آشنایی با BPMS یا سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار+ انواع و اهمیت استفاده از آن
در چشم‌انداز کسب‌وکار پررقابت امروزی، اشتیاق و ذکاوت به تنهایی نمی‌تواند موفقیت بلندمدت را تضمین کند. سازمانها باید برای هدایت یک رشد پایدار و جلوتر ماندن از رقبا، فرآیندهای سیستماتیکی اتخاذ کنند که بهره وری را افزایش دهد، هزینه‌ها را کنترل نماید و رضایت مشتری را تضمین کند. اینجاست که مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPM) وارد می‌شود و در حال تبدیل شدن به یک ابزار ضروری برای کسب‌وکارهایی است که در تلاش برای حفظ برتری در بازاری با تقاضای فزاینده هستند.
در پاسخ به این سؤال که BPMS چیست باید بگوییم، یک راه حل استراتژیک برای شرکت‌ها است که برای طراحی، پیاده سازی، نظارت و بهینه سازی فرآیندهای آن به کار می‌رود. این سیستم نه تنها هزینه‌ها را کاهش می‌دهد، بلکه ارتباطات تیمی را بهبود می‌بخشد، خدمات مشتری را افزایش می‌دهد، ضایعات را حذف می‌کند و به طور قابل توجهی کارایی شرکت را تقویت می‌نماید.
BPMS چیست؟
BPMS یک ابزار نرم‌افزاری یکپارچه برای مدیریت فرآیندهای تجاری و رفتار سازمانی است. بر این اساس، این مجموعه مدیریت فرآیند کسب و کار را می‌توان به عنوان ابزاری تعریف کرد که نقشه برداری خودکار از فرآیندهای یک شرکت، مدل سازی راه حل‌ها، پیاده سازی فرآیندها و نظارت با هدف بهبود مستمر را امکان پذیر می‌کند.
در یک BPMS می‌توانید گردش‌های کاری را با مدل فرآیند تجاری و نمادگذاری طراحی کنید و همچنین می‌توانید ویژگی‌های فرآیندها، مانند وظایف خود، ترتیب آنها و افراد مسئول را به طور مستقیم استاندارد نمایید.
این ابزار امکان خودکارسازی و نظارت بر اجرای فرآیند را با نیروهایی مانند منابع انسانی، فرم‌های الکترونیکی، قوانین تجاری، ادغام با سایر سیستم‌ها و گزارش‌های مختلف فراهم می‌کند و به همه اطلاعات اجازه می‌دهد تا متمرکز شوند و سهامداران شرکت بتوانند اهداف تجاری متقابلی براساس این اطلاعات داشته باشند. این مجموعه مدیریت فرآیند به شما امکان می‌دهد:
- فرآیندها را مدلسازی کنید.
- برنامه‌های کاربردی فرآیند ایجاد نمایید.
- عملکردها را پیکربندی کنید.
- برنامه‌ها را اجرا کنید.
- گزارش‌های سفارشی بسازید.
- بر نتایج فرایند ننظارت داشته باشید.
اهمیت استفاده از نرم‌افزار BPMS چیست؟
با پیشرفت تکنولوژی و تحولات وسیع و روزافزونی که در محیط‌های سازمانی پدید می‌آید، روش‌های سنتی و غیرمکانیزه گذشته دیگر پاسخگوی نیاز کسب و کارها نیستند. انجام امور اداری سازمانها با شیوه‌های قدیمی، فرآیندهای کاری را طولانی‌تر می‌کند. در نتیجه باعث می‌شود که یک سازمان همگام با سرعت تغییراتش، تغییر نکند.
از طرفی هزینه‌های اجرایی بیشتر شده و به زمان بیشتری برای اجرا نیاز است. در دنیای امروزی که رقابت در بین کسب و کارها بسیار بیشتر از گذشته است، انجام فرآیندهای کاری در ادارات و سازمانها به شیوه‌های سنتی فقط سرعت و زمان را آنها گرفته و تمرکز بر روی فعالیت‌های مهم را از بین می‌برد. از این رو بهترین راه‌حل برای ارتقای سازمانها، مکانیزاسیون کردن فرآیندها است.
استفاده از نرم افزارهای تحت وب یک راه‌کار ریشه‌ای در جهت جلوگیری از تکرار اشتباهات و مشکلات سازمانی خواهد بود. با این حال به کار گیری یک تیم برنامه‌نویس که به هر زبانی اعم از پایتون، HTML و … مسلط باشد، کار دشوار و بسیار پرهزینه‌ای است. اینجاست که اهمیت استفاده از نرم‌افزار مدیریت فرآیند کسب و کار نمایان می‌شود. شما می‌توانید با صرف حداقل هزینه و زمان، همچنین بدون نیاز به تیم برنامه‌نویس فرآیندهای سازمان خود را مکانیزه کنید. BPMS راه‌کار مناسب حل این مشکل است.
استفاده از این سیستم در صنایع، مجموعه‌های کارگاهی و سازمان‌های دولتی بزرگ شرایط را برای مدیریت درخواست‌های ارباب رجوع، پیگیری مکاتبات، مدیریت پرونده‌ها و پروژه‌های مختلف، همچنین مدیریت ریسک بهبود می‌بخشد. نرم افزارهای زیر نیز نمونه هایی از BPMS ها هستند:
- نرم افزار اتوماسیون اداری
- نرم افزار دبیرخانه
- نرم افزار بایگانی اسناد
- نرم افزار صندوق قرض الحسنه
- نرم افزار اسکن اسناد
- و…
انواع BPMS در سازمانها
سه نوع اصلی سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار وجود دارد که عبارتند از:
- BPMS یکپارچه محور: این نوع BPMS بین سیستم‌های نرم افزاری موجود مانند CRM، ERP و HRMS استفاده می‌شود. همچنین در مواقعی که دخالت انسانی زیادی وجود ندارد نیز به کار می‌رود. چنین سیستم‌هایی عموماً دارای دسترسی API و رابط‌هایی هستند تا فرآیندها را سریعتر پیش ببرند.
- BPMS سند محور: این نوع زمانی استفاده می‌شود که یک سند، مانند یک قرارداد، اساس فرآیند باشد. این نوع سیستم سند محور مواردی مانند قالب بندی، تأیید، مسیریابی و امضای اسناد را فعال می‌کند.
- BPMS انسان محور:این نوع سیستم زمانی استفاده می‌شود که فرآیندها توسط انسان انجام شود. به طور کلی، چنین فرآیندهایی نیاز به تأییدیه کارکنان دارند. در این مورد، این فرآیند شامل اعلان‌ها و ردیابی ساده و همچنین یک رابط کاربر پسند است.
مزایای استفاده مجموعه مدیریت فرایند کسب‌وکار یا BPMS چیست؟
پیاده‌سازی سیستم بی پی‌ام اس در سازمانها، ادارات دولتی، مجموعه‌های کارگاهی و … مزایای بسیار زیادی برای آنها به همراه دارد. با استفاده از بی پی‌ام اس تمامی نرم‌افزارهای مورد نیاز کسب و کار یکپارچه شده و مدیریت آنها راحت‌تر می‌شود. همچنین به زمان کمتری برای انجام فرآیندها نسبت به روش‌های سنتی نیاز است.
1- هوش عملیاتی بیشتر
در کسب و کارها مسیر طولانی وظایف سازمانی و کارهای تکراری منجر به اتلاف هزینه، انرژی و زمان بسیاری می‌شود. در حالی که با پیاده سازی یک سیستم بی پی‌ام اس بهره‌وری فرآیندها افزایش می‌یابد. این سیستم همچنین یک آگاهی و بینش از گره‌ها و ناکارآمدی‌های هر فرآیند به کاربران خود ارائه می‌دهد تا بتوانند برای حذف یا بهبود آنها برنامه‌ریزی کنند. به همین دلیل هوش عملیاتی بسیار بالایی دارد و به ارتقای سطح سازمانها کمک شایانی می‌کند.
2- افزایش چابکی سازمان
در این دنیای رقابت، وجود فرآیندهای منعطف در کسب و کارها اهمیت بسیار زیادی دارد. در حقیقت چابکی و انعطاف از پارامترهای بسیار اساسی و مهم در بقا و ارتقای هر کسب و کاری است. بدون شک اگر سازمانی در فرآیندهای کاری خود تغییرات و به‌روزرسانی‌های مداوم نداشته باشد، مشتریان و طرفداران خود را به تدریج از دست خواهد داد. این سیستم به سازمانها، شرکت‌ها و … کمک می‌کند تا فرآیندهای کاریشان همگام با تغییرات روز دنیا به سرعت تغییر کند که این چابکی سازمانی منجر به جلب رضایت مشتریان و بهبود عملکرد آنها خواهد شد.
3- کاهش هزینه و افزایش درآمد
استفاده از سیستم بی پی اس در کسب و کارها منجر به حذف گلوگاه‌ها و در نهایت کاهش هزینه‌ها در طول زمان می‌شود. این نرم‌افزار همچنین بر کاهش زمان فروش محصولات و دسترسی سریعتر و بهتر مشتریان به خدمات و محصولات تأثیر بسزایی می‌گذارد. این اثربخشی در نهایت باعث فروش بیشتر و بهبود درآمد کسب و کارها می‌شود. از طرفی با پیاده‌سازی این سیستم در سازمانها و شرکت‌ها منابعی در راستای کاهش هدررفت به کاربران اختصاص داده می‌شود که منجر به کاهش هزینه‌ها و افزایش سوددهی خواهد شد. در واقع استفاده از این نرم افزارها نوعی سرمایه فکری به شمار می رود.
4- تطبیق، ایمنی و امنیت
رعایت قوانین و استانداردها در هر کسب و کاری از فرآیندهای ضروری و مهم به شمار می‌روند. از طرفی هر روزه قوانین و استانداردهای جدیدی تصویب می‌شوند که اطلاع از آنها اهمیت بسیاری زیادی دارد. یک بی پی‌ام اس جامع مطابقت سازمانها را با استانداردها و قوانین تضمین می‌کند و همزمان با مصوبات جدید به‌روز می‌شود. BPMS همچنین ایمنی و امنیت را در کسب و کارها تأمین می‌کند. از این رو سازمانها با پیاده‌سازی این سیستم می‌توانند کارمندان خود را به محافظت از دارایی‌های سازمان نظیر اطلاعات خصوصی و منابع فیزیکی در برابر استفاده‌های نادرست، دزدی یا گم شدن، تشویق نمایند.
5- کارایی بالاتر و دید بهتر
نرم‌افزار مدیریت فرآیند کسب و کار ضمن فراهم کردن امکان اتوماسیون، بر عملکردهای کلیدی سازمانها نظارت دقیق دارد. این موضوع باعث می‌شود تا شفافیت افزایش یافته و مدیریت بهتری بر توانایی اصلاح کارآمد ساختارها و فرآیندها در عین پیگیری خروجی‌ها صورت گیرد.
یکپارچه‌سازی فرآیندهای کسب و کار نیز به منظور بهبود کلی کارآیی فرآیندها، پتانسیلی را فراهم می‌کند. به این منظور که مسئولین با در دست داشتن اطلاعات صحیح و پایبند به اصول مدیریت قادر به نظارت نزدیکتر تأخیرها هستند و در صورت نیاز می‌توانند منابع اضافی اختصاص دهند. در واقع اتوماسیون اداری و حذف تسک‌های تکراری، کارآیی فرآیند کسب و کارها را افزایش می‌دهد.
از دیگر مزایای پیاده‌سازی نرم‌افزار مدیریت فرآیند کسب و کار می‌توان به تولید نرم‌افزارهای مخصوص کسب و کار با هزینه‌ای کم، مکانیزه شدن فرآیندهای تجاری، حذف امور تکراری و تصمیم‌گیری هوشمندانه سیستمی، افزایش بهره‌وری، نظارت بهتر بر چرخه کار و گردش امور، گزارش‌گیری و بهره‌گیری از هوش تجاری با ارائه گره‌های مشکل‌زا در فرآیندها، حذف منابع فیزیکی و هزینه‌های اضافی با قابلیت ایجاد فرآیندهای متنوع و به‌روزرسانی‌ها و … اشاره کرد.
در فضای نامطمئن دنیای امروز، ارگان‌ها، شرکت‌ها و سازمان‌های دولتی و خصوصی به دنبال بهره‌وری بالاتر، مدیریت ریسک بهتر و کنترل هزینه‌های بهتر هستند. BPMS راه‌حل تمام این نیازها است.
نحوه استقرار BPMS در سازمان
برای آگاهی از نحوه پیاده سازی بی پی‌ام اس، لازم است ابتدا یک استراتژی منطبق با برنامه ریزی شرکت تعریف کنید. این مرحله آماده سازی اولیه اجرای سیستم مدیریت فرایند کسب‌وکار است.
اولین قدم در آماده سازی اولیه شناسایی نیاز واقعی به پیاده سازی یک سیستم مدیریتی است؛ باید مشکلاتی که کسب و کار با آن مواجه است و نتایج مورد انتظار را بدانید. برنامه ریزی برای اطمینان از حرکت پروژه به سمت اهداف استراتژیک کلیدی خواهد بود. سپس:
- محدوده‌ای که قرار است با آن کار کنید را مشخص کنید.
- هزینه‌های این تغییر را مشخص کنید.
- مهلت اجرا را با جدول زمانی مشخص کنید.
- معیارهای کیفیتی که انتظار می‌رود توسط BPMS مورد استفاده قرار گیرد را شرح دهید.
برای تعریف هدف، باید مراحل زیر را برنامه ریزی کنید:
- تعیین توالی مراحلی که برای اجرا ضروری خواهد بود.
- تعیین نمادی که برای نشان دادن فرآیندها استفاده خواهد شد.
- مدلسازی؛ یعنی نوع نموداری که اعمال خواهد شد و اطلاعاتی که مدلسازی خواهد شد.
- تعیین ابزار مدلسازی مورد نیاز.
مراحل اصلی پیاده‌سازی BPMS چیست
- ارائه مزایا پیاده‌سازی این سیستم به هیئت مدیریت سازمان
- انتخاب یک فرآیند
- جلب حمایت مدیریت و سرمایه گذاری
- اجرا و خودکار کردن پروژه بهبود
- اندازه گیری نتایج و گزارش منافع به دست آمده از اجرای آن
ویژگی‌های یک BPMS خوب
برای انتخاب یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار مناسب، باید نکاتی را قبل از خرید و جستجو در اینترنت در نظر بگیرید. این نکات شامل موارد زیر هستند:
ابزار بصری به منظور نمایش نمودار فرآیندها
یکی از ویژگی‌های مهم و نقاط قوت یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار، ابزار گرافیکی و بصری مناسب به منظور نمایش نمودار فرآیندها است. کیفیت این نمودارها باعث افزایش قدرت تحلیل کاربران خواهد شد.
Drag and Drop
ویژگی Drag and Drop یا ایجاد فرم به شیوه ساده کشیدن و رها کردن، کار با نرم‌افزار را برای کاربران بسیار راحت می‌کند و باعث می‌شود که به مرور زمان از کار با نرم‌افزار خسته نشوند. بنابراین به دنبال نرم‌افزاری باشید که طراحی و ساخت فرم‌های آن به سادگی امکان‌پذیر باشد.
تفویض اختیارات متناسب با سمت
در کسب و کارها اصولاً اطلاعات و پرونده‌های محرمانه‌ای وجود دارند که فقط افراد خاصی اجازه دسترسی به آنها را باید داشته باشند. این در حالیست که نرم‌افزارهای بی پی‌ام اس به سه شکل فرد به فرد، تیم به تیم و سمت به سمت تفویض دسترسی را اعمال می‌کنند. در حالات فرد به فرد و تیم به تیم که زمان فرآیند زیاد است، احتمال خطای انسانی و غیرهم‌پوشانی نیازهای افراد هر تیم وجود دارد و چندان کارآمد نیستند. از این رو بهترین انتخاب هنگام انتخاب نرم‌افزار تفویض اختیارات براساس سمت است.
پشتیبانی از نسخه موبایل
در عصر تکنولوژی استفاده از گوشی‌های هوشمند در کسب و کارها روز به روز بیشتر می‌شود. به همین دلیل یکی از ویژگی‌های مهمی که هر نرم‌افزاری باید دارا باشد، سهولت دسترسی به آن از طریق تلفن همراه هوشمند است. به همین دلیل سیستمی که قابلیت پشتیبانی از سیستم‌عامل‌های اندروید یا IOS را دارد، برای کسب و کار مناسب‌تر هستند.
کاربری ساده و بی‌دردسر
برخی نرم‌افزارها قدرت پردازش بسیار پایینی دارند، به گونه‌ای که اگر دو شخص همزمان از آن استفاده کنند، سیستم هنگ کرده و ناکارآمد خواهد شد. به همین دلیل قدرت پردازش بالا و کاربری ساده از ویژگی‌هایی است که باید مورد توجه قرار گیرد.
سایر نکاتی که باید به آنها توجه کنید
سهولت در ورود به سیستم، قابلیت استفاده همیشگی از نرم‌افزار، هماهنگی و یکپارچگی با دیگر نرم‌افزارهای سازمانی، قابلیت گزارش‌دهی و تحلیل داده‌ها، قابلیت استفاده در سطح وسیع با تعداد زیاد کاربر به صورت همزمان، وجود معیارهای صحیح و قابل اندازه‌گیری برای عملکردهای فرآیندها و قابلیت به اشتراک‌گذاری با سایر کاربران و همکاری با آنها دیگر ویژگی‌های ضروری این سیستم هستند.
۳ نمونه از کاربردهای نرم‌افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار یا BPMS چیست؟
برنامه‌های کاربردی BPMS در بسیاری از بخش‌ها در یک سازمان برای بهبود و ساده سازی فرآیندها پیاده‌سازی می‌شوند. نمونه‌هایی از نحوه استفاده از این نرم‌افزار برای دستیابی به اهداف تجاری شامل موارد زیر است:
- منابع انسانی: نرم‌افزار BPMS می‌تواند بخش‌های منابع انسانی را با ساده‌سازی بررسی جدول‌های زمانی کارآمدتر کند. استخدام کارمند جدید یکی دیگر از حوزه‌های منابع انسانی است که این سیستم می‌تواند بسیاری از مراحل فرآیند را بهبود بخشد و تسریع کند. هنگامی که وظایف منابع انسانی مبتنی بر سند به صورت خودکار انجام می‌شود، استفاده از فرم‌های کاغذی در سراسر شرکت کاهش می‌یابد.
- دارایی، سرمایه گذاری. بخش‌های مالی اسناد مختلفی را از فرآیندهای سیستم محور و انسان محور دریافت می‌کنند. آنها حجم زیادی از ایمیل‌ها و فرم‌های کاغذی در مورد فرآیندهای مالی داخلی و خارجی شرکت دریافت می‌کنند. به عنوان مثال، یک پلت فرم بی پی‌ام اس بخش‌های مالی را قادر می‌سازد تا درخواست‌های کارکنان را سریعتر پردازش نمایند. همچنین می‌تواند فرآیندهای خرید را ساده کند.
- فروش. تیم‌های فروش با ترکیبی از فرآیندهای انسان محور و سیستم محور سر و کار دارند. ابزارهای این سیستم مدیریت فرایند می‌توانند تبادل قیمت‌ها و فاکتورهای فروش را هماهنگ کرده و در نهایت فرآیندهای چرخه فروش و گردش کار را کوتاه کنند.