اصول تشکیل پرونده پرسنلی و مدارکی که باید جمع آوری شود؟ + فایل صوتی MP3

فرقی نمی‌کند که ابعاد سازمان یا شرکت شما چه باشد و چند نفر کارمند داشته باشید. به هر حال ثبت دقیق سوابق و مدارک آن‌ها و همچنین بایگانی، ذخیره و نگهداری ایمن پرونده‌های کارکنان برای همه کارفرمایان یک امر ضروری است. همینطور رعایت اصول بایگانی نیز امری مهم است. جدا از حفاظت از اطلاعات افراد شاغل در مجموعه و حفظ امنیت داده‌های محرمانه آن‌ها، داشتن پرونده پرسنلی برای افراد یک سازمان جزو قوانین و تعهدات قانونی است که هر کارفرمایی باید به آن متعهد باشد. حتی اگر فردی از مجموعه شما استعفا بدهد یا به هردلیل اخراج بشود، باز هم شما به عنوان کارفرما موظفید که پرونده او را برای مدت زمان حداقل یکسال در آرشیو اسناد و مدارک خود داشته باشید.

آنچه در این مقاله می‌خوانید در مورد چیستی پرونده پرسنلی است. سپس به شما خواهیم گفت که برای تشکیل یک پرونده کامل چه مواردی را باید در نظر داشته باشید یا در واقع اصول تشکیل پرونده پرسنلی چیست؟

پرونده پرسنلی

[irp posts=”50″ ]

پرونده پرسنلی که در اصطلاح انگلیسی به آن Personal File گفته می‌شود، یک پوشه کاغذی یا فایل الکترونیکی است که از اسناد و مدارک کارمند شاغل در یک سازمان تشکیل شده است. آنچه در پرونده نگه داری می‌شود در واقع رابطه بین کارمند و شرکت را به تفصیل شرح می‌دهد.

هر کاغذ یا فایل موجود در یک پرونده پرسنلی اسناد کل چرخه ارتباط بین کارمند و سازمان، از ابتدای استخدام تا پایان مدت زمان کار اوست. پرونده باید حاوی همه اطلاعات شخصی و حقوقی کارمند باشد تا به عنوان یک پرونده قانونی شناخته شود.

خلاصه پرونده پرسنلی چیست؟

همانطور که از اسم این سند پیداست، خلاصه پرونده پرسنلی چکیده‌ای از اصلی‌ترین اطلاعات مربوط به کارمند است. اطلاعاتی شامل نام، نام خانوادگی، کد ملی، سمت سازمانی، تاریخ استخدام، شماره پرسنلی و … که در صفحه اول پرونده درج می‌شود.

هدف از داشتن خلاصه پرونده این است که وقتی به اساسی‌ترین اطلاعات یک کارمند نیاز است، بدون این که لازم باشد همه پرونده باز و زیرو رو شود، به این اطلاعات دسترسی پیدا کرد.

چک لیست پرونده پرسنلی چیست؟ چه کاربردی دارد؟

وقتی در حال بررسی رزومه و استخدام یک نیروی جدید هستید، باید از او درخواست کنید که اسناد و مدارک خاصی را برای تکمیل پرونده پرسنلی به شما تحویل دهد. هرچقدر پرونده‌های پرسنلی در سازمان شما کامل‌تر باشند، احتمال خطا یا ایجاد چالش‌های قانونی برایتان کمتر می‌شود. بنابراین بهتر است یک چک لیست پرونده پرسنلی داشته باشید.

چک لیست پرونده پرسنلی یک لیست از اسناد ومدارکی است که شما برای تکمیل پرونده افراد در سازمانتان به آن‌ها نیاز دارید. بنابراین به جای این که هربار این مدارک را لفظی بگویید یا روی یک تکه کاغذ بنویسید، یک چک لیست تهیه می‌کنید و از افراد تازه وارد می‌خواهید که همه موارد آن را تکمیل کرده و به شما تحویل دهند.

[irp posts=”28494″ ]

نمونه چک لیست پرونده پرسنلی

 

 

اصول تشکیل پرونده پرسنلی

همانطور که اشاره کردیم یک پرونده پرسنلی شامل طیف وسیعی از اسناد است که کل چرخه عمر کارمندان، از استخدام مستقیم تا زمانی که یک کارمند شرکت شما را ترک می‌کند را در بر می‌گیرد. برخی از اطلاعاتی که باید در پرونده پرسنلی نگهداری شود را قانون کار تعیین می‌کند و داشتن مدارک دیگر در واقع توصیه می‌شود. معمولا واحد کارگزینی وظیفه مدیریت و تشکیل پرونده پرسنل را برعهده دارد.

چه مدارکی برای تشکیل پرونده پرسنلی نیاز است؟ (مدارک هویتی، مالی، مدارک آموزشی، و…)

اطلاعات اولیه / مدارک هویتی

این مدارک شامل هر گونه اطلاعات شخصی است که شما به عنوان کارفرما نیاز دارید که به آن‌ها دسترسی داشته باشید. مثلاً آنچه لازم است در این بخش ذخیره کنید شامل موارد زیر می‌شود:

• نام کامل
• تاریخ تولد
• آدرس
• میزان تحصیلات
• مدارک تحصیلی
• شماره تماس اضطراری
• و …

مدارک فرآیند استخدام

اکثر کارفرمایان لازم می‌دانند که اسناد مربوط به فرآیند استخدام را در پرونده شخصی کارمندان نگهداری کنند. این اسناد معمولاً شامل شرح شغل، رزومه و یادداشت‌های صورتجلسه مصاحبه می‌شود.

به جز این آنچه مهم است که در پرونده پرسنلی افراد ذخیره کنید شامل موارد زیر می‌شود:

• توصیه نامه‌ها
• قرارداد رسمی امضا شده
• قراردادهای محرمانه
• قرارداد عدم افشا

قراردادهایی که مربوط به اعطای سند، قفل، کلید و به طور کلی هر چیزی می‌شود که در اختیار کارمند قرار گرفته است.

[irp posts=”609″ ]

مدارک مالی

این مدارک همان مواردی هستند که جزئیات پرداخت حقوق و دستمزد را به کارمندان مشخص می‌کنند. بنابراین می‌تواند شامل موارد زیر باشد:

• هرگونه قرارداد مبنی بر مبلغ حقوق و دستمزد
• اطلاعات حساب بانکی
• شماره بیمه تامین اجتماعی
• هرگونه قرارداد مبنی بر اضافه پرداخت که به صورت توافقی بین طرفین بسته می‌شود

مدارک آموزشی

نیرویی که شما استخدام کرده‌اید احتمالاً یک پیشینه علمی دارد. این پیشینه میتواند تحصیلات آکادمیک در دانشگاه تا سپری کردن دوره‌های آموزشی به صورت آزاد باشد. به هر حال اگر سمت شغلی فرد به هر دلیلی ارتباط معنا داری با مدرک تحصیلی او دارد، باید مدارک مربوط به آن را در پرونده پرسنلی فرد نگهداری کنید.

اطلاعات پایان کار و پس از استخدام

اگر کارمندی اخراج شود یا اخطاریه به او تحویل داده شود، طبق قانون باید سوابق پرسنلی او به مدت حداقل یک سال از تاریخ اخراج حفظ شود. همچنین باید اطلاعات مربوط به فسخ قراردادهای باقی مانده با او را در پرونده پرسنلی ثبت کنید تا در صورت بروز اختلاف یا ابراز شکایت از شما محافظت کند.

اسنادی که لازم است نگهداری کنید شامل موارد زیر می‌شود:

• نامه استعفا
• نامه پایان کار
• در صورت فسخ، دلایل اخراج کارمند را ذکر کنید
• خروج از فرم‌های مصاحبه
• ارزیابی نهایی عملکرد کارکنان
• فرم‌های غرامت بیکاری
• یک کپی از چک حقوق نهایی کارمند، از جمله تأیید حقوق مرخصی و استرداد اموال شرکت و…

تشکیل پرونده پرسنلی الکترونیک یا مکانیزه

اگر مجموعه شما کوچک است و اغلب بین 3 تا 10 کارمند دارید، نیاز شما به تشکیل پرونده پرسنلی به صورت سنتی هم مرتفع می‌شود. فقط باید این نکته را مد نظر داشته باشید که پرونده‌های کاغذی همیشه در معرض آسیب و دستبرد هستند. بنابراین آن‌ها را در جای مطمئنی نگهداری کنید.

اما اگر سازمان متوسط تا بزرگی دارید، اصلاً در این موضوع که باید پرونده‌های پرسنلی را به صورت مکانیزه ذخیره کنید، شکی نداشته باشید. تشکیل و نگهداری پرونده‌های پرسنلی به صورت سنتی اصلاً کار درست و عاقلانه‌ای نیست. چون هم در طول زمان این پرونده‌ها بیشتر شده و نگهداری از آن‌ها دشوار می‌شود و هم بازیابی اطلاعات در زمانی که به محتوای این اسناد نیاز دارید از شما زمان زیادی هدر خواهد داد.

بنابراین با استفاده از نرم افزارهایی مثل نرم افزار اتوماسیون اداری یگانه یا نرم افزار بایگانی اسناد یگانه می‌توانید همه مدارک و پرونده‌های مجموعه خود را به صورت الکترونیکی تشکیل داده و از آن‌ها نگهداری کنید.

[irp posts=”26901″ ]

با پرونده‌های پرسنلی که از قبل در سازمان هستند چه کنیم؟

اگر مجموعه متوسط تا بزرگی دارید، همین امروز برای دیجیتالی کردن بخش بایگانی اسناد و مدارک پرسنلی خودتان یک اقدام جدی کنید. چون آنچه در این مقاله خواندید حاکی از آن است که پرونده پرسنلی همواره مهم‌تر از چیزی است که تصور آن می‌رود. این پرونده بخشی از اسناد قانونی مجموعه شما محسوب می‌شود. پس باید از آن درست محافظت کنید.

اگر اسکن کردن پرونده‌های پرسنلی به نظرتان کار دشوار یا غیر ممکنی است، پس این کار را برون سپاری کنید. به طور مثال می‌توانید از خدمات اسکن پرونده پرسنلی یگانه استفاده کنید. کافی است از کارشناسان این شرکت بخواهید که از اتاق بایگانی اسناد و مدارک پرسنلی شما دیدن کنند، سپس با برآورد هزینه و زمان انجام پروژه، به شما در دیجیتالی کردن اسناد و مدارکتان کمک کنند.

[irp posts=”50″ ]

کلام آخر

آنچه در این مطلب خواندید در مورد پرونده پرسنلی بود. به طور خلاصه دانستیم که پرونده به معنای یک پوشه کاغذی یا الکترونیکی است که در آن تمام اسناد مورد نیاز بخش منابع انسانی، متشکل از اطلاعات شخصی، هویتی، مالی، حقوقی و دستمزد کارکنان جدید، فعلی یا قبلی ذخیره می‌شود.

پرونده‌های منابع انسانی باید شامل اطلاعات اساسی و مهم افراد شاغل در یک سازمان باشد. درک اینکه چه سوابق استخدامی باید در پرونده پرسنلی گنجانده شود به شما کمک می‌کند از جریمه‌ها و اشتباهات پرهزینه جلوگیری کنید. نرم افزار بایگانی پرونده پرسنلی بهترین ابزار برای تشکیل و مدیریت پرونده ها است.