دبیرخانه یکی از مهم‌ترین و حیاتی‌ترین واحدهای سازمانی است که مدیریت امور دفتری، ثبت و بایگانی نامه‌های اداری، پیگیری مکاتبات و نظارت بر گردش صحیح نامه‌های وارده و صادره را بر عهده دارد. این واحد نقش کلیدی در نظم‌بخشی به فرآیندهای ارتباطی سازمان ایفا می‌کند و به همین دلیل به آن “قلب تپنده واحد اداری” گفته می‌شود. کارکنان دبیرخانه باید با دقت، سرعت و آگاهی کامل از فرآیندها، امور محوله را مدیریت کنند تا سازمان بتواند در مسیر ارتباطات داخلی و خارجی خود بدون اختلال حرکت کند.

سعی کردیم در صوت زیر یک توضیح مختصر درباره دبیرخانه ارائه کنیم:

دبیرخانه به زبان ساده

به طور ساده، دبیرخانه واحدی در هر سازمان است که مدیریت کلیه امور مربوط به نامه‌ها، مکاتبات و بسته‌ها را بر عهده دارد. اما نقش دبیرخانه تنها به ثبت و بایگانی نامه‌ها محدود نمی‌شود؛ در بسیاری از مجموعه‌ها، دبیرخانه مسئول ارسال، دریافت و شماره‌گذاری بسته‌های ورودی و خروجی نیز هست. همچنین مسئولیت پیگیری روند تحویل بسته‌ها تا رسیدن به دست افراد مربوطه نیز بر عهده دبیرخانه قرار دارد.

در سازمان‌های کوچک، این وظایف معمولاً به صورت دستی انجام می‌شود. اما در سازمان‌های متوسط و بزرگ، به دلیل حجم بالای مکاتبات، استفاده از نرم افزار دبیرخانه یا نرم افزار بایگانی نامه‌ها ضروری است تا سرعت، دقت و نظم کارها حفظ شود.

اگر به دنبال نرم افزاری مطمئن برای مدیریت دبیرخانه خود هستید، پیشنهاد می‌کنیم نرم افزار دبیرخانه یگانه را بررسی کنید. همچنین اگر نیاز دارید علاوه بر مدیریت نامه‌ها، گردش مکاتبات اداری را هم به صورت مکانیزه کنترل کنید، می‌توانید از  نرم افزار اتوماسیون اداری یگانه استفاده نمایید.

نکته: در برخی سازمان‌ها از اصطلاح «واحد دبیرخانه» استفاده می‌شود؛ این اصطلاح معمولاً زمانی رایج است که مدیریت دبیرخانه به صورت دستی و سنتی انجام می‌شود.

در ادامه این مطلب، تعریف دقیق‌تر و کامل‌تری از واحد دبیرخانه ارائه خواهیم داد.

تعریف واحد دبیرخانه:

واحد اداری خاصی از یک شرکت یا سازمان که وظیفه ثبت نامه‌های وارده، ثبت نامه‌های صادره، بایگانی نامه‌ها و نظارت بر گردش آن‌ها را به عهده دارد. در دبیرخانه سنتی کلیه مکاتبات اداری در دفتر اندیکاتور ثبت و ضبط می‌شود.
به طور کلی اگر بخواهیم این بخش مهم را در یک سازمان تعریف کنیم باید بدانیم که مسئولیت آن مدیریت و کنترل مکاتبات اداری در سازمان‌ها است. امروزه از آنجایی که بیشتر فعالیت‌های سازمان‌ها الکترونیکی شده است، این بخش از سازمان‌ها هم کارشان بسیار راحت‌تر شده است و تنها با نصب بهترین نرم افزار دبیرخانه مناسب می‌توانند مدیریت و گردش نامه‌های سازمان را انجام دهند.
قوانین و دستورالعمل‌های مکاتبات اداری در ایران مشخص و تدوین شده است. شرح وظایف مسئول دبیرخانه این است که باید با تمامی این دستورالعمل‌ها آشنایی داشته باشد تا به بهترین نحو ممکن وظایف خود را انجام دهد. چون همیشه نامه‌ها و مرسولات برای سازمان‌ها اهمیت بالایی دارند. این نامه‌ها می‌توانند حاوی انواع پیشنهادهای کاری، رزومه، احظاریه، فاکتور، چک، اسناد محرمانه و محتواهای بسیار مهم دیگری باشند. بنابراین فرد یا افرادی که به عنوان مسئولین دبیرخانه در یک سازمان فعالیت می‌کنند همواره جزو امین‌ترین و مورد اعتمادترین افراد هستند.

انواع دبیرخانه در سازمان‌ها

 

دبیرخانه‌ها با توجه به ساختار، حجم کاری و میزان پراکندگی سازمان، به سه نوع اصلی تقسیم می‌شوند:

دبیرخانه متمرکز

در دبیرخانه متمرکز، تمامی امور ثبت، ارسال، دریافت و گردش نامه‌های اداری فقط از طریق یک واحد اصلی انجام می‌شود. در این مدل، هیچ واحدی اجازه ندارد به صورت مستقل نامه‌ای را ثبت یا ارسال کند. تمامی مکاتبات ابتدا باید توسط دبیرخانه ثبت و مدیریت شوند.
مزیت اصلی: کنترل متمرکز، نظم بیشتر و جلوگیری از پراکندگی اطلاعات در سازمان.

دبیرخانه نیمه متمرکز

در دبیرخانه نیمه متمرکز، هر واحد سازمانی می‌تواند نامه‌های وارده و صادره مربوط به خود را ثبت کند، اما فرآیند ارجاع، گردش و ارسال نهایی نامه‌ها همچنان توسط دبیرخانه مرکزی مدیریت می‌شود.
مزیت اصلی: افزایش سرعت ثبت نامه‌ها در واحدها در کنار حفظ نظم مرکزی در گردش مکاتبات.

دبیرخانه غیرمتمرکز

در این مدل، هر واحد سازمانی به طور مستقل مسئول ثبت، دریافت، ارسال و ارجاع نامه‌های خود است. در واقع، دیگر نیازی به تأیید یا ثبت از طریق دبیرخانه مرکزی وجود ندارد.
نکته: حتی در مدل غیرمتمرکز، استفاده از نرم افزار دبیرخانه مانند نرم افزار دبیرخانه یگانه باعث می‌شود شماره‌گذاری و مستندسازی مکاتبات به صورت دقیق و یکپارچه انجام شود.

اهمیت و شرح وظایف دبیرخانه پیشرفته و مدرن:

همانطور که گفتیم دبیرخانه یکی از مهم‌ترین و اصلی‌ترین بخش‌های یک سازمان است که وظایف مشخص شده ای را بر عهده دارد و باید به خوبی آنها را انجام دهد.

امروزه بیشتر سازمان‌ها این بخش خود را بسیار مدرن‌تر کرده اند و تنها با یک سیستم دبیرخانه می‌توانند وظایف این بخش را انجام دهند. حتی جالب است بدانید که بسیاری از نرم‌افزارهای دبیرخانه در دنیا به سیستم هوش مصنوعی مجهز هستند. به این ترتیب با استفاده از نرم افزار دبیرخانه آنلاین، نه تنها کارها به صورت الکترونیکی انجام می‌شود که حتی هوش مصنوعی روی برخی از روندها نظارت کرده و امور تکراری را به صورت هوشمند و سریع‌تر از انسان انجام می‌دهد.

به طور کلی وظایف اساسی که این بخش بر عهده دارد شامل موارد زیر است:

• تمامی نامه‌هایی را که ارسال می‌شود را باید دریافت کند و آنها را از نظر اینکه دارای امضاء، تعداد پیوست و … هستند، مورد بررسی قرار دهد. همچنین باید نامه‌های دریافتی را از نظر اینکه با سازمان‌ها ارتباطی دارد هم بررسی کند و سپس آنها را به بخش‌های مربوطه بفرستد.
• هر نامه ای که به دبیرخانه ارائه می‌شود باید در دفتر اندیکاتور ثبت شود. البته نرم افزار این بخش که ویژگی‌های بسیاری دارد هر نامه را در سیستم ثبت کرده و تاریخ و شماره وارده آنها هم همراه آنها ذخیره می‌شود.
• بعد از اینکه این مراحل انجام شد باید نامه برای مسئول همان واحدی که از طرف آن نامه ارسال شده است، فرستاده شود. به این مرحله ارجاع دادن نامه نیز می‌گویند. در گذشته نامه‌ها به صورت دستی و فیزیکی به دفتر و بخش‌های مربوطه رسانده می‌شدند، ولی امروزه به وسیله نرم افزار اتوماسیون اداری این وظیفه به راحتی انجام می‌شود.
• یکی دیگر از وظایف این بخش ثبت دریافت نامه به گیرنده است که در دفتر ثبت می‌شود. البته باید بدانید که با به وجود آمدن نرم افزار دبیرخانه و اتوماسیون اداری دیگر حتی نیازی نیست شما دریافت آن را ثبت کنید، چرا که سیستم به صورت خودکار دریافت شدن نامه به وسیله گیرنده را ثبت می‌کند.
• ارائه رسید دریافت نامه به فرستنده هم یکی دیگر از وظایف مسئول دبیرخانه است.

دفتر اندیکاتور نامه‌های اداری یا دفتر ثبت نامه‌های اداری چیست؟

دفتر اندیکاتور که در برخی منابع به آن دفتر نامه‌نما نیز گفته می‌شود، یکی از ابزارهای سنتی و بسیار مهم برای مدیریت مکاتبات در دبیرخانه‌های سازمانی است. این دفتر به منظور ثبت خلاصه‌ای از نامه‌های وارده و صادره استفاده می‌شود و کمک می‌کند تا نامه‌ها و مرسولات به صورت دقیق، منظم و قابل پیگیری ثبت و دسته‌بندی شوند.

هر نامه‌ای که وارد سازمان می‌شود یا از سازمان خارج می‌شود، ابتدا خلاصه‌ای از محتوای آن به همراه اطلاعات مهمی مانند شماره نامه، تاریخ، گیرنده، فرستنده و موضوع نامه در دفتر اندیکاتور ثبت می‌شود. این کار باعث می‌شود در صورت نیاز به جستجوی سریع یک نامه یا پیگیری مکاتبات، مسئول دبیرخانه بتواند بدون سردرگمی به اطلاعات مورد نظر دسترسی پیدا کند.

دفتر اندیکاتور معمولاً به صورت جدول‌بندی شده و با ستون‌هایی برای ثبت اطلاعات مختلف طراحی شده است. برخی از مهم‌ترین بخش‌های این دفتر عبارتند از شماره ثبت، تاریخ دریافت یا ارسال، شماره نامه، نام فرستنده یا گیرنده، موضوع یا خلاصه نامه، پیوست‌ها (در صورت وجود) و توضیحات یا اقدامات بعدی. هر کدام از این بخش‌ها کمک می‌کند تا فرآیند مدیریت مکاتبات به شکلی دقیق و سازمان‌یافته انجام شود.

دستورالعمل دبیرخانه :

واحد دبیرخانه و بایگانی نامه در هر سازمانی فرایند کاری و دستورالعمل های مشخص شده ای دارد که آنها عبارت می باشند از :

1. در ابتدا باید شماره اندیکاتور نامه ها را به درستی ایجاد کنید تا بتوانید ثبت نامه ها را در این دفتر انجام دهید.
2. نامه هایی که از سوی سازمان به بخش های دیگر ارسال می شود را باید تهیه کرده و روی آنها کد گذاری انجام شود.
3. نامه هایی که وارد سازمان می شود را باید کدگذاری نموده و سپس در دفتر اندیکاتور آنها را به ثبت رسانده، سپس در مرحله بعد آنها را به گیرنده برسانید.
4. کاتالوگ هایی که مربوط به بخش های سازمان می باشد باید به طور کامل ساماندهی شود.
5. تمامی نامه ها باید به صورت دیجیتال در سیستم دبیرخانه به ثبت برسند. امروزه با استفاده از نرم افزار دبیرخانه و بایگانی ثبت کردن نامه های دریافتی و ارسالی بسیار آسان شده است. به همین دلیل افراد زیادی از این نرم افزار در سازمان خود استفاده می کنند.

دستورالعمل دبیرخانه:

واحد دبیرخانه و بایگانی نامه در هر سازمانی فرایند کاری و دستورالعمل‌های مشخص شده ای دارد که طبق مراحل زیر پیش می‌رود:

• در ابتدا باید شماره اندیکاتور نامه‌ها را به درستی ایجاد کنید تا بتوانید ثبت نامه‌ها را در این دفتر انجام دهید.(نحوه نوشتن دفتر اندیکاتور یا نمونه پر شده دفتر اندیکاتور)
• نامه‌هایی که از سوی سازمان به بخش‌های دیگر ارسال می‌شود را باید تهیه کرده و روی آنها کد گذاری انجام دهید.
• نامه‌هایی که وارد سازمان می‌شود را باید کدگذاری و سپس در دفتر اندکس آنها را ثبت کنید؛ سپس در مرحله بعد نامه‌ها را به دست گیرنده برسانید.
• کاتالوگ‌هایی که مربوط به بخش‌های سازمان است را باید به طور کامل ساماندهی کنید.
• تمامی نامه‌ها باید به صورت دیجیتال در سیستم دبیرخانه یگانه به ثبت برسند. امروزه با استفاده از نرم افزار دبیرخانه و بایگانی ثبت کردن نامه‌های دریافتی و ارسالی بسیار آسان شده است. به همین دلیل افراد زیادی از این نرم افزار در سازمان خود استفاده می‌کنند.

وظیفه متصدی دبیرخانه یا سرپرست دبیرخانه:

فردی که متصدی دبیرخانه است، وظایف مشخص شده و خاصی را بر عهده دارد که عبارت است از:

• تمامی نامه‌های سازمان را باید بایگانی کند.
• نامه‌هایی که مربوط به شبکه دولتی است را باید دریافت نموده و مراحل ثبت آنها را در نرم افزار انجام دهد.
• نامه‌هایی که وارد سازمان می‌شود را باید دریافت کرده و به گیرنده هر بخش برساند.
• باید با اصول بایگانی و روش های بایگانی در دبیرخانه آشنا باشد.
• به وسیله نرم افزار دبیرخانه و از طریق ارسال پیام کوتاه به افرادی که در آن سازمان نامه دارند، اطلاع دهد و از طریق سیستم، نامه را برای آنها ارسال کند تا آن را مطالعه کنند.
• تمامی نامه‌هایی را که مربوط به شهرستان‌ها است را باید به وسیله نرم افزار دبیرخانه الکترونیک برای آنها ارسال کند؛ البته در روش سنتی نامه‌ها باید فکس می‌شد.
• صورتجلسه هایی که مربوط به سازمان هستند را باید به طور کامل ارسال کند.
• تعداد پرونده‌هایی را که در بایگانی اسناد وجود دارد را باید به صورت مستمر کنترل کند تا از وصول آنها به متصدیان مطمئن شود.
• هر دستوری که مافوق برای او ارسال کند را باید به طور کامل انجام دهد.
• انواع بایگانی را بشناسد.

فرایند کار دبیرخانه :

دبیرخانه یکی از مهم‌ترین بخش‌های هر سازمان به شمار می‌رود. فعالیت‌ها و اقدامات انجام شده در این بخش دارای اهمیت بسیار زیادی است. فرایند کار دبیرخانه این بخش به این ترتیب است که تمامی گردش‌هایی را که مربوط به ارسال و دریافت نامه‌های ادرای است را بر عهده دارد و باید با دقت بسیاری این وظیفه را انجام دهد.

وقتی سیستمی وجود نداشت، کار این بخش بسیار دشوارتر، حساس و با خطاهای انسانی بسیاری همراه بود. چون احتمال بسیاری وجود داشت که نامه‌ای به صورت فیزیکی گم شود، مورد دستبرد اطلاعاتی قرار بگیرید یا به هر دلیلی به مقصد نرسد.

ولی با استفاده از نرم افزار دبیرخانه الکترونیکی دیگر هیچ مشکلی و فراموشی به وجود نخواهد آمد و سیستم گردش نامه‌های اداری به طور کامل انجام می‌شود. هزینه خرید این نرم افزار بسیار به صرفه است و به همین دلیل تمامی سازمان‌ها این نرم افزار را در این بخش اداری مورد استفاده قرار می‌دهند.

شاید بهتر است اینطور بگوییم که خرید نرم افزار دبیرخانه نه تنها هزینه نیست که سرمایه گذاری است. چون با ظهور و استفاده از این نرم افزارها بخش اعظمی از کارهای روتین و تکراری مسئولین دبیرخانه که باعث خستگی فکری و بالارفتن احتمال خطای انسانی در آن‌ها می‌شد، حالا به صورت اتوماتیک انجام می‌شود.

اتفاق جذاب‌تر این است که با ظهور هوش مصنوعی و به کار گیری آن در نرم افزار دبیرخانه تحت وب، احتمال خطا حتی به زیر صفر خواهد رفت. چون انجام بخشی از کارهای دبیرخانه دیگر حتی به متصدی انسانی هم نیاز ندارد.

انواع نامه های اداری :

شما برای آشنایی با نرم افزار دبیرخانه باید با انواع نامه‌های ادرای آشنایی داشته باشید تا بتوانید آنها را به درستی تنظیم کنید. قبلاً درباره روال ثبت نامه‌های اداری صحبت کرده ایم. مهم‌ترین آنها عبارت است از:

نامه‌های درون سازمانی:

این نامه‌ها کاربرد داخلی دارند و از افرادی که درون سازمان هستند به افراد دیگر درون همان سازمانی ارجاع می‌شوند. به عنوان مثال:

• نامه ای که از مسئول بالاتر به مسئول پایین‌تر ارسال می‌شود.
• نامه ای که بین دو مقام در یک سطح و یک سازمان ارسال می‌شود.
• نامه ای که از یک مقام پایین به مقام بالا ارسال می‌شود.
• نامه تمامی کارکنان یک سازمان به واحدهای درونی و یا افرادی که رئیس هستند.

نامه‌های برون سازمانی:

همانطوری که از نام این نامه‌ها پیداست به تشکیلات بیرون از سازمان ارسال می‌شود و به همین دلیل به آنها برون سازمانی می‌گویند. به عنوان مثال:

• نامه ای که از سازمان بیرونی وارد سازمان می‌شود. که به آن نامه وارده می‌گویند.
• نامه ای که از یک سازمان به سازمان دیگری ارسال می‌شود.
• نامه ای که از یک واحد سازمان به واحد دیگری درون یک سازمان فرستاده می‌شود.
• نامه ای از سازمان به افرادی که حقوقی هستند و برون از سازمانی به شمار می‌روند. که به آن نامه صادره هم می‌گویند.
• نامه ای از سازمان به افرادی که حقیقی هستند و خارج از سازمان می‌باشند.

سیستم شماره گذاری نامه های اداری :

در مقاله شماره گذاری صحیح نامه‌ های اداری در خصوص سیستم شماره گذاری صحبت کرده ایم. اما باید با این مفهوم در دبیرخانه آشنایی داشته باشید.

اگر بخواهید به روش سنتی این سیستم را یاد بگیرید به صورت فیزیکی است و باید با نحوه استفاده از دفتر اندیکاتور آشنا باشید. اما باید بدانید نرم افزاری که برای این بخش طراحی شده است روش‌های متنوعی را برای شماره گذاری روی هر نامه ارائه می‌دهد و شما با هر یک از آن روش‌ها که راحت‌تر باشید می‌توانید کار کنید تا نامه‌های سازمان را به ثبت برسانید. اگر تعداد نامه‌ها زیاد باشد و سازمان نامه‌های اداری زیادی داشته باشد، این سیستم به خوبی پاسخگوی آن نامه‌ها است و می‌تواند به بهترین نحو ممکن نامه‌ها را به ثبت برساند.

لزوم خرید نرم افزار دبیرخانه :

امروزه بیشتر سازمان‌ها و اداره‌ها در تلاش هستند تا روند کارهای اداری خود را با سرعت بیشتری انجام دهند. روز به روز تکنولوژی و نرم افزارهای زیادی برای راحت‌تر کردن کارها به وجود می‌آید و سازمان‌ها باید از این نرم افزارها استفاده نمایند تا سرعت بیشتری به کارها ببخشند. بکی از این نرم افزارها نرم افزار دبیرخانه است که بهره وری و کارایی بسیار مناسبی دارد.

شما با خرید این نرم افزار می‌توانید نامه‌های سازمان را به بهترین نحو ممکن به ثبت برسانید. گردش کار نامه‌ها در سازمان از اهمیت ویژه ای برخوردار است و اگر این نامه‌ها در یک سیستم الکترونیکی به ثبت برسد همیشه در دسترس خواهد بود و ذخیره می‌شود. به طور کلی باید بدانید دبیرخانه یکی از مهم‌ترین بخش‌های یک سازمان به شمار می‌رود و باید به منظم بودن آن اهمیت بسیاری داده شود. با استفاده از نرم افزار دبیرخانه منظم بودن آن بسیار بیشتر می‌شود و ارزیابی عملکرد کارکنان را بسیار بهبود می‌بخشد.

بنابراین اصلی‌ترین دلایلی که می‌توانید با تکیه بر آن‌ها هرچه سریع‌تر اقدام به خرید نرم افزار دبیرخانه و بایگانی بکنید، شامل موارد زیر می‌شود:

• تمرکز مدیریت و رسیدگی به نامه‌ها و مرسولات در سازمان شما.
• امنیت بیشتر نامه‌ها و جلوگیری از خطر از بین رفتن کاغذ به صورت فیزیکی یا دزدیده شدن نامه‌ها.
• اطمینان از این که نامه‌ها به دست صاحبانشان می‌رسند.
• کاهش چشمگیر خطای انسانی و افزایش بهره وری در مدیریت نامه‌ها و مرسولات.
• افزایش تعداد ثبتی نامه‌ها.
• امکان تهیه هرنوع گزارش از نامه‌ها و مرسولات ارسالی و دریافتی.

انواع نرم افزارهای دبیرخانه :

امروزه در صنعت نرم افزار ایران شرکت‌های ارائه دهنده انواع نرم افزار دبیرخانه باتوجه به ویژگی‌های محصول، کاربرد محصول، میزان رقابت در بازار روش‌های مختلفی برای فروش محصولات خود ارائه می‌نمایند.

در اینجا برخی از این روش‌ها را نام می‌بریم:

روش اول:

برخی شرکت‌ها با توجه به ویژگی‌ها و امکانات نرم افزار دبیرخانه آن رابه سه دسته:

• ساده
• متوسط
• دبیرخانه پیشرفته

تقسیم می‌کنند. مشتری که به نرم افزار نیاز دارد با توجه به بودجه، سطح نیاز و انتظاراتی که دارد اقدام به خرید هر موردی که لازم باشد، می‌کند. البته در این مدل از دسته بندی انواع نرم افزار دبیرخانه اغلب امکان ارتقا از یک سطح نرم افزار به سطح بالاتر وجود دارد.

روش دوم:

در این روش بر اساس نوع کاربرد آن به دسته بندی‌های مختلف تقسیم می‌شود:

برای مثال:

• نرم افزار دبیرخانه برای سازمان‌های کوچک
• نرم افزار دبیرخانه برای سازمان‌های متوسط
• نرم افزار دبیرخانه برای سازمان‌های بزرگ

روش سوم:

بطور کلی و اصولی نرم افزارهای دبیرخانه فارغ از روش فروش آن به چند نوع تقسیم می‌شوند که مهم‌ترین آن از نظر تکنولوژی و دسترسی به آن است. بر این اساس نرم افزارهای دبیرخانه به ۲ دسته زیر تقسیم می‌شوند:

• نرم افزار دبیر خانه تحت ویندوز یا Windows Based
• نرم افزار دبیرخانه تحت وب یا Web Based

در تحت ویندوز شما می‌توانید ازاین نرم افزار فقط در محل سازمان خود استفاده کرده و از بیرون سازمان به آن دسترسی نخواهید داشت.

اما در نرم افزار دبیرخانه و بایگانی تحت وب شما نه تنها قادر به استفاده از این نرم افزار در محل سازمان هستید بلکه در بیرون از سازمان نیز به این نرم افزار دسترسی خواهید داشت. یعنی کافی است که سیستم متصل به اینترنت (اعم از لپ‌تاپ، تب لت یا گوشی موبایل) داشته باشید تا بتوانید در هر ساعتی از شبانه روز با زدن نام کاربری و رمز عبور وارد شده و کارهای مربوط به نامه‌ها را انجام دهید.

مزایای نرم افزار دبیرخانه :

بدون شک استفاده از سامانه دبیرخانه مزیت‌های بسیار زیادی دارد که موجب شده بسیاری از سازمان‌ها به سمت استفاده از آن حرکت کنند. برخی از مهم‌ترین مزایتی که این نرم‌افزار به همراه دارد عبارتند از:

طبقه‌بندی و دسته‌بندی دقیق نامه‌ها

اطلاعات وارد شده به سیستم به طور دقیق و صحیح دسته‌بندی می‌شود که برای سازمان‌های اداری از اهمیت زیادی برخوردار است. با این روش، پیدا کردن اطلاعات به راحتی ممکن می‌شود. این امر باعث صرفه‌جویی چشمگیر در زمان کارکنان، به ویژه کسانی که در واحد دبیرخانه فعالیت دارند، می‌شود.

صرفه‌جویی در زمان و هزینه

با استفاده از این نرم‌افزار، سازمان‌ها قادر به کاهش زمان و هزینه‌های مربوط به امور اداری و مکاتبات می‌شوند که در نهایت باعث افزایش کارایی و موفقیت سازمان خواهد شد. در حقیقت، زمانی که کارکنان دبیرخانه با دقت بیشتر و بهره‌وری بالاتر کار می‌کنند، این زمان صرفه‌جویی شده می‌تواند به خلاقیت و نوآوری تبدیل شود و آن‌ها را از مواجهه با حجم بالای اطلاعات نامنظم نجات دهد.

دسترسی راحت و سریع به منابع اطلاعاتی

اطلاعات هر سازمان اغلب در بخش دبیرخانه ذخیره می‌شود؛ بنابراین زمانی که افراد به این اطلاعات نیاز دارند، باید بتوانند آن‌ها را به سرعت پیدا کنند. در روش سنتی، پیدا کردن اطلاعات، به ویژه اطلاعات قدیمی، دشوار بود. اما با استفاده از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری، دسترسی به اطلاعات به آسانی انجام می‌شود.

کاهش وابستگی به واحدهای دیگر

استفاده از سیستم‌های سنتی نیاز به وابستگی زیادی به بخش‌های مختلف مانند چاپخانه‌ها و واحد کپی داشت. با استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون اداری، این وابستگی کاهش یافته و سازمان به خودکفایی بیشتری دست پیدا می‌کند. استفاده از سیستم‌های دیجیتال که به کاغذ نیاز ندارند، باعث تسهیل فرآیندهای سازمانی و کاهش هزینه‌ها می‌شود.

در نهایت، با استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون اداری یگانه، رضایت شغلی کارکنان افزایش یافته و روند انجام کارهای اداری با سرعت بیشتری انجام می‌شود.

معایب نرم افزار دبیرخانه :

همانطوری که استفاده از نرم افزار مزیت‌های بسیار زیادی دارد ممکن است دارای معایبی هم باشد. برخی از این معایب عبارت‌اند از:

• امکان دارد اطلاعات این نرم افزار دبیرخانه تخریب شود، به همین دلیل باید از آنها همیشه یک نسخه فایل پشتیبان داشته باشید تا در صورت به وجود آمدن مشکل اطلاعات سازمان را از دست ندهید. و نسخه بک آپ را بازگردانید.
• برخی از افراد شاید به خوبی نتوانند با این نرم افزار کار کنند و دچار اشتباه شوند، ولی باید بدانید اگر مدتی با آن کار کنید از سرعت آن بسیار لذت خواهید برد و برای همیشه از آن استفاده خواهید کرد. شما می‌توانید هر پرسشی که در مورد کار کردن با نرم افزار دبیرخانه دارید را از کارشناسان و مشاوران شرکت بپرسید تا پاسخ مناسبی دریافت نمایید.

این نرم افزار با نرم افزار اتوماسیون تفاوت‌های زیادی دارد به همین دلیل بیشتر معایبی که در آن سیستم وجود داشته است در این سیستم وجود ندارد، به همین دلیل بیشتر سازمان‌ها در این بخش از این نرم افزار استفاده می‌کنند.

امکانات کلیدی نرم افزار دبیرخانه + ۵ امکان کلیدی نرم افزار دبیرخانه :

برخی از امکانات کلیدی که در این نرم افزار وجود دارد موجب شده است که سازمان‌های زیادی اقدام به نصب و استفاده از آن نمایند. برخی از امکانات کلیدی این نرم افزار عبارت است از:

ثبت مشخصات و ویژگی نامه‌ها:

یکی از مهم‌ترین امکانات کلیدی که در این نرم افزار وجود دارد این است که تمامی ویژگی‌های نامه‌ها را ثبت می‌کند. همین مسئله موجب می‌شود شما هر زمانی که به آنها نیاز داشتید با همان اطلاعات دریافتشان کنید. شماره، تاریخ و دیگر ویژگی‌ها و مشخصاتی که در نامه‌های اداری وجود دارد دارای اهمیت بسیار زیادی است که تمامی این ویژگی‌ها را نرم افزار ثبت می‌کند.

امکان ثبت پیوست‌های نامه:

پیوست نامه‌هایی که به سازمان‌ها ارسال می‌شود دارای اهمیت بسیار زیادی است. در سیستم سنتی آنها را در دفتر یادداشت می‌کردند. اکنون این نرم افزار به درستی پیوست نامه‌ها را ثبت می‌کند و همچنین رونوشت‌های نامه‌ها را هم به ثبت می‌رساند. شما می‌توانید هر زمانی که نیاز داشتید آنها را تهیه کرده و اطلاعات مورد نیاز در مورد آن نامه‌ها را به دست آورید.

امکان گزارش گیری از حجم مکاتبات اداری:

یکی از ویژگی‌ها و امکانات کلیدی که این نرم افزار دارد گزارش گیری از حجم مکاتبه‌های اداری است. تعداد نامه‌هایی که به یک سازمان اداری ارسال می‌شود بدون شک زیاد است و اگر آنها را بخواهیم به صورت فیزیکی آن‌ها را بشماریم، زمان زیادی هدر می‌رود، ولی با استفاده از این سیستم می‌توانید تمامی نامه‌ها و حجم آنها را مورد بررسی قرار دهید.

امکان ارتباط گیری با تمامی بخش‌های سازمان:

از دیگر امکانات کلیدی که در نرم افزار دبیرخانه وجود دارد این است که شما به وسیله آن می‌توانید با تمامی بخش‌های سازمان رابطه داشته باشید. هرچند که این رابطه به صورت فیزیکی نیست ولی هر بخش نامه‌های ارسالی مخصوص به خود را دارد و شما می‌توانید به صورت الکترونیکی نامه‌ها را برای آنها ارسال کنید. زمانی که کارها به صورت الکترونیکی انجام شود سرعت کارها بسیار بالاتر می‌رود.

بازسازی اطلاعات:

اگر بخواهید در سیستم‌های سنتی اطلاعات را بازیابی کنید بدون شک دفتر شما مخدوش می‌شود. ولی در نرم افزار دبیرخانه سیستم مخدوش نمی‌شود و شما به راحتی می‌توانید اطلاعات را بازیابی کنید. گاهی امکان دارد به اشتباه اطلاعاتی را وارد کنید که البته سریع می‌توانید آن را اصلاح نمایید.

ویژگی های نرم افزار دبیرخانه + 9 ویژگی کلیدی نرم افزار دبیرخانه :

نرم‌افزار دبیرخانه ویژگی‌های کلیدی و کاربردی بسیاری دارد که باعث افزایش بهره‌وری و تسهیل در انجام امور اداری در سازمان‌ها می‌شود. این ویژگی‌ها کمک می‌کنند تا فرآیندهای مکاتباتی و ثبت نامه‌ها به شکل بهینه‌تری انجام شوند. برخی از مهم‌ترین ویژگی‌های نرم‌افزار دبیرخانه عبارت‌اند از:

1. تهیه پیش‌نویس نامه: با نرم‌افزار دبیرخانه می‌توانید پیش‌نویس نامه‌ها را تهیه کنید و سپس آنها را در مراحل مختلف ویرایش کنید تا به نسخه نهایی برسید

2. امکان ارسال تصویر نامه: در صورتی که نتوانید نامه‌ها را به صورت فیزیکی دریافت کنید، نرم‌افزار این امکان را می‌دهد که تصویر اسکن شده نامه‌ها را ارسال کنید

3. امکان تعیین تعداد و نوع پیوست‌ها: در نامه‌های صادره می‌توانید تعداد و نوع پیوست‌ها را مشخص کرده و آنها را ثبت کنید تا در آینده قابل دسترسی و بازبینی باشند

4. کنترل مکاتبات داخلی بین واحدها: این نرم‌افزار امکان کنترل و پیگیری مکاتبات انجام‌شده بین واحدهای مختلف سازمان را فراهم می‌آورد

5. امکان جستجوی سریع: جستجو در میان نامه‌ها و اسناد با وارد کردن یکی از اطلاعات مرتبط، بسیار سریع و آسان می‌شود و از اتلاف وقت جلوگیری می‌کند

6. تهیه گزارش مربوط به ارجاعات: نرم‌افزار به شما این امکان را می‌دهد که گزارش‌هایی از ارجاع نامه‌ها به افراد مختلف در واحدها تهیه کنید و سوابق آنها را بررسی نمایید

7. ثبت کلیه وقایع سیستم: تمامی عملکردها و اقدامات شما در سیستم ثبت می‌شود تا در صورت نیاز بتوانید به راحتی به سوابق مراجعه کرده و روند کار را پیگیری کنید

8. طراحی قالب نامه اداری: نرم‌افزار امکان ایجاد قالب‌های استاندارد برای نامه‌های اداری را فراهم می‌کند تا از نوشتن قالب‌های مشابه در هر نامه جلوگیری شود و فرآیند نوشتن نامه‌ها تسریع شود

9. امکان تعریف چندین دبیرخانه: برای سازمان‌هایی که به چندین دبیرخانه نیاز دارند، مانند هلدینگ‌ها یا مجموعه‌های چند شرکتی، این ویژگی بسیار کاربردی است. نرم‌افزار دبیرخانه یگانه این امکان را فراهم می‌کند که چندین دبیرخانه را به صورت مستقل مدیریت کنید

این ویژگی‌ها به شما کمک می‌کنند تا در فرآیندهای اداری و مکاتباتی سازمان خود سرعت، دقت و بهره‌وری بیشتری داشته باشید.

تقویت دبیرخانه با استفاده از هوش مصنوعی

مهم است که ابزاری که برای راحتی کار خودتان یا اعضای سازمانتان از آن استفاده می‌کنید، مجهز به هوش مصنوعی باشد. چون هوش مصنوعی جزو لاینفک زندگی و کار ما در آینده بسیار بسیار نزدیک است. مثلاً درآینده نرم افزارهای دبیرخانه باید از هوش مصنوعی برای دسته بندی نامه‌ها، ثبت خودکار اطلاعات اساسی هر نامه در بانک اطلاعاتی یا دیتا بیسی به جز دفتر اندیکاتور استفاده کنند.

با استفاده از هوش مصنوعی نوع دسته بندی نامه‌ها دیگر محدود به شیوه تعریف شده توسعه دهنده نرم افزار نخواهد بود و می‌توان شیوه‌های جدیدتر و چابک‌تری برای دسته بندی و مدیریت نامه‌ها خلق کرد.

اصلاحاتی مانند غلط‌های املایی و دستوری نامه‌ها با استفاده از هوش مصنوعی امکان پذیر خواهد شد. حتی پیشنهاد این که برای یک نامه چطور عنوان نوشته شود یا امضای آن به چه صورت باشد هم با استفاده از هوش مصنوعی در نرم افزار دبیرخانه امکان پذیر خواهد بود.

هوش مصنوعی می‌تواند مدیریت روندهای ارسال نامه‌ها را به دست گیرد و با برنامه تعیین شده توسط کاربر در ساعات غیر اداری نامه‌های مهم را دسته‌بندی و به مقاصد مورد نظر به صورت اتوماتیک ارسال کند. دنیای هوش مصنوعی می‌تواند آنقدر وسیع و بی پایان باشد که هر تصور و انتظاری را از نرم افزار دبیرخانه محقق کند.

قیمت و مشخصات نرم افزار دبیرخانه:

در مقالات قبلی به پارامترهای تاثیر گذار در قیمت نرم افزار دبیرخانه و معیارهای انتخاب و خرید نرم افزار دبیرخانه اشاره کردیم.

هر یک از انواع نرم افزار دبیرخانه که شما تهیه می‌کنید تمامی ویژگی‌های لازم را دارا است و شما می‌توانید از این ویژگی‌ها برای عملکرد بهتر این بخش از سازمان‌ها استفاده کنید. در واقع باید بدانید نسبت به مزیت‌ها و ویژگی‌هایی که این سیستم نرم افزاری دارد قیمت بسیار مناسبی را هم دارد و شما می‌توانید با نازل‌ترین قیمت آن را برای سازمان خود خریداری کنید.

طبقه بندی کردن اطلاعات درون این سیستم به شما کمک می‌کنید بهترین عملکرد را با سرعت بالایی در محیط کاری تان داشته باشید، به همین دلیل باید بدانید یکی از مهم‌ترین سیستم‌ها و نرم افزارهایی است که باید در سازمان از آن استفاده کنید.

مشخصات و ویژگی‌های منحصر به فردی که نرم افزار دبیرخانه دارد را در مطالب برای شما به طور کامل بیان کردیم و شما با دانش و آگاهی کافی می‌توانید آن را خریداری کنید.

بهترین نرم افزار دبیرخانه + چک لیست ارزیابی نرم افزار دبیرخانه :

شما برای خریداری عالی‌ترین و بهترین نرم افزار دبیرخانه باید تمامی نیازهای خود از این نرم افزار را بدانید. به عنوان مثال در برخی از سازمان‌ها و اداره‌ها شاید اسکن تصاویر برایشان اهمیت بسیاری داشته باشد، به همین دلیل باید به این ویژگی اهمیت بسیاری دهند.

ولی به طور کلی باید بدانید بهترین نوع این نرم افزار آن دسته از انواع آن است که تمامی ویژگی‌های لازم را داشته باشد تا شما بتوانید هر یک از ویژگی‌های آن را در محیط کاری خود مورد استفاده قرار دهید. در واقع شما باید به خوبی بدانید یکی از مهم‌ترین و اصلی‌ترین بخش‌های یک سازمان و اداره سیستم دبیرخانه است که بهتر است سیستم الکترونیکی آن را خریداری نمایید تا سرعت کارها در این بخش بیشتر شود. کارکنان این بخش بعد از اینکه با این نرم افزار آشنایی لازم را به دست آورند بدون شک از آن رضایت بسیاری خواهند داشت.

پرسش و پاسخ متداول در مورد واحد دبیرخانه و بایگانی نامه ها:

1. دبیرخانه چیست؟
   قسمتی از هر سازمان یا شرکت که وظیفه ثبت و نگهداری نامه ها را دارد. این قسمت از سازمان با استفاده از دفتر اندیکاتور اقدام به ثبت و نگهداری نامه ها می کند. برای مدیریت حرفه ای این بخش از نرم افزار دبیرخانه استفاده می شود.
   
2. وظایف متصدی دبیرخانه چیست؟
   مدیریت، کنترل و نظارت بر روند کاری دبیرخانه جزء وظایف دبیرخانه می باشد. نحوه شماره گذاری نامه ها، ارائه رسید نامه ها، ثبت نامه وارده، ثبت نامه صادره، ارسال و دریافت نامه ها، تهیه پیش نویس نامه های ارسالی و… جزء وظایف متصدی دبیرخانه می باشد.
3. ساختار و دستورالعمل دبیرخانه چیست؟
   دستورالعمل واحد دبیرخانه در هر سازمانی توسط مدیران آن سازمان مشخص میشود. به طورکلی شامل تعیین ۰ تا ۱۰۰ اجرای کار دبیرخانه می باشد به طوریکه مشخص باشد یک نامه از بدو ورود تا زمانیکه به نتیجه برشد چه فرایندی را باید طی کند.

4. چه ویژگی‌هایی باید در نرم‌ افزار دبیرخانه وجود داشته باشد؟

   نرم‌افزار دبیرخانه باید ویژگی‌های متعددی مانند ثبت سریع نامه‌ها، امکان پیگیری و جستجوی آسان، تهیه گزارش‌های ارجاعی، امکان ارسال نامه‌های الکترونیکی و پیوست‌ها، و تنظیمات سفارشی‌سازی برای هر سازمان را داشته باشد. این ویژگی‌ها باعث تسهیل و تسریع در روند انجام امور اداری می‌شود.

   چرا استفاده از نرم‌افزار دبیرخانه ضروری است؟

   با پیشرفت فناوری و رشد سازمان‌ها، استفاده از سیستم‌های نرم‌ افزاری برای مدیریت نامه‌ها و مکاتبات اداری ضروری است. این نرم‌ افزارها علاوه بر سرعت بخشیدن به کارها، به کاهش خطاها، بهبود دقت، افزایش بهره‌وری و ایجاد شفافیت در فرآیندها کمک می‌کنند.