اتوماسیون اداری یگانه
نرم افزار اتوماسیون اداری ابزاری قدرتمند برای خودکارسازی و بهینهسازی گردش کارها در سازمانها و ادارات مختلف است. این نرم افزار با یکپارچهسازی فرآیندهای مختلف سازمانی، به شما کمک میکند.
نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب، یک ابزار دیجیتال است که از طریق مرورگر های وب قابل دسترسی است و طراحی شده تا وظایف اداری و جریانکار های مربوطه در یک سازمان را به صورت سیستماتیک و سریعتر انجام دهد.
نرم افزار اتوماسیون اداری چیست؟
نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب، یک ابزار دیجیتال است که از طریق مرورگر های وب قابل دسترسی است و طراحی شده تا وظایف اداری و جریانکار های مربوطه در یک سازمان را به صورت سیستماتیک و سریعتر انجام دهد. این نرم افزار، با مرکزیت مدیریت اسناد، ردیابی وظایف، ارتباطات و سایر فرآیند های اداری، همکاری و کارایی بین اعضای سازمان را تقویت می کند، بدون اینکه به مکان جغرافیایی آنان توجهی شود. با این ابزار، کاربران قادر خواهند بود تا وظایف خود را مدیریت نموده، به سند ها دسترسی پیدا کرده و انجام عملیات اداری مختلف را از راه دور انجام دهند.
چرا نرم افزار اتوماسیون اداری یگانه؟
- دسترسی 24/7 به کارتابل الکترونیک
- یک سال خدمات و پشتیبانی حضوری و آنلاین رایگان
- تضمین امنیت اطلاعات
- قیمت مناسب
اتوماسیون اداری یگانه چه داده هایی را ارائه می دهد؟
گزارش پیرو و عطف هر نامه و زنجیره ارتباطی آنها
گزارش نامه بر اساس صادره ، وارده و …
جستجو بر اساس:موضوع، سازمان، مضمون نامه، تاریخ ثبت، شماره اندیكاتور، دبیرخانه مركزی و یا حتی بر اساس ارجاعات آن …
گزارشگیری و جستجوی كامل در متن فایل های Word (مفهومی)
گزارش پویا بر اساس تاریخ، فرستنده، گیرنده، رونوشت، شماره، موضوع و...
صدور كلیه گزارش های پویا و آماری به نرم افزارهای Word و Excel
تهیه گزارشات متنوع به صورت كلی، نموداری، آماری، جدولی
گزارشهای اختصاصی:
گزارشگیری از مكاتبات وارده ، صادره، داخلی و گزارش از دفتر اندیكاتور
گزارش از نامه ها به همراه چاپ و انتقال آنها به نرم افزار Wordو Excel
مجزاسازی فاکسهای دبیرخانه های مختلف
دریافت خروجی اکسل از فاکسهای دریافتی
خروجی گرفتن از نامههای یک زونکن در فایل Excel و Word
اجرا در کلیه سیستمعاملهای ویندوز (به بالا xp, 7, 8, 10, Server2008)
پایگاهداده SQL Server (2008 به بالا)
جستجوی کدی و عبارتی از چارت بایگانی و چارت سازمانی
فیلم دمو و آموزش نرم افزار اتوماسیون اداری
امکانات سیستم اتوماسیون اداری
امکان ثبت نامه:
- طراحی قالب نامه اداری Word در نرم افزار اتوماسیون اداری یگانه
- ذخیره قالب در پایگاه داده، گروه بندی قالب برای دسترسی سریع
- دریافت و ارسال نامه ها از طریق فکس
- ثبت اطلاعات نامه، درج فرستنده و گیرنده، پیوست انواع فایل ها
- ارجاع و گردش نامه
مدیریت ایمیل:
- تعریف آدرس ایمیل سازمانی و پشتیبانی از Mail Server
- مشاهده ایمیلی دریافتی و بازیابی ایمیل های حذف شده در اتوماسیون
- مرتب سازی بر اساس خوانده شده یا خوانده نشده و فرستنده و گیرنده
- تطابق نوع ارتباط با پروتکلهای POP3 وIMAP برای دریافت
- تطابق نوع ارتباط با پروتکلهای Smtp برای ارسال
قابلیت اسکن و بایگانی مدارک و داده ها:
- اتصال به اسکنر های تکبرگ و دستهای و اسکن رنگی/ سیاه سفید
- Scan، ویرایش و چاپ تصاویر با فرمتهای Jpg و Tiff
- تعریف زونکنهای مختلف و بایگانی نامه در چند زونکن
- درج محل فیزیکی نامهها، پروندهها و زونکنهای بایگانی
- ایجاد کپی متعدد از یک نامه و بایگانی در زونکنهای مختلف
امکانات کارتابل اتوماسیون اداری:
- تخصیص دسترسی متفاوت برای سمت های متفاوت
- توزیع سریع نامهها بین گیرندگان داخلی(ارجاع سریع)
- نمایش مشخصات نامههای ارجاعی بدون باز نمودن نامه
- ارجاع نامه برای پرسنل دیگر با رعایت سلسله مراتب
- پیگیری نامههای ارجاعی به افرادی که روی نامه اقدام نکردهاند
چند سازمانی بودن این نرم افزار تحت وب:
- تعریف چند دبیرخانه متمرکز یا غیر متمرکز
- استفاده همزمان کاربران و تعیین سطح دسترسی آنها
- تهیه نسخه پشتیبان (Backup ) بهصورت دورهای و اتوماتیک
- تعریف پیش کد برای دبیرخانه جهت شمارهگذاری نامههای اداری
- پیگیری تغییرات توسط کاربران با تاریخ و زمان ثبت (Log)
امنیت بالا:
- اعمال محدودیت برای ورود کاربران
- رمزنگاری در تبادل اطلاعات
- هش شدن رمز عبور
- استفاده از کپچا
- تعیین سطح دسترسی
ویژگی های نرم افزار اتوماسیون اداری یگانه
ساده و کاربرپسند به همراه بسته نصبی راحت و طراحی تحت وب واکنشگرا
قابلیت ساخت فرم های پویا
دسترسی به نامه ها، برنامه ریزی جلسات کاری
ازجلسات و صورتجلسات اداری در سازمان مطلع شوید
سازگاری با سایر اتوماسیون های اداری
دریافت و ارسال نامه های اداری از طریق فکس
دریافت و ارسال نامه های اداری از طریق ایمیل
پیگیری نامه ها و کارهای شخصی
سازگار با مرورگرهای مختلف
ارتباط با سایر نرم افزارهای موجود در سازمان
ارزش افزوده های نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب یگانه
نرم افزار اتوماسیون اداری یگانه بر بستر وب فعال است. این امکان به مدیران و کارشناسان کمک میکند که کارتابل اتوماسیون اداری خود را بهصورت روزانه و بدون محدودیت در زمان و مکان بررسی کنند.
نرم افزار اتوماسیون یگانه امکان ارتباط مستقیم با نرم افزار دبیرخانه را دارد. با استفاده از این امکان نامه ها مستقیما در دبیرخانه ثبت می گردند و به کارشناسان و مدیران ارجاع داده می شوند.
در هر سازمانی به جز نامه و مکاتبات اداری اسناد و مدارک یا پرونده های دیگری هم تولید میشوند. مثل پرونده های پرسنلی، اسناد مالی و حقوقی و غیره. سیستم اتوماسیون اداری یگانه امکان برقراری ارتباط یکپارچه با نرم افزار بایگانی اسناد را دارد.
در هر سازمانی برای مدیریت دادهها و اطلاعات از سیستمهای مختلفی استفاده میشود. مانند سیستم حقوق و دستمزد، حضور و غیاب و غیره. در سیستم اتوماسیون اداری یگانه امکان برقراری ارتباط با سایر سیستمهای موجود در سازمان وجود دارد.
قابلیت تعریف چند دبیرخانه یا تعریف چند سازمان و همچنین امکان تعریف چگونگی ارتباط سازمانها با هم از ویژگیهای برجسته نرم افزار اتوماسیون اداری یگانه است. این امکان مناسب سازمانهایی است که بهصورت غیرمتمرکز فعالیت میکنند. مانند هلدینگها، شرکتهای مهندسی مشاور که پروژههای مختلف دارند یا بانک و نهادهای دولتی.
یک نرم افزار اتوماسیون اداری خوب پیش از هر چیز باید قابلیت تعریف و تعیین سطوح دسترسی متفاوت را داشته باشد. با استفاده از این امکان شما میتوانید کاربران خود را در سیستم اتوماسیون اداری تعریف و برای هر کدام دسترسیهای مجزا تعیین کنید.
نرم افزار اتوماسیون اداری یگانه قابلیت پشتیبانی از تعداد بالای کاربران بهصورت همزمان را دارد. این ویژگی بدون افت سرعت و اختلال بین کار پرسنل مشغول به کار با نرم افزار صورت میگیرد.
ویژگی یک نرم افزار اتوماسیون اداری خوب پشتیبانی از پروتکل ECE است. این پروتکل به شما کمک میکند تا بتوانید با نرم افزار اتوماسیونهای دیگر که در سازمانهای مخاطب شما هستند، مکاتبه کنید.
در هر سازمانی بهغیراز نامه، فرمهای مخصوص دیگری هم وجود دارد. نرم افزار اتوماسیون اداری یگانه قابلیت تعریف و طراحی این فرمها را برای شما فراهم میآورد. بهطوریکه میتوانید در کوتاهترین زمان ممکن فرمها و قالبهای خود را تعریف و تنظیم کرده و از آنها استفاده کنید.
بدون شک سیستمی که امکان ثبت و بایگانی نامهها در آن فراهم باشد بدون قابلیت ارائه گزارشهای مختلف، کاربردی نیست. سیستم اتوماسیون اداری یگانه امکان تهیه گزارشهای مختلف را فراهم میکند. از جمله این گزارشها میتوان به بررسی فعالیتهای انجام شده توسط کاربران یا انواع گزارشهای متنوع دیگر اشاره کرد.
مهمترین قسمت این گزارشها، امکان خروجی گرفتن از آنها در قالبهای مختلف (Word و Excel) است.
قابلیت ثبت مشخصات افراد به همراه شماره تلفن، شماره همراه، آدرس ایمیل، نشانی محل کار، سمت سازمانی، شماره داخلی و… از ویژگیهای برتر اتوماسیون اداری یگانه است. امکان جستجو بر اساس اطلاعات وارد شده و تعیین سطوح دسترسی روی مخاطبان نیز در این نرم افزار فراهم شده است. ضمن آنکه قابلیت Import اطلاعات دفترچه تلفن از طریق فایل اکسل نیز در آن فراهم شده است.
نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب یگانه امکان اتصال به فکس و ایمیلهای سازمان را دارد. شما میتوانید فکسهای دریافتی و ارسالی در سازمان را مدیریت کنید ضمن آنکه امکان مدیریت بر روی ایمیلهای ارسالی و دریافتی در سازمان نیز وجود دارد.
نرم افزار مدیریت جلسات و پیگیری صورتجلسات یکی از زیر سیستمهای اتوماسیون اداری یگانه می باشد. برگزاری جلسات به صورت سنتی و کاغذی باعث هدر رفتن زمان مدیران و کارشناسان سازمان ها می شود. سیستم مدیریت جلسات کلیه امورات مربوط به برگزاری جلسات سازمانی از جمله هماهنگی های قبل از جلسه تا ثبت صورتجلسه و پیگیری مصوبات صورتجلسه را شامل می شود.
مراحل نصب، راه اندازی و آموزش نرم افزار اتوماسیون اداری یگانه
ارائه یک راهحل مناسب برای سازمان شما، نیازمند کسب شناخت کامل و دقیق از وضعیت فعلی سازمان، نقاط قوت، ضعف و فاصله عملکرد فعلی آن با استانداردهای رایج سیستم اتوماسیون اداری است.
لذا لازم است که کارشناسان شرکت یگانه در ابتدای کار اقدام به برداشت دقیق وضع موجود از سازمان شما نموده و بر اساس یک شناخت درست و پس از هماهنگی و اخذ تأییدیههای لازم، مراحل بعدی خدمات خود را بهپیش ببرند.
این مرحله به طراحی نظام برنامهریزی استقرار و آموزش نرم افزار اتوماسیون اداری یگانه متناسب با یافتههای فاز قبلی اختصاص مییابد. در قالب مرحله طرح و برنامهریزی باید مستندات فعلی سازمان بازنگری شده و مستندات جدید مورد نیاز تدوین شوند.
شرکت نرمافزاری یگانه در قالب گزارش شناخت ساختار مستندات موردنیاز سازمان را شناسایی و ارائه میکند.
این مستندات بهگونهای است که خواستههای ذیل را پوشش خواهد داد:
- بازنگری دستورالعملها و آییننامههای سازمان در خصوص مکاتبات اداری
- بازنگری روش بایگانی و نگهداری مکاتبات اداری
- بازنگری یا تهیه فرمهای اداری سازمان (مرخصی و ...)
- بازنگری روش شمارهگذاری نامههای وارده و صادره
- تدوین روش ارسال و دریافت مکاتبات
در این فاز کارشناسان شرکت یگانه تلاش میکنند بر اساس گزارش تهیه شده در فاز شناخت و برنامهریزیهای انجام شده، نرم افزار اتوماسیون اداری یگانه را در سازمان مشتری راهاندازی کنند.
هدف از این فاز سفارشیسازی امکانات نرم افزار متناسب با نیاز مشتری است.
آموزش نرم افزار اتوماسیون اداری یگانه بر اساس برنامهریزیهای انجام شده و طبق زمانبندی اعلام شده در سطوح مختلف به مشتری انجام میشود.
بدیهی است که آموزش اتوماسیون اداری بر اساس سطوح دسترسی کارشناسان در جلسات متفاوت برگزار خواهد شد.
در فاز پشتیبانی ارائه خدمات به مشتریان از روشهای مختلف زیر انجام میشود:
- ثبت تیکت در پرتال مشتریان یگانه
- از راه دور و به شکل ریموت
- ارائه فیلم آموزشی
- مراجعه حضوری
سوالات متداول
اتوماسیون اداری ابزاری ساده برای هوشمندسازی گردش مکاتبات اداری در سازمانها است. با استفاده از اتوماسیون اداری امکان مدیریت نامهها، کارها، درخواستها، فرمهای سازمانی، قرارهای ملاقات، جلسات کاری و... برای سازمان فراهم میشود. برای مطالعه بیشتر از مقاله اتوماسیون داری چیست دیدن فرمایید.
قیمت نرم افزار اتوماسیون بر اساس پارامترهای مختلفی تعیین میشود. مواردی همچون امکانات و قابلیتهای اتوماسیون اداری، تعداد کاربران، تعداد شعبهها و پراکندگی جغرافیایی سازمان، کیفیت خدمات پشتیبانی و... در قیمت نرم افزار اتوماسیون تاثیر دارند.
ابتدا باید نیاز و اهداف سازمان شما لیست شده و بودجهای که برای این موضوع میخواهید اختصاص دهید، تعیین شود. پس از آن با هماهنگی جلسه دمو میتوانید اتوماسیون اداری مناسب سازمان خود را انتخاب کنید.
پشتیبانی در اتوماسیون اداری رایگان بوده و کلیه خدمات مربوط به نصب، آموزش و راهاندازی بدون دریافت هزینه انجام میشود. نسخههای آپدیت و بهروزرسانی هم بهصورت منظم و رایگان در اختیار مشتریان قرار میگیرد. پاسخگویی از طریق درج تیکت در پرتال مشتریان/ تلفنی / ریموتی و ... قابل انجام است.