معیارهای مهم انتخاب و خرید نرم افزار دبیرخانه چیست؟

بعد از شناخت بهترین ویژگی‌هایی که یک نرم‌افزار دبیرخانه باید داشته باشد. به سراغ معیارهایی برای انتخاب و خرید نرم افزار دبیرخانه خواهیم رفت. این معیارها باید هنگام خرید نرم افزار دبیرخانه مورد توجه قرار گیرد.

معیارهای اصلی انتخاب و خرید نرم افزار دبیرخانه و بایگانی

هر نرم افزار یا برنامه که در بازار فروش قرار داده می‌شود معیارهایی دارد. تولیدکنندگان با شناخت بازار هدف خود سعی می‌کنند این معیارهارا در نرم افزار خود قرار داده و در این زمینه با دیگر نرم افزارها رقابت کنند. بهترین نرم افزار دبیرخانه آن است که به خواسته مشتریان خود اهمیت داده و همواره سعی در ارتقاء کیفیت و ویژگی‌های خود داشته باشند. به‌طور کلی معیارهای انتخاب و خرید نرم افزار دبیرخانه به دو دسته تقسیم می‌شود که ما در این مطلب به شرح آن‌ها می‌پردازیم.

[irp posts=”26901″ ]

۱- معیارهای انتخاب و خرید نرم افزار دبیرخانه

با گسترش روزافزون فناوری در دنیا، انتظارات سازمان‌ها از نرم افزارهایی که می‌خواهند از آن استفاده کنند، افزایش داشته‌است. این دسته از معیارهای مورد بحث ما، معیارهایی است که خود نرم‌ افزار باید آنان را دارا باشد. این نوع معیارها از سمت خود سیستم دبیرخانه، مشتری و سازمان‌ها را ترغیب به خرید میکند و جزء قابلیت‌های نرم افزار دبیرخانه به شمار می‌آید. این امور جزء وظایف اصلی یک دبیرخانه برای انجام درست و به‌موقع کارها به حساب می‌آید. این معیارها در ذیل بررسی می‌شوند.

ثبت نامه های سازمان:

نرم‌افزار دبیرخانه باید قابلیت ثبت درست و بدون خطای کلیه نامه‌ها را داشته باشد. نامه‌های سازمان به صورت سنتی در دفتر مخصوصی به نام دفتر اندیکاتور ثبت می‌شود. این دفتر، ویژگی‌هایی اعم از شماره ردیف، نام ارسال کننده و… دارد. این نوع ویژگی باید در نرم‌افزار دبیرخانه وجود داشته باشد. یکی از معیارهای انتخاب و خرید سیستم دبیرخانه همین امر است که سازمان با خیال راحت بتواند ثبت نامه‌ها و اطلاعات خود را به سیستم دبیرخانه بسپارد.

مدیریت فکس و ایمیل:

در دوره‌ای قرار داریم که، از راه دور و با استفاده از انواع روش‌های ارتباطی می‌توان با دیگران تبادل اطلاعات داشت، دیگر روش سنتی نامه‌ نگاری کارایی آنچنانی ندارد. پس سازمان‌ها نیز هم‌پا با تغییرات تکنولوژی پیش می‌روند و از روش‌های جدید برای تبادل اطلاعات استفاده می‌کنند. در این‌صورت از سیستم دبیرخانه نیز توقع دارند که قابلیت مدیریت فکس و ایمیل را داشته باشد. یک سیستم دبیرخانه کارآمد باید بتواند انواع نامه‌هایی که به‌صورت ایمیل یا فکس در اختیارش قرار می‌گیرد را نیز ثبت و بایگانی کند. این امر از معیارهای انتخاب و خرید نرم افزار دبیرخانه است.

[irp posts=”609″ ]

پشتیبانی از پروتکل ECE

پروتکل ECE کلمه‌ای که در نرم افزار توماسیون اداری نیز از آن زیاد یاد کردیم. این قابلیت جزء قابلیت‌هایی است که وجود آن در یک سیستم اتوماسیون بسیار مهم است. امکان ECE امکانی است که به سازمان اجازه می‌دهد، بتواند بدون مشکل با سازمان‌های دیگر از طریق دبیرخانه ارتباط برقرار کند و بدون جابجایی کاغذ با سازمان های دیگر مکاتبه نماید. همانطور که در یک سیستم اتوماسیون اداری این قابلیت طرفداران زیادی دارد. در انتخاب و خرید نرم افزار دبیرخانه نیز یکی از معیارهای مهم مربوط به سیستم دبیرخانه به‌شمار می‌آید.

بایگانی نامه و دسته بندی نامه ها در زونکن

نامه‌ اداری موضوعات مختلفی دارند، که وجود طبقه‌بندی‌های مختلف برای آن‌ها ضرورت دارد. یک سیستم دبیرخانه باید توانایی طبقه بندی منظم انواع نامه اداری درخواست و غیره را دارا باشد. سازمان‌ها نیز برای خرید و انتخاب نرم افزار دبیرخانه خود این مورد را درنظر می‌گیرند تا نظم و ترتیب را برای سازمان به ارمغان بیاورند. این امر وقتی اهمیت خودرا نشان می‌دهد، که پرسنل به اسناد نیاز پیدا کنند. کارمندان می‌توانند به راحتی با جستجو در این دسته بندی های منظم به اسناد دسترسی داشته باشند.

برای بایگانی اسناد و مدارک نیز می توانید از نرم افزار بایگانی اسناد استفاده نمایید که توضیحات و امکانات آن در صفحه مربوط به آن توضیح داده شده است.

برای مدیریت مستندات می توانید از نرم افزار مدیریت مستندات یا نرم افزار EDMS استفاده کنید.

دسترسی در هر زمان و مکان(تحت وب)

در عصر امروز، انسان‌ها توقع دارند در هر مکان و زمانی به اطلاعات مهم دسترسی داشته باشند. همچنین میزان کار با اینترنت بسیار گسترش یافته است. بشر بیشتر کارهای خود را از راه دور و به صورت دورکاری انجام می‌دهد. سازمان‌ها نیز، به دبیرخانه‌ای نیاز دارند که در هرجا و هر زمان قابل دسترس باشد. به این نوع از نرم افزارها، نرم افزار دبیرخانه تحت وب می‌گویند و لزوم استفاده از آن برای هرسازمانی به خوبی احساس می‌شود. یکی از معیارهایی که مشتریان برای انتخاب و قیمت نرم افزار دبیرخانه باید مدنظر قرار دهند، وجود این قابلیت بر روی سیستم دبیرخانه و بایگانی است.

۲- مربوط به شرکت فروشنده

این دسته از معیارها، معیارهای مربوط به فروشندگان نرم افزار های اداری است. یک تولیدکننده نرم افزار، باید آنقدر متبحر و حرفه ای عمل کند که بتواند رضایت مشتری خود را جلب نمایند. در این راه انواع معیارهایی که می‌تواند منجر به اعتماد مشتری به فروشنده شود، باید رعایت شود. همچنین مشتری برای اطمینان از خرید خود، باید در رابطه با این معیارها تحقیقات به عمل آورده و با اطمینان خاطر خرید نماید. در ذیل تعدادی از این نوع معیارها که برای انتخاب و خرید نرم افزار دبیرخانه باید مدنظر داشت بررسی می‌کنیم.

[irp posts=”28494″ ]

حقیقی یا حقوقی بودن فروشنده

فرد حقیقی شامل یک فرد می‌شود و حقوقی بودن شامل یک شرکت که مجوزهای رسمی فعالیت را کسب کرده است. هر مشتری در هنگام خرید نرم افزار دبیرخانه باید بداند که با چه نوع افرادی طرف معامله است. آیا فروشنده یک فرد است و یا سازمان و گروهی از افراد هستند که نرم افزار دبیرخانه و بایگانی نامه را تولید کرده و قصد فروش آن‌ را دارند.

پیشنهاد میکنم از این موضوع به سادگی رد نشوید! چون اهمیت این موضوع زمانی خود را نشان می دهد که شما قیمت نرم افزار دبیرخانه را پرداخت کردید و با خوشحالی شروع به استفاده از آن می نمایید و داخل نرم افزار دبیرخانه یگانه اطلاعات نامه ها و مکاتبات خود را ثبت و بایگانی می نمایید. پس از گذشت مدت زمانی از استفاده، شما نیاز به دریافت خدمات پشتیبانی نرم افزار را دارید که اگر فروشنده شما یک شخص باشد و ماهیت حقوقی نداشته باشد هیچ تضمینی برای دریافت خدمات پشتیبانی و بازگرداندن اطلاعات شما وجود ندارد.

اهمیت این موضوع را کسانی درک می کنند که قبلا به این شکل به جای خرید نرم افزار دبیرخانه از یک شرکت حقوقی و رسمی، از یک شخص نرم افزار خریده اند.

کسب مجوزهای فعالیت رسمی فروشنده از جمله مجوز شورای عالی انفورماتیک

هر کسب و کار رسمی، قانونی و سازمانی برای شروع کار خود، نیاز به کسب مجوزهای رسمی دارد. این مجوزها نشان دهنده این است که شرکت به طور قانونی به ثبت رسیده و مشتریان با اطمینان خاطر می‌توانند از آن خرید کنند. مجوزی که مختص به نرم افزارها و برنامه‌های کامپیوتری بوده است، مجوز شورای عالی انفورماتیک نام دارد. مشتریان برای اطمینان خاطر از خرید خود باید تحقیقات لازم را جهت رویت و معتبر بودن تاریخ اعتبار این مجوز انجام دهند. هر کسب و کاری در عرصه کامپیوتر، بدون داشتن این مجوز یا مجوز شورای عالی فضای مجازی فاقد اعتبار است. پس این معیار، در معیارهایی که خریداران در قیمت نرم افزار دبیرخانه و بایگانی باید به آن توجه کنند، قرار می‌گیرد.

به جز مجوز شورای عالی انفورماتیک مجوزهای دیگری نیز وجود دارد که بتوانیم به وسیله آنها خیالمان را بابت خرید نرم افزار دبیرخانه راحت کنیم که شامل: گواهی ارزش افزوده، گواهی تاییدیه فنی نرم افزار دبیرخانه، مجوز افتا، گواهی حسن انجام کار از سایر خریداران نرم افزار دبیرخانه و بایگانی، اساسنامه، روزنامه رسمی، آگهی تغییرات شرکت و …

[irp posts=”583″ ]

تعداد پرسنل شرکت فروشنده

از معیارهای انتخاب و خرید سیستم دبیرخانه به تعداد پرسنل فروشنده اشاره کرده‌ایم. اگر بخواهیم از دید کلی به این امر بنگریم، هرچه تعداد افرادی که برای ساخت یک مجموعه تلاش میکنند بیشتر باشد، تجارب و مهارت‌ های آن مجموعه نیز بیشتر می‌شود. یک شرکت نرم افزاری با استفاده از پرسنل آگاه، متعهد و تحصیلکرده است که می‌تواند بهترین نرم‌افزار دبیرخانه و بایگانی را در اختیار افراد بگذارد.

زمانی که یک شرکت نرم افزاری از مدیران و کارشناسان خبره و با تجربه برای تولید نرم افزار دبیرخانه و بایگانی یگانه استفاده می کند و همچنین جهت ارائه خدمات پشتیبانی خوب به مشتریان خود، با ارائه آموزش به پرسنل خود جهت افزایش دانش و مهارت هایشان تلاش می کند، در حقیقت به مشتریان خود این پیام را منتقل میکند که چه مقدار مشتری برایش عزیز است. بر این اساس این عوامل باعث افزایش بهره وری و کیفیت محصول می شود.

بررسی سطح رضایتمندی مشتریان

این معیار، از معیارهای بسیار مهم در خرید نرم افزار دبیرخانه است. امروزه افراد، سازمان‌ها و مشتریان می‌توانند به‌راحتی نظرات خود درمورد یک محصول را با یکدیگر درمیان بگذارند. این تبادل، به خرید مشتریان کمک شایانی خواهد کرد. یکی از مهم ترین منابع برای تحقیق راجع به نرم افزار دبیرخانه و بایگانی مورد نظر، استفاده از نظرات و تجارب دیگر مشتریان نرم افزار دبیرخانه است. نرم افزار دبیرخانه نیز از این امر مستثنی نیست. با تحقیق درباره‌ی مشتریان پیشین یک نرم افزار دبیرخانه آنلاین، می‌توانیم اطلاعات خوبی درباره نقاط قوت و ضعف آن به دست آوریم.

[irp posts=”48″ ]

کلام آخر

امروزه مشتریان برای خرید محصولات وسواس به خرج می‌دهند که امری بسیار منطقی و طبیعی است. آنان باید از خرید خود اطمینان داشته باشند. تحقیق و پرسش قبل از خرید حق هر مشتری است. در انتخاب و خرید نرم افزار دبیرخانه نیز ملاک و معیارهایی وجود دارد که تشخیص یک نرم افزار دبیرخانه تحت وب را برای سازمان‌ها راحت تر خواهد کرد. در این مقاله سعی کردیم نکات مهمی که به شما در انتخاب یک نرم افزار دبیرخانه مناسب کمک می کند را بیان کنیم،

با این حال به این نکته توجه داشته باشید که مواردی که در بالا بیان شد همگی باید با هم باشند تا کارایی لازم را داشته باشند. صرفا بررسی کی یا دو مورد از آنها در هنگام خرید نرم افزار دبیرخانه و بایگانی از میزان کارایی آن ها می کاهد. بنابراین توصیه ما به شما این است که در هنگامی که قصد دارید قیمت بهترین نرم افزار دبیرخانه را بدانید یا آن را خرید کنید به موارد بالا به عنوان یک پکیج نگاه کنید و برای خودتان یک چک لیست از معیارهای انتخاب نرم افزار دبیرخانه تهیه کنید. این کار شاید چند ساعت از شما زمان بگیرد اما نتیجه آن را در هنگام خرید نرم افزار دبیرخانه و در سالهای بعد از آن خواهید دید.

قصد داریم در آینده یک چک لیست برای انتخاب بهترین نرم افزار دبیرخانه برای شما تهیه کنیم تا بتوانید با خیال راحت یک نرم افزار دبیرخانه و بایگانی خوب بخرید.