نمونه قرارداد اسکن اسناد و انجام خدمات ساماندهی اسکن پرونده‌های مختومه و بایگانی راکد
نمونه قرارداد خام اسکن اسناد چیست؟ اگر تصمیم به اسکن اسناد سازمان، مجموعه یا شرکت خود را دارید، پس لازم است اطلاعاتی را در خصوص قرارداد پروژه اسکن اسناد و اوراق بدانید.
مفاد این قرارداد مانند هر قرارداد دیگری که در مجموعه شما بسته میشود، اهمیت زیادی دارد. یکی از دلایل اهمیت این قراردادها جزئیات تخصصی آنهاست. به طور مثال در متن قرارداد اسکن اسناد ذکر میشود که شرکت پیمانکار اسکن اسناد قرار است فایل‌های اسکن شده را با چه کیفیتی ارائه کند؟ این شاخص با عدد و واحد شمارش مشخصی تعیین میشود. چنانچه ندانید که این عدد چیست یا تفاوت بین طیف آن‌ها در نهایت چقدر روی کیفیت خروجی یا مبلغ قرارداد اثر می‌گذارد؟ ممکن است در انتها به اندازه کافی از پروژه اسکن اسناد و پرونده های خود رضایت نداشته باشید.
پس این مطلب را تا انتها بخوانید. چون قرار است علاوه بر آن که نمونه قرارداد اسکن اسناد را در اختیار شما قرار دهیم، به شما بگوییم که در زمان عقد قرارداد با شرکت اسکن اسناد و مدارک چه مواردی را باید در نظر داشته باشید.
نمونه قرارداد اسکن اسناد و مدارک پرونده های پزشکی
اسکن مدارک پرونده های پزشکی یکی از حساس‌ترین پروژه‌های اسکن اسناد و مدارک است. وقتی تصمیم به اسکن اسناد و مدارک پزشکی خود دارید باید موارد بسیاری را در قرارداد خود لحاظ کنید. جزئیاتی که به طور خلاصه شامل موارد زیر میشود:
- کیفیت فایل‌های اسکن شده بر حسب واحد اندازه‌گیری کیفیت تصاویر اسکن شده که با واحد dpi یا dot per inch مشخص میشود.
- تعهد کارفرما نسبت به پرونده‌ها بعد از اسکن شدن. این که آیا پرونده‌ها باید امحاء شوند یا خیر؟
- نیروی منتخب پیمانکار از نظر سطح دانش و سواد نسبت به حساسیت پرونده‌های پزشکی و شیوه خاص بایگانی کردن آن‌ها.
- احتمال افزایش حجم پرونده‌های نیازمند به اسکن در حین انجام پروژه.
- در نظر گرفتن احتمال تغییر بخشنامه‌های مبتنی بر شیوه بایگانی اسناد و مدارک پزشکی در حین انجام پروژه اسکن اسناد.
- مراقبت از اطلاعات بیماران توسط تیم اسکن پروژه.
- دریافت ضمانت حسن انجام کار.
- تعیین مکان مناسب جهت اسکن اسناد. این که آیا داخل بیمارستان باشد یا خارج از آن؟
- تعیین طرف تامین کننده لوازم ایمنی جهت انجام پروژه اسکن مانند دستکش، گان، ماسک، مایع ضد عفونی کننده.
در نظر داشه باشید که این موارد تنها بخشی از جزئیاتی است که باید در زمان عقد قرارداد اسکن اسناد و مدارک مرکز درمانی یا بیمارستان خود در نظر داشته باشید.
دانلود رایگان قرارداد خام واگذاری خدمات اسکن اسناد و مدارک پزشکی
نمونه قرارداد اسکن مدارک پزشکی بیمارستان
قرارداد خام واگذاری خدمات اسکن اسناد و مدارک پزشکی
نمونه قرار داد اسکن اسناد و پرونده های پرسنلی
وقتی قرار است بار بخش منابع انسانی سازمان خود را با اسکن اسناد و مدارک پرسنلی سبک‌تر کنید، باید به دنبال پیمانکارانی باشید که در زمینه راه‌اندازی و اجرای پروژه‌های اسکن اسناد و مدارک به اندازه کافی تجربه و تبحر داشته باشند. چون یکی از مهم‌ترین مراحل اسکن اسناد و مدارک، بازگشایی پرونده‌ها و جدا کردن اجزا و کاغذهای آن از یکدیگر است. بعد از اسکن نیز پرونده‌ها باید به شکل اولیه درآمده و دوباره بسته شوند.
به جز این، کیفیت یا dpi تصاویر اسکن شده اهمیت زیادی دارد. در ضمن مراقب باشید که در قرارداد اسکن اسناد و مدارک موضوع حفظ امنیت اطلاعات پرسنل یکی از مهم‌ترین شاخص‌هایی است که باید در قرارداد به طور ویژه‌ای به آن پرداخته شده و در مورد آن تا حد ممکن سخت‌گیر بود.
دانلود رایگان قرارداد خام واگذاری خدمات اسکن پرونده پرسنلی و رقومی سازی اسناد
نمونه قرارداد انجام خدمات اسکن پرونده های پرسنلی
دانلود نمونه قرارداد اسکن اسناد حقوقی و ساماندهی پرونده های مختومه قضایی
مهم‌ترین شاخص در قرارداد اسکن اسناد حقوقی، موضوع امنیت اسناد است. مطمئن شوید پیمانکاری که برای این کار انتخاب کرده‌اید تمام و کمال مسائل امنیتی و حفظ اطلاعات را در نظر گرفته و خودش را نسبت به حفظ امنیت اطلاعات و مراقبت از آن‌ها مسئول می‌داند. همه این موارد می‌تواند در قرارداد لحاظ شده و شما نیز باید نسبت به آن حساس باشید.
دانلود نمونه قرارداد اسکن اسناد مالی
اسناد مالی یکی از حساس‌ترین انواع اسناد هستند. حفظ امنیت و مراقبت از آن‌ها اهمیت ویژه‌ای دارد. به همین دلیل است که بسیاری از سازمان‌ها به نسبت سایر انواع اسناد کمی دیرتر قانع می‌شوند تا این اسناد را اسکن کرده و این بخش سازمان خود را دیجیتالی کنند. جزئیات مربوط به قرارداد اسکن اسناد مالی فرق چندانی با دیگر انواع اسناد ندارد. اما مهم است که شما همه ابعاد و جزئیات را در نظر داشته باشید و هرآنچه به عنوان قانون، استاندارد یا حساسیت در خصوص این اسناد لازم است، در قرار خود با شرکت پیمانکار لحاظ کنید.
پس از اتمام پروژه ساماندهی و اسکن پرونده های راکد و پرونده ها چه کنیم؟
معمولا کارفرمای پروژه اسکن پرونده ها یا دارای نرم افزار مناسب جهت ورود اطلاعات و رقومی سازی اسناد و پرونده ها است. یا هنگام عقد قرارداد اسکن اسناد و پرونده ها از پیمانکار درخواست نرم افزار مناسب را دارد.
نرم افزارهای مناسب برای ورود اطلاعات و رقومی سازی پرونده های اسکن شامل:
- نرم افزار بایگانی مدارک پزشکی برای پرونده های پزشکی
- نرم افزار بایگانی اسناد مالی برای اسناد حسابداری
- نرم افزار بایگانی پرونده های پرسنلی برای ورود اطلاعات افراد و پرسنل
- نرم افزار بایگانی اسناد مالی برای اسناد حسابداری
- نرم افزار بایگانی پرونده های حقوقی برای ورود اطلاعات پرونده های قضایی و حقوقی