روال ثبت نامه | مراحل ثبت نامه وارده و صادره، داخلی در دبیرخانه سنتی چیست؟

کم نیستند شرکت ها و سازمان هایی که هنوز نامه اداری خود را به صورت سنتی و دستی در دفتر اندیکاتور ثبت می کنند. بنابراین هر سازمانی روال ثبت نامه های وارده و صادره در دفتر اندیکاتور متفاوتی را دارد. اما مراحل ثبت نامه به صورت کلی در همه جا یکسان است و ممکن است در جزئیات تفاوت داشته باشند. در این مطلب قصد داریم روال ثبت نامه در دبیرخانه سنتی را بیان کنیم.

تعاریف انواع نامه های اداری

در این بخش از روال ثبت نامه قصد داریم انواع نامه های اداری را معرفی و به تعریف هر کدام بپردازیم.

[irp posts=”48″ ]

نامه وارده چیست؟

نامه وارده نامه ای است که به روش های مختلف وارد سازمان ما می شود. یا به صورت فیزیکی، فکس، ایمیل و… ممکن است وارد سازمان ما شوند. برای ثبت و کنترل نامه های وارده میتوانیم از بهترین نرم افزار دبیرخانه استفاده کنیم.

نامه صادره چیست؟

نامه صادره نامه ای است که به روش های مختلف از سازمان ما خارج می شود. یا به صورت فیزیکی، فکس، ایمیل و… ممکن است از سازمان ما خارج شوند. برای ثبت و کنترل نامه های صادره میتوانیم از نرم افزار دبیرخانه و بایگانی استفاده کنیم.

نامه داخلی چیست؟

نامه داخلی نامه ای است که پرسنل و کارکنان یک سازمان با یکدیگر رد و بدل می کنند. ممکن است موضوع نامه داخلی در خصوص درخواست مرخصی، خروج کالا از انبار و … باشد.

برای ثبت و کنترل کلیه نامه های اداری و فرم اداری میتوانیم از نرم افزار اتوماسیون اداری استفاده کنیم.

[irp posts=”26901″ ]

روال ثبت نامه وارده

روال ثبت نامه وارده در دبیرخانه سنتی سازمان به شرح زیر می باشد:

1. کلیه نامه هایی که وارد سازمان می شوند ابتدا باید تحویل مسئول دبیرخانه شود. مسئول دبیرخانه پس از دریافت نامه و بررسی صحت آن، نسبت به ارائه رسید به آورنده نامه اقدام می نماید. رسید نامه به نامه هایی که از طریق پست ارسال می شود تعلق نمیگیرد.
2. مسئول دبیرخانه پس از بررسی صحت نامه اقدام به زدن مهر ورود نامه به دبیرخانه می کند.
3. پس از درج مهر ورود روی نامه ها، آنها باید در دفتر اندیکاتور ثبت شوند. شماره و تاریخ نامه و فرستنده و گیرنده در دفتر اندیکاتور ثبت و بایگانی می شود.
4. پس از ثبت نامه های اداری درخواست در دفتر اندیکاتور نامه ها توسط مسئول دبیرخانه طبقه بندی می شوند و در کارتابل مدیران و کارشناسان سازمان جهت ارسال قرار می گیرند.
5. مشخصات و جزئیات نامه ها در دفتر ارسال مراسلات یا دفتر رسید ثبت می شود. پس از آن تحویل توزیع کنندگان نامه در داخل سازمان می شود. نامه رسان ها پس از تحویل نامه به واحد مربوطه یک رسید تحویل در دفتر ارسال مراسلات از آنها تهیه میکند.

[irp posts=”50″ ]

روال ثبت نامه صادره

روال ثبت نامه صادره در دبیرخانه سنتی سازمان به شرح زیر می باشد:

1. برای صدور یک نامه در سازمان ابتدا نیاز به تهیه یک پیش نویس یا مینوت می باشد. پیش نویس نامه توسط کارشناس اصلی تهیه و تایپ می شود.
2. مینوت نامه تایپ شده جهت تایید و رفع ایرادات و اشکالات برای مدیریت بالاتر ارسال می شود. در صورتی که پیش نویس نامه نیاز به اصلاح و رفع اشکال داشته باشد مجدد توسط مدیر مربوطه برگشت میخورد تا اصلاحات انجام شود.
3. پیش نویس نامه پس از تایید نهایی مدیر چاپ و امضاء می شود.
4. نامه امضاء شده به همراه پیوست های آن جهت ثبت دبیرخانه و ارسال به سازمان تحویل دبیرخانه می شود.
5. مسئول دبیرخانه پس از دریافت نامه امضاء شده، صحت آن را بررسی می نماید. پس از بررسی نامه آن را در دفتر اندیکاتور ثبت می نماید.
6. پس از ثبت اقدام به تهیه یک نسخه کپی از از نامه می نماید. و در واحد بایگانی اسناد نگهداری میکند.
7. اصل نامه را در پاکت مخصوص سازمان قرار می دهد و جهت ارسال به سازمان مورد نظر اقدام می نماید.

بهترین روش برای ثبت نامه وارده و صادره

بهترین روش برای ثبت و بایگانی نامه ها ایجاد دبیرخانه الکترونیک با استفاده از نرم افزار دبیرخانه می باشد. از این رو در مقالات قبلی یک چک لیست ارزیابی نرم افزار دبیرخانه برای شما تهیه نمودیم.

تمام روال ثبت نامه که در بالا ذکر شد با استفاده از نرم افزار دبیرخانه آنلاین به صورت الکترونیک و با چند کلیک انجام می شود.