرم افزار قادر است بدون در نظر گرفتن محدودیت جغرافیایی همه مکاتبات سازمانی یک هلدینگ را پیگیری و مدیریت کند.
سادگی و کارآمدی
از برجستهترین ویژگیهای نرم افزار اتوماسیون اداری یگانه میتوان به رابط کاربری عالی، راحتی کاربری و سرعت بالای بارگذاری صفحات در آن اشاره کرد. حتی کاربران مبتدی با سطح متوسطی از آموزش نرم افزار میتوانند بهراحتی با آن ارتباط برقرار کرده و از ویژگیهای پیشرفته اتوماسیون اداری استفاده کنند.
سرعت بالا
یکی از اصلیترین چالشهای سازمانهای بزرگ در استفاده از نرم افزارهای اتوماسیون اداری، افت سرعت آنها در زمان کار چندین کاربر بهصورت هم زمان است. نرم افزار اتوماسیون اداری یگانه توانسته از تست سختترین و سنگینترین پیکهای کاری با تعداد زیاد کاربران همزمان بدون هیچ کاهش سرعتی کاملاً موفق بیرون بیاید.
پشتیبانی و خدمات پس از فروش
کار اصلی تیم یگانه بعد از فروش نرم افزار اتوماسیون اداری آغاز میشود. همه خدمات مربوط به پشتیبانی نرم افزار از نصب و راهاندازی تا آموزش به پرسنل از روشهای مختلف و به درخواست مشتری بهصورت آنلاین یا حضوری ارائه میشود. تیم حرفهای پشتیبانی یگانه تا پایان مسیر نصب، راهاندازی، آموزش و پشتیبانی در خدمت مشتریان محترم خود است.
ارزش افزوده های نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب یگانه
نرم افزار اتوماسیون اداری یگانه بر بستر وب فعال است. این امکان به مدیران و کارشناسان کمک میکند که کارتابل اتوماسیون اداری خود را بهصورت روزانه و بدون محدودیت در زمان و مکان بررسی کنند.
نرم افزار اتوماسیون یگانه امکان ارتباط مستقیم با نرم افزار دبیرخانه را دارد. با استفاده از این امکان نامه ها مستقیما در دبیرخانه ثبت می گردند و به کارشناسان و مدیران ارجاع داده می شوند.
در هر سازمانی به جز نامه و مکاتبات اداری اسناد و مدارک یا پرونده های دیگری هم تولید میشوند. مثل پرونده های پرسنلی، اسناد مالی و حقوقی و غیره. سیستم اتوماسیون اداری یگانه امکان برقراری ارتباط یکپارچه با نرم افزار بایگانی اسناد را دارد.
در هر سازمانی برای مدیریت دادهها و اطلاعات از سیستمهای مختلفی استفاده میشود. مانند سیستم حقوق و دستمزد، حضور و غیاب و غیره. در سیستم اتوماسیون اداری یگانه امکان برقراری ارتباط با سایر سیستمهای موجود در سازمان وجود دارد.
قابلیت تعریف چند دبیرخانه یا تعریف چند سازمان و همچنین امکان تعریف چگونگی ارتباط سازمانها با هم از ویژگیهای برجسته نرم افزار اتوماسیون اداری یگانه است. این امکان مناسب سازمانهایی است که بهصورت غیرمتمرکز فعالیت میکنند. مانند هلدینگها، شرکتهای مهندسی مشاور که پروژههای مختلف دارند یا بانک و نهادهای دولتی.
یک نرم افزار اتوماسیون اداری خوب پیش از هر چیز باید قابلیت تعریف و تعیین سطوح دسترسی متفاوت را داشته باشد. با استفاده از این امکان شما میتوانید کاربران خود را در سیستم اتوماسیون اداری تعریف و برای هر کدام دسترسیهای مجزا تعیین کنید.
نرم افزار اتوماسیون اداری یگانه قابلیت پشتیبانی از تعداد بالای کاربران بهصورت همزمان را دارد. این ویژگی بدون افت سرعت و اختلال بین کار پرسنل مشغول به کار با نرم افزار صورت میگیرد.
ویژگی یک نرم افزار اتوماسیون اداری خوب پشتیبانی از پروتکل ECE است. این پروتکل به شما کمک میکند تا بتوانید با نرم افزار اتوماسیونهای دیگر که در سازمانهای مخاطب شما هستند، مکاتبه کنید.
در هر سازمانی بهغیراز نامه، فرمهای مخصوص دیگری هم وجود دارد. نرم افزار اتوماسیون اداری یگانه قابلیت تعریف و طراحی این فرمها را برای شما فراهم میآورد. بهطوریکه میتوانید در کوتاهترین زمان ممکن فرمها و قالبهای خود را تعریف و تنظیم کرده و از آنها استفاده کنید.
بدون شک سیستمی که امکان ثبت و بایگانی نامهها در آن فراهم باشد بدون قابلیت ارائه گزارشهای مختلف، کاربردی نیست. سیستم اتوماسیون اداری یگانه امکان تهیه گزارشهای مختلف را فراهم میکند. از جمله این گزارشها میتوان به بررسی فعالیتهای انجام شده توسط کاربران یا انواع گزارشهای متنوع دیگر اشاره کرد.
مهمترین قسمت این گزارشها، امکان خروجی گرفتن از آنها در قالبهای مختلف (Word و Excel) است.
قابلیت ثبت مشخصات افراد به همراه شماره تلفن، شماره همراه، آدرس ایمیل، نشانی محل کار، سمت سازمانی، شماره داخلی و... از ویژگیهای برتر اتوماسیون اداری یگانه است. امکان جستجو بر اساس اطلاعات وارد شده و تعیین سطوح دسترسی روی مخاطبان نیز در این نرم افزار فراهم شده است. ضمن آنکه قابلیت Import اطلاعات دفترچه تلفن از طریق فایل اکسل نیز در آن فراهم شده است.
نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب یگانه امکان اتصال به فکس و ایمیلهای سازمان را دارد. شما میتوانید فکسهای دریافتی و ارسالی در سازمان را مدیریت کنید ضمن آنکه امکان مدیریت بر روی ایمیلهای ارسالی و دریافتی در سازمان نیز وجود دارد.
مراحل نصب، راه اندازی و آموزش نرم افزار اتوماسیون اداری یگانه
ارائه یک راهحل مناسب برای سازمان شما، نیازمند کسب شناخت کامل و دقیق از وضعیت فعلی سازمان، نقاط قوت، ضعف و فاصله عملکرد فعلی آن با استانداردهای رایج سیستم اتوماسیون اداری است.
لذا لازم است که کارشناسان شرکت یگانه در ابتدای کار اقدام به برداشت دقیق وضع موجود از سازمان شما نموده و بر اساس یک شناخت درست و پس از هماهنگی و اخذ تأییدیههای لازم، مراحل بعدی خدمات خود را بهپیش ببرند.
این مرحله به طراحی نظام برنامهریزی استقرار و آموزش نرم افزار اتوماسیون اداری یگانه متناسب با یافتههای فاز قبلی اختصاص مییابد. در قالب مرحله طرح و برنامهریزی باید مستندات فعلی سازمان بازنگری شده و مستندات جدید مورد نیاز تدوین شوند.
شرکت نرمافزاری یگانه در قالب گزارش شناخت ساختار مستندات موردنیاز سازمان را شناسایی و ارائه میکند.
این مستندات بهگونهای است که خواستههای ذیل را پوشش خواهد داد:
- بازنگری دستورالعملها و آییننامههای سازمان در خصوص مکاتبات اداری
- بازنگری روش بایگانی و نگهداری مکاتبات اداری
- بازنگری یا تهیه فرمهای اداری سازمان (مرخصی و ...)
- بازنگری روش شمارهگذاری نامههای وارده و صادره
- تدوین روش ارسال و دریافت مکاتبات
در این فاز کارشناسان شرکت یگانه تلاش میکنند بر اساس گزارش تهیه شده در فاز شناخت و برنامهریزیهای انجام شده، نرم افزار اتوماسیون اداری یگانه را در سازمان مشتری راهاندازی کنند.
هدف از این فاز سفارشیسازی امکانات نرم افزار متناسب با نیاز مشتری است.
آموزش نرم افزار اتوماسیون اداری یگانه بر اساس برنامهریزیهای انجام شده و طبق زمانبندی اعلام شده در سطوح مختلف به مشتری انجام میشود.
بدیهی است که آموزش اتوماسیون اداری بر اساس سطوح دسترسی کارشناسان در جلسات متفاوت برگزار خواهد شد.
در فاز پشتیبانی ارائه خدمات به مشتریان از روشهای مختلف زیر انجام میشود:
- ثبت تیکت در پرتال مشتریان یگانه
- از راه دور و به شکل ریموت
- ارائه فیلم آموزشی
- مراجعه حضوری
نرم افزار مدیریت جلسات و پیگیری صورتجلسات یکی از زیر سیستمهای اتوماسیون اداری یگانه می باشد. برگزاری جلسات به صورت سنتی و کاغذی باعث هدر رفتن زمان مدیران و کارشناسان سازمان ها می شود. سیستم مدیریت جلسات کلیه امورات مربوط به برگزاری جلسات سازمانی از جمله هماهنگی های قبل از جلسه تا ثبت صورتجلسه و پیگیری مصوبات صورتجلسه را شامل می شود.
سوالات متداول
اتوماسیون اداری ابزاری ساده برای هوشمندسازی گردش مکاتبات اداری در سازمانها است. با استفاده از اتوماسیون اداری امکان مدیریت نامهها، کارها، درخواستها، فرمهای سازمانی، قرارهای ملاقات، جلسات کاری و... برای سازمان فراهم میشود.
قیمت نرم افزار اتوماسیون بر اساس پارامترهای مختلفی تعیین میشود. مواردی همچون امکانات و قابلیتهای اتوماسیون اداری، تعداد کاربران، تعداد شعبهها و پراکندگی جغرافیایی سازمان، کیفیت خدمات پشتیبانی و... در قیمت نرم افزار اتوماسیون تاثیر دارند.
ابتدا باید نیاز و اهداف سازمان شما لیست شده و بودجهای که برای این موضوع میخواهید اختصاص دهید، تعیین شود. پس از آن با هماهنگی جلسه دمو میتوانید اتوماسیون اداری مناسب سازمان خود را انتخاب کنید.
پشتیبانی در اتوماسیون اداری رایگان بوده و کلیه خدمات مربوط به نصب، آموزش و راهاندازی بدون دریافت هزینه انجام میشود. نسخههای آپدیت و بهروزرسانی هم بهصورت منظم و رایگان در اختیار مشتریان قرار میگیرد. پاسخگویی از طریق درج تیکت در پرتال مشتریان/ تلفنی / ریموتی و ... قابل انجام است.