مدیریت مستندات چیست؟ مدیریت مستندات چگونه سازمان‌ها را متحول می‌کند؟

مدیریت مستندات چیست؟ اصلاً فرقی نمی‌کند که ابعاد سازمان شما چقدر باشد. به هر حال بدون تردید به یک نرم افزار مدیریت مستندات نیاز دارید. چون هرچقدر که زمان بیشتر گذشته و سن مجموعه شما بیشتر می‌شود، تعداد اسناد و مدارکی که باید در یک سیستم منسجم نگهداری کنید، زیادتر می‌شود. این اسناد و مدارک می‌توانند از رسید یک فاکتور ساده خرید تا اوراق حقوقی و مالی سازمان شما باشند. اطلاعاتی که لازم است آن‌ها را ذخیره کنید چون دیر یا زود به آن‌ها نیاز پیدا خواهید کرد.

به طور کلی یکی از نشانه‌های مهم بلوغ یک سازمان این است که به ابزارهای مکانیزاسیون مجهز باشد. یکی از این ابزارها سیستم مدیریت مستندات است که حالا داشتن آن جزو لاینفک یک مجموعه متوسط تا خیلی بزرگ محسوب می‌شود. اما اگر هنوز در خصوص خرید یک سیستم مدیریت اسناد شک دارید، این مطلب را بخوانید. قرار است در ادامه به شما بگوییم که سیستم مدیریت مستندات یا EDMS چیست؟ و این ابزار چگونه قادر است با خدماتی که ارائه می‌کند روندهای کاری و امنیت اسناد را در سازمان شما متحول کند.

مدیریت مستندات (EDMS) چیست؟

اصطلاح EDMS سرواژه کلمات Electronic Document Management System است. سیستم مدیریت اسناد الکترونیک یا نرم افزار مدیریت مستندات یگانه یک برنامه اداری است که با وظیفه مدیریت اسناد، مدارک و فایل‌های یک مجموعه طراحی شده است.

یکی از ویژگی‌های EDMS ها این است که وظایفی که برای مدیریت فایل‌ها، اسناد و اوراق دارند به یک واحد خاص مربوط نمی‌شود. به این معنی که چنین نرم افزارهایی وظیفه مدیریت کل اسناد و مدارک یک سازمان و در هر سطحی را بر عهده دارند. البته هر مجموعه بسته به نیازهایی که دارد می‌تواند شکل دسته بندی و نوع سازماندهی فایل‌هایش را در نرم افزارهای EDMS تعیین کند. اما نیازی نیست برای هر بخش سازمان اعم از مالی، اداری، منابع انسانی، لجستیک یا … یک نرم افزار مدیریت مستندات جداگانه تهیه شود.

EDMS ها معمولاً روی سرورهای داخلی هر سازمان نصب و اجرا می‌شوند. البته در انواع Web Based یا تحت وب آن‌ها امکان نصب نرم افزار روی فضای ابری هم وجود دارد. به این ترتیب کاربران می‌توانند اسناد و فایل‌های خود را در فضایی ذخیره کننده که هر زمان به آن نیاز داشتند از هر مکان و در هر ساعتی به آن دسترسی داشته باشند. این موارد جزو اصلی‌ترین ویژگی‌های نرم افزارهای EDMS است.

[irp posts=”50″ name=”نرم افزار بایگانی اسناد”]

چه چیزهایی در سازمان‌ها مستند سازی می‌شوند؟

مستندات برای سازمان‌ها اهمیت ویژه‌ای دارند. مجموعه‌های منظم و منسجم همیشه فرآیندهای کاری خود را مستند سازی می‌کنند. اما همه چیز در سازمان‌ها مستند سازی نمی‌شود. معمولاً اطلاعاتی را باید به صورت مستند نگهداری کرد که یا برای انجام یک پروسه کاری مورد نیاز است یا ممکن است به هر دلیل بعداً نیاز به استناد کردن به آن‌ها باشد.

اما آنچه به طور معمول توسط سازمان‌ها مستند سازی می‌شود، شامل موارد زیر است:

۱-مستندسازی قراردادها

خرید، فروش، اخذ مجوز و مواردی از این دست جزو کارهایی است که شرکت‌ها به واسطه آن با یکدیگر قرارداد یا عهد نامه‌ای را امضا می‌کنند تا بر اساس آن متعهد به انجام کاری شوند. این اسناد بسیار مهم هستند و ممکن است تا پایان مدت زمان قرارداد و حتی بعد از آن بارها و بارها به آنها رجوع شود. بنابراین سازمان‌ها اوراق مربوط به قراردادها را مستند سازی می‌کنند. با استفاده از سیستم مدیریت مستندات به راحتی می توان قراردادهای سازمانی را مستندسازی کرد.

۲-مستندات آیین نامه

مستندات آیین‌نامه‌های یک شرکت مجموعه‌ای از قوانین و مقررات داخلی هستند. مواردی که مدیریت آن‌ها وضع کرده است تا همه کارکنان بدانند استانداردها و رویه‌های مورد توافق چیست. این‌ها اسنادی هستند که مشخص می‌کنند رویه‌های کاری در هر سازمان به چه شکلی است. در عین حال وظایف مربوط به هریک از افراد هم در این اسناد مشخص می‌شود.

۳-مستندسازی توافق نامه عدم افشاء

این قراردادها بین یک سازمان و طرف‌های مختلف دیگر مانند کارمندان، شرکای تجاری، پیمانکاران و مشاغل آزاد امضا می‌شود. هدف آنها حفاظت از اطلاعات ضروری شرکت مانند جزئیات مربوط به پروژه‌های مختلف، لیست مشتریان، سوابق مالی یا استراتژی‌های آینده است. بنابراین طرفین آن را امضا می‌کنند تا متعهد شوند که محتویات و اطلاعات آن را هرگز فاش نکنند. اطلاعات موجود در این قراردادها می‌تواند برای یک سازمان بسیار مهم باشد؛ زیرا بسیاری از مزیت‌های رقابتی آن‌ها با رقبا در این نوع اسناد ذخیره می‌شود.

۴-مستندسازی قراردادهای همکاران

این سند هر بار که یک شرکت کارمند جدیدی را استخدام می‌کند، امضا می‌شود. در این قرار داد هم وظایف و نقش کارمند در شرکت و هم تعهدات شرکت در قبال کارمند ذکر می‌شود. این اسناد اهمیت بسیار زیادی دارند چون می‌توانند توسط هر دو طرف در دادگاه قانونی برای اثبات عدم انجام تعهدات طرف مقابل مورد استفاده قرار گیرند. با سیستم مدیریت مستندات یگانه به راحتی می توان قراردادهای همکاران را مستندسازی کرد.

۵-بیزنس پلن

طرح کسب و کار یا بیزینس پلن اغلب اولین سندی است که توسط صاحب یک بیزینس ایجاد می‌شود. این طرحی است که هدف شرکت، زمان بندی اهداف و چگونگی دستیابی به آنها را مشخص می‌کند. ایجاد یک طرح تجاری مؤثر معمولاً مستلزم تحقیق کامل در مورد حوزه رقابت، مخاطبان هدف و کل بازار است.

۶-اسناد مالی

مدیریت بودجه بخش عمده ای از تضمین موفقیت بلندمدت یک سازمان است. سوابق مالی مانند ترازنامه، صورت سود و زیان، صورت‌های بانکی، سوابق دریافتی و گزارش حقوق و دستمزد به مدیریت سازمان کمک می‌کند تا تمام درآمدها و هزینه‌ها را مدیریت کند. این اسناد برای تهیه گزارش‌های سالانه مالی به منظور تجزیه و تحلیل عملکرد مالی سازمان در طول آن سال استفاده می‌شوند. سیستم مدیریت مستندات به ما کمک میکند تا کلیه اسناد مالی و حسابداری را در سازمان مستندسازی کنیم.

۷-اسناد معاملاتی را مستنسازی میکنیم

اسناد معاملاتی هم مانند اسناد مالی به مدیریت سازمان کمک می‌کند تا بودجه بندی درستی داشته باشد. این اسناد شامل تمام اسنادی هستند که در نتیجه یک معامله صادر می‌شوند. مانند صورتحساب، رسید و دستور پرداخت. پیگیری آن‌ها به شرکت کمک می‌کند تا همیشه از ورودی و خروجی وجوه مطلع باشد.

۸-انطباق و اسناد نظارتی

هر شرکت بسته به صنعتی که در آن فعالیت می‌کند، ممکن است به مدرکی نیاز داشته باشد که نشان دهد فعالیت‌های آن در محدوده و استانداردهای نظارتی خاصی انجام می‌شود. انطباق و اسناد نظارتی مدرکی است که نشان می‌دهد فعالیت‌های شرکت در تمام مرزهای نظارتی قرار دارد. بیشتر این اسناد به رفتار کارکنان، رعایت مقررات مالیاتی و انجام عملیات بر اساس استانداردهای صنعتی و زیست محیطی اشاره دارد.

۹-گزارش‌های تجاری را مستنسازی میکنیم

گزارش‌های تجاری، اسنادی هستند که به مدیریت سازمان کمک می‌کنند تا در مورد جنبه‌های مختلف داخلی شرکت اطلاعات کافی داشته باشد. این اسناد عناصر مختلفی را در رابطه با شرکت، معاملات آن، کارکنان، پیمانکاران و سایر اطلاعات مرتبط ترسیم کرده و به مدیریت در تصمیم گیری آگاهانه کمک می‌کنند. همچنین گزارش‌های تجاری می‌توانند وضعیت تجاری سازمان را به سرمایه گذاران بالقوه نشان دهند.

۱۰-صورتجلسه جلسات کاری

نگه‌داشتن صورتجلسه‌های جلسات مهم شرکت می‌تواند به همه افراد حاضر یا غایب جلسه کمک کند تا آنچه را که در جلسه در مورد آن بحث شده بدانند و اعتبار تصمیم‌های گرفته شده را تجزیه و تحلیل کنند. این می‌تواند هرگونه عدم قطعیت و اختلاف نظر در مورد جلسه را با نشان دادن آنچه گفته شد برطرف کند. صورتجلسات اغلب شامل اطلاعات مختصر اما مفیدی از جمله فهرستی از همه شرکت کنندگان در جلسه و رأی آنها در مورد تصمیمات مختلف است. با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری به راحتی می توان صورتجلسات و جلسه های کاری را مستندسازی کرد.

۱۱-قراردادهای پیمانکار

هر زمان که یک سازمان یک پیمانکار را استخدام می‌کند، دو طرف باید جزئیات همکاری را به وضوح بیان کرده و بر اساس آن قرارداد امضا کنند. برخی از اطلاعاتی که اغلب در چنین قراردادی گنجانده می‌شود، در مورد مالکیت کار تکمیل شده، مهلت و مبلغ بدهی به پیمانکار است. همچنین ممکن است حاوی جزئیات مربوط به استانداردهای کیفیت نیز باشد.

[irp posts=”26901″ name=”نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب – سیستم اتوماسیون اداری آنلاین – نرم افزار اتوماسیون”]

۱۲-بیمه تجاری

بیمه کردن بیزینس راهی برای شرکت هاست تا از خود در برابر خطرات مختلف محافظت کنند. برخی از رایج‌ترین خطرات تجاری عبارتند از زیان‌های بزرگ تجاری، بلایای طبیعی، تصادفات، آتش سوزی و سرقت. سند بیمه کسب و کار در واقع فایلی است که در آن سازمان، بیمه نامه‌های مختلفی را نگهداری می‌کند که طی هرکدام ریسک‌های مختلفی را پوشش می‌دهد.

۱۳-قرارداد مشارکت

قراردادهای مشارکت قراردادهایی هستند که بین دو یا چند نفر که تصمیم به راه‌اندازی یک کسب‌وکار مشترک دارند، امضا می‌شود. در این اسناد باید به وضوح مسئولیت‌ها و سهم هر یک از طرفین در سود و زیان مشخص شود. نقش آن تسهیل روابط بین شرکا و عمل به عنوان یک سند الزام آور در صورت عدم توافق است. با استفاده از سیستم مدیریت مستندات به راحتی می توان قراردادهای مشارکت را ثبت و بایگانی کرد.

۱۴-مستنسازی سیاست های شرکت

یک سند سیاست شرکت که به آن سند خط مشی شرکت نیز گفته می‌شود فایلی است که در آن تمام خط مشی‌های مجموعه در مورد موضوعات مختلف از جمله سلامت و ایمنی، رفتار کارکنان، دستمزد برای هر نقش سازمانی، دستورالعمل‌های رفتاری، اقدامات انضباطی و هر قانون یا مقررات دیگری که توسط سازمان تعیین می‌شود، مشخص می‌شود. نقش اصلی این سند آن است که به عنوان یک نقطه مرجع عمل کند. یعنی زمانی که کارکنان به راهنمای‌هایی در مورد نحوه رسیدگی به شرایط خاص نیاز دارند به این سند رجوع کنند. همچنین می‌توانند به عنوان یک راه سریع برای حل اختلافات مختلف داخلی شرکت عمل کنند.

۱۵-علامت تجاری

علامت تجاری سندی است که از مالکیت معنوی یک سازمان محافظت می‌کند. به ویژه عناصر مختلفی که آن را از سایر شرکت‌ها متمایز می‌کند. این سند می‌تواند به هر عنصر مرتبط با یک نام تجاری، شرکت، محصول یا خدمات مانند نمادها، عبارات و لوگوها اشاره داشته باشد. علامت تجاری که توسط مقامات مربوطه به ثبت رسیده باشد، هر کسی را که از هر عنصری تحت علامت تجاری مربوطه کپی می‌کند را مختلف دانسته و تحت پیگرد قانونی قرار می‌دهد. با استفاده از سیستم مدیریت مستندات به راحتی می توان علامتهای تجاری را آرشیو کرد.

۱۶-قرارداد فرانشیز

برخی از شرکت‌ها تصمیم می‌گیرند که برند و شیوه‌های تجاری خود را در قالب فرنچایز یا فرانشایز به طرف‌های دیگر برون‌سپاری کنند. قرارداد فرانشیز قراردادی است که توسط فرنچایزر و شخصی که می‌خواهد امتیاز باز کند، امضا می‌شود. در این قرار داد شرایطی را که در آن طرف دوم می‌تواند کسب‌وکار خود را راه اندازی کند، مشخص می‌کند. این سند معمولاً شامل جزئیاتی در مورد این است که چگونه فرنچایز در پشتیبانی فنی و عملیاتی به فرنچایز گیرنده کمک می‌کند و همچنین نحوه پرداخت غرامت فرنچایز به فرنچایز دهنده و مدت قرارداد را شامل می‌شود.

۱۷-قرارداد اختیار سهام کارکنان

طرح‌های اختیار سهام کارکنان، سهامی هستند که سازمان به کارکنان خود با قیمت‌های تخفیفی و پایین‌تر عرضه می‌کند. دلیل دادن چنین سهامی ایجاد انگیزه در کارکنان است. زیرا موفقیت شرکت معمولاً متناسب با قیمت سهام آن است. در این سند تعداد سهام تخصیص یافته، قیمت اولیه آنها و هر گونه جزئیات ضروری دیگر در مورد قرارداد به وضوح مشخص می‌شود.

۱۸-مستندسازی مصوبات هیئت مدیره

تصمیماتی که هیئت مدیره یک شرکت در جلسات خود می‌گیرند به عنوان تصمیمات هیئت مدیره ثبت می‌شود. این اسناد می‌توانند به بسیاری از جنبه‌های شرکت مانند نحوه تخصیص منابع، گسترش احتمالی، اضافه شدن یک عضو جدید هیئت مدیره و سایر تصمیمات مهم برای سازمان اشاره کنند. اکثر تصمیمات هیئت مدیره مستلزم دست یابی به اتفاق آرا توسط اعضای هیئت مدیره است.

۱۹-شرایط استفاده آنلاین

وب سایت یک سازمان باید شرایط استفاده خاص خود را داشته باشد. گرچه این مورد همیشه طبق قانون و الزامی نیست. این به شرکت کمک می‌کند در صورت نادرست بودن محتوای وب سایت یا لینک‌های آن، از بروز مشکل جلوگیری کند. همچنین مواردی را که بازدیدکنندگان می‌توانند در وب سایت شما پست کنند، در صورت لزوم تنظیم می‌کنند.

۲۰-مجوز بیزینس را مستندسازی میکنیم

بسته به حوزه فعالیت یا موقعیت جغرافیایی یک شرکت، ممکن است آن بیزینس به یک یا چند مجوز صادر شده توسط سازمان‌های دولتی نیاز داشته باشد. هر کشور یا حتی شهر معمولاً شرایط صدور مجوز خاص خود را دارد. به طوری که محل دفتر مرکزی شرکت معمولاً تعیین می‌کند که کدام مجوز مورد نیاز است. مجوزهای کسب و کار اسناد بسیار مهمی برای یک سازمان هستند، زیرا فعالیت بدون آنها غیرقانونی است.

انواع مستندات سازمانی کدام است؟

سازمان‌ها معمولاً مستندات خود را به ۲ صورت فیزیکی و الکترونیکی نگه داری می‌کنند.

• اسناد فیزیکی

این نوع مستندات، اوراق و مدارکی هستند که به شیوه کاملاً سنتی در پوشه یا زونکن‌ها سازمان دهی شده و در بخش بایگانی قرار داده می‌شوند. در این شیوه بایگانی اسناد به تعداد زیادی کاغذ و ابزارهای دیگری نظیر منگنه، گیره، پوشه، زونکن و… نیاز است. همچنین باید یک فضای فیزیکی مانند یک اتاق بایگانی یا سالن در اختیار باشد تا بتوان اسناد و پرونده‌ها را در آن نگهداری کرد. البته کار به همین جا ختم نمی‌شود. اسنادی که به صورت فیزیکی ذخیره می‌شوند باید از نظر ایمنی هم مراقبت شوند تا عواملی مانند رطوبت یا آتش سوزی آن‌ها را دچار تخریب نکند.

[irp posts=”28167″ name=”SaaS یا نرم‌افزار به عنوان سرویس چیست؟ مزایا و کاربرد SaaS +معرفی برترین سرویس‌ها”]

• اسناد دیجیتالی

این یک شیوه عالی برای مراقبت از مستندات است. وقتی اسناد دیجیتالی می‌شوند برای مراقبت از آن‌ها فقط به یک فضای ذخیره سازی کافی مانند فضای ابری و یک نرم افزار به منظور مدیریت کردن اسناد که همان EDMS است، نیاز داریم. بسته به ابعاد سازمان و تعداد اسنادی که باید نگهداری شوند به یک یا چند اپراتور نیاز است تا با کمک نرم افزار مدیریت مستندات، فایل‌های دیجیتالی شده سازماندهی شوند.

وقتی اسناد به تدریج یا به یکباره به واسطه راه اندازی یک پروژه اسکن اسناد به صورت دیجیتالی درمی‌آیند، سازمان به سمت غیر کاغذی شدن پیش می‌رود. اتفاق بسیار خوبی که به شدت سازمان را چابک کرده و سرعت رشد آن را چندین برابر می‌کند.

مزایای مدیریت مستندات

بدون شک یکی از مهم‌ترین دارایی‌های یک شرکت، داده‌های آن است. ذخیره سازی داده‌هایی که به خوبی سازماندهی شده‌اند نه تنها به شما اجازه می‌دهد تا تصمیمات مهم مربوط به تجارت خود را سریع‌تر بگیرید، بلکه به طور چشمگیری فرآیندهای تجاری را بهبود بخشیده و کارایی را بالاتر از همیشه می‌برد.

سیستم‌های مدیریت اسناد الکترونیکی برای انجام این کار طراحی شده اند. با کمک آنها هر سندی با چند کلیک ماوس در دسترس قرار می‌گیرد. اما EDMS فقط یک روش دیجیتالی و مدرن برای ذخیره اطلاعات نیست. استفاده از یک سیستم مدیریت مستندات خوب کمک می‌کند سازمان شما حداقل یک گام رو به جلو برداشته و داده‌ها را با استفاده از ابزارهایی مانند برچسب‌ها و کلمات کلیدی سازماندهی کند.

استفاده از چنین ابزاری کمک می‌کند همکاری بین کارمندان سرعت و دقت بالاتری پیدا کند. در عین حال امنیت داده‌ها را فراهم می‌کند. نرم افزار آرشیو اسناد یکی از اصلی‌ترین ابزارهایی است که کمک می‌کند هر شغلی که در هر صنعتی با هر ابعادی مشغول به کار است، در جنبه‌های متفاوت کارآمدتر شود.

اما مهم‌ترین مزایای استفاده از مدیریت مستندات را می‌توان در موارد زیر خلاصه کرد:

۱-    ذخیره سازی و نگهداری مدرن از اطلاعاتی که برای مجموعه خیلی حیاتی هستند.

۲-    افزایش بهره وری سازمان؛ از بالارفتن سرعت ارتباط بین کارمندان تا کاهش مراحل پیچیده انجام یک پرونده.

۳-    افزایش قدرت کنترل روی زمان و مدیریت کردن آن توسط افرادی که هرکدام به نوعی با اسناد و مدارک درگیرند.

۴-    کاهش هزینه‌های سازمان؛ از کاهش هزینه کاغذ تا هزینه نگهداری از اسناد و مدارک.

۵-    دسترسی بدون محدودیت به اسناد و مدارک. به ویژه در زمانی که از یک EDMS تحت وب استفاده می‌شود.

۶-    ساده‌سازی مراحل ویرایش و ایجاد تغییرات روی اسناد.

۷-    بالارفتن سطح امنیت اسناد و مدارک به دلیل غیر فیزیکی شدن شیوه نگهداری و مراقبت از آن‌ها.

اجزای کلیدی مدیریت مستندات چیست؟

شاید فرم بهتر پرسیدن این سوال این باشد که وقتی قرار است برای سازمانی EDMS تهیه کنیم، چه مواردی را باید در نظر بگیریم. یعنی یک نرم افزار مدیریت مستندات چه نیازها یا اجزای کلیدی دارد که بودن آن‌ها جزو واجبات یک نرم افزار مدیریت اسناد محسوب می‌شود؟

• نرم افزار مدیریت مستندات باید روندهای کاغذی انجام امور را کاهش دهد

یک EDMS خوب مانند سیستم EDMS یگانه باید این قابلیت را داشته باشد که کاغذ بازی را در سازمان با ساختار فایل‌های دیجیتالی جا به جا کند. در واقع یک EDMS مناسب یک گردش کار دیجیتالی یکپارچه برای اسناد الکترونیکی را در اختیار سازمان قرار می‌دهد.

نرم افزار آرشیو اسناد خوب به جای استفاده از فرآیندهای دستی و کاغذی، همان کار را به روشی کارآمدتر و مقرون به صرفه تر و البته فضای ذخیره سازی کمتر و به کمک نرم افزار انجام می‌دهد. یک EDMS قابل اعتماد یک رویکرد کابینت-کشو-پوشه ارائه می‌دهد که به راحتی توسط کاربران قابل درک است.

[irp posts=”28046″ name=”PaaS یا پلتفرم به عنوان سرویس چیست؟ انواع به همراه مزایا و معایب (PaaS) + دو مثال معروف”]

• باید یک آرشیو دیجیتال امن و مطمئن را فراهم کند

یک سیستم مدیریت مستندات قوی باید به اندازه کافی ایمن و مطمئن باشد تا بتواند تمام اسناد حیاتی سازمان را ذخیره کند. نرم افزار EDMS باید بتواند از داده‌های ذخیره شده در برابر افراد خارجی (افرادی که اجازه استفاده از نرم افزار را ندارد) یا هر فرد و نهادی بدون رضایت مناسب برای بررسی سیستم محافظت کند.

• باید تحت وب یا web based باشد

یک EDMS خوب باید تحت وب باشد. این موضوع باعث صرفه جویی زیادی در زمان کارمندان می‌شود. به ویژه برای سازمان‌هایی که با بخشی از کارمندان خود به صورت Remote یا از راه دور کار می‌کنند.

• باید کارکردن با آن بسیار راحت باشد

یک EDMS کاربر پسند زمانی می‌تواند هدف واقعی خود را در افزایش سرعت و چابکی سازمان حفظ کند که پروسه انجام کار توسط کاربر را ساده کند. یک سیستم مدیریت اسناد قوی باید بتواند به پردازش سریع‌تر و دقیق‌تر اطلاعات دست یابد و یکی از ابزارهای رسیدن به این مهم آن است که کار کردن با آن EDMS آنقدر راحت باشد که کاربر دغدغه دیگری به جز سرعت و دقت انجام امور نداشته باشد. این سیستم همچنین باید به اندازه کافی ساده باشد تا هر کارمند بتواند از آن استفاده کند.

• باید بتوان در آن سطوح دسترسی تعریف کرد

یکی از ویژگی‌های مهم در سیستم مدیریت اسناد، امنیت دسترسی به اطلاعات است. یکی از اصلی‌ترین ویژگی‌های یک سیستم مدیریت مستندات خوب این است که بتوان در آن سطوح دسترسی تعریف کرد. این سطوح دسترسی باید در تک تک جزئیات یک پرونده قابلیت اجرا شدن داشته باشد.

نباید امنیت پرونده‌های دیجیتالی شده به واسطه ورود آن‌ها به یک نرم افزار به خطر بیفتد. موضوعی که به سادگی و با قابلیت سطح دسترسی اعمال شدنی است.

• قابلیت گزارش‌گیری داشته باشد

خیلی مهم است که بتوان از اطلاعات پرونده‌هایی که در یک EDMS ذخیره شده، گزارش‌های مستند در قالب‌های متفاوت و بر اساس فیلدهای مختلف تهیه کرد.

• امکان پیوست فایل‌های زیاد روی هرپرونده وجود داشته باشد

ممکن است اینطور  به نظر برسد که یک پرونده حاوی چند برگ اطلاعات است. اما ممکن است پرونده‌هایی وجود داشته باشند که تعداد متنابهی فایل به آن‌ها مربوط باشد. به طور مثال پرونده‌های پرسنلی از نظر ظاهری فقط یک برگ کاغذ با اطلاعات اصلی کارمند هستند. اما در واقع حاوی اطلاعات زیادی از جمله رزومه، پورتفولیو، عکس، نمونه کارها و … باشند. یک EDMS خوب باید امکان ضمیمه کردن تعداد زیادی فایل را داشته باشد.

• شیوه‌های مختلفی برای فایل بندی اسناد و مدارک در آن وجود داشته باشد

مهم است که فایل‌های دیجیتالی سازمان خود را به شیوه‌ای دسته بندی کنید که برایتان راحت است. این شیوه می‌تواند همان شیوه بایگانی اسناد فیزیکی باشد. به هر حال چنین محدودیتی نباید در نرم افزار EDMS انتخابی شما وجود داشته باشد.

نرم افزار مدیریت مستندات یگانه

نرم افزار بایگانی اسناد یگانه یکی از بهترین نرم افزارهای بایگانی ایرانی است. دلیل برجسته بودن این نرم افزار نوع طراحی آن است که بر اساس شرایط و قوانین بایگانی اسناد و مدارک در ایران صورت گرفته است. EDMS یگانه با استفاده از به‌روزترین تکنولوژی‌های روز دنیا انجام شده است. به همین است که آنچه در نتیجه حاصل شده یک نرم افزار مدیریت مستندات است که ساده، کاربر پسند و بسیار امن است.

نرم افزار بایگانی اسناد یا نرم افزار مدیریت مستندات، web based بوده و کاربری آن بسیار آسان است. از این نرم افزار می‌توان برای آرشیو اسناد دیجیتالی در تمام سازمان‌ها، بانک‌ها، بیمارستان‌ها، دانشگاه‌ها، آموزشگاه‌ها و شرکت‌های مختلف استفاده کرد. استفاده از نرم افزار آرشیو مدارک یگانه معضل فراهم آوری یک فضای وسیع جهت مراقبت از اسناد کاغذی حجیم را برای همیشه حل می‌کند.

[irp posts=”50″ name=”نرم افزار بایگانی اسناد”]

کلام آخر

آنچه در این مطلب در خصوص آن صحبت کردیم سیستم مدیریت مستندات یا EDMS بود. گفتیم که سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی یا EDMS نوعی نرم افزار است که اسناد را در قالب فایل‌های الکترونیکی برای یک سازمان ذخیره، سازماندهی و مدیریت می‌کند.

اولین گام در استفاده از نرم افزار EDMS جمع آوری و دیجیتالی کردن یا اسکن اسناد از جمله اسناد کاغذی و فایل‌های دیجیتالی است. هنگامی که اطلاعات به طور موثر اسکن و ذخیره شد، نوبت EDMS است که به شما کمک کند اطلاعات خود را سازماندهی، تجزیه و تحلیل و استفاده کنید تا گردش کار و فرآیندهای سازمانی خود را بهبود بخشید.